B) Використання форми налагодження колонок
АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА
Ведення бюджетування руху грошових коштів
підсистема «Моніторинг рахунків»
Версія 2.0
Керівництво користувача
Травень 2006
ЗМІСТ
ЩО ТРЕБА ЗНАТИ ПРО ПРОГРАМУ?. 6
ПРО ЦЕ КЕРІВНИЦТВО.. 8
ПРО НАШОГО КОРИСТУВАЧА.. 10
I. ПОЧАТОК РОБОТИ.. 11
II. ОСНОВИ РОБОТИ З СИСТЕМОЮ Мегаполіс.. 15
A. Основні елементи форм.. 16
1. Використання меню.. 17
2. Контроль введення у стандартні поля Windows. 17
3. Поле визначення дати. 18
4. Списки. 19
B. Робота з реєстрами. 19
1. Загальне уявлення про реєстр. 19
2. Зміна зовнішнього вигляду реєстру. 21
a) Використання заголовку реєстру. 21
b) Використання форми налагодження колонок. 21
c) Робота з панеллю групування. 22
d) Панель підсумків. 24
3. Редагування реєстрів та записів в них. 24
a) Редагування окремого запису. 24
b) Додавання та вилучення записів. 25
c) Регулювання кількості записів, що показуються в реєстрі 27
4. Інші операції з реєстром.. 29
a) Пошук у реєстрах. 29
b) Фільтрація у реєстрах. 29
c) Друк та вивантаження в системі 30
C. Робота з довідниками. 30
1. Загальні уявлення про довідник. 30
2. Зв’язок з довідниками. 32
a) Повернення відомостей з довідників. 32
b) Зв’язок списків з довідниками. 33
c) Зв’язок текстових полів з довідниками. 34
3. Загальний довідник. 34
4. Довідник з додатковими реєстрами. 35
a) Вкладені реєстри. 36
b) Реєстри деталізації 37
D. Формування звітів. 39
III. Адміністрування системи.. 40
A. Інсталяція робочого місця. 41
B. Отримання виписок та підготовка їх до завантаження. 43
C. Завантаження виписок. 43
D. Моніторинг правильності завантаження виписок. 43
E. Моніторинг наявності всіх необхідних виписок. 43
F. Додавання користувачів системи Мегаполіс1. 44
G. Додавання користувачів системи зведеної звітності 44
H. Оновлення OLAP кубів. 44
IV. Ініціалізація та робота з первинними даними.. 45
A. Склад та наповнення загальносистемних довідників. 46
1. Контрагенти та їх розрахункові рахунки. 46
2. Банки. 46
3. Валюти. 46
4. Типи рахунків. 46
5. Підприємства холдингу, Р/Р підприємств холдингу, їх типізація та правила редагування нових рахунків, що додаються автоматично. 46
6. Дерево підприємств холдингу. 46
7. Статті доходів та витрат, правила їх редагування. 47
B. Склад та наповнення оперативних даних. 47
1. Перегляд банківських виписок. 47
2. Перегляд документів по випискам банку. 47
3. Правила роботи з фільтром для пошуку виписок. 49
4. Редагування статті доходів/витрат для документу виписки. 51
5. Правила автоматичного розподілу платежів по статтям доходів/витрат.. 51
C. Загальні питання. 51
1. Перелік „Відпрацьовані дні” 51
2. Перелік „Виписки з невірними обігами” 52
3. Блокування даних для редагування (Дата блокування) 53
V. Робота з агрегованою звітністю... 54
A. Запуск підсистеми агрегованої звітності 55
B. Зв’язок між системою агрегованої звітності та системою первинних даних. 55
C. Основи роботи в системі 55
1. Типи звітів та їх склад. 55
a) Сальдові відомості 56
(1) Залишки у розрізі рахунків. 56
(2) Залишки у розрізі валют. 58
(3) Залишки на пенсійних рахунках. 59
b) Обігові відомості 59
(1) Рух коштів у розрізі рахунків. 60
(2) Рух коштів у розрізі валют. 63
(3) Рух коштів по пенсійних рахунках Ощадбанку. 63
c) Видаткові відомості 63
(1) Видатки підприємства. 64
d) Службові звіти. 65
(1) Журнал завантаження даних. 65
(2) Дні, по яких відсутні виписки. 67
2. Задання параметрів звітів. 67
3. Рівні агрегації, зв’язок між рівнями агрегації та первинними довідниками. 68
4. Експорт звітів в інші формати та їх збереження на жорсткому диску. 70
Додаток. ДОВІДНИК З ІНТЕРФЕЙСУ СИСТЕМИ.. 71
ЩО ТРЕБА ЗНАТИ ПРО ПРОГРАМУ?
