Етикет візитних карток і вимоги до них
Види візиток
У сучасній практиці використовуються ділові, особисті та сімейні візитні картки. Зустрічаються випадки і комбінованих візитних карток, що містять як службові, так і особисті дані про її власника.
Особиста візитна картка може містити ваші прізвище та ім'я. Тут же може бути вказано ваше по батькові або ініціали - залежно від вашого іміджу, віку, національних і культурних традицій. На особистій візитній картці можна дати також ті додаткові відомості, які ви хочете про себе повідомити (адреса, телефон (и), номер пейджера, адреса електронної пошти та ін).
Різновидом особистої картки є сімейна візитна картка. Вона використовується при знайомстві, напрямку привітань друзям родини, додається до подарунків. Необхідно пам'ятати, що ім'я дружини ставиться перед ім'ям чоловіка. Адреса на сімейній візитці може не вказуватися.
Ділові візитні картки - це невід'ємний атрибут сучасного ділового спілкування. Перша вистава, як правило, починається з обміну візитними картками. Особливе значення вони мають при спілкуванні з іноземцями, людьми, не говорять на вашій рідній мові. На діловій візитній картці повинні бути чітко позначені ваші прізвище та ім'я (по батькові), назва вашої фірми або організації та ваша посада, повна поштова адреса та інші відомості. Також на ній цілком доречне використання логотипу вашої фірми або організації. У державних чиновників, депутатів на візитній картці може знаходитися зображення державного прапора або герба.
Ділова візитка може містити вказівки на ваше звання або титул, сферу відповідальності в рамках вашої організації, номера телефону (телефонів), факсу, телекса, електронної пошти. Якщо у вас змінився телефон, то ви можете акуратно вписати новий номер, закресливши старий. Закреслювати і вписувати нове найменування посади вважається дурним тоном - варто подбати про те, щоб якомога швидше замовити нові візитні картки.
Ділова візитна картка без адреси також не відповідає нормам етикету (виняток становлять дипломати й вищі державні посадові особи). Якщо у вас змінюється адреса, і ви ще не знаєте своїх нових телефонів, то краще вказати офіційну адресу вашої організації, телефон секретаріату або канцелярії.
У разі, якщо організація має кілька філій, то на ділових візитних картках її представників можуть бути зазначені кілька адрес.
Ділові візитні картки співробітників магазинів, підприємств сфери послуг і т. п. за своїм оформлення можуть відходити від суворих норм етикету - по суті справи це не тільки інформаційна, але й рекламна продукція. На таких картках на звороті може бути поміщена невелика схема околиць, на такій картці можна зустріти фотографію її власника, барвистий символ, девіз фірми.
Етикет візитних карток і вимоги до них
Візитна картка - це невід'ємний атрибут сучасного ділового спілкування. Перша вистава, як правило, починається з обміну візитними картками. Особливе значення вони мають при спілкуванні з іноземцями, людьми, не говорять рідною мовою власника картки. На самій поверхні лежать вимоги до форми і змісту візиток, що випливають з явно вираженою специфіки компанії. Наприклад, якщо вони належать фірмі страхування автомобілів, доречно зробити їх на самоклеїться папері і з яскравим оформленням, щоб власники машин могли (і захотіли!) Наклеювати їх в салоні машини. Якщо візитка належить лікареві або перукаря, можна використовувати її одночасно і як талончик запису на прийом - досить зробити на обороті поля для позначки дати і часу візиту. Менеджеру, яке продає невеликий стандартний набір товарів або послуг, - вказати їх перелік. Вимоги до оформлення візиток для бізнесменів не так строгі.
Але все ж краще, коли візитка має класичний вигляд:
· вгорі по центру - назва фірми (організації, установи),
· нижче по центру - ім'я, по батькові та прізвище, ще нижче - посада;
· у правому нижньому кутку - телефон, факс, пейджер, адресу електронної пошти.
· в лівому нижньому кутку - адреса поштовий, сайт
· логотип, якщо він є, вказується в центрі або в лівій верхній частині візитної картки.
