Форматування інформації в середовищі Excel X

Форматування даних.

Виділяємо потрібну комірку або діапазон. КОНТЕКСТНЕ МЕНЮ→формат ячеек→задаємо формат числа, вирівнювання, шрифт, заливку.

Засоби форматування (зміна числових форматів, вирівнювання даних, завдання потрібного шрифту та розміру).

1. Форматування чисел.

Перш за все потрібно промаркувати осередки, у яких треба змінити формат представлення чисел. Після цього можна або відкрити правою кнопкою миші контекстне меню і викликати в ньому директиву «Format Cells», або викликати директиву «Cell» з меню «Format». У будь-якому випадку на екрані з'явиться вікно Format Cells ». За замовчуванням у верхньому полі цього вікна буде вибрана опція «Number», яка призначена для форматування чисел. У полі «Category» наведено різні типи форматів, які вибираються клацанням миші або за допомогою клавіш управління курсором. У полі «Format» «Codes»: показані коди форматів вибраного типу. У полі введення «Code»: користувач може задати код свого формату і запам'ятати його в списку форматів. У нижній частині вікна

«Format» «Cells» знаходиться поле перегляду «Sample»:, в якому показано, як виглядатиме вміст комірки в обраному форматі.

Піктограма зі знаком $ ( долара) на панелі форматування управління дозволяє встановити формат валюти в заданій комірці (до числа додається символ валюти). Піктограма зі знаком% (відсоток) на тій же панелі дозволяє встановити формат відсотків (до числа додається символ відсотків).

2. Вирівнювання даних.

Для вирівнювання вмісту осередків у програмі Excel можна використовувати або директиви меню, або піктограми на панелі форматування (4-а, 5-а, 6-а). Перш за все треба промаркувати вирівняти осередки. Далі можна відкрити контекстне меню правою кнопкою миші і викликати директиву «Format Cells», або викликати директиву

«Cell» з меню «Format». У будь-якому випадку на екрані з'явиться вікно Format Cells ». У верхньому полі цього вікна виберіть опцію

«Alignment». Після цього в полі «Horizontal» можна вибрати одну з селекторних кнопок вирівнювання: по лівому краю (Left), по центру

(Center) і по правому краю (Right). За умовчанням текст вирівнюється по лівому краю, а числа по правому.

Найпростіше вирівнювати дані безпосередньо за допомогою піктограм на панелі форматування. У цьому випадку потрібно промаркувати відповідні поля і клацнути по потрібному піктограмі.

3. Встановлення шрифтів.

Перш за все треба промаркувати осередки, в яких потрібно змінити шрифт. Після цього можна або відкрити контекстне меню правою кнопкою миші і викликати директиву «Format Cells», або викликати директиву

«Cell» з меню «Format». У верхньому полі відкрився вікна «Format Cells» потрібно вибрати опцію Font. У вікні з'явиться поле «Font»:, в якому можна вибрати вид шрифту з запропонованого списку. Зміст цього списку залежить від установок, зроблених в середовищі Windows.

У правому полі «Size» встановлюється розмір (кегль) шрифту. За умовчанням програма Excel встановлює розмір шрифту в 10 пунктів. У списку шрифтових стилів «Font Style»: можна вибрати звичайний стиль

(Regular), курсив (Italic), жирний шрифт (Bold) і жирний курсив (Bold

Italic). У полі «Underline» можна вибрати тип підкреслення тексту

(однією або двома лініями). У полі «Effects» розташовані три опціональні кнопки, які дають можливість закреслити текст

(Strikethrough) або розмістити його на місці верхнього (Superscript) або нижнього (Subscript) індексів.

Піктограми на другий панелі управління (1-а, 2-а, 3-я) дозволяють задати шрифтові стилі: жирне зображення (символ B), курсив (символ

I), підкреслення (символ U з межею внизу).

Застосування до осередків. Засоби перевірки правильності заповнення комірки.

До клітинок робочого листа можна додати примітки, що містять пояснення до обчислень, припущення або якісь нагадування.

Виділіть клітинку, на якій ви хочете додати коментар, і потім у меню «Вставка» виберіть команду «Примітка» або натисніть кнопку «Створити примітку» на панелі інструментів «Залежності». Хоча до комірки можна приєднати тільки одна примітка, його текст може бути будь-якої довжини.

