Тема 1. Документирование управленческой деятельности
Конспект лекций по дисциплине «Деловая документация» для студентов дневной формы обучения.
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций.
Составными частями делопроизводства являются:
1. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
2. Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации.
3. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления адресату или сдачи на хранение.
Основные стадии документооборота:
1. Прием и первоначальная обработка документов и корреспонденции.
2. Непосредственное исполнение документов.
3. Отправка документов и корреспонденции.
4. Контроль и проверка исполнения документов.
5. Хранение документов.
Основные задачи делопроизводства на предприятиях:
1. Изготовление необходимых документов.
2. Отображение работы предприятия в документах.
3. Обеспечение быстрого поиска нужной информации.
4. Контроль за правильным оформлением и своевременным исполнением документов.
5. Сохранность служебной, государственной и коммерческой тайн.
6. Экономия затрат времени и сил сотрудников предприятия.
Тема 1. Документирование управленческой деятельности.
1.1 Виды и значение документов.
Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.
Функция документа – это целевое назначение документа.
Структура информационной функции документа заключается в запечатлении (фиксации), сохранении и передаче информации.
Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство).
Документ – это материальный объект, с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
В состав документа входит ряд реквизитов: название вида документа, автор, адресат, текст, дата, подпись.
Основным реквизитом документа является его текст – «речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи».
Деятельность учреждений, организаций, предприятий фиксируется в различных видах документов. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа объединяет его разновидности. Так, например, протокол - вид документа; его разновидности: протокол собрания, протокол заседания, протокол разногласий и др. Или акт - вид документа; его разновидности: акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт приемки товаров по качеству и др.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:
1) документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия;
2) документы по функциям управления. Составляют их работники коммерческих, финансовых органов, бухгалтерии, статистики, плановых и других подразделений
Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Для выработки определенных принципов составления и оформления документов, форм и методов работы с ними, производится их классификация.
Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.
Документы классифицируют по различным признакам.
По видамдокументы делятся на типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Трафаретные документы изготовляются трафаретным способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места (пробелы).
По способу фиксации информациидокументы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По содержанию- первичные, в которых фиксируются исходные данные, и сводные, в которых фиксируются данные из первичных документов.
По наименованию:приказы, протоколы, акты, справки, письма и ряд других документов.
По месту составления:внутренние, составляемые работниками данного предприятия, и внешние, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц.
По срокам исполнения:срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен
По происхождению:служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
По степени гласности:обычные, секретные и для служебного пользования.
По юридической силе:подлинные и подложные документы.
По назначению (стадиям создания)документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии.
По срокам хранениядокументы подразделяют на три группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и длительного срока хранения (свыше 10лет).
По роду деятельностидокументы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по торговле, по ценообразованию и т.д.