Як правило, візитна картка - це прямокутний шматок білого полуплотного картону гарної якості, на якому друкарським способом чітко і красиво віддруковані ваші прізвище, ім'я і (як правило) по батькові поряд з іншими відомостями, які ви хочете про себе повідомити. Чітких правил відносно розмірів візитних карток немає, але звичайно в чоловіків вони можуть бути дещо більше, ніж у жінок - скажімо, 90 х 50 мм і 80 х 40 мм. Візитна картка молодої дівчини може бути ще менше - як правило 70 х 35 мм. Слід подумати про те, щоб і ваша картка мала стандартний розмір, і її не довелося підгинати або підрізати. Загальні вимоги до шрифту візитних карток полягають у тому, що він повинен бути легко читати. Ім'я, як правило, виділяється легко читаним напівжирним шрифтом трохи більшого розміру. Не рекомендується використовувати складні готичні або декоративні шрифти. Будьте обережні з використанням курсивного зображення шрифтів, особливо, якщо у вас рідкісна або важковисловлюване прізвище або ж мова йде про картку на іноземній мові.
Як правило, візитна картка повинна мати чорний текст на білому фоні, надрукований поперек картки без яких-небудь рамок або завитків. Останнім часом друкарні пропонують широку гаму кольорових карток, карток на пластмасі або навіть на шкірі, але норми суворого етикету не рекомендують далеко відходити від чорно-білої гами. Доцільніше зосередитися на виборі відмінної якості паперу, яка може бути злегка тонований, мати сатиновану поверхню. Намагайтеся уникати і глянсової поверхні карток. Кольорові і незвичайні картки поки залишаються долею художників, друкарів, а також комівояжерів, працівників служб сервісу і рекламних агентів.
У багатьох двомовних країнах широко застосовуються двосторонні картки - з текстом іншою мовою на зворотному боці. Якщо дотримуватися строгих протокольних норм, то це не зовсім вірно. Адже зворотний бік призначений для того, щоб на ній можна було б зробити якісь записи. Якщо у вас є можливість, постарайтеся замовити окремі картки російською та іноземною мовами. Але проте двосторонні картки цілком припустимі - головне дотримати правила написання карток на іноземній мові.
Є думка, що двосторонні двомовні візитки дають можливість заощадити, але не вітаються фахівцями з бізнес-етикету. Вже якщо є необхідність в англомовній інформації, краще мати спеціальні картки для західних партнерів. А зворотний бік має бути невинно чистою, і саме на ній при необхідності покладено писати додаткову інформацію або короткі записки-повідомлення.
Якщо на візитці є логотип, його кольору повинні бути дотримані ідеально. Коли картка молдавського дилерів і картка зарубіжного боса, видрукувані у різних країнах, не відрізняються за кольором - це дійсно вражає, тому що демонструє серйозність підходу до партнерства. Те ж саме відноситься до вибору шрифтів і загального стильового оформлення.
Втім, це вимога важливо і в тому випадку, якщо фірма не працює в кооперації з іншими партнерами. Розрізняються логотипи у різних її співробітників або на різних візитках однієї людини, віддруковані через деякий проміжок у часі, явно не послужать зміцненню іміджу підприємства.
Шрифт візитних карток залежить від місцевої практики (традицій) і суворо не регламентується. Загальні вимоги до шрифту візитних карток полягають у тому, що він повинен бути легко читати. Ім'я, як правило, виділяється легко читаним напівжирним шрифтом трохи більшого розміру. Не рекомендується використовувати складні готичні або декоративні шрифти.
Розвинена індустрія виробництва візитних карток та їх доступність призвела до того, що в деяких країнах їх наявність при ділових контактах стало обов'язковою умовою.
Етикет візитної картки. Приблизно з другої половини XIX століття візитна картка служить рекомендацією. Коли немає часу для складання рекомендаційного листа, людина може просто передати свою візитку за призначенням, написавши на ній прізвище тієї особи, кого рекомендує.
За правилами протоколу в певних випадках на візитній картці в нижньому лівому куті можуть бути проставлені від руки літерні позначення приводу, по якому послана або залишена візитка. У лівому нижньому куті, у залежності від конкретного випадку, робляться такі скорочені написи простим олівцем.
Вітання. У таких випадках ставляться скорочені позначення відповідних французьких слів: pf (pour feliciter) - щоб привітати; вітаю; на щастя. "Pfv" (pour fair visite) - із бажанням відвідати.
