Облік безготівкових розрахунків при різних їх формах
У процесі господарської діяльності підприємство веде розрахунки з постачальниками і підрядчиками, покупцями і замовниками, соціальними фондами, бюджетом, банком та іншими дебіторами і кредиторами. Якщо розрахунки основані на русі запасів і робіт, вони називаються товарними, а розрахунки з бюджетом, соціальними фондами, банком та іншими підприємствами і організаціями — нетоварними.
Порядок здійснення безготівкових розрахунків визначається інструкцією «Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті», яка затверджена постановою Правління Національного банку України № 135 від 29 березня 2001 року. Інструкцією встановлені загальні правила, форми і стандарти безготівкових розрахунків для підприємств усіх форм власності, які проходять через банки.
Безготівкові розрахунки здійснюються за типовими банківськими документами на паперових носіях або в електронному вигляді. Передбачені наступні банківські документи, які визначають форму безготівкових розрахунків: платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, платіжні вимоги, акредитиви, розрахункові чеки, а також меморіальні ордери.
Платіжне доручення — це банківський документ, який виписується власником рахунка платника і містить розпорядження обслуговуючому банку про перерахування зазначеної суми на рахунок одержувача. У документі зазначаються реквізити платника: назва, ідентифікаційний номер, номер поточного рахунка, код (МФО) банку, а також аналогічні реквізити одержувача, сума (числом і буквами) та код і призначення платежу. Платіжними дорученнями оформлюються всі розрахунки з нетоварних операціях і більшості товарних.
Платіжне доручення приймається банком для виконання протягом десяти календарних днів із дня оформлення. Банк приймає до виконання платіжне доручення тільки в разі наявності коштів на поточному рахунку (якщо інше не передбачено договором із банком). Виняток становлять платежі, пов’язані з оплатою праці. Коли заробітна плата виплачується частково, то податки до бюджету та збори до державних цільових фондів перераховуються пропорційно виплаченій зарплаті.
Умовами договору з банком може передбачатись оформлення платіжного доручення в довільній формі. В цьому випадку банком складається меморіальний ордер у двох примірниках.
Платіжні вимоги-доручення застосовуються в разі оплати підрядчикам виконаних будівельних і ремонтних робіт, а також і деяких поставках. Включає цей документ дві частини: платіжну вимогу, яка заповнюється одержувачем коштів, потім платіжне доручення, яке заповнюється платником. Це комбінований документ, який передається платнику під час відвантаження продукції або виконанні роботи, послуги. Потім платник заповнює доручення на списання вказаної суми з його поточного рахунка. Якщо для повної сплати не вистачає коштів на поточному рахунку, в міру їх надходження виписуються платіжні доручення з посиланням на номер платіжної вимоги.
Платіжні вимоги, як банківський документ, застосовуються в разі здійснення примусового списання (стягнення) коштів. Цим документом оформлюються примусові стягнення боргу на користь казначейства на підставі виконавчого документа, на підставі рішення податкового органу або арбітражного суду. До платіжної вимоги при цьому додається відповідне рішення, а банк приймає вимогу незалежно від наявності залишку для сплати на поточному рахунку. Часткова оплата оформлюється меморіальним ордером.
Акредитивна форма розрахунків передбачається окремим договором. Вона забезпечує безперечну оплату шляхом бронювання суми на окремому акредитивному рахунку. Такий вид акредитиву називається покритим. Його сума перераховується з поточного рахунка. Непокритий акредитив — це акредитив, оплата за який, при тимчасовій відсутності коштів на рахунку платника, гарантується за рахунок банківського кредиту.
Для оформлення акредитиву виписується і направляється банку заява на акредитив. Кошти заявника при цьому бронюються на аналітичному рахунку «Розрахунки за акредитивами» балансового рахунка № 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті». На суму виставленого (оформленого) акредитиву:
Д-т рахунка 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»
(аналітичний рахунок «Розрахунки за акредитивами»),
К-т рахунка 311 «Поточні рахунки в національній валюті»
(при оформленні акредитиву за рахунок власних коштів),
К-т рахунка 60 «Короткострокові позики»
(при оформленні акредитиву за рахунок короткострокової позики).
Умовами акредитиву передбачається строк його дії і документи, за якими здійснюється оплата заборгованості з акредитивного рахунка. При поданні цих документів банк списує суму платежу одержувачу. В бухгалтерському обліку ця операція відображається:
Д-т 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками»,
К-т 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті».
