Організація бухгалтерського обліку коштів спеціального фонду бюджетної установи
До основних напрямів організації обліку доходів спеціального фонду відносять:
– розробка класифікаційної схеми власних доходів бюджетних установ;
– організація планування доходів спеціального фонду;
– організація обліку надходження доходів;
– організація облікових номенклатур;
– організація носіїв облікової інформації.
Основними первинними документами з організації обліку коштів спеціального фонду бюджетної установи є акти, договори, угоди, контракти, платіжні доручення, квитанції, банківська виписка. Відправник коштів у розрахункових документах у графі «Призначення платежу» зазначає номер спеціального реєстраційного рахунка, на який мають бути зараховані кошти, і перераховує їх на спеціальний рахунок органу Державної казначейської служби, відкритий за видом власних надходжень, що потім зараховується на спеціальні реєстраційні рахунки установи [8].
Первинними документами щодо нарахування доходів спеціального фонду є угоди, договори, акти виконаних послуг. Первинними документами щодо отримання доходів спеціального фонду є виписки з спеціальних реєстраційних рахунків з органів Державної казначейської служби України.
Первинними документами щодо проведення касових видатків є виписки з особових, реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків з органів ДКУ. Первинними документами фактичних видатків є досить різноманітним - документація щодо надходження необоротних активів (накладні), видаткові документи щодо запасів (видаткові накладні), первинна документація з нарахування заробітної плати (розрахунково-платіжні відомості), звіти про використання коштів, акти прийняття виконаних робіт тощо [20].
Для аналітичного обліку використовується картка аналітичного обліку отриманих асигнувань. Картка відкривається на рік. За рядком «Затверджено кошторисом на рік» заповнюються кошторисні призначення. Протягом року вони можуть коригуватися на підставі змін, що вносяться до кошторисів у порядку, встановленому чинним законодавством України.
Записи щодо отриманих асигнувань та доходів спеціального фонду, що надійшли від вищестоящої установи, здійснюються на підставі виписок органу Державної казначейської служби (установи банку) з реєстраційних рахунків. Суми відізваних асигнувань записуються зі знаком «мінус» або чорнилом червоного кольору [57, с.126].
Щомісячно в картці підраховується підсумок «Усього асигнувань за місяць», «Усього асигнувань за рік» та «Залишок річних бюджетних призначень».
Картка аналітичного обліку отриманих асигнувань підписується виконавцем та особою, що перевірила картку.
Основними обліковими регістрами для обліку фактичних видатків спеціального фонду є картки аналітичного обліку фактичних видатків. Картку відкривають щомісячно за кожним кодом програмної класифікації видатків за загальним і спеціальним фондом і ведеться згідно з кодами економічної класифікації видатків на підставі даних меморіальних ордерів. Фактичні видатки зменшуються на суми, що надійшли на реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення касових видатків, якщо вони були віднесені на фактичні видатки звітного періоду.
На основі первинних документів заповнюється меморіальний ордер № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державної казначейської служби України (установах банків)». При наявності декількох рахунків на кожний рахунок відкривається окремий меморіальний ордер і нумерується відповідно: № 3-1, 3-2, 3-3, або 3а, 3б, і т.д. Меморіальний ордер підписується виконавцем, працівником, що перевірив та головним бухгалтером [59, с.237].
Для обліку нарахування доходів спеціального фонду передбачено меморіальний ордер № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ» — форма №409 (бюджет) і форма № 409-авт. (бюджет). На кожен вид доходів спеціального фонду відкривають окремі меморіальні ордери. Для розрахунків із батьками на утримання дітей передбачено меморіальний ордер № 15 «Зведення відомостей за розрахунками із батьками на утримання дітей» — форма № 406 (бюджет) [44].
