Методы расчетов товарных запасов
Период исполнения товаром функции товарного запаса может продолжаться от нескольких часов до нескольких месяцев и даже лет. Сверхнормативные товарные запасы, задержавшиеся на складах организаций, приводят к потерям и убыткам, препятствуя высвобождению оборотных средств и занимая полезную торговую и складскую зоны. Одновременно нехватка товарных запасов, вызывающая стабильные «перебои» с одними или другими видами изделий, может отрицательно сказаться на отношении покупателей. В связи с этим маркетолог должен иметь знания расчета оптимального объема товарных запасов, анализа их величины и уровня, а также динамики и оценки поведения запасов товара в условиях изменения рыночной конъюнктуры (например, в условиях сезонности). Это позволит следовать строгому ритму поставок, избирать экономичные линии движения товара и сроков его хранения, вовремя обнаруживать продукцию, имеющую низкий спрос, проводить распродажи и в результате обходить неоправданные утраты.
В зависимости от назначения товарные запасы бывают:
1) текущего хранения (для повседневной продажи);
2) сезонного накопления (например, картофель, яблоки) или сезонного спроса (летом таковыми будут товары зимнего ассортимента);
3) целевого назначения (например, для проведения концерта);
4) долгосрочного завоза (формируются в горных и отдаленных районах для удовлетворения спроса потребителей в момент приостановления нормального товароснабжения);
5) периодического возобновления (стратегические запасы, резервы государства).
Товарные запасы рассматриваются, в общем по предприятию и по отдельной товарной группе по сведениям оперативного учета, а также по сведениям бухгалтерской и статистической отчетности. Главные цели анализа - проверка соответствия фактических товарных запасов принятым нормам и расследование причин несоответствий. По данным, полученным в результате анализа, принимаются соответствующие меры для нормализации товарных запасов. [19]
Величина товарных запасов может исчисляться в натуральном и стоимостном выражениях. На практике рассчитывают 3 вида данного показателя:
1) минимально допустимую величину, подтверждающую необходимость пополнения запасов товара;
2) максимальную величину, отражающую предельный размер товарных запасов;
3) резервный объем, гарантирующий собственнику стабильную работу предприятия в непредвиденных обстоятельствах. Товарные запасы анализируются, рассчитываются и планируются в абсолютных и относительных величинах. [23]
Абсолютные показатели являются стоимостными (денежными) и натуральными единицами, применяются при проведении инвентаризаций в торговых организациях. Основной минус абсолютных показателей – невозможность с их помощью рассчитать уровень соответствия объема запаса товаров потребностям развития товарооборота. Поэтому относительные показатели, дающие возможность сравнивать объем товарного запаса с товарооборотом торговой фирмы, применяются более широко.
Первым относительным показателем, используемым при анализе, является объем товарных запасов, который исчисляется в днях товарооборота по следующим формулам:
Утз = ТЗ/(Т/Ободн) или Утз = (ТЗ хД)/(Т/Об), (1.2.1)
где У тз – уровень товарных запасов в днях товарооборота; ТЗ – товарный запас на конец рассматриваемого периода (руб.); Т / Ободн— однодневный товарооборот за рассматриваемый период (руб.); Т / Об – величина товарооборота за рассматриваемый период (руб.); Д – количество дней в рассматриваемом периоде.
Уровень товарных запасов определяет обеспеченность торговой организации запасами на конкретную дату и отражает, на какое число дней торговли (при имеющемся товарообороте) достаточно этого запаса.
Вторым основным показателем, характеризующим товарные запасы, является показатель товарооборачиваемости.
Товарооборачиваемость, являясь одним из показателей эффективности хозяйственной деятельности предприятия, дает возможность оценить и количественно измерить параметры, свойственные товарным запасам: время и скорость их обращения.
Время товарного обращения, или товарооборачиваемость в днях товарооборота, можно выразить через формулы:
Обдн= (ТЗ хД)/(Т/Об) или Обдн = ТЗ/(Т/Ободн), (1.2.2)
где Обдн— товарооборачиваемость в днях товарооборота; ТЗ – средний товарный запас за анализируемый период (руб.); Т / Ободн— однодневный товарооборот за тот же период (руб.); Т / Об – объем товарооборота за рассматриваемый период (руб.); Д – число дней в этом периоде.
