Тақырып 11 - Менеджмент жүйесіндегі бақылау
Мақсаты: Бақылау түсінігі мен маңыздылығын ашып көрсету. Басқарудағы бақылау кезеңдерін, түрлерін, ерекшеліктерін қарастыру. Басқару қызметіндегі сыртқы және ішкі бақылау сипаттамасын беру және ауытқу бойынша басқарудың негізгі жолдарын көрсету.
1.Бақылау және оның түрлері
2. Бақылау процесінің кезеңдері
3. Бақылауды мәліметтермен қамтамасыз ету
Бақылау-бұл ұйымның өз мақсатына жетуін қамтамассыз ету процесі. Бақылау бұл қолда не барын және де не болу керектігін ұдайы салыстыру.
Басшылар бақылау қызметін мақсат пен міндетті айқындап, ұйымды құрған сәттен бастап қолға ала бастайды. Ұйымның қалыпты жұмыс істеуі үшін бақылаудың маңызы зор. Бақылау- ұйымның өмір сүруінің негізгі элементі. Жоспардың жүзеге жетуі үшін көптеген жағдайлар кедергі келтіруі мүмкін. Мәселен, заңдардың, әлеуметтік құндылықтардың, технологияның, бәсекелесу жағдайының өзгеруі және қоршаған ортадағы басқа да шамалардың өзгеруі жоспардың орындалуына себепші болуы ықтимал.
Басқа бір факторға, кез келген ұйымдағы көпшілік жұмыстарды орындайтын адамдар жатады. Жаңа нұсқаулар мен бұйрықтардың енгізілуін, қосымша праволар мен міндеттердің жүктелуін жұмыскердің қалай қабылдайтындыгының менеджерлер әрдайым дәл біле бермеуі мүмкін.
Бақылаудың қажеттілігі дағдарыс жағдайының пайда болуын алдын ала сақтандыруға да байланысты. Ұйым ішіндегі жағдайды талдаған кезде пайда болатын қателіктер мен проблемаларды дер кезінде түзетіп дұрыс арнаға салмаса кейінен оны қалпына келтіру қиынға соғатыны сөзсіз.
1.Басқару процесі әрқашан сәтті бола бермеуі мүмкін. Жоспар да ойлағандай орындала бермейді. Адамдар да өзіне қатысты құқықтар мен міндеттерді қабылдай бермейді. Басшылар адамдарға қойылған мақсатты әрдайым дәлелдеп, түсіндіре алмауы мүмкін.
Ұйымдастыру қоршаған орта жағдайының өзгеруіне қарай бейімделуі тиіс.Ұйым басшысы өзінің алдына қойған мақсатына жеткенін анықтауы үшін өз қатесін және қызметшілерінің қатесін байқауы үшін бақылау қажет. Бақылау ұйымды да, қызметкерлерді өз шығынынан алдын-ала қорғауы тиіс.
Бақылау қызметі өндіріс процесінің нақты барысын ұдайы бақылаудан, талдаудан, бағалаудан және басқарудың келесі цикілінде қажетті іс әрекеттерді айқындау мақсатында оны белгіленген бағдарлама бойынша салғастырудан тұрады.
Бақылау қызметі- бұл проблеманы айқындауға мүмкіндік беретін әрі туындаған проблемалар дағдарысқа ұшырамай тұрып ұйым қызметіне тиісті өзгерістер енгізетін басқару сипаты. Осыдан үш мындай жыл бұрын Қытайдын дана кітабы «И Цзинде» («Өзгеріс кітабында») басқару ғылымының алғашқы идеясы пайда болғанға дейін былайша жазылған болатын: «Ақылды адам табысқа қалай жеткенін білгеннен кейін, ол тағыда солай істеді. Егер өз қатесін сезінсе, оны ол қайталамайтын болады».
2. Бақылау басқарудың маңызды әрі күрделі қызметі, еңбек өнімділігін, қызметкерлердің ынта-жігерін арттырудың басты құралы.
Бақылаудың басты принциптерінің бірі-бақылау тұтастай қамтылуы тиіс. Бақылау ісі тек менеджлердің және оның көмекшілерінің ғана міндеті емес, әр бір басшы, қызмет лауазымына қарамастан өзінің тікелей жауапты міндеті ретінде бақылауды жүзеге асыруы тиіс.
Бақылаудың келесі принципі- ол басқару процесінің негізгі элементі болып саналады. Барлық басқа қызметтерді одан бөлек қарастыруға болмайды.
Тиімді бақылаудың басты принциптері-жүйелік және жан жақтылық. Бақылаудағы мақсаттылық та, яғни тексеру барысында тек кемшілікті ашып қана қоймай, сондай-ақ оны жою шараларын қарастырудың зор маңызы бар. Бақылауды күшейту мақсатында кейбір жағдайда қазіргі есептеу техникаларын пайдалана отырып, арнайы жүйе құралады.
Бақылаудың негізгі үш түрі бар:
- алдын ала;
- күнделікті;
- қортынды;
Алдын ала бақылау.
Мұндай жүзеге асырудың негізгі құралдары- белгіленген ережелерді, процелурды және жүріс - тұрыс линиясын жүзеге асыру. Жүріс - тұрыс ережесі мен линиясы жоспарды орындауды, оны мүлтіксіз сақтау – бұл жұмыстың белгіленген бағытта дамитындығына көз жеткізудің әдісі. Егер қызмет міндеттері айқын жазылса, мақсат тұжырымдамалары бағыныштыларға нақты түсіндірілсе, бақылаудың әкімшілік аппаратына білікті адамдар алынса, осының барлығы ұйымдық құрлымының ойлаған мақсатта жұмыс істеуі мүмкіндігін арттыра түседі. Алдын ала бақылау үш салада -адамдар, материалдық және қаржы ресурстары тарапында жүзеге асырылады.
Адам ресурстары саласында алдын ала бақылау белгілі бір қызмет міндеттерін орындауға қажетті білімі мен шеберлігін мұқият талдау және біршама дайындығы мен біліктігі бар адамдарды тандау арқылы жүргізіледі. Жұмысқа қабылдаушылардың өздеріне жүктелген тапсырмаларды немесе міндеттерді орындай алатындығына көз жеткізу үшін, жалданушылардың осы саладағы тиісті білім дәрежесін немесе жұмыс стажын айқындап, олардың құжаттары мен мінездемелерін тексеру қажет. Ұйымға білікті жұмыскерлерді таратуда, әрі тұрақтандыруда, оларға еңбекақысы мен өтемін әділ белгілеудің, сондай-ақ жұмыскерлерді жалдар алдында әңгіме өткізудің зор маңызы бар. Көптеген ұйымдарда адам ресурстарын алдын ала бақылау жұмыскерлерді жалдағаннан кейін де, жұмысқа баулу арқылы, оларға негізгі міндеттеріне кіріспес бұрын тағы да нені үйрету қажеттілігін білуге мүмкіндік береді.
Фирмадағы пайдаланып отырған материалдық ресурстарды алдын ала бақылағанда материал сапасының стандарттарға сәйкестігі, жаңадан келіп түскен материалдардың жай күйі, жарамдылығы анықталады.
Қаржы ресурстарын алдын ала бақылаудағы маңызды буыны – бюджет, мұның өзі де жоспарлау қызметін асыруға мүмкіндік береді. Бюджет алдын ала бақылаудың механизімі болып саналады.