Дані в меморіальних ордерах записуються таким чином: за дебетом одного субрахунку та за кредитом іншого субрахунку та навпаки. На основі цих ордерів формується книга «Журнал-головна», що ведеться за субрахунками. Відкривається щорічно записами сум залишків на рахунках на початок року відповідно до балансу і залишків на рахунках на початок року відповідно до балансу і залишків на рахунках за минулий рік. Платні послуги знаходять своє відображення в Звіті про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами (форма №4-1д, №4-1м). Якщо сума у графі 8 «Нараховано доходів» більша за суму у графі 9 «Надійшло коштів», то виникає дебіторська заборгованість одержувачів платних послуг, якщо навпаки – кредиторська. Заборгованість відображають у Звіті про заборгованість за бюджетними коштами за формами №7д, №7м у рядку «доходи». Записи до Меморіальних ордерів здійснюють на підставі виписок держказначейської служби (банку) з прикладеними документами. В кінці меморіального ордера визначаються обороти по дебету та по кредиту рахунку. Записується залишок на початок місяця з попереднього меморіального ордера та визначається і записується залишок коштів на кінець місяця. Він обов’язково звіряється з даними держказначейської служби (випискою).
Дані графи «Нараховано доходів» заносяться до рядка 461 «Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги» форми №1 «Баланс» [73, с.94-95].
Благодійні внески, спонсорська допомога у грошовій та натуральній формах, отримана бюджетними установами відображається у Звіті про надходження та використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ (форма №4-2д, №4-2м). Заносяться дані щодо надходження коштів, фактичних і касових видатків.
Дані про отримані основні засоби, інші необоротні матеріальні активи відображають у формі № 5 «Звіт про рух необоротних активів», надходження медикаментів, продуктів харчування тощо — у формі № 6 «Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування». У пояснювальній записці до річного та квартального звітів наводяться дані про надходження гуманітарної допомоги.
Однак дана форма обліку має суттєві недоліки, основними з яких є трудомісткість, недостатня пристосованість облікових регістрів до системи звітних показників та те, що вона розрахована переважно на обробку інформації вручну. Варто запропонувати застосування в бюджетних установах журнально-ордерної форми обліку, яка буде розроблена з урахуванням особливостей обліку в бюджетних установах.
Всі операції з грошовими коштами на цих рахунках оформляються розрахунковими документами, типові форми яких встановлені національним банком України (платіжні доручення, вимоги-доручення, платіжні вимоги, заява на переказ готівки тощо).
Оплата рахунків розпорядників коштів здійснюється лише за наявності
в обліку органів Державної казначейської служби зареєстрованих зобов'язань та фінансових зобов'язань. Органи Державної казначейської служби приймають від розпорядника бюджетних коштів платіжні доручення і підтверджувальні документи: за спеціальним фондом — у межах залишку коштів на спеціальних реєстраційних рахунках за кодами економічної класифікації відповідно до кошторисних призначень та зареєстрованих зобов'язань [81, с.40].
Форми розрахункових документів для здійснення розрахункових операцій установа обирає самостійно і зазначає під час укладання договорів на обслуговування. Виходячи з технічних можливостей установи та обслуговуючого банку вони можуть подаватися до банку як на паперових носіях, так і у вигляді електронних розрахункових документів, використовуючи программно-технічний комплекс «клієнт-банк». На жаль, в органах Державної казначейської служби програмно-технічний комплекс системи «Клієнт-банк» за касового обслуговування бюджетних установ відсутній [78, с.103].
Найпоширенішими з платіжних документів у використанні є платіжні доручення, які є підставою для здійснення видатків розпорядників коштів. їх застосовують для розрахунків за фактично отримані матеріальні цінності (виконані роботи, надані послуги), у порядку попередньої оплати, для завершення розрахунків за актами попередньої звірки взаємної заборгованості, для перерахування сум, які належать фізичним особам (заробітної плати, стипендії, пенсії та інших грошових доходів) на їхні рахунки, відкриті в установах банків.
Подання платіжних доручень до органів Державної казначейської служби здійснюють одночасно в паперовій і електронній формі. Виписки за здійснені операції надають за результатами попереднього операційного дня [94, с.43].
Після проведення платежу на платіжних дорученнях, за якими проведено оплату, ставиться відмітка у вигляді штампа казначея «Сплачено».
Форму безготівкових розрахунків вимоги-доручення через органи Державного казначейства застосовують для здійснення безготівкових розрахунків у разі примусового списання (стягнення) із реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків розпорядників, одержувачів та рахунків
інших клієнтів лише у випадках, установлених законами України та за рішенням суду.
