Побудова діаграм на основі таблиць
Побудову діаграми полегшує Майстер діаграм. Він розбиває процес створення діаграми на декілька кроків.
Для відображення діалогового вікна Майстер діаграм (Chart Wizard) можна скористатися контекстним меню, клацнувши правою кнопкою миші ярличок робочого аркуша і вибравши в меню команду Додасть» (Insert). З'явиться діалогове вікно Вставка (Insert) у якому на вкладці Загальні (General) виділите значок Діаграма (Chart) і натискуйте кнопку ОК .
Аби відображувати на діаграмі назви стовпців і рядків, включите їх у виділений діапазон вічок. Для виділення декількох несуміжних діапазонів утримуйте клавішу Ctrl.
Документ, створений в текстовому процесорі може включати в себе зовсім різні об'єкти, наприклад, таблиці, малюнки, діаграми. Створення і редагування таких об'єктів може здійснюватись без виходу з Word '97 по місцю розташування об'єкта в документі. При цьому можуть використовуватись не тільки власні засоби Word '97, але і засоби інших прикладних програм Windows.
Редактор текстів Word X
Для роботи з текстом на персональному комп'ютері використовуються спеціальні програмні засоби, які називаються текстовими редакторами або текстовими процесорами. Існує багато різних текстових редакторів, які різняться за своїми можливостями - від простих стандартних і навчальних (типу Notepad) до потужних і багатофункціональних програмних засобів (видавничі системи, які використовуються для підготовки до друку книг, журналів і газет - Adobe InDesign, QuarkХpress тощо).
Найбільш відомі текстові редактори – це Microsoft Word для Windows, WordPad, Lexicon.
Менш відомі, але дуже практичні - Caditor, Emacs, Crimson Editor, Context, Komodo Edit, jedit.
Основне призначення текстових редакторів - створення текстових файлів, редагування, переглядання їх на дисплеї комп’ютера, зміна формату текстового документа, відправлення на друк.
Текст, який вводиться за допомогою клавіатури у програму, відтворюється на моніторі комп'ютера в робочій області редактора.
Курсор - спеціальний значок, який вказує на те місце екрана, де користувач саме в цей момент продовжує роботу (набирає текст, змінює символи тощо) за допомогою редактора.
Майже у всіх текстових редакторів є графічний інтерфейс, який дозволяє показувати на екрані меню команд керування редактором - виклик допомоги, форматування тексту, меню друку. Таке меню часто має форму піктограм, які вказують на потрібну команду.
Можливості текстових редакторів.
Можливості багатьох сучасних текстових редакторів дозволяють виконувати такі дії і операції:
1. набір тексту із клавіатури
2. виправлення символів, врізання нових замість старих
3. врізання і видалення груп символів у межах рядків, не набираючи заново весь рядок, а зрушуючи частину її вліво/вправо в режимі вставки
4. копіювання фрагментів тексту при використанні певної частини пам'яті комп'ютера - так званого «буферу обміну», який призначений для тимчасового зберігання скопійованих фрагментів тексту
5. видалення одного або кількох рядків, копіювання і переміщення їх в інше місце
6. збереження набраного тексту у вигляді текстового файлу на диску або на іншому запам’ятовуючому пристрої
7. форматування тексту
8. зміна шрифтів, розміру, кольору, використання підкреслення або застосування різного написання букв (курсивного, напівжирного)
9. відправлення підготовленого тексту на принтер
Безліч редакторів тексту ( приміром, Microsoft Word) мають також режим орфографічного контролю. У такому випадку текстовий редактор зберігає в собі досить великий словник. Завдяки таким можливостям можна проводити автоматичний пошук орфографічних помилок у тексті і проводити їх виправлення.
Текстові редактор Microsoft Word.
Перші версії Microsoft Word були створені в 1993-1994 рр. корпорацією Microsoft. Відтоді і по сьогодні цей редактор тексту залишається найпопулярнішим із усіх існуючих (хоча і не безкоштовним). Дана програма захищена законом про авторські права і міжнародними угодами
Microsoft Word - найпотужніший текстовий процесор, спрямований на виконання всіх процесів обробки тексту: від набору і верстки, до перевірки орфографії, вставки графіки і роздруківки.
