Лабораторная работа № 14. Создание отчетов с вычисляемыми полями и итоговыми данными в Microsoft Access
Цель работы: получение начального представления об отчетах СУБД ACCESS.
Методические указания
Отчеты создаются на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц или запросов в режиме КОНСТРУКТОРА или с использованием МАСТЕРА с возможной доработкой в . режиме КОНСТРУКТОРА. Режим КОНСТРУКТОРА ОТЧЕТОВ похож на режим КОНСТРУКТОРА ФОРМ. Самые простые отчеты создаются автоматически – автоотчеты. В процессе конструирования отчета формируется состав и содержимое разделов отчета, размещение в нем значений , выводимых из полей связанных таблиц БД формируются заголовки , размещаются вычисляемые поля. Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня может производиться вычисление итогов, определяться заголовки и примечания
Порядок выполнения работы
Включите компьютер. Загрузите Access. В меню ФАЙЛ команда ОТКРЫТЬ созданную Вами БД.
Объект . ОТЧЕТЫ
Создайте автоотчеты:
ленточный на основании таблицы ДИСЦИПЛИНЫ
в столбец на основании таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ.
Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппированы по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы должно вычисляться среднее значение оценок по всем предметам.
Для выполнения этого задания сначала надо создать запрос, содержащий необходимые данные. Для этого:
На вкладке ЗАПРОСЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ;
Выбрать ПРОСТОЙ ЗАПРОС и нажать кнопку OK;
Из таблицы СТУДЕНТЫ выбрать поля ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, НОМЕР ГРУППЫ, из таблицы ДИСЦИПЛИНЫ выбрать поле НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ, из таблицы ОЦЕНКИ выбрать поле ОЦЕНКИ и нажать ДАЛЕЕ;
Нажать еще раз кнопку ДАЛЕЕ;
Ввести название запроса СЕССИЯ и нажать кнопку ГОТОВО;
Закрыть запрос.
Для создания ИТОГОВОГО ОТЧЕТАвыполните следующее:
На вкладке ОТЧЕТЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ;
Выбрать МАСТЕР ОТЧЕТОВ, из раскрывающегося списка выбрать запрос СЕССИЯ и нажать кнопку OK;
Выберите все поля запроса и нажмите ДАЛЕЕ;
Тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому нажмите ДАЛЕЕ;
Добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне НОМЕР ГРУППЫ и перенеся его в правое окно;
Нажмите ДАЛЕЕ;
Нам надо вычислять средний балл, поэтому нажмите кнопку ИТОГИ;
Поставьте галочку в ячейке поля AVG (это функция вычисляет среднее) и нажмите OK;
Сортировка не требуется, т.к. данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен. Поэтому нажмите OK;
Выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, т.к. он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные, хотя это дело вкуса. Нажмите ДАЛЕЕ;
Выберите стиль отчета и нажмите ДАЛЕЕ;
Введите название отчета ИТОГИ СЕССИИ нажмите ГОТОВО.
Доработайте выведенный отчет в режиме конструктора:
введите заголовок отчета - ИТОГИ СЕССИИ
вставьте кнопку, которая вызовет печать отчета.
замените в отчете надпись функции AVG на надпись СРЕДНЕЕ ЗНАЧЕНИЕ
удалите ненужную служебную информацию- (Итоги для " & "'Фамилия' =" )"
На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (кликированием по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду ФАЙЛÞПЕЧАТЬ. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.
Порядок оформления отчета
Подготовьте отчет о выполненной лабораторной работе. Отчет о лабораторной работе должен содержать: титульный лист (с действующим вариантом титульного листа можно ознакомиться на http://standarts.guap.ru), цель лабораторной работы, полученные в ходе выполнения работы отчеты к БД с указанием их видов. На компьютере представляются файл с результатами работы, записанные в папку с номером вашей группы/ваша фамилия/№ лабораторной работы. Сформулируйте выводы, которые можно сделать по результатам выполненной работы.
Контрольные вопросы
Каково назначение отчётов?
Каким способом могут создаваться отчеты?
Какие разновидности отчетов Вы знаете?
Какие области выделяются в отчетах?
Что может являться источником данных для отчетов?
Как можно скорректировать существующий отчет?
Как можно задать группировку данных в отчете?
Как можно обеспечить нумерацию данных в отчете?
В каких режимах можно работать с отчетом?
Как можно скорректировать отчет?
Рекомендуемая литература
1. Пылькин А.Н., Орлова М.В., Новиков П.А., Новиков Г.А. Работа с текстовым процессором MS Word. Учебное пособие для вузов. - М.: Горячая линия - Телеком, 2005.
2. Здир О. Г. Microsoft Word 2003 (русская версия). Учебный курс. – СПб.: Питер, 2005.
3. Гарнаев А. Ю. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. - СПб: БХВ, 1999.
4. Маликова Л. В., Пылькин А. Н. Практический курс по электронным таблицам MS Excel. - М.: Горячая линия - Телеком, 2004.
5. Каганов В. И. Компьютерные вычисления в средах Excel и MathCad. - М.: Горячая линия - Телеком, 2003.
6. Столяров А. М., Столярова Е. С. Excel 2002. - М.: ДКМ Пресс, 2002.
7. Уокенбах Д. Подробное руководство по созданию формул в Excel 2002.: Пер. с англ. - М.:Издательский дом "Вильямс",2002.
8. Афанасьева Е.В. Презентации в Power Point. - НТ Пресс, 2007.
9. Безручко В.Т. Презентации PowerPoint. - Финансы и статистика, 2005.
10. Леонтьев Б.К. MS Office Visio 2003 не для дилетантов. Построение проектов, диаграмм и бизнес-схем в операционной системе MS Windows XP. - Новый издательский дом, 2005.
11. Дейт К. Введение в системы баз данных, 6-е изд. пер. с англ., М.-С-Пб-К: Издательский дом «Вильямс», 2000.
12. Хансен Г.,Хансен Д.Базы данных: разработка и управление, пер. с англ., М.: ЗАО «Издательство БИНОМ», 1999.
13. Карпова Т. Базы данных. Модели, разработка, реализация, Изд. Питер 2001 г. ISBN 5-272-00278-4.
14. Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Access 2000, Пер. с англ. В. Широков Изд. СПб. М. Харьков Питер, 2000.
15. Ю. Бекаревич, Н. Пушкина MS ACCESS, 2000.
[1] Используется для заголовков группы столбцов.