Якщо у вікні примітки потрібно почати новий абзац, натисніть клавішу Enter. За допомогою маркерів зміни розмірів ви можете змінити розмір цього вікна.

При створенні нового примітки у верхній частині вікна напівжирним шрифтом виводиться ваше ім'я.

Щоб змінити примітка, виділіть комірку з приєднаним приміткою і потім у меню «Вставка» виберіть команду «Змінити примітку».

Для видалення примітки відкрийте його для редагування, потім клацніть на межі його вікна та натисніть клавішу «Delete» або клацніть правою кнопкою миші і в контекстному меню виберіть команду «Видалити примітку»

Робота з примітками кілька полегшується при використанні панелі інструментів «Рецензування». Щоб вивести цю панель інструментів, у меню «Вид» виберіть команду «Панелі», а потім - «Рецензування».

Призначення спеціальної (часткової) вставки.

Іноді може виникнути необхідність перемістити або скопіювати значення комірки, і не переносити при цьому формулу, за допомогою якої це значення отримано. Також буває потрібно скопіювати тільки формулу, але без формату комірки. Команда «Спеціальна НД?? авка »меню« Правка »пропонує зручний спосіб вставки тільки певних елементів копійованих осередків.

Перемикач« Формули »дозволяє переміщати тільки формули з осередків копируемого діапазону в комірки діапазону вставки. Всі формати або примітки в діапазоні вставки залишаються без зміни.

Перемикач «Формати» дозволяє переносити тільки формати з копійованих осередків у діапазон вставки. Цей режим рівносильний виділення діапазону комірок та вибору відповідної команди в меню «Формат».

Іноді потрібно скопіювати клітинки з одного місця в інше, але при цьому не хочеться псувати кордону, на створення яких витрачено занадто багато часу. У цьому випадку використовується перемикач «Без рамки».

У випадку встановлення перемикача «Умови на значення» в діапазон вставки копіюються тільки умови на значення, застосовані до вихідних осередкам. Перемикач «Все» вставляє формули, значення, формати та примітки до осередків з копируемого діапазону в діапазон вставки.

Оформлення осередків. Форматування меж осередку, візерунків квітів.

Межі і заливка комірок можуть бути хорошим засобом для оформлення різних областей робочого листа або залучення уваги до важливих осередкам. Користуючись вкладкою «Кордон» вікна діалогу «Формат комірок» ви можете задати положення кордонів, а також тип і колір ліній.

1. Вибір типу лінії.

Клацніть на будь-якому з тринадцяти типів лінії кордону.

2. Вибір кольору лінії.

За замовчуванням колір лінії кордону є чорним, якщо на вкладці

«Вид» вікна діалогу «Параметри» в полі «Колір» встановлено значення «Авто»

Щоб вибрати колір, відмінний від чорного, клацніть на стрілку праворуч від поля «Колір». Розкриється поточна 56-кольорова палітра, в якій можна використовувати один з наявних квітів або визначити новий.

Зверніть увагу, що для вибору кольору кордону потрібно використовувати список

«Колір» на вкладці « Кордон »Якщо ви спробуєте зробити це за допомогою панелі інструментів форматування, то змініть колір тексту в комірці, а не колір кордону.

3. Вибір розташування кордону.

Після вибору типу і кольору лінії потрібно вказати положення кордону.

При натисканні кнопки «Зовнішні» в області «Все» межа розміщується по периметру поточного виділення, будь то одна клітинка чи блок осередків.

Щоб видалити всі межі, наявні у виділенні, натисніть кнопку

«Ні». Область перегляду дозволяє контролювати розміщення кордонів.

Щоб розмістити кордон, клацніть на області перегляду в тому місці, де повинна знаходитися кордон, або натисніть відповідну кнопку поряд з цією областю.

Якщо на робочому аркуші виділено кілька осередків, у цьому випадку на вкладці «Кордон» стає доступною кнопка «Внутрішні», за допомогою якої можна додати кордону між виділеними комірками. Крім того, в області перегляду з'являються додаткові маркери на сторонах виділення, які вказують, де будуть проходити внутрішні кордони.

