Организация и порядок проведения экспертизы ценности электронных документов

В Республике Беларусь вопросы проведения экспертизы ценности ЭД и ИР регламентируются следующими нормативными правовыми документами:

• Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь (1997 г.);

• Правила учета и передачи электронных документов на государственное хранение (1997г.);

• СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»;

• Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение (2000 г.);

• Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение (2005 г.);

• Перечни типовых документов с указанием сроков хранения (2001 г., 2006 г.).

На республиканском уровне вопросами обеспечения долгосрочной сохранности и доступности ЭД и ИР, их постоянным государственным хранением занимается БелНИЦЭД¹⁰. В центре создана постоянно действующая экспертно-проверочная комиссия (ЭПК), осуществляющая деятельность по разработке научных принципов проведения экспертизы ценности ЭД. ЭПК центра рассматривает предложения и дает рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности ЭД, а также осуществляет руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий организаций — источников комплектования архива электронных документов БелНИЦЭД. Представители центра входят в состав экспертных комиссий таких организаций.

Практическую работу по экспертизе ценности ЭД и подготовке их к передаче на архивное хранение на локальном уровне должна осуществлять постоянно действующая экспертная комиссия организации (ЭК) в соответствии с положением об экспертной комиссии. ЭК создается на основании приказа руководителя организации из числа ведущих специалистов в области информационных технологий и документационного обеспечения управления. Председателем назначается один из заместителей руководителя. Организации, передающие ЭД на государственное хранение, включают в состав комиссии представителя БелНИЦЭД. ЭК заседает не реже 1—2 раз в год в соответствии с планом работы. Заседания оформляются протоколом.

Если в организации ранее была создана ЭК по проведению экспертизы ценности бумажных документов, то на нее могут быть возложены обязанности работы и с ЭД. В этом случае в ее состав необходимо включить специалистов, ответственных за работу с ЭД. Данные реорганизации оформляются приказом руководителя организации «О внесении изменений в состав экспертной комиссии».

Цель проведения экспертизы ценности — определение сроков хранения ЭД, ИР в соответствии с Типовыми перечнями с указанием сроков хранения документов (2001 г., 2006 г.) и отбор на государственное хранение документов, имеющих научную, практическую и историческую ценность.

При проведении экспертизы ценности ЭД и ИР необходимо руководствоваться общими и специфическими критериями отбора. К общим критериям отбора относятся: функционально-целевое назначение организации; ценность и полнота информации, зафиксированной в ЭД; время и место создания документа; подлинность ЭД и форма его удостоверения; повторяемость информации в других документах; наглядность информации и удобство использования по сравнению с бумажными документами; возможность обеспечения постоянного хранения ЭД; возможность воспроизведения и обработки документов без использования специализированного программного обеспечения; формы и состав процедур по обеспечению подлинности и целостности ЭД; наличие сопроводительной документации на ЭД и технологической документации на информационную систему, в которой документы циркулировали. Специфические критерии отбора определяются в соответствии с видами ЭД и ИР (например, организационно-распорядительная, научно-техническая документация, цифровые аудио-, видео- и фотодокументы).

Экспертиза ценности электронных организационно-распорядительных документов проводится на основании критериев, аналогичных для соответствующих документов на бумажных носителях.

Отбор на постоянное хранение научно-технических документов производится на основании таких критериев, как: степень завершенности проекта; патентно-лицензионная ценность; значимость для развития науки и техники; новизна и уникальность исследований и разработок; авторство проекта или научной разработки (например, доктор наук, лауреат государственных или международных премий) и т.д.

Цифровые аудио-, видео-, фотодокументы отбираются на основании следующих критериев: время и место создания; авторство и значение учреждения (лица), создавшего документ; обстоятельства появления оригинала документа; оригинальность (подлинность) документа; значение информации документа; полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений; повторяемость информации; художественные достоинства и цветовое решение видео- и фотодокументов.

Для ИР важнейшим критерием постоянного хранения является включение ресурса в Перечень информационных ресурсов, имеющих государственное значение, утверждаемый Советом Министров Республики Беларусь. Дополнительными критериями служат: степень новизны; полнота, уникальность и достоверность информации; статус организации-создателя; графическое оформление (дизайн); коммерческая ценность и социальная значимость ИР.

