Мета, завдання та інформаційне забезпечення аналізу основних засобів
Метод бухгалтерського обліку в бюджетних установах — це сукупність способів і прийомів, за допомогою яких функціональна діяльність установи відображається в обліку. Він складається з ряду елементів, основними з яких є:
- документація;
- інвентаризація;
- рахунки;
- подвійний запис;
- оцінка;
- звітність.
Практичне використання кожного з них обумовлене відповідними положеннями, інструкціями, вказівками, розробленими і затвердженими відповідними органами (як правило, Державним казначейством України).
Фінансовий стан бюджетної організації – це комплексне поняття, яке є результатом взаємодії всіх елементів системи фінансових відносин бюджетної організації, визначається сукупністю виробничо-господарських факторів і характеризується системою показників, що відображають надходження, наявність, розміщення і використання фінансових ресурсів спеціального і загального фонду.
Для аналізу діяльності бюджетної організації необхідно використовувати спеціальну методику, засновану на класичному аналізі фінансово-господарської діяльності з використанням моментів, що враховують особливості українських бюджетних організацій.
В бюджетних установах, у яких проводиться аудит фінансової та господарської діяльності бюджетних установ, як правило, не планується проведення, в тому самому бюджетному році, ревізій або перевірок органами державної контрольно-ревізійної служби.
Ревізія бюджетної установи фактично складається з комплексу взаємопов'язаних перевірок питань її фінансово-господарської діяльності та здійснюється за допомогою прийомів документального та фактичного контролю, спрямованого на виявлення обґрунтованості, доцільності та економічної ефективності господарських операцій, стану збереження майна.
З метою забезпечення об'єктивності висновків за результатами контролю, в тому числі шляхом своєчасного внесення ревізорам обґрунтованих зауважень чи пропозицій щодо його якості, треба орієнтуватися у процесі контролю.
Основні засоби бюджетних установ постійно поновлюються і збільшуються за вартістю за рахунок введення в експлуатацію заново побудованих будинків і споруд, придбання за плату нового обладнання, машин, інвентаря, а також безкоштовного надходження, включаючи гуманітарну допомогу, від інших підприємств, організацій та установ. Крім того, основні засоби можуть збільшуватися за рахунок виготовлення їх власними силами.
При надходженні об’єктів основних засобів в установу оформляється акт прийому-передачі ф. № 03–1 (бюджет), який складається в двох примірниках комісією, склад якої визначається залежно від характеру і вартості об’єкта. Акт підписують члени комісії, особа, яка приймає об’єкт на матеріальну відповідальність, і затверджує керівник установи. Акт прийому-передачі складається, як правило, на кожний окремий об’єкт. Для однотипних і таких, що мають однакову вартість, машин, апаратури, приладів, обладнання та інвентаря допускається складання загального акта на прийняття кількох об’єктів.
На практиці часто прийняття окремих предметів оформляється безпосередньо на підставі документів постачальника (рахунків-фактур, накладних). Матеріально відповідальна особа розписується на документі постачальника в прийнятті об’єкта на відповідальне зберігання.
Прийняття на баланс будівель, споруд, насаджень оформляється актами про здачу їх в експлуатацію.
Документи на надходження основних засобів разом із технічною документацією передаються в бухгалтерію для оприбуткування об’єктів, що надійшли, і відкриття інвентарних карток.
У бухгалтерії для організації обліку і забезпечення контролю за збереженням основних засобів згідно з Інструкцією з обліку основних засобів бюджетних установ, затвердженою ГУДКУ, Міністерством економіки України, Державним комітетом статистики України від 2.12.97 за № 124/136/71 і новим Планом рахунків ведеться аналітичний і синтетичний облік основних засобів.
Кожному інвентарному об’єкту присвоюється інвентарний номер, який складається з восьми знаків.
Інвентарний номер вказується на металевому жетоні чи картковій бирці, прикріплюваних до об’єкта. В окремих випадках інвентарний номер вказується фарбою, наприклад, на зворотному боці килима. Коли об’єкт є складним, тобто включає ті чи інші відособлені елементи, які складають разом одне ціле, наприклад ЕОМ, то на кожному елементі повинен бути вказаний той самий інвентарний номер, що й на основному об’єкті, який їх об’єднує.
Інвентарний номер, присвоєний об’єкту основних засобів, зберігається за ним протягом усього періоду його знаходження в даній установі. Орендовані основні засоби обліковуються під інвентарним номером, присвоєним йому орендодавцем.
Інвентарні номери в обов’язковому порядку наводяться в первинних документах і регістрах з обліку основних засобів.