Щоб видалити розміщену кордон, просто клацніть на ній в області перегляду. Якщо потрібно змінити формат кордону, виберіть інший тип лінії або колір і клацніть на цій межі в області перегляду. Якщо хочете почати розміщення кордонів заново, натисніть кнопку «Ні» в області

«Все».

4. Застосування кольору та візерунків.

Вкладка «Вид» вікна діалогу «Формат комірок» використовується для застосування кольору та візерунків до виділених клітинок. Ця вкладка містить поточну палітру і розкриваються палітру візерунків. Палітра «Колір» на вкладці «Вид» дозволяє задати фон для виділених комірок. Якщо ви виберете колір у палітрі «Колір», не вибираючи узору, то заданий колірний фон з'явитися у виділених клітинках. Якщо вибрати колір у палітрі «Колір», а потім - візерунок в розкривається палітрі «Візерунок», цей візерунок накладається на колір фону. Кольори в розкривається палітрі «Візерунок» контролюють колір самого візерунка.

Форматування рядків і стовпців (зміна розмірів комірки, об'єднання комірок, перенесення за словами, приховування рядків або стовпців).

1. Зміна розмірів комірки.

MS Excel за замовчуванням використовує ширину стовпця, що дорівнює 8,43 символу. Часто стандартна ширина стовпця виявляється недостатньою для повного виведення вмісту комірки. Щоб змінити ширину стовпця за допомогою миші, установіть вказівник в області заголовків стовпців на лінії, що визначає цей стовпець від його сусіда справа. Тепер при натиснутій кнопки миші перетягніть лінію поділу стовпців праворуч або ліворуч. При перетягуванні ширина стовпця виводиться вигляді екранної підказки. Коли ширина досягне потрібної величини, відпустіть кнопку миші.

MS Excel автоматично налаштовує стандартну висоту рядка за найбільшим розміром шрифту, який використовується в цьому рядку. Таким чином, звичайно можна не турбується про розмір використовуваних в рядку символів.

Налаштування висоти рядка аналогічна настройці ширини стовпця.

2. Об'єднання комірок.

Сітка є дуже важливим конструктивним елементом оформлення електронної таблиці. Іноді, особливо при створенні форм, для досягнення потрібного ефекту буває необхідно форматувати сітку спеціальним чином. Excel дозволяє поєднувати осередку, що надає сітці нові можливості, які можна використовувати для створення більш чітких форм і звітів. При об'єднанні осередків утворюється один осередок, розміри яких збігаються з розмірами початкового виділення. Об'єднана осередок отримує адресу лівої верхньої комірки вихідного діапазону. Решта вихідні осередки практично перестають існувати. Якщо у формулі зустрічається посилання на таку клітинку, вона розглядається як порожня, і в залежності від типу формули посилання може повернути нульове або помилкове значення.

3. Приховування рядків або стовпців.

Іноді буває потрібно приховати інформацію в робочому листі - наприклад, заробітну плату співробітників і т.д. Excel дозволяє приховувати цілі стовпці або рядки. Щоб приховати стовпець, спочатку виділіть комірку в цьому стовпці. У меню «Формат» виберіть команду «Стовпець» і потім - «сховати».

Щоб знову вивести стовпець у робочому листі, спочатку виділіть стовпці, розташовані ліворуч і праворуч від прихованого стовпця. Після цього в меню

«Формат» виберіть команду «Стовпець» і потім - «Показати».

Подібним чином можна сховати або вивести на екран рядки робочого аркуша, використовуючи мишу або команди підменю , що з'являється при виборі команди «Рядок» у меню «Формат».

Умовне форматування. Автоформат.

1. Умовне форматування.

Умовне форматування діє подібно до будильника. Воно дозволяє застосовувати формати до конкретних осередків, які залишаються

«спали», поки значення в цих осередках не досягнуто деяких контрольних значень.

Виділіть комірки, призначені для форматування, потім в меню

«Формат» виберіть команду «Умовне форматування» Перше поле зі списком у вікні діалогу «Умовне форматування» дозволяє вибрати, до чого має застосовуватися умова: до значення або самою формулою. Після завдання умови натисніть кнопку «Формат». Відкриється вікно діалогу «Формат осередків», в якому можна вибрати шрифт, межі та інші атрибути формату, який повинен застосовуватися при виконанні заданої умови.