Отличительной особенностью экспертизы ценности ЭД и ИР является то, что она проводится на всех этапах жизненного цикла документов по каждому их виду отдельно.

Экспертиза ценности на этапе планирования жизненного цикла ЭД и проектирования системы электронного документооборота в соответствии с СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» проводится с целью определения требований к ЭД, при соблюдении которых они будут доступны и воспроизводимы при долгосрочном хранении. Это связано с тем, что на протяжении всего жизненного цикла ЭД должны существовать средства, обеспечивающие их воспроизведение (визуализацию), а также средства для конвертирования документов в формат архивного хранения. Такие форматы должны быть максимально программно и аппаратно независимы и согласованы с БелНИЦЭД.

Для организационно-распорядительных документов экспертиза ценности на стадии планирования жизненного цикла ЭД и проектирования системы электронного документооборота, применяемой для создания и обращения управленческой документации, проводится с целью определения требований к внешнему представлению создаваемых с ее помощью ЭД, согласно СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (2007 г.).

В отношении ИР на данном этапе проведения экспертизы ценности важно: определить виды ресурсов с постоянным сроком хранения, подпадающие под определение постоянно обновляемых, в которых обновляемая информация безвозвратно заменяет предыдущую; установить, представляет ли информация, удаляемая из ИР в процессе их обновления, практическую и научно-историческую ценность; обеспечить сохранность такой информации.

По результатам экспертизы ценности на этапе планирования жизненного цикла ЭД для организационно-распорядительной документации в номенклатуре дел организации в графе «Примечание» делается отметка «ЭД». Для научно-технической документации составляется Перечень разработок НТД, подлежащей передаче на государственное хранение в соответствии с Правилами работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (2003 г.). Постоянно обновляемые ИР включаются в перечень информационных ресурсов, в котором указывается, копии каких из них подлежат передаче на государственное хранение и с какой периодичностью.

На этапе обращения ЭД и ИР в процессе функционирования системы электронного документооборота экспертиза ценности проводится в случае изменений технологии функционирования системы (например, переход на новое программное и аппаратное обеспечение).

Заключительный этап экспертизы осуществляется по истечении предельного срока хранения ЭД в организации с целью окончательного отбора ЭД, имеющих научную, практическую и историческую ценность и подлежащих передаче на государственное хранение, а также документов, которые необходимо уничтожить. На данном этапе для документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение, составляется опись, согласованная с БелНИЦЭД и утвержденная руководством организации. На ЭД временного срока хранения составляется акт об уничтожении.

Таким образом, соблюдение процедуры проведения экспертизы ценности электронных документов на всех этапах их жизненного цикла позволит обеспечить надежное долговременное хранение и возможность воспроизведения с течением времени.

ВШУБ, 3-й курс, ВВФ-3 Декану ВШУБ

ЗАЯВЛЕНИЕ С.Ю. Кричевскому

01.04.2013 №1

Прошу разрешить мне пересдать экзамен по курсу «Микроэкономика».

Студент (подпись) С.А. Каменецкая

В дело 13-01

(подпись) О.Л. Иванова

01.04.2013

Научно-производственное объединение «Модем» ПРИКАЗ г. Минск

Навукова-вытворчае

аб'яднанне «Мадэм»

ЗАГАД

12.03.2013 № 1

г. Мiнск

Об уточнении состава

пожарно-технической комиссии

В связи с кадровыми изменениями, происшедшими на предприятиях и в службах объединения и на основании Положения ОПТК, утвержденного Постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 14.10.1995 г. № 571,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить председателем ПТК объединения Иванова И.И.

2. Руководителям подразделений:

2.1. Уточнить составы ПТК своих объектов в срок до 01.04.2013 г.

2.2. Копии приказов о создании ПТК направить в отдел противопожарной безопасности.

2.3. При сдаче объектов в аренду установить в договоре аренды ответственность за пожарную безопасность и обеспечивать контроль за исполнением договора.

3. Приказ об уточнении состава ПТК объединения от 10.10.1991 г. № 55 считать утратившим силу.

4. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя директора А. А. Алексеева.

Директор

объединения (подпись) В.Л. Петров

Начальник

отдела кадров

(подпись) Н.А. Гурко

01.04.2013

Начальник

юридической службы

(подпись) В.С. Бобров

01.04.2013

В дело 06-13

(подпись)В.С. Петрова

01.04.2013

ОАО «Крыничка»

ПРИКАЗ

15.03.2013 № 151-к

г. Минск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ПОЛУЙЧИКА Олега Сергеевича на должность токаря третьего разряда инструментального цеха с 02.04.2013 г. с повременной системой оплаты труда с трехмесячным испытательным сроком.