Після закінчення строку дії, передбаченого умовами акредитиву, невикористана його сума повертається, оформляється меморіальним ордером і зараховується на той рахунок, з якого був виставлений (оформлений):
Д-т 311 «Поточні рахунки в національній валюті»,
Д-т 60 «Короткострокові позики»,
К-т 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»
(аналітичний рахунок «Розрахунки за акредитивами»).
Аналітичний облік організується за кожним акредитивом окремо.
Розрахунки зі застосуванням розрахункових чеків використовуються у безготівкових розрахунках підприємств та фізичних осіб тільки з товарних операцій з метою скорочення розрахунків готівкою.
Для здійснення розрахунків платник одержує в банку чекову книжку, сума по якій бронюється на окремому рахунку. Сума зазначається в чековій книжці. Для проведення платежу виписується чек і передається одержувачу коштів, який пред’являє чек своєму обслуговуючому банку для зарахування на поточний рахунок. Термін дії чекової книжки — до одного року.
Розрахунки з застосуванням розрахункових чеків обліковуються на синтетичних рахунках аналогічно акредитивам, але із застосуванням окремого аналітичного рахунка «Розрахунки з застосуванням розрахункових чеків».
Облік касових операцій
Підприємства, які здійснюють розрахунки в готівковій формі, мають касу і організують облік наявності та руху грошових коштів. Організація та облік готівкового обороту регламентується «Положенням про ведення касових операцій в національній валюті в Україні», яке затверджене постановою правління Національного банку України від 19 лютого 2001 року за № 72 і набрало чинності з 17 квітня 2001 року.
Каса підприємства — приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга.
До початку записів касова книга оформляється: сторінки нумеруються, аркуші прошнуровуються і скріплюються печаткою підприємства. На останній сторінці касову книгу підписує керівник й головний бухгалтер.
Касові операції оформляються прибутковими і видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15 лютого 1996 року № 51 «Про затвердження типових форм обліку касових операцій».
Для заприбуткування готівки в касу оформляється прибутковий касовий ордер. До нього заповнюється квитанція, яка завіряється печаткою підприємства і вручається особі, що внесла готівку. Якщо готівка надійшла з банку, квитанція не заповнюється, або ж заповнюється і без печатки прикріплюється до виписки банку.
Для видачі готівки з каси оформляється видатковий касовий ордер.
Касові документи складаються в одному примірнику. Дійсні лише в день виписки. Виписуються в бухгалтерії, реєструються в спеціальній книзі і передаються касиру для виконання.
Кожний касовий ордер записується касиром у касову книгу під копірку в двох примірниках. Другий примірник касової книги служить звітом касира, який разом із касовими ордерами здається в бухгалтерію.
Для каси кожного підприємства встановлюється банком ліміт. Це граничний розмір готівки, що може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня. Для контролю за дотриманням ліміту залишок готівки визначається в касовій книзі щоденно.
Звіт касира з доданими касовими документами ретельно перевіряється в бухгалтерії і служить основою для бухгалтерського обліку касових операцій на рахунку 301 «Каса в національній валюті».
Якщо на підприємстві є в наявності готівка в іноземній валюті, відкривається окрема касова книга. А бухгалтерський облік готівки в іноземній валюті ведеться на рахунку 302 «Каса в іноземній валюті».
За дебетом рахунка 30(301 і 302) відображаються операції з надходження готівки в касу. Найбільш типовими операціями за дебетом рахунка 30 є:
Д-т 30 «Каса» — кредит рахунків
31 «Рахунки в банках» — надходження в касу готівки з поточного рахунка в банку
37 «Розрахунки з різними дебіторами» — повернення в касу невикористаних авансів підзвітних осіб та повернення працівниками оформленої через підприємство безпроцентної позики
42 «Додатковий капітал» — отримання готівкою безповоротної фінансової допомоги та деякі інші.
За кредитом рахунка 30 (301, 302) відображаються операції з виплати готівкою з каси. Найбільш типовими операціями за кредитом рахунка 30 є:
Д-т 31 «Рахунки в банках» — передача готівки з каси на поточний рахунок
Д-т 66 «Розрахунки по оплаті праці» — виплачено заробітну плату та допомогу по тимчасовій непрацездатності працюючим
Д-т 65 «Розрахунки зі страхування» — виплата разової допомоги працюючим за рахунок страхового фонду
Д-т 68 «Розрахунки за іншими операціями» — погашено готівкою заборгованість перед іншими кредиторами та деякі інші.