Word працює з безліччю шрифтів, із двадцять однією мовою світу.
З особливо корисних властивостей Word можна виділити:
автокорекція тексту по заданих межах
автопереніс слів і виправлення їх правопису
збереження тексту у встановлений проміжок часу
включення в текст об'єктів графіки і аудіомодулів.
наявність шаблонів, які дозволяють миттєво створити розклад, автобіографію, діловий лист, календар.
Також, Word уміє шукати задане слово або фрагмент тексту, може замінювати його на інший.
Наявність закладки в тексті, автоматичного включення в текст дати й часу створення тексту робить Word практичним і корисним засобом для зручного процесу редагування електронних документів.
Для приховування тексту від небажаних осіб можна встановити пароль на документ.
Робота з колонтитулами
Колонтитули - це текст або графічні зображення, які повторюються зверху або знизу на кожній сторінці документу. Тому колонтитули відповідно поділяються на Верхній та нижній колонтитул. Можна також можна передбачити різні верхні і нижні колонтитули для парних та непарних сторінок, а також для першої сторінки документу. Для цього у вікні Параметры страни-цы потрібно вибрати закладку Макет і встановити відповідні опції.
Для того, щоб добавити в документ колонтитули, потрібно в пункті меню Вид вибрати команду Колонтитулы. Word перейде в режим розмітки сторінки, якщо він перебував в іншому режимі перегляду, то на екран з'явиться панель інструментів Колонтитулы.
1 Вставити авто текст - вставивши в колонтитул елемент автотексту з полем шаблону. При цьому відкривається меню, де можна вибрати номера сторінок, автора документа, ім'я документу, ім'я файлу із шляхом до нього, час останнього роздрукування та модифікації документа і т. д.
Колонтитулом називається однаковий для групи сторінок текст і графічні зображення, розташовані поза основним текстом документа. У колонтитулі зазвичай наводиться інформація допоміжного характеру: назва документа або глави, прізвища авторів, дається коротка анотація. Колонтитули дозволяють читачеві краще і швидше орієнтуватися в книзі.
У колонтитул входять порядкові номери сторінок, які називають колонцифрами. Верхній колонтитул розташовується над основним текстом всіх сторінок розділу, нижній колонтитул розташовується нижче за основний текст., За допомогою колонтитулу можна створити в документі спеціальні ефекти, наприклад, помістити на кожній сторінці прозорі водяні знаки, через які буде видний текст документа.
Свідомість колонтитулу
Кнопки панелі інструментів Колонтитули (Header and Footer) дозволяють перейти від одного колонтитулу до іншого, вставити автотекст, номер сторінки, загальну кількість сторінок, вставити поле дати і часу (мал. 10.2). Введення, редагування і оформлення тексту колонтитулу виконується так само, як і при введенні тексту в документ. Область документа, де розташований текст, не доступна. У вікні документа основний текст дан бляклим кольором.
Аби почати працювати з колонтитулами, двічі клацніть область раніше створених колонтитулів. Введіть в область колонтитулу, обмежену пунктирною рамкою, текст, таблицю або графіку. Для завершення роботи з колонтитулом двічі клацніть область основного тексту.
За допомогою панелі інструментів Форматування (Formatting) або команд з меню Формат (Format) можна форматувати символи, вирівнювати текст по лівому або правому краю, змінювати інтервал між рядками і абзацами і так далі Курсор при натисненні клавіші Tab переміщається по фіксованих позиціях: вліво, центр і управо.
Робота з таблицями
Miсrosoft Word 2000 – текстовий редактор, програма для створення й редагування текстових документів.
Для уставлення в документ таблиці необхідно установити курсор у місці, де повинна починатися таблиця та в меню Таблица вибрати пункт Добавить, потім Таблица. У діалоговому вікні, що з'явилося, слід увести число стовпців і рядків, і натиснутиОK. Для уставлення таблиці також можна натиснути кнопку . У вікні, що розкрилося, розтягнути виділення на необхідне число вічок і натиснути клавішу миші. Усі команди для роботи з таблицями знаходяться у меню Таблица.
