Делопроизводство и деловая корреспонденция
(Вопросы к тестам)
I. Делопроизводство.
1. Организация делопроизводства на предприятии.
Делопроизводство - это: совокупность работ по документированию деятельности предприятия и организации документооборота.
Документооборот - это: движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки.
Документирование - это: процесс подготовки и создания документов.
Документ - это: материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи ее во времени и пространстве.
Реквизит - это: информационный элемент документа, характеризующий сам документ.
Бланк - это: стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводиться место для переменной.
Формуляр - это: совокупность реквизитов, присущих определённому виду документа, расположенных в определённой последовательности.
По месту составления документы делятся на: внутренние и внешние
По содержанию документы делятся на:распорядительные информационно-справочные.
Печати бывают: гербовая и простая круглая печати
К документам организационного характера относятся: устав предприятия, учредительный договор, штатное расписание, структура и штатная численность работников аппарата управления, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работника.
К документам информационно-справочного характера относятся: оферта, рекламация, договор (контракт), трудовая книжка сотрудника: сведенья о работе, о награждении, о повышении квалификации, о пенсии., акт, протокол, письма, объяснительные записки, докладная записка, справки, телеграммы, телефонограммы и др.
Оттиск печати на документе должен захватывать: последние буквы подписи и личную подпись.
К распорядительным документам относятся:приказ, распоряжение, указание, инструкция.
Перечислите документы, исполнение которых подлежит обязательному контролю: распорядительные
Полное воспроизведение подлинного документа называется: копия
Копии бывают трёх видов: отпуск, выписка и дубликат
Какие реквизиты придают документу юридическую силу: наименование вышестоящей организации; указание автора документа; название вида документа; почтовый адрес отправителя; коммуникационные данные; подпись; дата; регистрационный индекс; ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа; место составления или издания.
Название вида документа печатают: на общем бланке под реквизитами по середине
Исходящие документы подписываются: руководителем организации
В состав реквизита "Подпись" (23 реквизит) входят: надпись «Верно», наименование должностного лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения
Документы на предприятии классифицируются: входящие и исходящие
Устав предприятия имеет следующие разделы: указание на собственника организации; наименование организации и его вид; местонахождение организации; предмет и цель деятельности; перечень органов управления и их компетенция; размер уставного фонда; порядок образования имущества организации и распоряжение имуществом; порядок распределения прибыли; условия реорганизации и ликвидации организации.
Юридическим основанием возникновения распорядительного документа является: законы РБ; указы и распоряжения Пр-та РБ; постановления кабинета Мин. РБ; поручения вышестоящих органов; решения судов; необходимость правового регулирования работы аппарата.
Подразделения делопроизводства: управление делами; общие отделы; секретариат; канцелярия.
Юридические требования к ведению делопроизводства:1. Наличие единой системы организационных и распорядительных документов, сведенных в единый перечень с конкретным их наименованием и соответствующих данному предприятию, органов управления на этом предприятии и решаемым задачам. 2. Соблюдение порядка подготовки и оформления реквизитов, утверждения и выпуска этих документов.
Документы, в которых закрепляются право издания документов, их подписание, утверждение, согласование: уставы организаций; в положениях о структурных подразделениях; в должностных инструкциях
Полномочия совета предприятия: определение общей направленности экономического и социального развития предприятия; определение порядка распределения прибыли; участие в выпуске ценных бумаг и их покупке; решение о создании или ликвидации филиалов и подразделений; принятие решений по внешнеэкономической деятельности; рассмотрение конфликтных ситуаций.
Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют: порядок приема и увольнения работника; основные права; обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания.
Что такое должностные инструкции работающих: организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
2. Правила подготовки и оформления документов.
Для оформления деловых документов используются форматы: А4; А5
Бланки документов разрабатываются на основе: продольного и углового расположения реквизитов
Формуляр-образец формата А4 устанавливает состав реквизитов в количестве: 32
Реквизиты документов отделены друг от друга: полуторным междустрочным интервалом.
При печати документов используют:
Письма оформляются на: бланках для писем.
Реквизит 13 "Ссылка на индекс и дату входящего документа" проставляются на: общих бланках и бланках писем.
Приказ - это: правовой акт для решения основных задач, стоящих перед данной организацией, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единоначалия.
Кем проставляется дата приказа: лицом его подписавшим.
Приказы бывают: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам.
Приказ состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.
Приказ должен быть зарегистрирован: в день подписания.
Распоряжение - это: правовой акт единолично издаваемый руководителем организации или его заместителем для решения вопросов основной деятельности.
Гриф утверждения акта проставляется: в правом верхнем углу
Протокол - это: документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на конференциях, совещаниях, собраниях и заседаниях коллегионных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводная и основная.
К какому виду документов по содержанию относятся справки: информационного характера
Какие справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие организации, в обязательном порядке заверяются печатью: личные
Для уничтожения документов с грифом "КТ"составляется: акт
При составлении приказа по личному составу в тексте отсутствует:констатирующая часть и глагол «ПРИКАЗЫВАЮ»
Протокол составляется: секретарем
Дата протокола должна соответствовать дате: дате проведения мероприятия
Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания(заседания) делятся на: полные, краткие и сокращенные.
Вводная часть протокола содержит: постоянную информацию (слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих).
Основная часть протокола краткой формы строится по схеме: 1. Слушали; 2. Постановили (решили).
Любой документ состоит из ряда элементов оформления, которые называются:реквизитами.
Реквизиты располагаются на документе каждого вида:
Реквизиты, которые остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия называются:
Реквизиты, которые на разных документах отличаются, называются:
В состав реквизита "Гриф согласования" (25 реквизит) входят следующие элементы:фамилия исполнителя и его служебный телефон
Документ можно разделить на следующие части:
Перечислите виды бланков: бланк для письма; общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.
Изложение основной части протокола полной формы строится по схеме: 1. Слушали;
2. Выступили; 3. Постановили (решили).
Акт - это: документ, составленный комиссией или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события и действия.
В водной части акта: включает основание для составления акта; состав комиссии.
В констатирующей части акта: излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты.
Все реквизиты можно разделить:
Докладная записка - это: информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
При оформлении реквизита "Дата" рекомендуется писать дату в форме: ЧЧ.ММ.ГГГГ
Руководитель предприятия свою деятельность осуществляет изданием приказов, которые делятся на:
Заголовок к тексту (19 реквизит) печатают: в правом верхнем углу первой страницы приложения.
Текст документов (21 реквизит) на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом:
Текст документов (21 реквизит) на бланках формата А4 печатают с межстрочным интервалом:
Резолюция (18 реквизит) проставляется: перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Государственный герб Республики Беларусь помещается: в центре верхнего поля.
Согласование может быть: внутреннее и внешнее (?)