Средний товарный запас за рассматриваемый период исчисляется по формуле средней хронологической моментного ряда:
ТЗ = {(ТЗ 1 / 2) + ТЗ 2 + ТЗ 3 +…+(ТЗ n / 2J} / (n-1), (1.2.3)
где ТЗ – средний товарный запас за конкретный период (руб.); ТЗ1, ТЗ2…, ТЗn — величина товарных запасов на отдельные даты анализируемого периода (руб.); n – количество дат, за которые берется величина запасов.
Товарооборачиваемость представляет собой время обращения среднего товарного запаса за конкретный период. Этот процесс характеризуется такими показателями, как скорость товарного обращения (товарооборачиваемость в днях) и время одного оборота.
Товарооборачиваемость в днях товарооборота отражает время, в процессе которого товарные запасы располагаются в сфере обращения, т. е. количество дней, за которое оборачивается средний товарный запас.
Скорость товарного обращения, или товарооборачиваемость в числе оборотов, исчисляется по следующим формулам:
Об р = (Т/ Об)/ ТЗ или Об р = Д /Об дн (1.2.4)
где Обр - товарооборачиваемость в числе оборотов; Обдн -товарооборачиваемость в днях товарооборота; Т / Об – товарооборот за конкретный период (руб.); ТЗ – средний товарный запас за тот же период (руб.); Д – число дней в рассматриваемом периоде.
Товарооборачиваемость в числе оборотов отражает количество оборотов среднего товарного запаса за рассматриваемый период времени.
Между временем и скоростью обращения товара имеется постоянная обратно пропорциональная зависимость. Сокращение времени и возрастание скорости товарного обращения дают возможность выполнить больший объем товарооборота при меньших величинах запаса товара, что ведет к уменьшению товарных утрат, уменьшению затрат на хранение продукции, оплате процентов за пользование кредитом и т. п.
Товарооборачиваемость, рассчитанная по данной формуле, отражает, за сколько дней реализован средний товарный запас. Обычно оборачиваемость товаров сложного ассортимента немного меньше, чем оборачиваемость товаров простого ассортимента.
Время одного оборота показывает число дней, в течение которых товар находился в виде запаса со времени его поступления в область товарного обращения и до начала продажи. [25]
Предприятие должно стремиться к повышению товарооборачиваемости, так как вследствие ускорения:
1) растет размер товарооборота и спрос потребителя удовлетворяется в большей степени;
2) снижаются издержки обращения (затраты на хранение, потери, проценты за кредит) и вырастает прибыль;
3) улучшается финансовое состояние предприятия, так как быстрее высвобождаются средства, вложенные в продукцию, которыми можно быстрее рассчитаться с поставщиками, банком, бюджетом;
4) возрастает объем производства продукции.
В рознице традиционно используются 3 метода анализа и учета товарных запасов:
1) инвентаризация, т. е. общий подсчет всех товаров, которые при надобности могут перевешиваться и перемериваться. Полученные сведения в натуральном выражении оцениваются в действующих ценах и суммируются по товарным группам. Минусами такого метода могут быть большая трудоемкость и невыгодность для фирмы, поскольку во время проведения инвентаризации организация обычно не работает;
2) оперативный учет или снятие остатков, т. е. сличение материально ответственными лицами фактического наличия продукции с информацией товарного счета. Причем считают не продукцию, а товарные места (коробки, ящики, и др.). Далее с учетом соответствующих норм осуществляется пересчет, определяется число изделий, которое далее оценивается по действующим ценам. Минус такого метода – наименьшая точность, чем при инвентаризации;
3) балансовый метод, основанный на применении балансового
расчета товарных запасов. Балансовый метод не так сложен, как рассмотренные выше, и дает возможность обеспечить оперативный учет и проанализировать товарные запасы в соответствии с другими показателями. Минусом этого метода является отсутствие возможности убрать из расчета разного рода неопределенные потери, что способствует кое-каким искажениям суммы запасов. Для устранения этого недочета сведения балансового учета регулярно должны сопоставляться с информацией об инвентаризации и снятии остатков. [31]
Оптимальный размер товарных запасов. Главные задачи, которые необходимо ставить перед оптимизацией товарного запаса: минимизация издержек и максимизация удовлетворения спроса.
