Розділ XIV. Організація внутрішнього обліку
1. Ведення внутрішнього обліку забезпечується системою внутрішнього обліку, до складу якої входять: журнал обліку реєстрації договорів (разових замовлень) (далі - журнал) та реєстр внутрішнього обліку за договорами (разовими замовленнями).
2. Торговець здійснює ведення внутрішнього обліку в паперовій та/або електронній формі з урахуванням вимог законодавства щодо електронного документообігу. Торговець самостійно визначає організацію ведення журналу згідно з вимогами цих Правил та внутрішніх положень торговця.
3. При здійсненні діяльності із залученням філій (інших відокремлених підрозділів) торговець забезпечує ведення внутрішнього обліку в частині діяльності філій як складової частини внутрішнього обліку торговця.
Ведення внутрішнього обліку в частині діяльності кожної з філій (інших відокремлених підрозділів) може здійснюватись:
торговцем централізовано, з оперативним відображенням в журналі та реєстрі внутрішнього обліку торговця змін за результатами діяльності філії (інших відокремлених підрозділів). Відображення договорів, разових замовлень у журналі торговця здійснюється не пізніше наступного робочого дня з дати укладання таких документів;
філією (іншим відокремленим підрозділом) відокремлено з оперативним відображенням в журналі та в реєстрі внутрішнього обліку філії (іншого відокремленого підрозділу) змін за результатами їх діяльності з обов'язковим періодичним відображенням в журналі та в реєстрі внутрішнього обліку торговця даних внутрішнього обліку філії (інших відокремлених підрозділів).
Відображення договорів (разових замовлень) в журналі філії (іншого відокремленого підрозділу) здійснюється не пізніше наступного робочого дня після укладання таких документів.
Внесення відповідних даних за результатами діяльності філії (іншого відокремленого підрозділу) в систему внутрішнього обліку торговця здійснюється не рідше одного разу на десять днів.
4. Організація системи внутрішнього обліку торговця повинна забезпечувати відокремлення інформації в частині діяльності торговця від інформації в частині діяльності кожної з його філій (іншого відокремленого підрозділу).
5. Відповідальність за організацію внутрішнього обліку, в тому числі із залученням філій (інших відокремлених підрозділів), несе керівник торговця, який забезпечує дотримання фахівцями торговця при здійсненні професійної діяльності вимог законодавства та внутрішніх положень торговця.
6. Записи у системі внутрішнього обліку вносяться на підставі документів внутрішнього обліку та інших первинних документів, що стосуються професійної діяльності торговця.
7. Документи внутрішнього обліку повинні бути складені та засвідчені у відповідності до вимог законодавства, в тому числі цих Правил. До документів внутрішнього обліку належать договори, разові замовлення та інші документи, які торговець може віднести до переліку документів внутрішнього обліку.
8. Документи внутрішнього обліку повинні зберігатись торговцем протягом строку, встановленого законодавством.
9. Журнал ведеться в хронологічному порядку.
10. До журналу вноситься інформація про всі укладені торговцем договори (разові замовлення), що стосуються професійної діяльності на фондовому ринку.
Цими Правилами встановлені вимоги до мінімального реквізитного складу журналу.
Торговець може розширювати реквізитний склад цього журналу та/або включати до складу системи внутрішнього обліку додаткові журнали, до яких може вноситися інформація щодо доручень, звітів торговця, які надаються клієнтам, звітів торговцю від інших торговців (у разі, якщо це передбачено відповідним договором), розпоряджень, операцій тощо.
11. Журнал містить інформацію щодо:
а) договорів:
реквізити ідентифікації договору;
реквізити сторін договору;
предмет договору з визначенням виду послуг, які надає торговець,реквізити ідентифікації цінного папера: вид цінного папера; найменування емітента цінного папера, номінальна вартість цінного папера - у національній чи іноземній валюті, форма випуску та існування цінного папера, міжнародний ідентифікаційний номер цінних паперів, якщо інше не встановлено законодавством; для емітента резидента - його ідентифікаційний код за ЄДРПОУ, для емітента нерезидента - номер реєстрації;
термін дії договору;
дата виконання (розірвання) договору;
б) разових замовлень:
реквізити ідентифікації разового замовлення (номер та дата разового замовлення, термін дії замовлення);
реквізити ідентифікації договору на брокерське обслуговування, на виконання якого укладено разове замовлення (номер та дата договору);
предмет разового замовлення з визначенням виду послуг, які надає торговець, реквізити ідентифікації цінного папера: вид цінного папера; найменування емітента цінного папера, номінальна вартість цінного папера - у національній чи іноземній валюті, форма випуску та існування цінного папера, міжнародний ідентифікаційний номер цінних паперів, якщо інше не встановлено законодавством; для емітента резидента - його ідентифікаційний код за ЄДРПОУ, для емітента нерезидента - номер реєстрації;
дата виконання (невиконання) разового замовлення.
12. Відображення договорів (разових замовлень) в журналі здійснюється не пізніше наступного робочого дня з дати укладання таких документів.
13. Організація ведення журналу обліку реєстрації договорів повинна забезпечувати можливість відокремлення інформації щодо договорів, які оспорюються сторонами (далі - оспорюваних договорів).