Основание: 1. Заявление Полуйчика О.С.

2. Трудовой договор от 29.07.2012 г. №45

2. УВОЛИТЬ:

КУЗНЕЦОВА Егора Алексеевича, слесаря цеха № 2, 15.04.2013 в связи с неявкой на работу в течение более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности в соответствии п.6 ст. 42 ТК РБ.

Основание: Докладная записка начальника цеха Петрова П.П.

3. НАГРАДИТЬ:

РАДЧЕНКО Аллу Александровну, заместителя главного бухгалтера, специальным подарком за длительную и добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения в соответствии со ст. 193 ТК РБ.

Основание: Представление главного бухгалтера Сидорова С.С.

Директор ОАО (подпись) И.И.Иванов

Начальник отдела кадров

(подпись) И.С.Пономаренко

17.03.2013

С приказом ознакомлены: (подпись) О.С. Полуйчик

17.03.2013

(подпись) Е.А. Кузнецов

17.03.2013

(подпись) А.А. Радченко 17.03.2013

В дело 04-13

(подпись) П.А.Филипчик

17.03.201

1. Для Полуйчика О.С.

Нумар запісу Номер записи	Дата	Звесткі аб прыеме не работу, пераводзе на іншую работу, звальненні (з указаннем прычын і спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На падставе чаго ўнесены запіс (назва даку- мента, яго дата і нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата, номер)
чысло число	месяц месяц	год год

		ОАО «Крыничка»
				Принят токарем третьего разряда инструментального	Приказ № 151-к от
				цеха.	15.03.2013

1. Для Кузнецова Е.А.

Нумар запісу Номер записи	Дата	Звесткі аб прыеме не работу, пераводзе на іншую работу, звальненні (з указаннем прычын і спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На падставе чаго ўнесены запіс (назва даку- мента, яго дата і нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата, номер)
чысло число	месяц месяц	год год

		ОАО «Крыничка»
				Уволен за неявку на работу в течение более четырех	Приказ № 151-к от
				месяцев подряд вследствие временной	15.03.2013
				нетрудоспособности
				(п.6 ст. 42 ТК Республики Беларусь)

Профилакторий УТВЕРЖДАЮ

УО «БГЭУ» Ректор

АКТ (подпись) В.Н.Шимов

31.03.2013 № 5 01.04.2013

г. Минск

О списании имущества

Основание: приказ ректора УО «БГЭУ» от 18.03.2013 № 35 «О списании имущества»

Составлен комиссией:

Председатель: Главный врач А.В. Смирнов.

Члены комиссии: 1. Главный бухгалтер В.И. Потешина

2. Заместитель главного врача М.К. Вишнева

Присутствовали: 1. Старшая медицинская сестра С.К. Петрова

2. Секретарь В.С. Березовская

В период с 30.03.2013 по 31.03.2013 комиссия провела работу по установлению непригодного к дальнейшему использованию имущества.

Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню признано негодным в эксплуатации и подлежит списанию.

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр – в дело № 01-13

2-й экземпляр – в бухгалтерию

Приложение: перечень подлежащего списанию имущества на 3 л. в 2 экз.

Председатель комиссии (подпись) А.В.Смирнов

Члены комиссии: (подпись) В.И.Потешина

(подпись) М.К.Вишнева

С актом ознакомлены: (подпись) С.К.Петрова

01.04.2013

(подпись) В.С.Березовская

01.04.2013

В дело № 01-13

(подпись) В.С.Березовская

01.04.2013

Личное дело является основным документом персонального учета служащих. В нем находит документальное отражение трудовая деятельность работника.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов личного дела;

- личный листок по учету кадров;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- автобиография;

- копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

- заявление о приеме на работу;

- копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

- декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

- обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 г. «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» (Ведамасць Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь. 1997. № 24. Ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

- контракт (государственных служащих); справка-объективка; анкета;

- копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

- копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

- копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

- договор о материальной ответственности (для материально-ответственных лиц);

- направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками,

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Иванова (Лукина) Виктория Юрьевна, родилась 22 марта 1981 года в г. Молодечно Минской области. Среднюю общеобразовательную школу № 3 г. Молодечно окончила в 1998 году. В этом же году была зачислена в Гродненский государственный университет им. Я. Купалы и в 2002 году окончила данное учебное заведение с присвоением квалификации «Экономист-менеджер» по специальности «Экономика и управление на предприятии».