Щоб видалити умова форматування, виділіть комірку або діапазон і потім у меню «Формат »виберіть команду« Умовне форматування ». Після відкриття вікна діалогу натисніть кнопку «Delete». З'явитися вікно діалогу

«Видалення умови форматування». Вкажіть умови які хочете видалити і натисніть "OK". Зазначені умови зникнуть з вікна діалогу «Умовне форматування», фактично вони не видаляються, поки в цьому вікні діалогу не натиснута кнопка «ОК». Якщо ви передумали, можете відмовитися від видалення, натиснувши кнопку «Скасування» у вікні діалогу «Умовне форматування».

2. Автоформат.

Ви можете зберегти свій дорогоцінний час, використовуючи команду

«Автоформат» меню «Формат». Автоматичні формати Excel - це заздалегідь певні поєднання числового формату, шрифту, вирівнювання, меж, візерунка, ширини стовпця й висоти рядка. Команда «Автоформат» використовує існуючі формули і текстові написи, щоб визначити, яке форматування застосувати. Після вибору команди «Автоформат» можна звернутися до інших команд форматування для часткової зміни відображаються на екрані значень. Якщо вас щось не влаштовує, виберіть команду «Скасувати автоформат» меню «Правка», а потім спробуйте додати порожні стовпці або рядки, щоб відокремити область, на яку не повинна впливати команда «Автоформат». Також можна виділити тільки ті блоки клітинок у листі, до яких можна застосувати автоформат.

Формули. Введення і копіювання формул. Майстер функцій, палітра формул.

Можливість використання формул і функцій є одним з найважливіших властивостей програми обробки електронних таблиць. Це, зокрема, дозволяє проводити статистичний аналіз числових значень в таблиці.

Текст формули, що вводиться у комірку таблиці, має починатися зі знака рівності (=), щоб програма Excel могла відрізнити формулу від тексту. Після знака рівності в клітинку записується математичне вираз, що містить аргументи, арифметичні операції і функції.

У якості аргументів у формулі зазвичай використовуються числа і адреси комірок.

Для позначення арифметичних операцій можуть використовуватися наступні символи: + (додавання); - (віднімання); * (множення);/(ділення).

Формула може містити посилання на комірки, які розташовані на іншому робочому аркуші або навіть в таблиці іншого файлу. Одного разу введена формула може бути в будь-який час модифікована. Вбудований

Менеджер формул допомагає користувачеві знайти помилку або неправильне посилання у великій таблиці.

Крім цього, програма Excel дозволяє працювати зі складними формулами, що містять кілька операцій. Для наочності можна включити текстовий режим, тоді програма Excel буде виводити в клітинку не результат обчислення формули, а власне формулу.

1. Введення формул.

Програма Excel інтерпретує вводяться дані або як текст

(вирівнюється по лівому краю), або як числове значення

(вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно ввести алгебраїчне вираз, якому повинен передувати знак рівності

«=».

Припустимо, що в комірці А1, таблиці знаходиться число 100, а в комірці В1

- число 20. Щоб розділити перше число на друге і помістити результат в клітинку С1, в клітинку С1 слід ввести відповідну формулу (= А1/В1) і натиснути «Enter».

Введення формул можна істотно спростити, використовуючи маленький трюк. Після введення знаку рівності слід просто клацнути мишею по першій клітинці, потім ввести операцію ділення і клацнути по другому осередку.

2. Складні формули.

Застосування складних формул продемонструємо на прикладі.

| | B | C | D | E |

| 11 | Настройка клавіатури | 2 | $ 17.80 | $ 35.60 |

| 12 | Обслуговування | 4 | $ 3.80 | $ 15.20 |

| 13 | Підготовка формулярів | 8 | $ | $ 12.48 |

| | | | 1.56 | |

| 14 | | | | |

| 15 | | | | |

| 16 | Сума | | | $ 63.28 |

| 17 | ПДВ 15% | | | $ 9.49 |

Рис.1.

У стовпці С, наведеної таблиці вказано час (в годинах), витрачений на виконання роботи, у стовпці D - вартість однієї години роботи, а в стовпці Е - проміжна сума, яку треба заплатити за цю роботу. У комірці Е16 потрібно обчислити загальну вартість всіх робіт. Для цього туди треба записати наступну формулу:

= Е12 + Е13 + Е14. Отриману суму помножте на 0,15, щоб врахувати податок на додану вартість, і результат помістіть в комірці Е17: = Е16 * 0,15.

