Этапы подготовки презентации
ЭТАП 1
Определитесь целями и видом Вашей презентации (информативная, убеждающая, побуждающая к действию, воодушевляющая).
ЭТАП 2
Теперь необходимо проанализировать, кто будет вас слушать – аудиторию. Каковы её
· ценности
· потребности
· очаги напряжения
· компетентность
· имидж
ЭТАП 3
На этом этапе необходимо выделить ключевые идеи, вокруг которых будет строиться ваша презентация. Пример:
| Нашей организации необходимо приобрести новое компьютерное оборудование | Требуется включить в штат сотрудников программистов, чтобы модернизировать программное обеспечение | Нужно финансировать развитие |
ЭТАП 4
Теперь ключевые идеи необходимо подкрепить поддерживающими тезисами, которые обоснуют и раскроют эти идеи. Пример.
| Нашей организации необходимо приобрести новое компьютерное оборудование | Требуется включить в штат сотрудников программистов, чтобы модернизировать программное обеспечение | Нужно финансировать развитие |
| Техника, которая у нас есть, устарела | Можно сэкономить на установке нового оборудования | Нужны новые коммуникационные системы |
| Мы не можем установить на старые компьютеры новое ПО | В меньшей степени будем зависеть от продавцов программ | Новая технология при тех же текущих затратах качественнее |
| Затраты на содержание старой системы быстро растут за счет постоянно необходимого ремонта | Поможет повысить конкурентоспособность за счет выпуска новой продукции | Новые кадры придут со свежими идеями |
ЭТАП 5
Открытие. В качестве открытия может выступать:
· Короткая история забавного содержания
· Вовлекающий вопрос
· Риторический вопрос
· Шокирующее заявление
· Известное высказывание, цитата . Свяжите вступление с основной частью презентации.
ЭТАП 6
Продумайте переходы ("мосты") – фразы, связывающие разные смысловые части.
ЭТАП 7
Подведите итоги презентации в заключении. Перефразируйте и повторите ключевые моменты. Подчеркните практическую значимость сказанного.
ЭТАП 8
Подготовьте раздаточные материалы.(по возможности).
ЭТАП 9
Если это необходимо, подготовьте наглядные пособия, Но не используйте их слишком часто;
· используйте картинки: графики, рисунки, схемы, диаграммы;
· представляя что-то наглядно, сконцентрируйтесь на одной идее;
· наглядное пособие должно быть хорошо видно всем присутствующим;
· то, что сложно прочесть, прокомментируйте;
· старайтесь использовать не просто цифры, а графики;
· привлекательно оформите ваши пособия, но не злоупотребляйте яркими цветами.
ЭТАП 10
Вопросы. Спланируйте вопросы аудитории, запишите возможные варианты. Если ответы требуют статистических данных, конкретных цифр, подготовьте их, и например, запишите на карточках.
Будьте открыты ко всем вопросам и если есть такие, на которые вы не можете ответить, то пообещайте выяснить запрашиваемое и удовлетворить вашего слушателя позднее.
При необходимости не забудьте сказать, каким временем вы располагаете для вопросов после вашего выступления.
ЭТАП 11
Анализ. Проведите анализ вашего выступления. Отметьте, что было сделано хорошо, и что требует улучшения. Анализ презентации можно проводить по следующей схеме
| Критерии оценки | Что было хорошего | Что нужно улучшить |
| 1. Формат презентации: - продолжительность по времени - сность идей - эффектность открытия - связь между частями - качество закрытия 2. Динамизм - живость, - убедительность - контроль эмоций - вовлеченность слушателя 3. Манеры - жестикуляция - владение голосом - внешний вид - контакт с аудиторией 4. Наглядные пособия - акция аудитории - наглядность - практичность 5. Ответы на вопросы |
Неудачи в презентациях встречаются не только у новичков, но и у крупных компаний с многолетним опытом проведения подобных мероприятий. При этом совершаются одни и те же промахи. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые могут перечеркнуть всю проделанную работу.
· Подготовка презентационного материала без учета целевой аудитории.
· Неправильное построение презентации.
· Затянутое вступление.
· Неуверенность.
· Чтение слайдов (вместо комментирования).
· Перегруз слайдов.
· Ошибки оформления.
· Отсутствие работы с аудиторией.