Система «Моніторинг рахунків»
Система «Моніторинг рахунків» являє собою сучасний інструмент для контролю грошових потоків на розрахункових рахунках як організації в цілому, так і окремих її структурних підрозділів.
Використання системи дає можливість керівникам організації та відповідним спеціалістам здійснювати оперативний аналіз доходів/витрат структурними підрозділами в розрізі статей доходів/витрат, підвищити платіжну дисципліну а також збільшити ефективність роботи за рахунок отримання оперативної та достовірної інформації що до грошових потоків.
Особливості системи
Система «Моніторинг рахунків» призначена для::
§ Отримання оперативної інформації про стан рахунків підприємства та його підлеглих структур в будь-який момент часу зі 100% достовірністю
§ Проведення аналізу платіжних потоків організації
§ Побудова звіту про рух грошових коштів (прямим методом)
§ Формування єдиної централізованої бази даних банківських виписок всіх підприємств та структурних підрозділів організації
§ Отримання інформації що до залишків коштів на розрахункових рахунках підприємств
§ Відслідковування централізованого фінансування та план/факт аналізу використання коштів в розрізі статей витрат
Впровадження системи «Моніторинг рахунків» дозволить вирішити наступні задачі:
§ Забезпечити контроль платіжної дисципліни та цільового використання коштів
§ Показати основні джерела притоку та напрямки відтоку грошових коштів
§ Дати можливість робити оперативні висновки що до достатності коштів для платежів по поточним зобов’язанням
§ Встановити взаємозв’язок між реалізацією та грошовою виручкою за звітній період
§ Визначити основних контрагентів, робота з якими підлягає додатковому контролю
§ Розділити внутрішньокорпоративні та зовнішні грошові потоки
§ Підвищити оперативність при плануванні та прогнозуванні діяльності організації
Технологічні рішення
В склад системи «Моніторинг рахунків» включено різноманітні засоби для зв’язку з зовнішніми програмами. Система дозволяє як імпортувати дані з більшості загальноприйнятих форматів ( різноманітні системи клієнт-банк, фінансові системи і.т.і.), так і вивантажувати дані для подальшого використання сторонніми системами.
Розвинута нормативно-довідкова підсистема «Моніторингу рахунків» значно спрощує процес ведення та стандартизації даних. Довідники загальнодоступні та можуть заповнюватися декількома користувачами в процесі роботи з системою. На даний момент система реалізує більше 40 бізнес-сутностей та дозволяє легко нарощувати їх склад та кількість, згідно потреб користувача. Створена таким чином інформаційна база підвищує продуктивність праці службовців за рахунок скорочення часу на пошук та обробку інформації.
Кожен користувач системи має власне ім’я та пароль, визначений пріоритет та права доступу до інформації та може працювати зі своєю інформацією з будь-якого робочого місця. Всі дії користувачів протоколюються.
Система поставляється з модулем OLAP аналізу, котрий дозволяє проводити ретроспективних аналіз інформації, самостійно будувати різноманітні звіти, графіки та діаграми.
Всі модулі системи тісно інтегровані з електронними таблицями Excel.
ПРО ЦЕ КЕРІВНИЦТВО
Керівництво користувача, яке Ви щойно почали читати, може бути використано подвійним чином:
§ керівництво може застосовуватись для початкового вивчення програмного продукту користувачем, що має навички роботи з основними офісними програмами (MS Word, MS Excel тощо) у середовищі Windows 2000/NT. Передбачається, що поступово вивчивши це керівництво, новий користувач зможе оволодіти всіма засобами, необхідними йому як безпосередньо для робочих процесів, так і для налагодження самої системи.