Для обчислення загальної суми, що підлягає оплаті (наприклад, в комірці Е19) треба спочатку скласти проміжні суми, а потім результат помножити на 0,15. Формула повинна мати вигляд: = (Е12 + Е13 + Е14) * 0,15.

Звичайно, можна було б і просто підсумувати комірки Е16 і

Е17. Для додавання чисел можна також використовувати функцію суми SUM (), тоді формула буде виглядати наступним чином: = Sum (E12: E14) * 0,15.

3. Редагування формул.

Щоб почати редагувати комірку, потрібно спочатку промаркувати цю клітинку. На наступному кроці необхідно включити режим редагування, натиснувши клавішу «F2» або виконавши подвійне клацання мишею. У режимі редагування у верхній частині екрана (під рядком піктографічного меню) активізується набірна рядок, в якому видна сама формула, а не результат її обчислення.

Завдання умов в Excel. Використання логічних функцій: ЯКЩО, І, АБО.

MS Excel має багатий набір логічних функцій, деякі з них включені в надбудову «Пакет аналізу». Більшість логічних функцій використовують логічні вирази для визначення істинності заданої умови.

Функція ЯКЩО має наступний синтаксис:

= ЯКЩО (логіческое_вираженіе; значеніе_еслі_істіна; значеніе_еслі_ложь)

У функції ЯКЩО можна також використовувати текстові аргументи.

Опції І, АБО - дозволяють створювати складні логічні вирази.

Ці функції працюють у поєднанні з простими операторами порівняння: =,, =, і. Опції І і АБО можуть мати до 30 логічних аргументів і мають наступний синтаксис:

= І (логіческое_значеніе1; логіческое_значеніе2; .....; логіческое_значеніе30)

= АБО (логіческое_значеніе1; логіческое_значеніе2 ; .....; логіческое_значеніе30)

Аргументи цих функцій можуть бути логічними виразами, масивами або посиланнями на комірки, які містять логічні значення.

Діаграми. Побудова, редагування.

Графічні діаграми пожвавлюють сухі колонки цифр в таблиці, тому вже в ранніх версіях програми Excel була передбачена можливість побудови діаграм. У п'яту версію Excel включений новий Конструктор діаграм, який дозволяє створювати діаграми «презентаційного якості».

Красива тривимірна діаграма не тільки радує око, але й покращує якість документа. У програмі MS Excel 5.0 з'явився новий тип тривимірних діаграм - так звані кільцеві діаграми, які доповнюють поверхневі та сітчасті тривимірні діаграми четвертої версії.

діаграму модно розташувати поруч із таблицею або розмістити її на окремому робочому листі.

Конструктор діаграм є одним з найбільш потужних засобів у програмі Excel. Побудова діаграми з його допомогою виконується за кілька кроків. Конструктору вказується вихідна область таблиці, тип діаграми, що використовуються написи і кольору. На основній панелі є піктограма для виклику «Конструктора діаграм».

1. Побудова діаграм.

Перш ніж будувати діаграму, необхідно закінчити всі роботи в таблиці, включаючи її форматування. Викличте "Конструктор діаграм», клацнувши на основній панелі по 17-й піктограмі.

Конструктор діаграм буде очікувати інформації про місцезнаходження діаграми, тому вказівник набуває форми піктограми

Конструктора. Ви повинні зробити за допомогою покажчика миші прямокутник на вільному місці робочого листа, де буде розміщена діаграма. Для цього клацніть лівою кнопкою миші, а потім, не відпускаючи її, відбуксирують що утворилася після клацання пунктирну рамці з верхнього лівого кута прямокутної області в правий нижній кут. Якщо потрібно побудувати діаграму на окремому аркуші, то відкрийте в меню «Insert» підменю «Chart» і виберіть у ньому директиву «As New Sheet».

Після цього Конструктор відкриває діалогове вікно, у якому за п'ять кроків потрібно побудувати діаграму. Але спочатку потрібно вказати позицію, де знаходиться таблиця даних, на основі якої будується діаграма. Для цього на першому кроці промаркіруйте мишею свою таблицю, включаючи заголовки рядків і стовпців.