Вихідні дані про рух основних засобів групуються та узагальнюються в системі рахунків синтетичного та аналітичного обліку. Облік наявності та руху основних засобів, прийнятих на баланс установи, ведеться на активному рахунку № 10 «Основні засоби».
Конкретний перелік об’єктів основних засобів, обліковуваних на кожному субрахунку.
За дебетом рахунка № 10 та його субрахунками відображається первинна вартість основних засобів, яка залишається незмінною протягом усього періоду знаходження об’єкта в даній установі.
Активному рахунку № 10 протистоять пасивні рахунки № 131 «Знос основних засобів» і № 401 «Фонд у необоротних активах». Регулювальний рахунок № 131 призначений для обліку зносу основних засобів, а рахунок № 401 — для обліку вартості тієї частини майна, яка є джерелом утворення основних засобів.
Наявність подвійних проводок з обліку надходження основних засобів, придбаних за плату або виготовлених власними силами, пояснюється тим, що придбання основних засобів для діючих установ зумовлено витрачанням грошових коштів (касовими видатками) і наявністю фактичних видатків за кошторисом доходів і видатків.
Облік операцій з надходження основних засобів відображається в різних меморіальних ордерах.
Регістром аналітичного (інвентарного) обліку основних засобів є інвентарні картки ф. № 03–6 (бюджет), 03–8 (бюджет), 03–9 (бюджет), сферу застосування. Для аналітичного обліку орендованих основних засобів використовуються копії інвентарних карток орендодавця, які додаються до акта прийняття-передачі.
Інвентарні картки містять показники, які досить повно характеризують технічний стан об’єкта і дають змогу отримувати інформацію, необхідну в процесі його експлуатації. У картках зазначається річна сума зносу і рік, в якому останній раз знос нараховується. Якщо у складі обладнання, пристроїв, обчислювальної техніки містяться дорогоцінні метали, в розділі «Коротка індивідуальна характеристика об’єкта» картки ф. № 03–6 (бюджет) наводиться перелік деталей, в яких є дорогоцінні метали, а також їх маса за даними технічної документації.
Сукупність інвентарних карток створює картотеку основних засобів, яка зберігається в бухгалтерії у розрізі субрахунків, груп, підгруп. У кожній групі чи підгрупі інвентарні картки розміщуються за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях — додатково і за установами, які вони обслуговують.
Кожній інвентарній картці присвоюється певний номер, під яким вона зареєстрована в описах ф. № 03–10 (бюджет) у розрізі груп основних засобів, а в централізованих бухгалтеріях — за обслуговуваними установами.
Усі основні засоби в обов’язковому порядку повинні знаходитися на відповідальному зберіганні посадових осіб, призначених наказом керівника установи. Так, в установах освіти матеріально відповідальними особами є заступник директора з адміністративно-господарської роботи, завідуючий господарством, старший майстер, завідуючий кабінетом, кастелянша та ін. З матеріально відповідальними особами керівник установи укладає договір про повну матеріальну відповідальність.
Особи, відповідальні за збереження основних засобів, ведуть інвентарні списки основних засобів ф. № 03–13 (бюджет). Бухгалтерія установи стежить за тим, щоб дані пооб’єктного обліку основних засобів за місцями їх знаходження (експлуатації) були тотожні записам в інвентарних картках. Схему облікового процесу надходження основних засобів наведено.
В умовах нестабільності економіки та дефіциту бюджету особливої уваги потребує фінансування бюджетних установ та ефективність використання коштів. Бюджетні установи мають свої особливості обліку та аналізу, крім того, на будь-які дії потрібні кошти, час на їх отримання та об- ґрунтованість використання, адже більшість активів придбаються за рахунок коштів. Слід зауважити, що більшість активів становлять саме необоротні активи, що підтверджує актуальність даної теми. При цьому внаслідок нечастого оновлення основних засобів важливим є раціональне їх ви- користання, що можна покращити за допомогою проведеного аналізу, виявлених проблемних ділянок та їх усунення, що підвищує актуальність даного дослідження.
Проблемами обліку, аналізу і контролю в бюджетних установах, зокрема необоротних активів, займалися такі вчені та економісти-практики, як: Болюх М. А., В. Батіщев, Р. Джога, В. Лемішовський, В. Матвеєва, С. Свірко, Б. Усач, Панков Д. А., Головкова Є. А., Загородній А. Г., Є. Данилов та ін. Проте, не применшуючи досягнень цих вчених, слід зазначити, що вдосконалення проведення аналізу основних засобів у бюджетних установах потребує подальшого дослідження внаслідок великої кількості нюансів та відсутності вчасного фінансування для вирішення виниклих проблем в умовах нестабільної економіки.
