Оргтехніка, технічні засоби наукової діяльності
Технічними засобами, якими найчастіше користується науковець, є комп’ютер, телефон, телефакс і сканер.
Сучасного науковця неможливо уявити без комп’ютера; комп’ютер використовується за двома основними напрямами:
· документування;
· організація роботи з документами.
При документуванні, тобто створенні (складанні) документів, комп’ютер виступає в ролі «розумної» друкарської машинки. Є багато програм для створення і редагування наукових документів. Такі програми називають текстовими редакторами або текстовими процесорами. При використанні цих програм для створення документів (дисертації, автореферату, статті, тез доповіді та ін.), текст документа, що редагується, виводиться на екран дисплея і до нього можна вносити необхідні зміни, переносити фрагменти з одного місця документа в інше, об’єднувати фрагменти, використовувати різні шрифти для виділення окремих ділянок тексту, роздруковувати текст на принтері та ін.
У кожного текстового редактора (процесора) є свої особливості і переваги.
Один із популярних редакторів тексту – Word, який є складовою програмного комплексу Microsoft Office.
Microsoft Word – потужний текстовий редактор, призначений для виконання процесів обробки тексту: від набору і верстки до перевірки орфографії, вставки в текст графіки, роздрукування тексту. Він працює з багатьма шрифтами – як з українським та російським, так і з іншими національними шрифтами. До корисних властивостей Word належить автоматична корекція тексту, автоматичне перенесення слів і виправлення написів слів, зберігання тексту у визначений проміжок часу, наявність майстрів текстів і шаблонів, що дозволяють швидко створити ділові документи. Word, забезпечує пошук заданого слова або фрагмента тексту, заміну його на зазначений фрагмент, видалення, копіювання у внутрішній буфер, заміну гарнітури і (або) розміру шрифту та ін. Наявність закладки в тексті дає змогу швидко перейти до бажаного місця в тексті. Можна так само автоматично включати в текст дату, час створення, зворотну адресу й ім’я автора тексту.
Word дозволяє включати в текст бази даних, об’єкти графіки, музичні модулі. Для обмеження доступу до документа можна встановити пароль на текст, який Word буде запитувати при завантаженні тексту. Word дає змогу відкривати багато вікон для одночасної роботи з декількома текстами або розбити одне активне вікно на два.
Бажано, щоб комп’ютер був підключений до міжнародної мережі Internet, що дасть змогу отримати додаткову інформацію за темою дослідження.
Доцільними в дослідницькій роботі є телефон, диктофон, широкий асортимент канцелярських приладів: ручок, олівців, гумок. Невеличкі канцелярські приладдя слід зберігати в ложементах – відкритих коробках з відділеннями для кожного з них.
Ділове спілкування
Ділове спілкування умовно поділяють на два види. Перший із них має інформаційний характер, його мета – отримання інформації. Спілкування може бути одностороннім, коли в отриманні інформації зацікавлена одна сторона, і двостороннім, коли в ньому зацікавлені обидва співбесідники. Другий вид спілкування – дискусійний, під час якого кожна із сторін наполягає на своїй думці. Найефективнішими є безпосередні контакти.
Поділ ділового спілкування на два види має практичне значення, визначає особливості їх підготовки і проведення.
Запорукою успішного спілкування є компетентність і тактовність працівника, володіння прийомами ведення бесіди, прагнення оперативно й ефективно вирішити чи обговорити питання. Попередня підготовка передбачає передусім визначення мети спілкування, терміну його проведення (не більше 40-45 хвилин). При підготовці до інформаційного спілкування попередньо формулюють основні запитання, які необхідно поставити співбесіднику, складають детальний перелік фактів (даних), що підлягають уточненню та ін. При підготовці до дискусійного спілкування бажано правильно дібрати аргументи, необхідні для захисту своєї думки, викласти їх у логічній послідовності. Важливо спробувати поглянути на обговорюване питання очима свого опонента, передбачити можливі заперечення і варіанти відповідей.
При підготовці до спілкування важливо оцінити професійний рівень співбесідника, його вік, риси характеру.
Свої особливості має і техніка спілкування. Є певна система правил і прийомів, які роблять ділову розмову найбільш ефективною. Це такі:
1) визначеність, тобто чітке визначення предмета обговорення, цілі розмови, формулювання обговорюваних питань, можливих варіантів рішень;
2) обґрунтованість, тобто оптимально можлива аргументованість своєї точки зору, система доказів і логічність їхнього викладу;
3) послідовність у захисті своїх поглядів, думок, несуперечність тверджень, доказів, готовність до зміни свого рішення лише за наявності дійових аргументів опонента.
Слід пам’ятати, що будь-яка дискусія – це діалог, де виклад співбесідником власних доказів має змінюватись увагою до доказів опонента. Уміння слухати, терпіння, неупереджене ставлення, делікатність забезпечують ефективність спілкування. Під час спілкування рекомендується дивитися співбесідникові у вічі, не переривати його. Можна занотовувати деякі важливі моменти під час бесіди. Після її завершення необхідну інформацію слід докладно записати, щоб мати можливість проаналізувати доводи співбесідника, його аргументи, виділити головне.
Ділове листування
Особисте ділове листування потребує своєрідного стилю, що відрізняє його від службового. Із тексту листа має вимальовуватись образ автора, його особистість. Кореспонденція має бути виразним і неповторним обличчям автора, гранично точною і чіткою при мінімумі витраченого на неї часу.
При написанні особистого листа можна скористатися рядом порад і принципів, яких дотримуються при складанні службових листів. Серед них: інформативність, лаконічність, логічність та послідовність викладу, уникнення багатозначності та надміру іншомовних слів, увічливість, уникнення категоричності і заперечних форм, достатність аргументації, наявність вступного і завершального компліментів.
Отже, особисті ділові листи мають бути чіткими, лаконічними, зрозумілими, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист – це письмова розмова з адресатом, а тому можливе використання гумору та «магічних слів», що забезпечує неофіційність, створює автору відповідний імідж. Зрештою, вибір стилю залежить від ситуації: мети листа, близькості знайомства автора з адресатом чи необхідності дотримання субординації. Тут відкритий широкий простір для творчості, слід лише стежити за тим, щоб усе в листі було доречним.
Є різні форми звертання до адресата. Найуживаніші: «Шановний...!», «Вельмишановний...!», «Шановний колего...», «Шановний пане...» та ін. Завершальні речення тексту також можуть бути дуже різні: повторення подяки, висловлення сподівання, надії, запевнення адресата, прохання (найближчим часом дати відповідь, надіслати документи) та ін. Прощальні фрази також можуть бути різними. Якщо автор добре знайомий з адресатом, успішно співпрацює з ним уже не перший рік, можна закінчити лист дружніми (але ні в якому разі не панібратськими чи фамільярними) фразами на зразок: «Щиро Ваш...», «З найкращими побажаннями...», «З вдячністю та найкращими побажаннями...», «Щиро відданий Вам...» тощо. Листи офіційного характеру можна закінчувати виразами: «3 глибокою повагою...», «З вдячністю і повагою...», «З повагою і найкращими побажаннями...», «Залишаємося з пошаною...», «Бажаємо успіхів...» та ін.
І ще одна порада: слід ретельно перевірити текст листа, щоб у ньому не було помилок та виправлень. Важливо дотримуватись етикету листування.