Пересування по таблиці здійснюється за допомогою покажчика миші або клавішами: á, â, ß, à, Tab (на вічко праворуч), Shift+Tab (на вічко ліворуч). Кожне вічко таблиці розглядається як абзац, і дані у вічках форматуються як абзаци тексту. Для роботи з таблицями зручно користуватися панеллю інструментів Таблицы и границы, яку можна вивести на екран за допомогою кнопки .
При наведенні покажчика миші на верхню лінію таблиці, він перетворюється в чорну стрілку. Якщо в цей момент натиснути мишею, то виділиться один стовпець. Пересуваючи мишею чорну стрільцю, можна виділити відразу декілька стовпців. Рядки таблиці виділяються як рядки звичайного тексту. Для виділення декількох суміжних вічок необхідно натиснути мишею в одне вічко фрагменту й розтягнути виділення на інші.
Коли курсор уведення знаходиться у таблиці, на координатних лінійках з’являються позначки меж стовпців і рядків . При пересуванні цих позначок змінюються розміри відповідних стовпців і рядків. За допомогою прихованого переліку можна вибрати тип вирівнювання тексту у вічках. Кнопка слугує для зміни напрямку розташування тексту у виділених вічках.
Щоб об'єднати декілька вічок в одне, слід виділити їх і викликати команду Объединить ячейки меню Таблица або натиснути кнопку на панелі Таблицы и границы. Для розділення вічка на декілька вічок слід вибрати пункт Разбить ячейки меню Таблица або натиснути кнопку .
Для додавання елементів таблиці (рядків, стовпців, вічок) необхідно виділити елементи, на місці яких необхідно уставити нові та в меню Таблица вибрати команду Добавить, потім – потрібний пункт (Столбцы слева, Столбцы справа, Строки выше, Строки ниже, Ячейки). Для видалення елементів таблиці слід виділити їх та у меню Таблица вибрати пункт Удалить, потім – потрібний пункт (Таблица, Столбцы, Строки, Ячейки).
За замовчанням лінії сітки таблиці мають товщину 0,5 пт. Змінити товщини та вигляду ліній сітки можна декількома способами.
І спосіб:
виділити вічка, обрамлення яких потрібно змінити;
у прихованому переліку Тип линии на панелі Таблицы и границы вибрати тип лінії;
у прихованому переліку Толщина линии – товщину лінії;
якщо натиснути кнопку , з’явиться палітра кольорів, в якій можна вибрати колір обрамлення;
відкрити прихований перелік і вибрати вигляд обрамлення.
ІІ спосіб:
у прихованих переліках панелі Таблицы и границы вибрати тип, товщину і колір лінії;
натиснути кнопку ;
покажчиком миші, який матиме вигляд олівця, вказати початок лінії та розтягнути до її кінця
після натискання кнопки покажчиком миші можна стирати лінії обрамлення.
Щоб залити вічка кольором необхідно виділити їх і у прихованому переліку вибрати колір.
Таблиця складається з комірок, які згруповані по рядкам та стовпцям. Нижче наводиться один із можливих прикладів використання таблиці.