У новорічному привітанні до них додаються ще дві, і напис на візитці виглядає так: pfNA (pour feliciter Nouvel an) - "щоб поздоровити з Новим роком".
Якщо візитну картку посилають у відповідь на новорічне поздоровлення, то в ній потрібно не тільки подякувати, але і, в свою чергу, привітати партнера. Для цього слід написати prfNA - "щоб подякувати і привітати з Новим роком".
pr (pour remercier) - вираження подяки;
Співчуття. Візитну картку з буквами pc (pour condoleance) - в якості співчуття варто посилати у випадку смерті ділового партнера.
Прощання при від'їзді на тривалий термін. Якщо людина, їдучи з країни, де він перебував з візитом, не знайшов можливості особисто проститися з діловим партнером, дотриматися правила пристойності допоможе його візитна картка з написом: ppc (pour prendre conge) - "в знак прощання". Pfc - pour feire connaissance - на честь прекрасного знайомства.
Представлення. При бажанні бути заочно поданим кому-небудь необхідно надіслати свою візитну картку разом з карткою іншої особи, вже знайомого з тим, кому посилає свою візитку хоче представитися. На його візитній картці повинно бути написано pp (pour presenter) - дозвольте представитися. У відповідь особа, якій людини представили, надсилає свою картку.
pfc (pour faire connaissance) - вираження задоволення знайомством.
Повідомлення про зміну адреси. Можна послати діловому партнеру стару візитну картку разом з новою.
Це стандартна міжнародна символіка, яка однаково розуміється у всіх цивілізованих країнах. У менш офіційних випадках і в залежності від характеру відносин з адресатом на візитних картках робляться й інші написи, обов'язково в третій особі. Наприклад: "Дякує за новорічне привітання", "Дякує за увагу", "З найкращими побажаннями" і т.д. При відбувся знайомстві першим вручає візитну картку той, чий ранг і посадове становище нижче. Якщо партнери знаходяться на одному посадовому рівні, першим вручає картка особа, молодше за віком. Якщо посадове становище і вік партнерів однакові, першим вручає свою візитну картку той, хто виявиться більш ввічливим.
При візит за кордон процедура обміну візитними картками полегшується, оскільки згідно з етикетом першими повинні вручати свої візитні картки господарі. Цим правилам особливо строго слідують японці та корейці, для яких порушення ієрархії рівносильно образи.
Діють прості, але обов'язкові правила вручення візитної картки: покладається передавати її партнеру поверненою так, щоб він міг відразу прочитати текст. Слід вголос вимовити своє прізвище, щоб партнер зміг більш-менш засвоїти вимову імені власника картки. В Азії візитки покладено вручати обома руками, на Заході особливого порядку на цей рахунок не існує. Приймати візитні картки потрібно теж обома руками або тільки правою рукою.
Під час переговорів варто покласти візитні картки перед собою, щоб не плутатися в іменах. Краще розсортувати їх у тому порядку, в якому партнери будуть сидіти на діловій зустрічі. Не можна м'яти чужі візитні картки, робити на них позначки, вертіти в замисленості на очах у господаря картки, тому що це може сприйматися як неповага до співрозмовника. Серйозним порушенням правил етикету обміну візитними картками буде, якщо діловий партнер, що бере візитку, не дізнається особа, з яким колись обмінявся візитними картками.
Візитні картки вручають адресату або особисто, або залишають у нього вдома за його відсутності, або посилають з кур'єром або шофером.
Не рекомендується, але і не виключається посилати візитну картку поштою. Якщо картки посилаються в одному конверті, адресованому фірмі, для кількох осіб, то в лівому верхньому кутку кожної з них необхідно написати прізвище особи, якій вона призначена. Візитні картки ніколи не підписуються. Дата на них теж не проставляється.
Відповідають на візитні картки також візитними картками протягом доби з моменту отримання. Так, якщо прийшло привітання, потрібно подякувати за нього. Краще не відповідати на візитні картки по телефону. Якщо це було зроблено, то, вислухавши подяку за телефоном, партнер може скористатися дзвінком для обговорення справи.
Бізнесмену рекомендується завжди мати при собі не менше десяти своїх візитних карток.