За своїм призначенням основні засоби поділяються на виробничі та невиробничі. Ті з них, котрі перебувають у розпорядженні бюджетних та наукових установ, виступають у формі невиробничих основних засобів, на відміну від виробничих фондів сфери матеріального виробництва. Спільними їх рисами є те, що вони використовуються протягом тривалого терміну і під час свого функціонування зберігають свою натуральну форму, поступово зношуються та морально старіють у міру розвитку науки та техніки. Основні засоби бюджетних установ виступають у якості предметів невиробничого споживання, як загального, так і особистого. Характерним при цьому є те, що їх споживання є процесом створення послуг із задоволення потреб працівників. Слід зауважити, що не всі основні невиробничі засоби однаково впливають на виконання основних функцій бюджетних та наукових установ. Через це їх умовно поділяють на активну та пасивну частини.
На наш погляд наявність та рух основних засобів характеризується в натуральному та грошовому відношенні. Такі дані дозволяють проводити аналіз основних засобів в узагальненому вигляді та в аспекті окремих їх видів. Саме тому на початковому етапі аналізу вивчається структура й динаміка необоротних активів бюджетної установи.
Далі логічним є з’ясування, чи вистачає основних засобів для погашення потреб чи, навпаки, забагато, аналіз забезпеченості основними засобами починається з оцінки відповідності їх наявної кількості за складом і структурою нормативним потребам бюджетної установи, які визначаються, виходячи з її потужності, обсягу та функціональних особливостей діяльності
Аналіз ефективності використання основних засобів як одного з основних видів ресурсів бюджетної установи базується на загальній методиці оцінки використання ресурсів, що передбачає обчислення й аналіз показників віддачі на одиницю ресурсів та місткості ресурсів в одиниці продукції (для бюджетної установи – наданих послуг).
У процесі проведення аудиту основних засобів перед здійсненням безпосередньо перевірки обліку надходження та вибуття основних засобів проводиться їх інвентаризація [36, с. 281].
Звичайно, визначати, на яких субрахунках обліковуються основні засоби, в процесі проведення аналізу не доцільно, проте як під час проведення аналізу на підприємствах необхідно встановлювати, за рахунок власних чи залучених коштів придбаваються ті чи інші активи, так і в бю- джетних установах треба визначати, за рахунок загального чи спеціального фонду придбані ті чи інші основні засоби. Це означає, що необхідно порівняти основні етапи проведення аналізу та аудиту основних засобів з метою розробки об’єднаної методики.
Далі, як зазначають І. Бенько та С. Сисюк, аналіз ефективності використання основних засобів як одного з основних видів ресурсів бюджетної установи базується на загальній методиці оцінки використання ресурсів, що передбачає обчислення й аналіз показників віддачі на одиницю ресурсів та місткості ресурсів в одиниці продукції (для бюджетної установи – наданих послуг).
Це необхідно і перед проведенням аналізу для підтвердження даних бухгалтерського обліку, котрі є базою для розрахунку показників ефективності використання основних засобів. Отже, якщо проводився аудит досліджуваного періоду і зазначено, що в суттєвих аспектах інформація достовірна чи відомо про проведення інвентаризації та коректування даних бухгалтерського обліку відповідно до результатів інвентаризації за наявності відхилень, то додаткове проведення інвентаризації не потрібне, в іншому випадку – краще провести.
Звичайно, визначати, на яких субрахунках обліковуються основні засоби, в процесі проведення аналізу не доцільно, проте як під час проведення аналізу на підприємствах необхідно встановлювати, за рахунок власних чи залучених коштів придбаваються ті чи інші активи, так і в бю- джетних установах треба визначати, за рахунок загального чи спеціального фонду придбані ті чи інші основні засоби. Це означає, що необхідно порівняти основні етапи проведення аналізу та аудиту основних засобів з метою розробки об’єднаної методики.
На підставі проведеного аналізу визначаються проблемні ділянки, заходи для їх усунення, а також напрями реалізації таких заходів.
Таким чином, можна зробити висновок, що аналіз основних засобів у бюджетних установах має свої особливості, і, перш за все, це фінансування за рахунок бюджетних коштів, затвердження котрих потребує часу, отже, визначення необхідності тих чи інших основних засобів потрібне заздалегідь, що можливе за допомогою проведення аналізу. Ефективний аналіз неможливий без повних та достовірних даних, що пояснює необхідність проведення інвентаризації в разі її відсутності в установі для підтвердження достовірності даних, а отже, й для прийняття раціональних управлінських рішень у майбутньому, що підтверджує важливість подальшого дослідження.
Напрямами подальших досліджень є вдосконалення етапів аналізу необоротних активів у бюджетних установах.