Щоб виконати два наступні кроки, клацніть по командній кнопці

«Next» і виберіть із запропонованих зразків тип і вид діаграми відповідно. На четвертому кроці Конструктор пропонує попередній перегляд що вийшла, діаграми. На останньому (п'ятому) кроці залишається тільки поставити ім'я діаграми, її легенду (тобто відповідність між стовпчиками діаграми і табличними даними), а також вказати написи на осях діаграми. У висновку клацніть по командній кнопці «Finish», і діаграма з'явиться у зазначеній області робочого листа.

2. Типи діаграм.

У меню «Format» з'явиться директива «Chart Type». Викличте цю директиву і в діалоговому вікні, виберіть відповідний тип діаграми.

Однак найпростіше скористатися графічним меню. Клацніть правою кнопкою миші в області піктографічне панелі і в меню, що викличте директиву «Chart». У верхній частині екрана з'явиться маленьке графічне меню. Перша піктограма цього меню визначає тип діаграми. Якщо клацнути по стрілці, яка знаходиться поруч з цією піктограмою, перед Вами відкриється список, що містить всі типи діаграм.

3. Дополн?? Єльня об'єкти.

У меню «Insert» розташовані директиви, які дозволяють додати діаграмі більш привабливий вигляд. Зокрема, тут є директива

«Picture», яка імпортує малюнки в стандартних графічних форматах

(BMP, PCX і т.д.). Після виклику цієї директиви відкривається вікно завантаження графічного файлу. На діаграмі з'являється обраний малюнок, укладений у рамку. Цю рамку можна переміщати по діаграмі за допомогою миші і змінювати її розмір.

Крім цього, Конструктор діаграм надає можливість вставити в діаграму додатковий текст, який буде привертати увагу до окремих частин діаграми. Для вставки тексту потрібно ввести його з клавіатури в набірну рядок і натиснути клавішу введення «Enter». Тоді в центрі діаграми з'явиться текстова рамка, яку можна додати за допомогою миші відповідний розмір, а потім перенести її в потрібне місце на діаграмі.

Малюнок на діаграмі можна намалювати вручну за допомогою піктографічне панелі «Drawing», на якій є всі необхідні інструменти. Викликати цю панель можна через меню правої кнопки миші або директивою «Toolbars» з меню «View».

4. Актуалізація діаграм.

Якщо ви внесете зміни в ту частину таблиці, по якій будувалася діаграма, то програма Excel автоматично змінює діаграму.

Якщо ж ви додали до таблиці новий рядок або стовпець, то дійте в такий спосіб. Промаркіруйте нові дані у таблиці та перенесіть їх за допомогою миші на діаграму. Для цього поставте покажчик миші на кордон маркованої області і, не відпускаючи лівої кнопки миші, перемістіть її на діаграму. Як тільки ви відпустіть кнопку миші, діаграма буде змінена (актуалізована). Ця техніка отримала у корпорації Microsoft назва Drag & Drop або Drag & Plot.

Якщо діаграма розташована на окремому робочому аркуші, то для її актуалізації можна використовувати директиву New Data з меню Insert. У діалоговому вікні цієї директиви потрібно вказати область таблиці, яка була додана. Для цього або промаркіруйте цю область, або вкажіть її адресу. Закрийте діалогове вікно клацанням по кнопці OK, і програма внесе в діаграму відповідні зміни. Якщо ви незадоволені результатом актуалізації діаграми, то відмініть її директивою Undo з меню Edit.

Захист елементів таблиці від несанкціонованого доступу.

Для введення пароля необхідно викликати директиві «Save As» з меню

«File». У діалоговому вікні, треба клацнути по командній кнопці «Options». З'являється діалогове вікно «Save Options». У полі введення «Protection Password": цього вікна можна вказати свій персональний пароль, тоді при кожному виклику цього файлу програма буде запитувати пароль. При введенні пароля на екрані замість букв з'являються зірочки. Після закриття вікна «Save Options» відкривається вікно «Confirm Password, в якому потрібно підтвердити пароль. Якщо записати пароль в полі введення «Write Reservation Password», то перед відкриттям цього файлу з'явиться діалогове вікно, в якому можна задати пароль або клацнути по кнопці «Read Only». В останньому випадку файл можна переглядати, але не можна записати е