Переміщення у наступну комірку
Натисніть клавішу TAB. Якщо курсор знаходиться в останній комірці таблиці, натискання цієї клавіші добавляє до таблиці новий рядок
Переміщення у попередню комірку
Натисніть клавіші SHIFT+TAB
Переміщення у попередній або наступний рядок
Натисніть клавішу СТРІЛКА УВЕРХ або СТРІЛКА УНИЗ
Переміщення у першу комірку рядка
Натисніть клавіші ALT+HOME або ALT+7 на цифровій панелі
Переміщення в останню комірку рядка
Натисніть клавіші ALT+END або ALT+1 на цифровій панелі
Переміщення у першу комірку стовпця
Натисніть клавіші ALT+PAGE UP або ALT+9 на цифровій панелі
Переміщення в останню комірку стовпця
Натисніть клавіші ALT+PAGE DOWN або ALT+3 на цифровій панелі
Початок нового абзацу
Натисніть клавішу ENTER
Добавлення нового рядка у кінці таблиці
Натисніть клавішу TAB у кінці останнього рядка
Добавлення тексту перед таблицею на початку документа
Натисніть клавішу ENTER у початку першої комірки
Виділення елементів таблиці
Результат
Дія
Виділення комірки
Установіть покажчик на лівий край комірки та натисніть кнопку миші
Виділення рядка
Установіть покажчик ліворуч від рядка та натисніть кнопку миші
Виділення стовпця
Установіть покажчик на верхній лінії сітки стовпця та натисніть кнопку миші
Виділення декількох комірок, рядків або стовпців
Утримуючи кнопку миші, переміщуйте покажчик по комірці, рядку або стовпцю, або виділіть одну комірку, рядок або стовпець, а потім, утримуючи клавішу SHIFT, виділіть наступну комірку, рядок або стовпець
Виділення тексту в наступній комірці
Натисніть клавішу TAB
Виділення тексту в попередній комірці
Натисніть клавіші SHIFT+TAB
Виділення всієї таблиці
Перейдіть у таблицю, а потім натисніть клавіші ALT+5 на цифровій панелі при вимкнутому режимі NUM LOCK
Порада. Щоб виділити рядок, стовпець або всю таблицю, перейдіть у таблицю та використайте одну з команд «Выделить» (меню «Таблица») або використайте потрібні гарячі клавіші.
Елементи таблиці, що не друкуються
Символи комірок Лінії сітки Символи рядків
Утворення та видалення таблиць
Утворення таблиці
Існує можливість утворити порожню таблицю, а потім заповнити комірки, або перетворити існуючий текст у таблицю. Можна також вибрати одну з таблиць, що пропонується майстром таблиць, або утворити таблицю з існуючих зовнішніх вихідних даних, наприклад, електронної таблиці або бази даних із Microsoft Excel або Microsoft Access. Вказані застосування автоматично формують таблицю.
Утворення порожньої таблиці
Встановіть курсор у позицію, куди треба вставити таблицю. Натисніть кнопку стандартної панелі інструментів — «Вставить таблицу». Виберіть потрібну кількість рядків та стовпців.
Перетворення тексту в таблицю
Визначить місця, де необхідно розділити текст на рядки та стовпці, шляхом вставки розділяючих символів у текст. Наприклад, використовуйте символи табуляції для відокремлення стовпців та символи абзацу — для відокремлення рядків. Виділіть текст, який треба перетворити. Виберіть команду «Преобразовать в таблицу .»у меню «Таблица». Задайте потрібні параметри.
Введення зовнішніх вихідних даних у таблицю
Виберіть команду «База данных .» у меню «Вставка». Натисніть кнопку «Получить данные», а потім виберіть джерело даних. Натисніть кнопку «OK». Натисніть кнопку «Отбор записей», а потім виберіть потрібні записи.
Перетворення таблиці у текст
При перетворенні таблиці у текст можна визначити символ, який буде служити роздільником у перетвореному тексті. Це може бути кома, символ табуляції, символ абзацу або іншій символ. Виділіть рядки таблиці, які необхідно перетворити в абзаци. Виберіть команду «Преобразовать в текст .»у меню «Таблица». В групі «Разделитель» встановіть потрібний перемикач або введіть символ, який буде використаний як розділювач комірок. Рядки розділяються символами абзацу.
Переміщення та копіювання елементів таблиці
Виділіть комірки, рядки або стовпці, які треба перемістити або скопіювати. Для переміщення або копіювання тексту на нове місце без зміни вже присутнього там тексту, виділіть тільки текст без символу комірки. Для переміщення виділеного фрагменту перетягніть його на нове місце. Для копіювання виділеного фрагменту перетягніть його на нове місце, утримуючи натиснутою клавішу CTRL.
Видалення таблиці або елементів таблиці
Існує можливість видалення однієї або декількох комірок, рядків, стовпців, або цілої таблиці. Можна також видалити уміст комірок, не видаляючи самих комірок.
