Многообразие классификаций информации
Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда в зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.
Рассмотрим некоторые из классификаций.
В зависимости от направленности(направления движения) информации различают информацию горизонтальную, потоки которой циркулируют между системами одного уровня, к примеру, между органами управления (от министерства к министерству, от предприятия к предприятию), и вертикальную, потоки которой циркулируют между системами различных уровней. Например, между органами управления различных уровней (министерство – объединение – предприятие и обратно).
В свою очередь информация, циркулирующая по вертикальным каналам, членится на прямую (от субъекта к объекту управления) и обратную (от объекта к субъекту).
Различают также внутреннюю (о данной системе) и внешнюю (об окружающей систему среде) информацию. Здесь основой для различения являются границы циркуляции информации.
Внутренняя и внешняя информация взаимосвязаны. Резкое преобладание внутренней информации приводит к самоизоляции системы, и она теряет функции элемента более обширной системы. В конечном счете, это может привести к дезорганизации системы, а порой и к ее разрушению. В случае избытка внешней информации система не в состоянии ассимилировать ее, превратить или нейтрализовать, что также отрицательно сказывается на системе.
Еще одно основание для классификации – сфера примененияинформации. Универсальная, ненаправленная информация не имеет строго ограниченной сферы применения. Количество ее получателей достаточно велико и подвижно. Например, демографическая информация используется органами управления хозяйством, здравоохранением, бытовым обслуживанием, торговлей и т.д. Направленная, специальная информация предназначена определенным потребителям для решения столь же определенных задач.
По степени организации, упорядоченности различают информацию систематизированную – строго регламентированную во времени и пространстве (объемам, периодичности и срокам поступления), по составу показателей, по форме представления (документальная, по телефону, телексу, факсу, устный доклад и т.п.). Несистематизированная информация – неупорядоченная или частично упорядоченная.
Информация воплощается в различные материальные формы, по-разному воспринимается человеком, циркулирует по различным каналам, выражается в определенных структурных элементах и позициях. Отсюда такие виды информации, как визуальная (видимая, документальная) и звуковая (слышимая), письменная и устная, радио- и телеинформация, газетная, журнальная информация, информация воплощенная в художественных произведениях, и т.д.
Символы – это элементы измерений и изоморфного выражения характеристик (количественных и качественных) системы, отражаемой информацией. Координаты размещения символов в информации называются позициями. Совокупность символов данного типа представляет собой алфавит информации. В зависимости от характеристик алфавита информация подразделяется на непрерывную и дискретную. В непрерывной информации совокупность символов образует несчетное множество, в дискретной – счетное множество.
Как уже отмечалось выше, различные виды информации способны взаимно преобразовываться – кодироваться. Кодирование представляет собой сопоставление символов и позиций различных видов информации, осуществляемое по специфическим кодовым правилам, кодам.
Для наилучшего понимания данного вопроса рассмотрим классификацию информации на примере информации, циркулирующей в организации. Данная классификация представлена в виде схемы.
В основу классификации положено пять наиболее общих признаков:
1. место возникновения,
2. стадия обработки,
3. способ отображения,
4. стабильность,
5. функция управления.
Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.
Входная информация — это информация, поступающая в организацию или ее подразделения.
Выходная информация — это информация, поступающая из организации в другую фирму, организацию (подразделение).
Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой, ее вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления (фирма или ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.
Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация — за пределами объекта.
Пример. Содержание указа правительства об изменении уровня взимаемых налогов для фирмы является, с одной стороны, внешней информацией, с другой стороны — входной. Сведения фирмы в налоговую инспекцию о размере отчислений в госбюджет являются, с одной стороны, выходной информацией, с другой стороны — внешней по отношению к налоговой инспекции.
Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.
Первичная информация — это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.
Вторичная информация — это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.
Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.
Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.
Пример. В художественном цехе, где производится роспись чашек, в конце каждой смены регистрируется общее количество произведенной продукции и количество расписанных чашек каждым работником. Это первичная информация. В конце каждого месяца мастер подводит итоги первичной информации. Это будет, с одной стороны, вторичная промежуточная информация, а с другой стороны — результатная. Итоговые данные поступают в бухгалтерию, где производится расчет заработной платы каждого работника в зависимости от его выработки. Полученные расчетные данные — результатная информация.
Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.
Текстовая информация — это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).
Графическая информация — это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.
Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).
Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.
Постоянная (условно-постоянная) информация — это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:
Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).
Плановая информация — информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.
Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.
Учетная информация — это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.
Оперативная (текущая) информация — это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.