При анализе оптимальной величины товарных запасов фактические товарные запасы в днях сопоставляются с нормой и рассчитывается отклонение в днях и в сумме:
1) отклонение по запасам (в днях) = фактические запасы (в днях) – норма запасов (в днях);
2) отклонение по запасам (в сумме) = однодневный товарооборот х отклонение по запасам (в днях).
Например, если норма запасов – 25 дней, а фактические запасы – 22 дня, то соответственно отклонение составит 3 дня. Такое отклонение со знаком «-» отражает, что товарные запасы необходимо пополнить, в противном случае объем товарооборота в следующем периоде может снизиться. И, наоборот, отклонение со знаком «+» отражает располагающие сверхнормативные товарные запасы. В такой ситуации необходимо выяснить причину их появления. Если продукция поступила в последние дни месяца и ее всего лишь не успели продать, то это означает, что она будет содействовать росту товарооборота в следующем периоде. Если же эта продукция не продается продолжительный период времени, то она занимает торговую зону и увеличивает издержки обращения. В этом случае необходимо разработать программу ее быстрой реализации (например, устроив распродажу). Следует отметить, что неходовые и залежавшиеся товары (низкокачественные, потерявшие товарный вид, вышедшие из моды и т. д.) в общем объеме товарных запасов могут исчисляться по отдельности для более скрупулезного исследования обстоятельств появления такого положения. Выше рассмотренный анализ может осуществляться только по запасам текущего хранения. Если у фирмы есть в наличии товарные запасы сезонного накопления, их долю необходимо минусовать из общей суммы фактических товарных запасов.
Важно отметить, что оценку оптимальной величины товарных запасов стоит проводить не по всем видам продукции. Не обязательно рассчитывать данный показатель для товаров, у которых оборачиваемость в среднем равняется 1 дню (например, хлебу).
Результаты анализа могут применяться для планирования товарных запасов. Обратим внимание, что инструктивного обязательного планирования товарных запасов в торговых организациях не существует. Исходя из объемов деятельности и количества сотрудников малые торговые предприятия совсем не планируют товарные запасы или планируют их весьма приближенно. Средним и крупным предприятиям торговли необходимо наблюдать за динамикой товарооборачиваемости, а значит, планировать и нормировать товарные запасы, что является базой для разработки заказов на закупку продукции в ассортиментном разрезе. [33]
Используются различные способы планирования и нормирования товарных запасов: статистический, нормативный, технико-экономический, экономико-математический.
Статистический способ планирования и нормирования товарных запасов заключается в анализе товарооборачиваемости и фактических товарных запасов текущего хранения, сформировавшихся за последние 3–4 года. Размер товарных запасов считается в днях товарооборота. Анализ и исследование сформировавшихся тенденций осуществляются как по предприятию в целом, так и по товарным группам. Обнаруженные при анализе тенденции переносятся на плановый период с учетом вероятного действия объективных и субъективных причин. Статистический способ планирования и нормирования товарных запасов достаточно прост, но не совершенен. Его главный минус заключается в том, что определившиеся за несколько лет тенденции экстраполируют в перспективу со всеми характерными для них недочетами.
Часто при продажах используют способ технико-экономических расчетов. Это обусловлено тем, что до 1992 г. посредством собственно этого способа исчислялся размер товарных запасов по каждому торговому предприятию и организации. Помимо этого, этот способ остается одним из самых достоверных и точных.
Смысл способа технико-экономических расчетов заключается в том, что вся масса товарных запасов разделяется на отдельные составляющие, соответствующие этапам пути товаров от времени поступления на предприятие торговли до их реализации конечным потребителям. Планируются и нормируются эти составляющие отдельно. Затем вычисляется норматив товарных запасов как сумма отдельных составляющих.
При применении этого метода норма товарных запасов включает в себя следующее:
1) время для приемки, проверки и подготовки товаров к продаже;
2) время пребывания продукции в виде торгового запаса;
3) гарантийный (страховой) запас товаров.
Время для приемки, проверки и подготовки товаров к продаже определяется посредством хронометража, время пребывания товарных запасов в виде товарного запаса считается. При этом учитывают, что торговый запас распределяется на две составляющие: запас товаров, который должен всегда находиться в торговом зале, и запас текущего пополнения, т. е. подготовленный для обеспечения безостановочной продажи. [37]
Для количественного измерения первой части торгового запаса находят число ассортиментных видов и среднюю цену на каждую разновидность товара. Далее к произведению этих 2 величин складываются среднедневной оборот и полученное количество делят на среднедневной оборот по этой группе продукции. Вторую часть торгового запаса определяют по каждой товарной группе, исходя из частоты поступления. Обычно размер запаса текущего пополнения исчисляется по следующей формуле:
(1.2.5)
где Q – величина оптимальной партии товара; V – объем товарооборота; U1— затраты на транспортировку партии продукции; U2— затраты по хранению разновидности партии товара.
