Назначение и область применения текстовых редакторов
Практически в любой фирме, организации необходимо создавать текстовые документы. Процедура подготовки текстовых документов занимает достаточно много времени. Поэтому «социальный заказ» на их автоматизацию назрел уже давно.
Текстовой редактор – это программа, позволяющая автоматизировать операции с текстовыми документами.
При подготовке текстовых документов на компьютере используются три Группы операций:
1. Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, т.е., в файл. Ввод может быть осуществлен как с помощью клавиатуры, так и методом сканирования.
2. Операции редактирования позволяют изменить уже существующий документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияние нескольких файлов в один или, наоборот, разбиение единого документа.
3. Операции форматирования позволяют оформить документ: отформатировать, ввести шрифтовое оформление, т.е. точно определить, как будет выглядеть текст на бумаге после печати на принтере.
4. Операции сохранения и распечатки позволяют сохранить текст в папке на диске и распечатать страницы текста на принтере.
Текстовые редакторы прошли быстрый путь развития от простых программ, выполнявших несколько операций форматирования, до систем имеющих множество разнообразных средств для работы с текстом, рисунками, таблицами.
Команды управления курсором
| Клавиатурная команда | Куда перемещается курсор |
| Home | В начало текущей строки |
| End | В конец текущей строки |
| Ctrl + Home | В начало документа |
| Ctrl + End | В конец документа |
| Page Up | Вверх на один экран |
| Page Down | Вниз на один экран |
| Ctrl + Page Down | На одну печатную страницу вперед |
| Ctrl + Page Up | На одну печатную страницу назад |
| Ctrl + Влево | На одно слово назад |
| Ctrl + Вправо | На одно слово вперед |
| Ctrl + Вверх | На один абзац вперед |
| Ctrl + Вниз | На один абзац назад |
MS Excel
Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.
Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.
При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.
Таблица – форма организации данных по строкам и столбцам.
Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы.
Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.
Электронная таблица – самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы и др. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.
Табличный процессор MS Excel позволяет:
1. Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;
2. Осуществлять численное исследование (Что будет, если? Как сделать, чтобы?);
3. Проводить статистический анализ;
4. Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных;
5. Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их невидимыми;
6. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков;
7. Вводить и редактировать тексты;
8. Осуществлять обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях;
9. Осуществлять многотабличные связи.
Основные объекты табличного процессора MS Excel:
· Ячейка – минимальный объект табличного процессора;
· Строка – горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;
· Столбец – вертикальны набор ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;
-
Адрес ячейки – определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72);
· Указатель ячейки – рамка;
· Активная ячейка – выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;
· Смежные ячейки – ячейки расположенные последовательно;
· Диапазон (блок) ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;
· Адрес диапазона (блока) ячеек - определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием (:), B2:C7 → B2, B3, B4, B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.
· Книга – документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом;
· Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.
При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).
Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, — выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.
Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.
Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.
В современных табличных процессорах, например, в Microsoft Excel, в качестве базы данных можно использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:
• столбцы списков становятся полями базы данных;
• заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;
• каждая строка списка преобразуется в запись данных.
Microsoft Access
База данных– структурированная совокупность взаимосвязанных данных в рамках некоторой предметной области, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения.
Реляционные БД – базы данных с табличной формой организации информации. Реляционная БД состоит из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц.
СУБД (Система управления базами данных – программное обеспечение для работы с БД.).
СУБД Microsoft Access – СУБД, ориентированная на пользователя. Она позволяет пользователю, не прибегая к программированию, легко выполнять основные действия с БД: создание БД, редактирование и манипулирование данными. Microsoft Access работает в ОС Windows, может использоваться как на автономном ПК, так и в локальной компьютерной сети. С помощью Microsoft Access создаются и эксплуатируются личные БД (настольные), а также БД организаций с относительно небольшим объемом данных. Для создания крупных промышленных информационных систем она не годится.
Microsoft Access.
Среда Microsoft Access имеет интерфейс, характерный для Windows-приложений:
· титульная строка с кнопками управления окном
· главное меню
· панель инструментов
· рабочее поле
· строка состояния
В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы объектов:
Таблица— набор данных по конкретной теме. Данные таблицы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столбцов). В БД Microsoft Access все данные хранятся в виде таблиц.
Запроспозволяет выбрать из БД только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному условию и нужна для решения определенной задачи.
Формапредставляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску-формуляр, позволяющую ограничить объем информации, доступной пользователю.
Отчетпредназначен для печати любого набора данных, оформленного соответствующим образом.
Макросавтоматизирует выполнение конкретной операции БД без программирования.
Модульсодержит программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД.
Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули — это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле базы.