Анализ особенностей использования программного обеспечения управления проектами в строительных компаниях
В строительных компаниях давно очень активно применяется специализированное программное обеспечение. Это САПР и ГИС, системы управления проектами (СУП) и сметное ПО.
В строительных организациях наиболее востребовано программное обеспечение по календарному планированию, так как ключевым фактором успеха любого строительного проекта является нахождение оптимального способа реализации проекта по времени при максимально эффективном использовании ресурсов.
Рассмотрим особенности использования систем управления проектами в строительной отрасли на разных этапах инвестиционного процесса
Предынвестиционная стадия
Предынвестиционная стадия ведения строительного проекта характеризуется отсутствием точной информации о проекте. Применение систем управления проектом на данном этапе позволяет сконцентрировать внимание на проекте, провести его предварительное оценивание с использованием стоимостных и временных параметров аналогичных объектов инвестирования. Для этого СУП должна позволять использовать информацию из уже реализованных проектов и позволять использовать информацию из другого ПО, например сметного.
Стадия реализации проекта
На стадии реализации проекта возможности СУП раскрываются наиболее полно.
На этапе разработки проекта управлением строительства СУП позволяет менеджерам рассмотреть различные варианты реализации проекта — при жестких временных или ресурсных ограничениях; а также провести оптимизацию использования ресурсов.
Также СУП позволяет определить необходимые затраты на реализацию проекта и его отдельных фаз, а также выполнить распределение финансовых потребностей проекта во времени, на элементы объекта, на строительные работы различных типов, выполнить оценку рисков (сроки, возможности финансирования, политические риски и т. д.).
В конечном итоге должен быть сформирован, согласован и утвержден «целевой план».
При внедрении СУП западного происхождения, возникают проблемы, обусловленные отличиям в подходах к управлению производством и к отчетности. Самым серьезным отличием и серьезной проблемой является отсутствие понятия «физический объем», которое является мерой работы (операции) в Российских строительных компаниях. За рубежом мерой работы является ее продолжительность.
Во всех известных западных СУП, распространенных на российском рынке (например, TimeLine, P3, OpenPlan, SureTrak, MS Project), отсутствует понятие «физобъем», а работа измеряется длительностью. Поэтому при внедрении и использовании западных СУПов приходится решать эту проблему. Имеется как минимум два способа решения. Первый способ — использовать ПО, измеряющее работу в физобъеме, например Spider Project российской компании «Технологии управления Spider». При необходимости использования западной системы, проблему можно решить с помощью добавления пользовательских полей для хранения данных об объемах работ или изменения структуры баз данных системы, а затем с помощью встроенных макроязыков пользовательские поля связываются со стандартными полями систем. В некоторых случаях это позволяет решить проблему.
К достоинствам использования СУП на этапе контроля исполнения и управления проектом можно отнести то, что СУП позволяют хранить в проекте плановые показатели (сроки, стоимости, объемы и т. д.) и вводить фактические данные по ходу реализации проекта. Система управления проектами позволяет увидеть отклонения от намеченных сроков, оценить их влияние на весь проект, выбрать оптимальный вариант реакции на изменения, перепланировать оставшуюся часть проекта с учетом новых данных, внести изменения в документацию по проекту. Именно на этом этапе применение СУП наиболее оправдано, так как предоставляет менеджеру проекта инструмент не только для контроля за свершившимися событиями, но с возможностью прогнозирования будущих событий. Имеющиеся в СУП средства генерации отчетности по проекту позволяют получить всю необходимую информацию по проекту в требуемой удобной форме. Использование интернет-технологий позволяет получать доступ к проектным данным не зависимо от места расположения.
При применении СУП на этапе реализации проекта возникают две проблемы: проблема постоянного обеспечения проекта достоверными и своевременными данными для отслеживания текущего состояния проекта и проблема обеспечения безопасности данных.
Стадия завершения проекта
Стадия завершения проекта является самой напряженной и по срокам исполнения, и по финансам. И на этом этапе применение СУП приносит наибольшую пользу, предоставляя возможность проведения оперативного анализа «ЧТО… ЕСЛИ…».
Так же на этом этапе программное обеспечение может служить для накопления статистических данных (описание ресурсов, базы данных внутренних расценок строительной компании, типовые наборы работ, стоимостные оценки и т. д.). Использование полученной статистики в дальнейшем может позволить повысить качество планирования и управления проектами, а также снизить трудозатраты на подготовку следующих проектов.
Надо отметить, что успешное функционирование систем управления проектами в строительстве существенно зависит от полноты и достоверности исходных данных. В то же время обычно в строительных компаниях уже функционируют различные информационные системы (бухгалтерские, сметные системы, программы материального учета и т. д.), в рамках которых большая часть информации уже существует. Поэтому эффективность применения СУП зависит от возможности объединить и взаимодополнить информационные потоки, порождаемые разными системами.
В заключение можно отметить, что использование информационных систем управления проектами в строительстве имеет широкие перспективы, учитывая объемы строительства, потоки информации, множественность участников инвестиционного процесса.