Размер товарного запаса текущего пополнения должен составлять половину оптимальной партии поставки продукции. Это соотношение является для предприятий торговли традиционным и говорит о том, что во время завоза запасы некоторых товарных единиц колеблются от максимальной (во время завоза) до минимальной величины (накануне завоза).
Гарантийный (страховой) запас товаров необходим для смягчения неравномерности поставок, изменений спроса и т. п.
Формула расчета размера страхового запаса имеет следующий вид:
(1.2.6)
где n – страховой запас товаров; ТЗс- коэффициент уровня обслуживания (выражает в процентах отношение числа дней, когда товар безостановочно находится в реализации, к общему числу дней в периоде; практически всегда величина известная и задаваемая); К – товарооборт по кварталам; Т /Об – среднеквартальный товарооборот; Т /Об – число рассматриваемых кварталов. При определении нормативов в целом по организации торговли учитывают время пребывания продукции, и в пути (для иногородних поставщиков).
Следовательно, технико-экономический метод планирования и нормирования товарных запасов предоставляет такую формулу исчисления норматива товарного запаса:
Н = ТЗn+ ТЗт+ ТЗс, (1.2.7)
где Н – норматив товарного запаса (по товарной группе); ТЗn— время на приемку, проверку, подготовку товаров к реализации; ТЗт— торгово-товарный запас; ТЗс— страховой товарный запас.
Подобным образом проводят расчет по всем товарным единицам, и общий результат определяет норматив по торговой фирме в совокупности. Тем не менее, в современной повседневной деятельности торговых предприятий ни нормативный, ни экономико-математический метод практически не используются из-за невысокой достоверности и большого объема подсчетов.
Рабочий запас – товарный запас на выполнение плана. Его размер зависит от того, какими партиями поступает товар от поставщика.
Расчет рабочего запаса:
1) представительный ассортиментный набор в сумме по товарной группе равен стоимости представленных в торговом зале ассортиментных единиц товара, а в днях оборота исчисляется методом деления его величины в сумме на среднедневной кредитуемый розничный товарооборот товарной группы в планируемом периоде;
2) запас товаров в торговом зале в объеме среднедневных продаж устанавливается посредством деления кредитуемого розничного товарооборота планируемого периода на количество дней в периоде;
3) запас на время приемки, подготовки продукции к продаже в днях определяется путем хронометрирования времени, затрачиваемого на определенные операции. Время на приемку определяется из времени на внешний осмотр тары, пломб, на разгрузку, проверку по количеству и качеству, перемещение товара к месту продажи и хранения. Время на подготовку товаров к продаже составляет время, затрачиваемое на распаковку, утюжку и выкладку продукции в торговом зале. Запас текущего пополнения занимает наибольший удельный вес в потоварном нормативе запасов. Он формируется для обеспечения безостановочной продажи в период между поступлениями продукции. Для расчета запаса текущего пополнения на планируемый период нужно определить средний промежуток поставки между поступлениями товара. Средний промежуток поставки на планируемый период складывается на базе информации о количестве поставок и их стоимости по ассортиментным позициям, входящим в товарную группу.
Запас текущего пополнения в днях по товарной группе (3тп) равен половине среднего интервала поставки на планируемый период и исчисляется по формуле: 3тп = I/2.
В случае, когда ассортиментные разновидности продукции нельзя заменить другими, запас текущего пополнения среднему промежутку поставки по товарной группе вычисляется по формуле: 3тп = I.
Если невозможно по сведениям условий поставки и спецификаций к ним установить средний интервал поставки на планируемый период, можно применить отчетные данные. [45]
Рабочий запас включает только запас на время разгрузки, приемки и подготовки товаров к отгрузке; ассортиментный норматив не предусматривается; в потоварный норматив входят запасы в пути и неоформленные отгрузки. При этом норматив товаров в пути определяется раздельно по товарам и товарным группам.