§ керівництво може застосовуватись також в якості довідника системи, в якому користувач, що вже ознайомився з системою, може знайти довідку про всі її можливості, модулі та засоби.
Відомості про роботу системи розташовані у керівництві наступним чином:
У розділі ПРО НАШОГО КОРИСТУВАЧА викладаються уявлення про те, що мусить знати майбутній користувач перед початком вивчення системи. В розділі перелічено також прийняті домовленості щодо того, як в подальшому тексті керівництва будуть зовні виглядати посилання на різні частини керівництва та елементи форм програми (пункти меню, екранні кнопки тощо). Знання всіх цих відомостей полегшить сприйняття та розуміння керівництва, і тому цей розділ є необхідним для вивчення.
У розділі I (ПОЧАТОК РОБОТИ) можна дізнатися, як почати та закінчити роботу з програмою, а також ознайомитися із зовнішнім виглядом головної оболонки системи, її основними компонентами тощо. З цим розділом також повинні ознайомитися всі користувачі.
Прочитавши розділ II, можна скласти уявлення про ОСНОВИ РОБОТИ З СИСТЕМОЮ. Головний наголос в цьому розділі робиться на опис тих об’єктів (та прийоми роботи з ними), з якими користувач зустрічається найчастіше і які є найбільш важливими. Тому ознайомлення з цим розділом буде корисним також усім користувачам.
У наступних розділах керівництва міститься інформація щодо кожного з розділів програми з описом форм та об’єктів, які до них входять.
У кінці опису (
Додаток до керівництва) можна ознайомитися з ДОВІДНИКОМ З ІНТЕРФЕЙСУ СИСТЕМИ, в якому міститься перелік та призначення тих елементів керування програмою, що є спільними для багатьох форм (вікон) системи.
ПРО НАШОГО КОРИСТУВАЧА
Ми будемо вважати, що майбутній користувач вже має певний досвід роботи з Windows, знає як працювати з клавіатурою та мишею, і йому не треба пояснювати, що таке форма (або вікно), поле вводу, екранна кнопка, подвійний клик мишею тощо.
Тому ми не будемо при описі роботи з системою зайвий раз нагадувати, що в будь-якій формі натискання кнопки 
у верхньому правому куті вікна (або, наприклад, кнопки 
в будь-якому іншому місці) призведе до закриття поточного вікна та відмови від усіх змін, що були в ньому зроблені. Отже, якщо користувач не знайде в цьому керівництві опису призначення якихось елементів тієї чи іншої форми, він не повинен лякатися і скаржитися на укладачів, а мусить керуватися здоровим глуздом і загальним досвідом роботи з програмами Windows.
Тим не менше, користувачеві буде легше і зручніше читати подальший текст, якщо він ознайомиться у нижченаведеній таблиці, як будуть виглядати в цьому керівництві посилання на ті типові об’єкти, з якими користувачеві потрібно буде виконати ті чи інші дії.
| Об’єкти посилань | Зовнішній вигляд посилань |
| Екранна кнопка | Як правило, при посиланні на кнопку наводиться її зображення, наприклад,  . Іноді поряд із зображенням (або замість нього) буде наводитися у фігурних дужках назва кнопки (в даному випадку, {Друк}). Під назвою кнопки тут мається на увазі текст підказки, що з’являється поруч з курсором миші після його розташування над цією кнопкою. Алфавітний перелік назв тих кнопок, що зустрічаються у програмі більше, ніж в одній формі, можна знайти у додатку до керівництва. Для кожної кнопки у цьому переліку наводиться також її зображення.
