Касові операції і організація контролю за дотриманням касової дисципліни
Касові операції – це операції, пов¢язані з прийняттям та видачею готівки на підприємстві.
Порядок ведення касових операцій регламентується НБУ і поширюється на всі підприємства незалежно від форми власності і виду діяльності, а також на фізичних осіб – суб’єктів підприємницької діяльності (крім банків і підприємств звя¢зку).
Усі підприємства, які мають поточні рахунки, зобов¢язані зберігати свої кошти в банківських установах. Отримувати готівку з власного рахунку підприємства можуть не тільки на заробітну плату, матеріальне заохочення, на відрядження та загальногосподарські витрати, а й на інші цілі (розрахунки за сировину, матеріали, товари тощо).
Касові операції оформлюються прибутковими та видатковими касовими ордерами.
Прибуткові касові ордери застосовуються для приймання готівки касами підприємств. Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами, які підписують керівник і головний бухгалтер.
Операція видачі готівки з каси підприємства на видатковий касовий ордер має бути відображена в касовій книзі.
У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи.
Одержуючи касові ордери (прибуткові чи видаткові) касир перевіряє наявність та ідентичність підпису головного бухгалтера, правильність оформлення ордерів, наявність перелічених у документах додатків і після одержання або видачі готівки підписує їх і проставляє позначку про оплату. Далі ці ордери реєструються бухгалтерією.
Для проведення розрахунків готівкою підприємство повинно мати касу. Усі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємство враховує в касовій книзі. Кожне підприємство веде тільки одну касову книгу.
Не вести касової книги можуть відокремлені підрозділи, які здійснюють розрахунки готівкою зі споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг і здають отриману готівкову виручку в касу підприємства – юридичної особи, до складу якої вони входять.
Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день і виводить залишок готівки в касі.
Касову книгу підприємства можуть вести і в електронній формі за допомогою комп¢ютерних засобів. Записи в касовій книзі зберігаються протягом трьох років. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або спеціально уповноважену керівником іншу особу.
Перевіряють дотримання порядку ведення операцій з готівкою органи державної податкової служби України, державної контрольно-ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ України, фінансові органи та установи комерційних банків.
Банки не стежать за дотриманням касової дисципліни бюджетними установами та організаціями.
Органи контролю перевіряють:
- дотримання порядку ведення операцій з готівкою;
- ведення касової книги і касових документів,оформлення касових операцій із прийманням і видачею готівкових коштів і оформлення прибуткових і видаткових касових ордерів;
- оприбуткування надходжень готівки (повноту та своєчасність). Якщо в касі підприємства виявляється готівка, не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вона вважається не оприбуткованою в касі та зараховується в дохід підприємства;
- дотримання встановлених лімітів каси, строків і порядку здавання готівкової виручки і своєчасність повернення в банк не витрачених коштів, виданих на оплату праці. Та інші виплати;
- цільове використання готівки , яку підприємство (підприємець) одержує в установі банку. Цільове призначення цих коштів зазначається конкретним підприємством (підприємцем) під час заповнення грошового чека;
- контроль за видачею значних сум готівки. Особлива увага приділяється операціям одержання підприємствами (підприємцями) зі своїх банківських рахунків значних сум, що перевищують еквівалент 10 000 євро за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, установленим Національним банком, та їх цільовому використанню. Перевіряється також видача готівки в сумах і менших за 10 000 євро, коли підприємство знімало їх зі свого рахунка регулярно протягом короткого періоду (тижня, декади, місяця);
- витрачання готівки з виручки на виплати, пов¢язані з оплатою праці, за наявності податкового боргу;
- дотримання порядку видачі готівки під звіт та її використання;
- дотримання підприємством граничних обмежень на здійснення готівкових розрахунків (3 тис.. грн.. на день).
За порушення касової дисципліни до підприємств (підприємців) застосовуються штрафні санкції згідно з чинним законодавством України.