Сутність і складові управлінської діяльності

Коли люди починають працювати разом, вони об’єднуються в певні організації. Ваша школа, кондитерська фабрика, перукарня, автомобільний завод, науково-дослідний інститут — все це конкретні організації. Те, що їх об’єднує, утворює суть організації. А саме: наявність групи людей, які разом працюють для досягнення спільної мети. В процесі спільної праці між ними виникають зв’язки двох типів. По-перше, горизонтальні, що породжені поділом праці. Наприклад, робітники, які монтують телевізор, вступають у горизонтальні відносини взаємодії з тими, хто створював електронні схеми, телескоп тощо. Ці зв’язки зумовлені послідовністю технологічного процесу. По-друге, вертикальні зв’язки виникають через те, що хтось має координувати, узгоджувати діяльність багатьох робітників, які виконують різноманітні виробничі функції.

У цеху, де складають телевізор, керівник розподіляє завдання між робітниками, налагоджує взаємодію між ними, організовує постачання комплектуючих деталей, контролює збут продукції, тобто управляє людьми, які виконують конкретну роботу. За жартівливим висловом американців, управління — це вміння “робити будь що руками інших”.

Якщо звернутися до наукового визначення, то управління, або менеджмент(від англійського manage — управляти), — це діяльність з координації роботи інших людей.

Сутність управління полягає у здійсненні таких функцій: планування, організації, мотиваціїта контролю. Ці функції водночас є складовими процесу управління. Схематично управління можна зобразити так:

Схема 33

Пояснення до схеми:

Процес управління охоплює чотири елементи: планування, організацію, мотивацію, контроль.

Ці елементи тісно пов’язані між собою і не можуть існувати один без одного.

Планування— це система методів, засобів, дій менеджерів, що забезпечують спрямованість зусиль усього колективу на досягнення спільної мети. Здійснюючи планування, необхідно відповісти на три запитання.

• Яким є реальний стан фінансових, матеріальних, трудових ресурсів організації, її наукових розробок? Тобто на що можна спиратись, розпочинаючи справу.

• Які цілі, орієнтири розвитку має підприємство (П9)? Серед них можуть бути такі:

- подальше завоювання ринку, тобто збільшення обсягів продажу старої продукції;

- розробка нових видів продукції та її продаж на вже існуючих ринках; вихід на нові ринки тощо.

• Яким чином визначені цілі мають досягатися? Організатори виробництва застосовують різні засоби: перерозподіляють ресурси, добирають кадри, координують діяльність підрозділів, займаються прогнозуванням.

Відповівши на ці запитання, ви одержуєте три ключові важелі планування: ресурси підприємства — цілі діяльності — засоби досягнення цілей.

Відповіді на всі запитання підприємство дає вже на початку своєї діяльності, під час розробки бізнес-плану. Його складання є великим мистецтвом, що визначає подальший успіх фірми.

Бізнес-план є стислим викладом ідеї та особливостей справи, якою збирається зайнятися фірма. Докладний розгляд усіх складових підприємницької діяльності вже на цій стадії має продемонструвати, чи зможе підприємство розраховувати на успіх. Бізнес-план є обов’язковим документом, якщо фірма бажає отримати значний кредит (К13) чи укласти угоду. План має бути таким, щоб усім заінтересованим особам було зрозуміло, в чому переваги запропонованого проекту. Бажано, щоб у бізнес-плані було наочне зображення виробу або його детальний опис.

Дуже важливо правильно, зважено сформулювати конкретні цілі діяльності. Наприклад, ви вирішили відкрити “Вареничну”. Ціль сформульована у такий спосіб: “хочу мати найкращу “Вареничну” у місті” — надто розпливчаста, її можна конкретизувати так:

• сформувати своє коло постійних клієнтів;

• одержувати 20% прибутку на вкладений капітал;

• забезпечити обслуговування клієнтів у найкоротший час з наданням їм додаткових послуг.

Бізнес-план має ґрунтуватися на глибоких знаннях ринку. Фірма має добре вивчити своїх конкурентів, їхні сильні і слабкі сторони. Можливо, у вашому населеному пункті вже є “Вареничні”, тоді треба зібрати якнайповнішу інформацію про їхню діяльність. Бажано також ознайомитись з роботою аналогічних закладів: кав’ярні, піццерії тощо.

Важливим питанням бізнес плану є визначення свого споживача. Відповідь на нього передбачає аналіз споживчих можливостей різних груп населення.

Бізнес-план ґрунтується на зіставленні витрат і доходів. Розпочинаючи справу, треба врахувати всі можливі витрати (їхня структура подана у попередній темі 3.3). Бажано також оцінити ризик, що, як відомо, притаманний підприємництву. Ризику неможливо уникнути зовсім, але його можна передбачити та здійснити запобіжні заходи.

Звичайно, бізнес план є творчістю кожного підприємця, проте існують загальноприйняті розділи, що мають бути заповнені. Зобразимо зміст бізнес-плану схематично:

Схема 34

Приблизна схема бізнес-плану фірми

Процес планування в управлінській діяльності є безперервним. По-перше, тому що життя фірми не припиняється з досягненням поставленої мети. Виникають нові цілі, для яких розробляються нові плани. По-друге, фірма, як ми зауважили, має справу з не передбачуваними обставинами. Тому плани необхідно постійно переглядати. Процес планування охоплює всі ланки виробничої діяльності. Він включає планування використання праці, розміщення виробничих площ, витрат сировини та матеріалів. Планування має на меті узгоджене використання головних факторів виробництва — людської праці та уречевлених елементів — з метою досягнення найвищих результатів.

Організація— це процес координації завдань підприємства (П9) і дій працівників. Організація має два аспекти. Перший з них — створення структури підприємства, яка б відповідала меті його діяльності, розподіл ресурсів за підрозділами. Другий аспект — узгодження повноважень. Для з’ясування суті організації звернімося до найпростішої організаційної структури — лінійної.

Схема 35