|
| Пункт текстового меню | Посилання на пункти меню наводяться в кутових дужках, наприклад, <Файл><Вихід>. Послідовність із двох або більше пунктів підряд означає, що, перш, ніж дістатися потрібного пункту, треба спочатку вибрати потрібний пункт головного меню (в даному випадку, <Файл>), а потім послідовно відкривати зазначені пункти підменю. |
| Гаряча клавіша (або прискорювач) | Якщо певні дії в програмі можна виконати натисканням однієї (“гарячої”) клавіші, то такі клавіші позначаються так: {Ctrl+P}. Послідовність з двох або більше клавіш означає, що, натискаючи (і притримуючи) їх в зазначеному порядку, треба в кінці кінців натиснути їх всі разом. Будь-який прискорювач працює лише у випадку, якщо відповідна команда є в текстовому або графічному меню. |
| Назва колонки | Посилання на назви колонок (або полів) будуть наводитися в лапках: "Код". |
Для зручності знаходження потрібної інформації та надання логічної послідовності викладенню текст керівництва розбитий на нумеровані розділи. Розділи, в свою чергу, можуть бути розбиті на підрозділи, нумерація яких здійснюються для кожного розділу окремо і складається з двох чисел, розділених крапкою, наприклад, підрозділ 3.2 – другий підрозділ третього розділу. Підрозділи можуть бути розділені на пункти (нумерація з трьох чисел), які, в свою чергу, можуть складатися з підпунктів (нумерація з чотирьох чисел).
Малюнки у подальшому тексті нумеруються трьома числами, тобто для кожного підрозділу окремо. Для тих розділів, які не мають підрозділів, малюнки нумеруються двома числами.
I. ПОЧАТОК РОБОТИ
Для того, щоб почати роботу з системою, треба запустити програму “Вхід в систему”. Як це зробити, можна дізнатися у системного адміністратора, який встановлював програму на Ваш комп’ютер.
Після запуску програми на екрані з’явиться вікно входу в систему, в заголовку якого буде зазначено номер поточної версії програми (Мал. I.1):
Мал. I.1 – Форма входу в систему
У відповідних полях користувач повинен ввести ім’я, під яким він зареєстрований в системі, свій пароль та можливо назву сервера застосувань, до якого треба під’єднатися. Всі ці необхідні відомості треба отримати у системного адміністратора перед першим входом до системи.
Якщо при наступних входах до системи виникне потреба змінити розташування сервера застосувань, то, натиснувши на кнопку 
{Огляд} на формі, зображеній на Мал. I.1, можна викликати спеціальну форму для перегляду всіх доступних серверів, і вибрати з них потрібний.
Після введення необхідних відомостей та натискання на кнопку 
починається з’єднання програми з так званим сервером аплікацій, яке може зайняти певний проміжок часу, на протязі якого користувач повинен просто чекати.
Якщо з’єднання буде вдалим, то на екрані після деякої паузи з’явиться вікно головної оболонки системи – “Навігатор” (Мал. I.2):
Мал. I.2 – Головна оболонка системи
Як можна бачити на малюнку, вікно “Навігатора” містить традиційні текстове та графічне меню у верхній частині вікна. Натиснувши у графічному меню кнопку 
, 
або 
, можна вибрати, відповідно, англійську, російську або українську мову інтерфейсу програми (команд, пунктів текстового меню, кнопок, підказок тощо). В цьому керівництві опис системи робиться для української мови, тому ми рекомендуємо перед початком роботи з програмою вибрати саме цей інтерфейс. Слід зазначити, що зразу після входу в систему мова інтерфейсу завжди співпадає з мовою локалізації Вашої версії Windows, тому для пришвидшення роботи зручніше буде вибрати українську локалізацію. Якщо Ви не знаєте, як це зробити, зверніться до Вашого системного адміністратора.
Основна частина вікна “Навігатора”, що розташована під меню, розділена на дві області: ліву та праву. Зазначимо, що вигляд того вікна, яке відкриється на Вашому комп’ютері, може відрізнятися від зображеного на малюнку, оскільки цей вигляд залежить від тих прав доступу, які надані Вам її адміністратором. Але в будь-якому з варіантів свого вигляду вікно “Навігатора” буде містити певні обов’язкові елементи.
Перш за все, у лівій частині вікна буде розташована деревовидна структура, що за зовнішнім виглядом дуже нагадує те дерево, яке, наприклад, у Windows Explorer (Проводник Windows) відображає загальну структуру папок Windows. І дійсно, дерево “Навігатора” виконує дуже схожі функції, тільки на відміну від Windows містить не файли, а складові частини системи “Megapolis”.