Примусове списання (стягнення) коштів із рахунків, на яких обліковуються кошти спеціального фонду установ та організацій, та рахунків інших клієнтів, що відкриті в органах Державної казначейської служби, проводять органи Державної казначейської служби за платіжними вимогами.
Використання банківських платіжних карток, акредитивів та векселів як платіжних документів регулюється окремими нормативно-правовими актами Національного банку [33, 34].
Акредитиви можуть застосовуватися установами як за коштами загального, так і спеціального фондів бюджету. Порядок оформлення акредитивів і терміни їх дії для установ, що здійснюють казначейське обслуговування кошторисів, установлює Державна казначейська служба України. Це, зокрема, форма розрахунків, за якою банк-емітент за дорученням свого клієнта зобов'язаний виконати платіж третій особі за поставлені товари (роботи, послуги) або надати повноваження третій особі здійснити платіж. Власне, така форма безготівкових розрахунків є різновидом форм договору, оскільки за цими операціями всі зацікавлені сторони мають справу тільки з документами, а не з товарами, послугами або іншими видами виконання зобов'язань.
Розрахункові чеки використовують у безготівкових розрахунках підприємств та фізичних осіб з метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари (виконані роботи, надані послуги), їх застосовують лише для безготівкових переказів із рахунку чекодавця на рахунок одержувача коштів, і вони не підлягають оплаті готівкою (фізичні особи можуть обмінювати розрахунковий чек на готівку або отримувати решту із суми розрахункового чека, але не більш як 20 відсотків від суми чека) [102, с.268-269].
Розрахункові чеки й чекові книжки є бланками строгого обліку. Готівкова форма розрахунків застосовується для розрахунків з фізичними особами з виплат, пов'язаних з оплатою праці, грошового забезпечення, стипендії, соціальних виплат підзвітних сум, за спеціальними видами платежів, з відшкодування завданих збитків, а також розрахунків з підприємцями за матеріальні цінності, надані послуги і виконані роботи в межах наявних коштів як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки. До розрахунків готівкою підприємств, відповідно до положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, встановлена гранична сума обмеження у десять тисяч гривень. Кількість підприємств і підприємців, з якими проводять розрахунки, впродовж дня не обмежується [108, с.135].
Серед особливостей організації бухгалтерського обліку в бюджетних організаціях можна виділити функціонування централізованих бухгалтерій.
Централізована бухгалтерія створюється у випадку, якщо в районі діє кілька невеликих бюджетних установ одного профілю. Централізовані бухгалтерії створюються при виконкомі ради народних депутатів або при його управлінні (наприклад, при районному відділі народної освіти, централізованій міській лікарні) на підставі рішення виконкому відповідної ради для ведення обліку виконання бюджету і кошторисів витрат установ, що утримуються за рахунок коштів відповідних бюджетів. Така бухгалтерія веде бухгалтерський облік по всіх підвідомчих установах, складає кошториси і бухгалтерську звітність, а також здійснює систематичний контроль за правильністю оформлення первинних документів, цілісністю коштів і матеріальних цінностей, їх інвентаризацією, ефективним використанням державних коштів [107, с.269].
Отже, основними первинними документами з організації обліку коштів спеціального фонду бюджетної установи є акти, договори, угоди, контракти, платіжні доручення, квитанції, банківські виписки та ін. Інформація з цих документів переноситься у меморіальні ордери, на онсові яких формується фінансова, оперативна, статистична звітність. Типові форми бланків затверджено Національним банком України та Міністерством фінансів. Залежно від технічних можливостей бюджетної установи облік спеціального фонду може вестися у паперовій чи електронній формі.
Однією з особливостей організації бухгалтерського обліку в бюджетних організаціях є функціонування централізованих бухгалтерій.
У бюджетних установах, зокрема органах виконавчої влади, широко застосовується меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку. Однак дана форма обліку має суттєві недоліки, основними з яких є трудомісткість, недостатня пристосованість облікових регістрів до системи звітних показників та те, що вона розрахована переважно на обробку інформації вручну. Варто запропонувати застосування в бюджетних установах журнально-ордерної форми обліку, яка буде розроблена з урахуванням особливостей обліку в бюджетних установах.