Налаживание взаимовыгодного сотрудничества туроператора с поставщиками туристских услуг
При организации поездок российских туристов за границу иностранным партнером российского туроператора должна быть принимающая (рецептивная) сторона, которая имеет широкие деловые связи, право визовой поддержки и обладает большим опытом работы по обслуживанию иностранных туристов.
При организации приема иностранных туристов в РФ иностранным партнером российского туроператора должна быть направляющая (инициативная) туристская фирма, которая имеет также большой опыт работы, широкую турагентскую сбытовую сеть, показывает хорошие образцы продвижения и рекламы туристских поездок на территории своей страны.
Данные для анализа деятельности предполагаемых партнеров могут быть получены на туристских выставках и ярмарках, в фирменных справочниках и других специальных изданиях по туризму. Практическую помощь в налаживании внешних связей и контактов могут оказать международные, национальные ассоциации турфирм. Наиболее эффективным источником информации о зарубежных фирмах в настоящее время является Интернет.
Следующим этапом по организации тура является идентификация поставщиков туристских услуг, т.е. определение наименования, юридического и фактического адресов, телефонов, адреса электронной почты, ответственного лица и первоначальное формирование собственного мнения об имидже идентифицируемого субъекта туристского рынка. На основании вышеприведенных критериев туристская организация выбирает 3-4 фирмы-партнера для последующего детального изучения и работы с ними. Это позволяет ей в дальнейшем в меньшей степени зависеть от какого-либо одного партнера и проводить более гибкую рыночную политику.
Все операции с иностранными партнерами должны осуществляться на основе заключенных сделок. Сделка – это установление, изменение и прекращение правоотношений по взаимному волеизъявлению договаривающихся сторон по поводу купли-продажи туристских услуг. В международном туризме сделки, заключенные между туристскими фирмами, не должны вступать в противоречие с законодательством представляемых ими стран.
Процесс заключения сделки с иностранной туристской фирмой складывается из трех основных этапов (рис. 4.6.1):
Рис. 4.6.1. Этапы заключение сделки с иностранной туристской фирмой
Предложение о совершении сделки может исходить как от российской, так и от иностранной турфирмы. Предложение должно быть сделано в письменной форме. Высказанное устно, оно должно быть в дальнейшем подтверждено письменным документом. Предложение должно содержать четко выраженное желание одной из сторон вступить в деловые отношения с другой стороной и заключить сделку.
Проектирование российской турфирмой туристского продукта и его цены требует согласования с иностранным партнером, на которого впоследствии будут по договору возложены обязанности предоставления необходимого обслуживания российским туристам за границей или, наоборот, продажи российского турпродукта иностранным туристам. Только после этого согласования партнеры смогут приступить к продвижению и продаже туров на своих рынках или к бронированию необходимых туристских услуг для туристов другой стороны.
При заключении договора между отправляющим и принимающим (meet-компанией) туроператорами сначала составляется, согласовывается и утверждается программа обслуживания.
Программа обслуживания – документ, содержащий набор услуг (список). При составлении программы обслуживания обычно используют один из следующих подходов:
– программа обслуживания составляется, согласовывается и утверждается сторонами в виде набора услуг, без распределения по конкретным дням обслуживания;
– непосредственное согласование, примерно за три дня до заезда, конкретной программы обслуживания по дням – маршрут по дням (day by day itinerary).
Во время переговоров с будущими партнерами необходимо:
1. Точно определить продолжительность пребывания туристов в стране или отдельном городе (количество дней – количество ночей);
2. Установить схему работы с гостиницами (об аренде отеля, о покупке мест на условиях комитмента, элотмента, безотзывного бронирования, повышенной комиссии, приоритетного бронирования, стандартной комиссии);
3. Учитывать наличие почти во всех гостиницах расчетного часа, с которого отсчитывается количество прожитых в гостинице дней;
4. Уточнить вариант обслуживания туристов в ресторанах (гарни: континентальный, английский и американский завтрак; полупансион, полный пансион, система «все включено»; обслуживание типа «а ля карт», «табльдот», «шведский стол»);
5. Обговорить с фирмой-контрагентом вопросы встреч и проводов, доставки туристов и их багажа из аэропорта и в аэропорт;
6. Обсудить вопросы экскурсионной программы (обзор, посещение и экскурсия);
7. Согласовать вид транспорта для перевозки туристов по маршруту;
8. Согласовать цену турпакета;
9. Обговорить необходимость сопровождающего;
10. Определить условия расчетов (форма или способ платежа, сроки платежа, основание платежа, санкции за просрочку платежа, ответственность турфирмы за своевременную, позднюю, полную, частичную аннуляции тура);
11. Обговорить вопрос разделения ответственности перед клиентами;
12. Договориться о создании наиболее благоприятных условий для отдыха туристов.