Папки, що містяться у дереві, можуть стандартним чином виділятися, розкриватися і закриватися (мишею чи клавіатурою) і містити в собі інші папки (підпапки). Якщо у виділеній користувачем папці з дерева “Навігатора” містяться якісь модулі системи “Megapolis”, то їх повний алфавітний список (після деякої паузи, необхідної для з’єднання з сервером) відображається у правій частині вікна, зображеного на Мал. I.2.
Зокрема, всі модулі, що входять до системи розташовані у гілках дерева, що виходять з папки “Мониторинг рахунків” (Мал. I.3):
Мал. I.3 – Структура розташування модулів системи
Щоб розпочати виконання будь-якої модуля системи, треба виділити його назву у правій частині вікна “Навігатора” (Мал. I.3) і натиснути клавішу {Enter} (або двічі клацнути по цій назві курсором миші). Після цього на екрані з’явиться вікно (форма) відповідного модуля, в якому користувач зможе виконати потрібні йому дії з поточних процесів або з налагодження системи. З детальним описом роботи з кожною функцією і формою можна ознайомитися в подальших розділах керівництва.
Закінчити роботу з системою треба також з вікна “Навігатора”. Зробити це можна традиційними для Windows трьома способами: або натиснувши курсором миші кнопку у правому верхньому куті вікна, або натиснувши комбінацію клавіш {Alt+F4}, або вибравши пункт меню <Файл><Вихід>.
II. ОСНОВИ РОБОТИ
З СИСТЕМОЮ Мегаполіс
В цьому розділі розглядаються основні об’єкти, які будуть зустрічатися при роботі з системою, та прийоми роботи з цими об’єктами. Розділ складається з чотирьох підрозділів, в яких описуються:
§ основні елементи форм (Підрозділ A);
§ реєстри системи (Підрозділ B);
§ довідники системи (Підрозділ C);
§ формування звітів (Підрозділ D);
A. Основні елементи форм
В цьому підрозділі містяться описи всіх окремих елементів, які зустрічаються у формах, що використовуються у системі. Зокрема, у підрозділі описуються:
§ використання текстових, графічних та контекстних меню – пункт 1;
§ контроль системи за введенням у стандартні поля Windows – пункт 2;
§ поле визначення дати – пункт 3;
§ списки – пункт 4;
Крім того, слід зазначити, що ряд елементів (зокрема, кнопок та інформаційних повідомлень), які є спільними для багатьох форм системи, описуються у розділі
Додаток.
Використання меню
Як і практично у будь-якій іншій програмі для Windows, у формах системи широко використовуються стандартні меню: текстові, графічні та контекстні (ті, що з’являються на екрані після натискання правої клавіші миші). Розташування меню та робота з ними мало чим відрізняються від стандартних. Існуючі особливості використання меню та засоби налагодження зовнішнього вигляду цих меню розглядаються у Додатку до керівництва.
При висвітленні роботи з конкретними модулями програми головна увага буде приділятися опису їх графічного меню, оскільки воно є найбільш наочним і всі його можливості зразу видно на формі.
Навпаки, текстові меню модулів спеціально описуватися не будуть, оскільки призначення кожного їх пункту співпадає з призначенням якоїсь кнопки графічного меню. Тому той, хто добре ознайомився з можливостями певного модуля, не буде мати проблем з використанням його текстового меню.
Використання контекстного меню в подальшому тексті буде наводитися лише тоді, коли це меню буде містити якісь пункти, що недоступні за допомогою будь-якими інших засобів.
2. Контроль введення у стандартні поля Windows
Користувач завжди повинен пам’ятати, що система може здійснювати автоматичний контроль відомостей, що вводяться у те чи інше поле. Тому навіть ті поля, які зовні виглядають як звичайні, часто можуть вести себе не зовсім стандартним чином.
Так, наприклад, у стандартне поле текстового введення загалом можна ввести будь-який текст, тобто, довільну послідовність з літер та цифр.
Але, наприклад, у поле, призначене для введення сум, система не дозволить ввести жодної літери або іншого нецифрового символу.
Крім того, якщо текстове поле введення пов’язане з якимось довідником системи, то навіть при його заповненні вручну, введення має певні особливості. Ці особливості детально описані у підпункті C.2.c) керівництва, присвяченому роботі з довідниками.
