Нарада як форма управлінської діяльності керівника школи
Правила проведення наради
Важливим і досить поширеним видом управлінської діяльності керівників усіх рангів є проведення нарад. Уміння підготувати і провести ділову нараду — це обов'язок директора чи будь-якого керівника установи. Нарада — це одна з найдорожчих видів службової діяльності, адже робочий час витрачає не тільки керівник, а й усі присутні.
Нарада — це форма реалізації управлінських рішень, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінської діяльності. Як зазначалось раніше, наради поглинають значну частину часу працівників.
Наради в школах є головною формою колективної праці як для всього персоналу, так і для менших груп працівників, що часто виконують лише певні окреслені завдання.
Керівник повинен чітко проаналізувати:
• вартість наради;
• поведінку учасників наради;
• асертивність наради (асертивність — психологічне поняття, що передбачає усвідомлення самого себе, певності в собі, усвідомлення власних потреб і прагнень, які не залежні від інших людей, радість з власного успіху, визнання свого права на помилку, домагання виконання своїх прав. Поняття, що є антагонізмом агресивності і підпорядкування);
• підготовка наради;
• проведення наради;
• прийняття групових рішень.
Професор АТ.Єлісеєв у навчальному посібнику «Организация й методика проведення деловых совещаний» класифікує наради так:
Інформаційна — ознайомлення з новими директивними документами, майбутніми заходами, зміною ситуації на ринку тощо. Проводяться також узагальнення відомостей і вивчення різних думок на проблеми, що виникли.
Роз'яснювальна (інструктивна) — обговорюються питання планування звітності, оперативної роботи різних служб тощо. Як правило, під час такої наради керівництво прагне запевнити співробітників у правильності обраної господарчої політики і неминучості кроків, що були зроблені для досягнення мети.
Звітна — звіти про виконання планів, окремих доручень тощо.
Навчальна (конференція) — ставить за мету дати учасникам необхідні знання і підвищити їхню кваліфікацію.
Проблемна — вироблення методів вирішення проблем, що існують. Щодо форм безпосередньої участі керівника та учасників наради за класифікацією американських дослідників вони поділяються так:
Диктаторська — право проведення і голосу — лише у керівника. Інші учасники в основному слухають і беруть до уваги інформацію, що повідомляється. Вони можуть лише ставити запитання. Як правило, на подібних засіданнях керівник ознайомлює підлеглих з різноманітними офіційними документами або зі своїми розпорядженнями;
Автократична — різновид диктаторської. На ній керівник ставить запитання і вислуховує всіх учасників наради. Хоч кожен і може висловити свою думку, все ж більшу частину часу залишається пасивним;
Сегрегативна — спочатку керівник робить доповідь, потім відбувається обговорення. Але в обговоренні беруть участь лише кілька працівників, яких визначає керівник. Проведення таких нарад характеризує керівника як не зовсім компетентного і не надто сумлінного;
— найдемократичніша за своєю структурою. Нарада стає полем вільного обміну думками і вироблення загального рішення. При цьому "більшість людей має право вільно висловити своє бачення проблеми, відверто ваступити проти думки керівника;
Вільна («круглий стіл») — не має чітко сформульованого порядку денного, а інколи проводиться, і без головуючого. Вільна нарада не приймає ніяких рішень, а зводиться до обміну думками і відбувається у формі бесіди між більшістю учасників. Характерна для наукових працівників;
Диспетчерська — має на меті з'ясувати хід виконання робіт, встановити, хто винен у недоліках, і намітити заходи щодо їх усунення. Почергові короткі (1 - 1,5 хв) повідомлення учасників повинні бути побудовані за принципом врахування відхилень від планових завдань і термінів їх виконання. Бажано, щоб склад диспетчерських нарад був постійним (можна користуватись селектором, практикувати письмові чи телефонні повідомлення, промислове телебачення);
Письмова нарада — ваша пропозиція з певного питання друкується на одній половині аркуша і розсилається учасникам наради для відповіді. На чистій частині аркуша відзначаються зауваження, пропозиції, думки з цього приводу. За потреби можна повторити у зміненому варіанті;
Наради по селектору з успіхом замінюють більшість традиційних нарад. Оптимальна кількість учасників З—10 осіб. Потрібен лише селектор.
Для ефективного проведення наради керівнику необхідно:
- заздалегідь повідомляти його учасникам порядок денний;
- запрошувати на нараду тільки тих, хто зв'язаний з обговорюваною проблемою;
- стежити за дотриманням регламенту наради: 5—7 хвилин кожному на виступ, а тривалість наради не повинна перевищувати однієї години;
- говорити чітко і коротко самому і вимагати того ж від виступаючих.
У процесі проведення наради для створення обстановки ділового і зацікавленого обговорення виниклих проблем керівник не повинен:
- вести телефонні переговори;
- переглядати підписувати які-небудь документи;
- коментувати й оцінювати виступу учасників наради;
- висловлювати свою точку зору по обговорюваній проблемі на початку наради;
- застосовувати негативні формулювання (типу "нас не зрозуміють"). Перераховані рекомендації націлені на створення атмосфери щирого висловлення своєї точки зору учасниками наради.
Для підвищення ефективності нарад їх варто проводити методом «мозкової атаки»(автор методу Алекс Осборн). Їхнім організаторам необхідно враховувати наступне:
- на нараді, проведеній методом «мозкової атаки», забороняється критика виступаючих у будь-якому вигляді;
- слово для виступу на нараді учасники одержують у послідовності, зворотній субординації (першим виступає учасник наради, що займає нижчу ступінь в управлінській ієрархії);
- учасники наради сидять поруч, а не навпроти один одного;
- стимулюється генерація ідей, навіть самих фантастичних. Цей метод проведення нарад застосовується, коли складається надзвичайна, «позаштатна» ситуація, і немає варіантів її рішення. Завдяки цьому методу створюється обстановка, у якій учасники наради не бояться висловлювати самі дикі, фантастичні ідеї.