Видалення таблиці разом з умістом. Виділіть таблицю. Натисніть кнопку стандартної панелі інструментів — «Удалить в буфер».
Видалення комірок із таблиці. Виділіть комірки, які треба видалити, включаючи символи комірок. Виберіть команду «Удалить ячейки .»у меню «Таблица». Установіть перемикач, що відповідає необхідному параметру.
Видалення рядків або стовпців із таблиці. Виділіть рядки або стовпці, які треба видалити. При видаленні рядків уключіть у виділений фрагмент символ рядка. Виберіть команду «Удалить строки»або «Удалить столбцы»у меню «Таблица».
Видалення умісту таблиці. Виділіть елемент, який треба видалити. Натисніть клавішу DEL.
Зміна таблиці
Добавлення комірок у таблицю
Виділіть праворуч від місця вставки стільки комірок (включаючи символи комірок), скільки треба вставити їх у таблицю. Натисніть кнопку стандартної панелі інструментів — «Вставить таблицу». Установіть потрібні параметри.
Добавлення рядків або стовпців у таблицю
Виділіть рядок нижче місця, куди треба вставити новий рядок, або стовпець праворуч від місця, куди треба вставити новий стовпець. Виділіть стільки рядків або стовпців, скільки треба вставити їх у таблицю. Натисніть кнопку стандартної панелі інструментів — «Вставить таблицу». Рядок буде вставлений над виділеним рядком, а стовпець — ліворуч від виділеного стовпця.
Зауваження. Для добавлення рядка у кінці таблиці встановіть курсор в останню комірку останнього рядка та натисніть клавішу TAB. Для добавлення стовпця праворуч від останнього стовпця встановіть курсор праворуч від найправішого стовпця таблиці. Виберіть команду «Выделить столбец»у меню «Таблица», а потім натисніть кнопку стандартної панелі інструментів — «Вставить таблицу».
Розбиття таблиці або вставка тексту перед таблицею
Для розбиття таблиці на дві частини виділіть рядок, який буде першим у новій таблиці. Для вставки тексту перед таблицею виділіть її першій рядок. Виберіть команду «Разбить таблицу»у меню «Таблица».
Форматування таблиці
Добавлення та видалення обрамлення й заливки
Для автоматичного добавлення обрамлення та заливки виділіть таблицю та виберіть команду «Автоформат .» у меню «Таблица». Нарешті, виберіть потрібний формат із списку «Форматы».
Для добавлення обрамлення та заливки у ручному режимі до всієї таблиці або її частини виділіть відповідне, а потім виберіть команду «Обрамление и заливка .» у меню «Формат» та задайте потрібні параметри.
Для видалення обрамлення та заливки виділіть таблицю, а потім виберіть команду «Автоформат .»у меню «Таблица». Зі списку «Форматы» виберіть «Нет».
Зміна ширини стовпця таблиці
Виділіть стовпець, ширину якого треба змінити. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки .» у меню «Таблица», а потім — вкладку «Столбец». Для визначення точної ширини стовпця, введіть число у полі «Ширина столбца». Для встановлення ширини стовпця у відповідності з його умістом натисніть кнопку «Автоподбор».
Зауваження. Можна змінювати ширину стовпця, пересуваючи границі стовпця усередині самої таблиці або, переміщуючи маркери стовпця на горизонтальній лінійці.
Порада. Щоб побачити величину ширини стовпця, встановіть покажчик миші на горизонтальну лінійку та натисніть кнопку миші, утримуючи натиснутою клавішу ALT.
Зміна висоти рядка таблиці
За умовчанням висота рядка встановлюється в залежності від умісту комірок та заданих інтервалів перед та після абзацу. Висоту рядків можна змінювати, але всі комірки одного рядка будуть мати однакову висоту.
Для виконання дії виділіть рядок, висоту якого треба змінити. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки .» у меню «Таблица», а потім — вкладку «Строка». Для встановлення ширини стовпця у відповідності з його умістом виберіть параметр «Авто» зі списку «Высота строки».