Стандартне поле типу “індикатор”, як відомо, зовні являє собою невеличкий квадратик, в якому мишею або клавіатурою можна поставити або прибрати позначку (Мaл. A.1):
Мaл. A.1 – Поле типу індикатор з поставленою позначкою
Поля такого типу використовуються у системі стандартним чином: користувач ставить позначку, якщо системі треба виконати певні дії, і прибирає її, якщо цю дію виконувати не потрібно.
Слід зазначити, що використання цього поля у системі має дві невеличкі особливості.
По-перше, позначка у цьому полі може у деяких випадках проставлятися системою автоматично і її неможливо змінити вручну. В цьому випадку наявність позначки означає не необхідність виконати якусь дію, а наявність певної властивості або якості у того об’єкта, до якого ця позначка відноситься.
По друге, варто окремо зазначити, що поле типу “індикатор” може міститися, зокрема, у колонках реєстрів та довідників системи. В цьому разі напис, який пояснює, яку дію або властивість означає наявність цієї позначки, міститься у заголовку колонки.
Обмеження на введення в інші поля, які зустрічаються у програмі, зазначаються при детальному описі цих полів у подальшому тексті керівництва.
Поле визначення дати
Поле визначення дати, яке використовується у системі “Megapolis” не є стандартним для інших програм Windows, і тому потребує окремого опису. Як це поле виглядає зовні, показано на Мaл. A.2:
Мaл. A.2 – Фрагмент форми з двома полями введення дати
Дату в полі можна зазначити двома способами. По-перше, можна просто ввести її вручну: або в форматі, показаному на малюнку, або зазначивши рік двома останніми цифрами. В разі введення дати у неправильному форматі система видасть повідомлення про помилку або запропонує ввести дату знову чи очистити поле.
По друге, натиснувши курсором стрілочку у правій частині поля можна викликати спеціальну форму вибору дати (Мaл. A.3):
Мaл. A.3 – Форма для вибору дати
Якщо поле, в яке потрібно ввести дату, перед викликом форми було порожнім, то у ній показується календар поточного місяця, причому поточне число виділяється кольоровою рамкою. Крім того, фоном для цього числа служить сірий прямокутник. Якщо ж дату в полі вже було введено раніше і її потрібно виправити, то показується календар того місяця, до якого ця дата належить, а сама вона виділяється лише сірим фоновим прямокутником.
Місяць, календар якого показується, зазначається у заголовку форми. Якщо треба вибрати дату, що належить іншому місяцю, треба перейти до потрібної сторінки календаря, натискаючи стрілку 
або 
зліва та справа у заголовку форми. Можна також притиснути курсором заголовок форми і у списку, що з'явиться, вибрати потрібний місяць безпосередньо.
Після вибору місяця потрібно стрілками на клавіатурі перемістити сірий прямокутник на потрібну дату і натиснути клавішу {Enter}. Можна також просто вибрати потрібну дату мишею. В обох цих випадках форму вибору дати буде закрито, і вибрану дату буде введено у поле вибору дати.
Форма вибору дати також дозволяє швидко вибрати сьогоднішню дату (натиснувши кнопку {Сьогодні}) та очистити поле вибору дати (натиснувши кнопку {Очистити}).
Списки
Для вибору потрібного значення в якомусь полі з повного набору таких значень у програмі широко використовуються списки, що випадають. Зміст списку визначається змістом певних довідників системи (Мaл. A.4):
Мaл. A.4 – Приклад списку з фіксованою кількістю значень
Це означає, що як кількість, так і зміст рядків такого списку можуть змінюватися користувачем, що має повноваження на редагування відповідного довідника. Як звичайно, список з’являється на екрані лише після натискання курсором миші стрілочки в правій частині того поля, куди потрібно занести значення зі списку або при натискання комбінації клавіш {Alt+¯}.
З детальнішою інформацією про специфіку роботи зі списками, які відображають відомості з довідників, можна ознайомитися у підпункті C.2.b), де описується робота з довідниками.
