III. Рекомендации по редактированию документов
Умный автор, подготовив текст документа, никогда его сразу не обнародует, не отправляет адресату. Перед отправкой документа он его непременно отредактируют. Слово редактирование происходит от латинского «redactus», что означает приведение в порядок или, другими словами, улучшение качества содержания документа.
Редактирование текста документа - это сложный аналитический процесс, который включает в себя:
1) проверку достоверности и достаточности изложенных фактических обстоятельств (вопроса факта);
2) проверку правильности выбранной юридической нормы ( вопроса права);
3) проверку логико-смысловой связи текста документа;
4) улучшение стиля документа;
5) проверку грамотности изложения текста на предмет соблюдения правил русского языка
Известно, что редактирование текстов, публикуемых в печати, осуществляется сотрудниками редакций - специалистом в редакторском деле, а тексты не печатных документов редактируются самими авторами или помощниками. Поэтому навыками редактирования документов должен обладать каждый юрист, который по роду деятельности оформляет и составляет юридические бумаги, то есть выступает в роли составителя – автора документа.
Любое редактирование - это сложный творческий процесс, а редактирование юридических документов имеет ряд специальных особенностей. Прежде всего, автор документа должен:
1) изучить и хорошо ориентироваться в той отрасли правовых знаний, с которой связано содержание редактируемых материалов;
2) иметь справочную литературу общего и специального характера (например, словари русского языка и юридические словари) и уметь быстро пользоваться ими;
3) владеть официально деловым стилем письменной речи;
4) уметь пользоваться технологией изготовления документов и методикой его редактирования.
Технология изготовления документа – это соблюдение правил (стандартов) при написании документа. Методика редактирования документа представляет собой приемы и средства улучшения его качества. Методика предполагает определенный алгоритм действий, заданную последовательность в редакторской работе. При этом следует напомнить, что каждый документ имеет свою структуру. Он непременно состоит из отдельных частей (например, решение суда), абзацев, предложений, словосочетаний, слов и других реквизитов. Между отдельными структурными элементами должна присутствовать логико-смысловая связь. Последующее предложение по своему содержанию должно вытекать из предыдущего и продолжать его смысловое значение. Подобным образом выстраивается логико-смысловая связь всего текста документа.
Правильным направлением при редактировании является поступательное движение от всего текста документа к отдельному слову. Это означает, что сначала автор или редактор вычитывает весь текст на предмет нахождения и исправления ошибок, затем с этой же целью считывает отдельные части документа, после этого абзацы, затем - реквизиты, предложения, словосочетания и отдельные слова.
Профессиональными редакторами замечено, что соблюдение такой последовательности в процессе редактирования сводит к минимуму пропуск ошибок в тексте, исключает двойную работу с исправлением дефектов документа.
В литературе выделяют 5 групп ошибок процессуального документа:
1) фактологические - они касаются верности описания вопроса факта - фактических обстоятельств, имеющих значение для рассмотрения спора (например, неточно указано время и место события, искажена фамилия участника и т.д.);
2) правовые (юридические) – они относятся к обоснованию вопроса права, верности выбора нормы материального права (например, в документе содержится не та норма права или перепутана часть статьи и т.д.);
3) логико-смысловые – в тексте документа второе предложение не согласуется с первым, каждое из них имеет абсолютно автономное содержание. Отсутствует смысловое значение в какой-то части предложения или в содержании всего предложения;
4) стилевые – использование в тексте публицистического (сенсации: «человек укусил собаку»), научного (пиши логично, скучно и не совсем ясно) вместо официально-делового стиля изложения документа;
5) грамматические – все ошибки правил русского языка.
Редактирование документа осуществляется поэтапно. Выделяют 3 этапа редактирования:
1)первичное знакомство с текстом документа и его логико-смысловой анализ;
2)проверка фактического и юридического материала документа;
3)редактирование на предмет исправления всех видов грамматических ошибок.