Для визначення точної ширини рядка виберіть параметр «Точно» зі списку «Высота строки» та введіть число в полі «Значение». Якщо уміст перевищує фіксовану висоту рядка, нижня його частина буде відрізана.
Для визначення точної ширини рядка можна також вибрати параметр «Минимум» зі списку «Высота строки» та ввести число у полі «Значение». Якщо уміст перевищує фіксовану висоту рядка, то вона буде змінена так, щоб уміст поміщався у комірці.
Зауваження. Висоту рядка можна змінювати за допомогою вертикальної лінійки у режимі розмітки сторінки. Виберіть команду «Разметка страницы» у меню «Вид». Пересуньте на вертикальній лінійці маркер рядка.
Зміна інтервалу між стовпцями таблиці
Перейдіть у таблицю. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки .»у меню «Таблица», а потім — вкладку «Столбец». Уведіть потрібне число в поле «Интервал между столбцами».
Вирівнювання таблиці або рядків таблиці на сторінці
Виділіть таблицю або рядки, які необхідно вирівняти. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки .» у меню «Таблица», а потім — вкладку «Строка». Для вирівнювання таблиці або виділених рядків виберіть один із трьох параметрів зі списку «Выравнивание»: «По левому краю», «По правому краю» або «По центру». Для визначення точного відступу від лівих полів уведіть число у полі «Отступ слева».
Відображення сітки таблиці
Виберіть команду «Сетка» у меню «Таблица».
Вставка символу табуляції у комірку таблиці
Натисніть клавіші CTRL+TAB.
Об’єднання декількох комірок таблиці в одну
Існує можливість злиття двох або більше комірок одного рядка в одну комірку. Наприклад, необхідно злити декілька комірок в одну для утворення заголовка таблиці, що відноситься до декількох стовпців. Злиття комірок можливе лише по горизонталі. Виділіть комірки, призначені для злиття. Виберіть команду «Объединить ячейки» у меню «Таблица».
Розбиття однієї комірки таблиці на декілька
Виділіть комірки, призначені для розбиття. Виберіть команду «Разбить ячейки»у меню «Таблица». Уведіть кількість стовпців, на яку треба розбити кожну комірку. Текст комірки розбивається у залежності від кількості символів абзацу, що знаходяться у ній. Якщо у комірці міститься лише один символ абзацу, то весь текст, що знаходиться у ній, поміщається у найлівішу з нових комірок, а решта залишаються порожніми. Якщо у комірці містяться більше одного символу абзацу, то абзаци розподіляються порівну між комірками.
Повторення заголовку таблиці на кожній сторінці
Виділіть рядки тексту, включаючи першу, які будуть використовуватись як заголовок таблиці. Виберіть команду «Заголовки» у меню «Таблица».
Зауваження. Заголовки будуть автоматично повторені лише у випадку автоматичного розриву сторінок. При примусовому розриві сторінок усередині таблиці повторення не буде зроблене. Повторені заголовки таблиці можна бачити лише у режимі розмітки сторінки.
Сортування даних у таблиці
Виділіть стовпці, по яким треба провести впорядкування таблиці. Виберіть команду «Сортировка» у меню «Таблица», а потім — потрібний спосіб сортування.
Виконання розрахунків у таблиці
Виділіть комірку, в яку треба помістити результати розрахунків. Виберіть команду «Формула .» у меню «Таблица». Якщо у полі «Формула» пропонується не та формула, яку треба використати, видаліть її. Виберіть потрібну формулу зі списку «Вставить функцию». Наприклад, для додавання чисел виберіть SUM. Для посилання на комірки таблиці введіть їх у дужках у формулу. Наприклад, для посилання на комірки A1 та B4 введіть a1;b4. У полі «Формат числа» введіть формат для чисел. Наприклад, для виводу чисел у вигляді відсотків уведіть 0,00%. Результат обчислення з’являється в обраній комірці у вигляді поля. При зміні посилань на комірки для поновлення результату обчислень виділіть потрібне поле та натисніть клавішу F9.