B. Робота з реєстрами
Одним з основних і найбільш поширених об’єктів, що зустрічаються у програмі, є реєстр. Ті, хто має досвід роботи з MS Excel, MS Access, або з іншими електронними таблицями та системами керування базами даних, не будуть мати жодних труднощів під час роботи з реєстрами. Тим не менше, навіть для досвічених користувачів буде корисним згадати основні відомості про роботу з об’єктами такого типу, а також ознайомитися з особливостями роботи з реєстрами в системі. У подальшому тексті цього підрозділу послідовно висвітлюються:
§ загальне уявлення про реєстр (Пункт 1);
§ можливі засоби зміни зовнішнього вигляду реєстру та їх використання при аналізі змісту реєстру (Пункт 2);
§ редагування реєстру та записів в ньому (Пункт 3):
§ інші загальні операції з реєстрами, зокрема, пошук та друк (Пункт 4).
1. Загальне уявлення про реєстр
Зовні реєстр виглядає як таблиця, розділена вертикальними і горизонтальними лініями на прямокутники. Як звичайно, вважається, що ці прямокутники складають рядки у горизонтальному напрямку і стовпчики (або колонки) у вертикальному напрямку. Якщо при поточних розмірах форми таблиця не вміщується на ній цілком, то продивитися її всю можна, використовуючи стандартні смуги горизонтальної та вертикальної прокрутки (Мaл. B.1):
Мaл. B.1 – Приклад зовнішнього вигляду реєстру
На одній формі можуть бути розташовані як один, так і декілька реєстрів. Іноді, коли форма містить лише один реєстр (або один з реєстрів на формі є “головним”), то і форма, і той модуль системи, при запуску якого ця форма з’являється, також можуть називатися реєстрами (у широкому розумінні цього слова).
Повертаючись до реєстрів у вузькому розумінні цього слова, слід зазначити, що всі вони мають спільні риси. Перш за все, вважається, що в кожному прямокутнику реєстру розташоване якесь одне з тих полів введення та/або відображення інформації, які були розглянуті у попередньому підрозділі A. Кожна колонка реєстру в системі, як звичайно у системах керування базами даних, завжди містить поля тільки одного типу і має свою назву, яка роз’яснює, якого роду інформація зберігається у полях колонки. Назва колонки завжди розташована у ній зверху і виділена сірим фоном, а сукупність усіх назв колонок складає заголовок реєстру в цілому.
Кожне поле будь-якої колонки може знаходитися в двох станах: виділеному і невиділеному. Якщо поле знаходиться у виділеному стані, то це означає, що саме з ним будуть здійснюватися певні дії (наприклад, редагування) в результаті вибору пунктів текстового меню або натискання на кнопки графічного меню. Виділене поле звичайно має у реєстрах темно-синій фон. Колонка, в якій знаходиться виділене поле, також вважається виділеною. Виділені поля, колонки тощо, часто називаються також поточними.
З іншого боку, реєстр можна розглядати, як складений з горизонтальних рядків, в кожному з яких міститься по одному полю з кожної колонки. На відміну, наприклад, від таблиць MS Excel, рядки реєстру в системі не мають своїх заголовків. Але саме рядки вважаються тими окремими об’єктами, для збереження яких будь-який реєстр власне і існує. Тому в подальшому ми будемо називати "об’єктами системи" саме рядки реєстрів.
Зазначимо, що якщо у реєстрі виділено якесь поле, то рядок, в якому це поле розташоване, також вважається виділеним.
Найбільш типовим в системі є зберігання у реєстрах документів первинного або поточного процесів. Кожний рядок реєстру служить для зберігання відомостей про один документ, а кожне поле в цьому рядку – для зберігання певної характеристики документа.
Таким чином, переглянувши всі поля якогось рядка, можна отримати повну інформацію про дані, що відповідають цьому рядку.
При описі кожного з конкретних реєстрів в подальшому тексті керівництва буде, як правило, наводитися таблиця, де для кожної колонки реєстру будуть зазначатися її назва та описуватися зміст та особливості редагування полів в ній. В тих випадках, коли поля в колонках є стандартними, а їх зміст очевидним, ці колонки будуть просто перелічуватися.
2. Зміна зовнішнього вигляду реєстру
Слід зазначити, що зовнішній вигляд будь-якого реєстру може змінюватись у системі досить гнучким чином. Ця гнучкість не тільки дозволяє користувачу продивлятися реєстр в зручному для нього вигляді, але й надає додаткові можливості при аналізі цього реєстру.