Затем в 2003—2005 годах я не работала в связи с замужеством и рождением ребенка.

В феврале 2005 года была принята в ООО «Фольга Плюс» на должность секретаря-референта, в октябре 2007 года была переведена на должность бухгалтера. В настоящее время продолжаю работать в ООО «Фольга Плюс» бухгалтером.

Замужем. В январе 2002 года изменила девичью фамилию Лукина на Иванову в связи с вступлением в брак.

Мой муж – Иванов Валерий Алексеевич, 1979 года рождения, занимает должность менеджера по персоналу в ООО «Камушки».

Дочь – Сушко Алина Валерьевна, 2003 года рождения

Мать – Лукина Наталья Александровна, 1949 года рождения, отец – Лукин Юрий Георгиевич, 1946 года рождения. В настоящее время оба пенсионеры и проживают: г. Молодечно, ул. Парковая, д. 141.

26 марта 2013 г. (Подпись) В.Ю. Иванова

Адкрытае акцыянернае таварыства «Контур» ААТ «Контур» вул. Пiянерау, 25, 240000, г. Мiнск Рэспубліка Беларусь Тэл.: (017) 257 90 40, факс: (017) 268 30 25 E-mail:kvars@.by р/р 3031234560078 у фiлiяле ААТ «БПС-Сбербанк» г. Мiнска МФА 202001234 УНП 600055 14.03.2013 № 01–05/13 На № 06-13/25 от 06.03.2013 О поставке копировальных аппаратов

Открытое акционерное общество «Контур» ООО «Контур» ул. Пионеров, 25, 240000, г. Минск Республика Беларусь Тел.: (017) 257 90 40, факс: (017) 268 30 E-mail:kvars@.by р/с 3031234560078 в филиале ОАО «БПС-Сбербанк» г. Минска МФО 202001234 УНН 600055 Директору ООО «НЭВИ» Голуб А.К. ул. Короля, 55, 220002, г. Минск Жуку Е.Л. Заключить договор на поставку продукции до 15.05.2013 (подпись Голуба А.К) 16.03.2013

Уважаемый Андрей Константинович!

В связи с расширением штата сотрудников просим поставить копировальные аппараты моделей «XEROX WC PE16e» в количестве 3 шт., «XEROX WC M15» - 5 шт., «XEROX WC PE16» - 2 шт.

Выражаем надежду на поставку максимального количества всех запрошенных моделей оргтехники.

С уважением,

Директор ООО «Контур» (подпись) Е. Л. Хоружик

09 Петренко А.Р. 214 11 38

МЛ 14.03.2013 Запрос

ООО «НЭВИ» № 05-05/12 14.03.2013

В дело 06-13

Отправлено письмо № 05-09/78

(подпись) Е.Л.Жук

14.03.2012

ОАО «Электротехника»

220000 Минск, ул. Якубова, 14

тел./факс (+375) 458 36 95, 258 96 34

Your ref: NP/MN/12

Our ref: GT/FR/26

25 MAY 2012

CROSBY VALVE & GAGE COMPANY

P.O. Box 308

Wrentham, Massachusetts 02093

USA

Уважаемые господа,

Мы получили письмо от 20 декабря 2012 года и были удивлены вашим решением продлить гарантийный период на генератор, вышедший из строя из-за дефектов завода-изготовителя, только на 1 месяц.

Вам, конечно известно, что мы незамедлительно сообщили вам о выходе генератора из строя. Однако ваши представители прибыли с большой задержкой, в результате чего генератор был выпущен в эксплуатацию только через 2 месяца после его поломки. Более того, мы были удивлены, что вопреки контракту вы отказались полностью возместить нам убытки, вызванные простоем генератора.

Таким образом, мы хотели бы возобновить наши переговоры, окончательно определить дату истечения гарантийного периода и решить вопрос о полной компенсации наших убытков.

С уважением,

(личная подпись)

Иванова К.М.

Генеральный директор

Enс: Order № 12