ХРАНЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ КАМПАНИИ
Папки с материалами играют очень большую роль в избирательной кампании. Они должны быть так организованы, чтобы можно было в любой момент получить нужную информацию. Существует несколько способов организации информации. Мы рекомендуем наиболее простую и удобную систему. Иногда приходится дублировать полученную информацию, письма, предложения, для того чтобы расставить их и по датам, и по регионам. Лучше всего сгруппировать всю информацию на группы предложений, ожидающих ответа, принятых и отклоненных.
Держите все предложения, ожидающие ответа, в одной папке и сгруппируйте их по датам. Как только решение по одному из них принимается, это письмо перемещается в папку с принятыми или отклоненными предложениями, а по соответствующим адресам направляются письма. Держите в порядке переписку, отмечайте все действия, принятые по каждому предложению или приглашению. Не допускайте небрежности в этих документах.
Если Вы создаете параллельные папки с информацией (дублируете ее), предусмотрите специальное кодирование для принятых, отвергнутых и ожидающих ответа предложений по датам или географическим регионам. Некоторые используют цветные коды и стараются все приглашения с открытой датой объединять в специальную папку и хранить в конвертах по месяцам.
Постарайтесь хранить всю информацию о каждом событии в одном месте. По мере поступления дополнительной информации включайте ее в уже собранную.
БЛОКНОТ СКЕДЪЮЛЕРА
Сейчас стали популярны общие тетради со сменными листами. Из них легко сделать так называемый блокнот скедьюлера. Это, как правило, набор блоков, состоящих из листов с информацией по одному направлению. Блокнот должен быть все время у Вас на глазах. Не оставляйте его на своем столе, когда Вас нет, никому не давайте его. Запирайте его, когда выходите из комнаты, не выносите из офиса.
В блокноте должно быть несколько основных блоков. Вы, конечно, можете включить какие-то свои блоки, но те, что мы предлагаем ниже, - основные, присутствие которых в блокноте весьма желательно.
График на будущее.Внем указано время всех важных событий. Как только какое-либо событие одобрено, оно включается в график. Сразу отмечается дата события, время, адрес, человек, с которым кандидат встречается, его телефон. Этот график также включает политические даты, даты, требующие каких-то действий к определенному сроку, исторические даты и большие общественные праздники. Это помогает держать кандидата в курсе дела.
Специальное расписание.Это заключительный шаг при составлении полного графика на каждый день и каждую неделю. Сюда включается вся жизненно важная информация о событиях, инструкциях, времени, а также адреса, контакты и т.д.
Карты.Они содержат все, что необходимо для того, чтобы попасть туда, куда Вам нужно, включая карты дорог, региона, округа, области.
Список лиц.Это полный список, он включает лиц, занимающих руководящие посты; людей, с которыми Вас связывают встречи, контакты, переговоры; список их телефонов и адресов.
Особые регионы.Это список специальных географических регионов, которые были выявлены по результатам прицелки при планировании избирательной кампании (см. книгу 1).
Формы писем.Это специальная подборка различных форм письменных ответов с принятием приглашения или отказом от него. Если Вы используете компьютер, то надо указывать имена соответствующих файлов.
Специальный календарь кампании.Содержит общие временные указания по плану кампании.
Другие графики.Другие графики включают информацию для всех остальных участников, связанных с избирательной кампанией, таких, как члены семьи или дублеры на выступлениях.