Зміна вигляду реєстру може відбуватися двома основними засобами: з використанням заголовку реєстру та з використанням кнопок графічного меню тієї форми, в якій цей реєстр розташований. Якщо у формі розташовані не один, а декілька реєстрів, то кнопки зміни форми реєстру діють на той з них, який є в той чи інший момент поточним.
Перед тим, як переходити до опису окремих команд налагодження зовнішнього вигляду реєстру, зауважимо, що натискання кнопки графічного меню реєстру 
{Завжди попереду}{Ctrl+T} призводить до того, що вся форма реєстру завжди показується зверху від всіх інших форм, а зображення цієї кнопки змінюється на 
. Повторне натискання на цю кнопку призводить до відновлення і зовнішнього вигляду кнопки і звичайного режиму показу форми.
a) Використання заголовку реєстру
Тут слід, перш за все, відзначити стандартну можливість вручну змінити ширину будь-якої колонки. Щоб зробити це, треба натиснути курсором праву границю її назви і перетягнути цю границю, притримуючи ліву кнопку миші, на потрібну відстань вправо або вліво. Якщо здійснити подвійне клацання мишею по правій границі назви колонки, то ширина цієї колонки автоматично зміниться таким чином, щоб навіть найдовше значення в ній буде видно на екрані повністю.
Якщо ж натиснути і притримувати лівою кнопкою миші не границю назви колонки, а саму цю назву, то її також можна перемістити у заголовку реєстру в будь-яке місце, змінивши, таким чином, послідовність колонок в реєстрі.
Нарешті, якщо просто клацнути курсором миші по назві колонки, то записи реєстру будуть впорядковані за значеннями полів цієї колонки. В правій частині назви колонки в результаті з’явиться стрілочка, яка показує, впорядковані записи реєстру за зменшенням чи за зростанням значень полів у вибраній колонці. Для того, щоб змінити порядок впорядкування на протилежний, треба ще раз натиснути мишею на ту ж назву колонки. Тримаючи натиснутою клавішу {Ctrl} і клацнувши по заголовку колонки, можна скасувати упорядкування записів реєстру по значенням у цій колонці.
Крім того, у тих реєстрах, де це доцільно, система надає можливість після здійснення упорядкування по якійсь одній колонці, здійснити також додаткове упорядкування. Для того, щоб скористатися цією можливістю, треба, тримаючи натиснутою клавішу {Shift}, клацнути курсором по заголовку тієї колонки, по значенням у якій, треба здійснити додаткове упорядкування.
b) Використання форми налагодження колонок
При описі тих кнопок графічного меню, які використовуються для налагодження зовнішнього вигляду реєстру, слід, перш за все, згадати кнопку 
{Налагодження}{Ctrl+O}. Вона використовується в тих випадках, коли потрібно змінити кількість тих колонок, що відображаються і друкуються у реєстрі. Після її натискання на екрані з’являється спеціальна форма “Налагодження” (Мaл. B.2):
Мaл. B.2 – Форма налагодження кількості колонок в реєстрі
Притиснувши курсором заголовок будь-якої колонки реєстру, за допомогою миші його можна перетягнути до цієї форми. Після цього система буде вважати, що цю колонку не потрібно показувати в реєстрі і відображати при друці, хоча всі відомості, що містяться у прихованих колонках, будуть продовжуватись зберігатись. Коли всі тимчасово непотрібні користувачу колонки буде перетягнуто до форми “Налагодження”, її можна закрити натиснувши курсором хрестик в її правому верхньому куті.
Якщо ж з’явиться потреба знову відображати тимчасово приховані колонки у реєстрі, то треба знову відкрити форму “Налагодження” і вже описаним чином перетягнути з неї назви потрібних колонок у бажане місце в заголовку реєстру.
Слід зауважити, що при переліку колонок конкретних реєстрів у подальших розділах керівництва буде завжди наводитися їх повний список. Якщо при запуску реєстру користувач не може знайти в ньому якоїсь колонки, про яку йдеться в документації, то він повинен обов’язково перевірити, чи не міститься її заголовок у формі налагодження.