Применение метода системного анализа при проведении исследований
В основе системного подхода к анализу явлений положена методология научной и социальной практикирассмотрения объектов, процессов и явлений как систем. Системный подход заключается в целостности объекта, в выявлении многообразных связей и сведение их в единую теоретическую картину.
Для понимания сути системного подхода определим понятие система. Система - это полный, целостный набор взаимосвязанных между собой и функционирующих с определенной целью элементов.Отличительное свойство любой правильно организованной системы заключается в том, что совокупность свойств отдельных ее элементов всегда меньше возможности самой системы. Структура простейшей системы представлена на рис.2.
Рис.2. Структурная схема простейшей системы (контур управления)
Управляющий орган вырабатывает определенное управляющее воздействие и передает его на объект управления с использованием прямой связи. Результат управляющего воздействия передается от управляемого объекта с использованием обратной связи. Под внешней средой понимаются те элементы системы, которые остались за пределами рассмотренного контура управления.
Основой анализа сложных систем служат следующие принципы [2], позволяющие установить закономерности поведения систем в зависимости от их сложности (так называемые принципы усложняющегося поведения систем):
· вещественно-энергетического баланса;
· гомеостаза;
· выбора решений;
· перспективной активности;
· рефлексии.
Первый принцип рассмотрения систем (вещественно-энергетического баланса) основан на изучении поведения системы при условии, когда не нарушаются законы сохранения вещества и энергии. Используется для изучения простейших систем.
Принцип гомеостаза основан на изучении саморегулирующихся систем. Регуляция деятельности системы основана на отрицательной обратной связи, которая при возрастании сигнала от управляемого объекта вызывает уменьшение управляющего воздействия на него. Таким образом, состояние системы стабилизируется. Примером реализации этого принципа может быть уменьшение цен на рынке товаров при увеличении его предложения за счет появления новых фирм.
Принцип выбора решений используется для изучения еще более сложных систем, способных организовывать свое поведение на основе непосредственного опыта, наблюдения ситуации и принятия решений без предвидения дальнейшего развития событий (системы без предвидения). Многие социальные системы в начальном периоде своего развития могут рассматриваться с этих позиций. Экономика России как целостная система сегодня также может анализироваться с позиций этого принципа.
Принцип перспективной активности используется при изучении систем, которые организуют свое поведение, основываясь на предыдущем опыте в предположении, что будущие ситуации будут несущественно отличаться от прошлых. Такие системы прогнозируют свое поведение на основе ретроспективного анализа (анализа развития в прошлом). Рассматривая систему с этих позиций, необходимо быть уверенным, что будущие ситуации уже имели место в прошлом.
Принцип рефлексии основан на изучении очень сложных систем, способных организовывать свое поведение с позиций возможного мысленного представления об их действиях с позиций другой системы (как правило, вышестоящей по уровню организации или связанной с ней в определенных отношениях). Под рефлексией понимают отражение мыслительного процесса другого лица или лиц. Например, анализируя поведение конкурентов на рынке, можно продемонстрировать им свои действия (в т. ч и ложные), стимулирующие конкурентов принять ответные действия, выгодные для фирмы. Исследования подобного рода считаются весьма и весьма сложными.
Методология исследования систем строится на утверждении, что невозможно изучить поведение системы в границах самой системы. Необходимо рассматривать поведение системы с позиций другой системы более высокого уровня (теорема Геделя). Такая система более высокого уровня, формирующая принципы действия другой системы, называется внешним дополнением.
Сделанное вступление было необходимо, чтобы перейти к рассмотрению общей схемы системного анализа. Основные этапы системного анализа можно представить в форме следующего формализованного описания наборов процедур или функций по отношению к изучаемой системе
S = < (M, Q), Str(Org), ier, P, R, a, E, I, C, B, W, G > ,(1)
где:
S - совокупность методологических требований системного подхода;
M - расчленение системы на множество составляющих ее подсистем;
Q - установление цели функционирования свойств каждой подсистемы;
Str(Org) - анализ структуры (организации) системы;
ier- определение уровня иерархии данной системы и ее подсистем;
P, R, a – выявление влияния свойств (P) системы на другие системы;
Е - изучение влияния внешней среды на систему;
I- анализ информационных потоков;
С- описание принципов управления и процесса управления системой;
В - анализ процесса функционирования системы;
W - определение интегративных качеств системы;
G- формулирование цели системы.
В приведенном формализованном описании системного анализа операторы выполняются последовательно слева направо, а выделенные курсивом M и Q выполняются последовательно до полного расщепления исходной системы на ряд подсистем, поведение которых понятно и не требует дальнейшего деления. Такая последовательность анализа известна под названием «метод вертикальной декомпозиции систем». Сущность метода чрезвычайно проста. Любая исследуемая проблема (процесс, явление) делится последовательно по иерархическим уровням на ряд задач до их полного и понятного описания, рассматривая их во взаимосвязи.
Подобная схема работает и при проведении синтеза систем, однако последовательность действий будет несколько другой
S = < G,W, B, C, E,I, P, R, a, ier, Str(Org), (M, Q,) >(2)
Сначала формулируются цели системы и определяются или задаются ее интегративные качества, а потом идет ее структурное проектирование и проектирование подсистем с определением их свойств.
Какие задачи можно успешно решать с использованием метода системного анализа? Это, прежде всего задачи, связанные с исследованием систем управления и их реинжиниринга. Правильно организованные системы не имеют лишних прямых и обратных связей, а функции их подсистем соответствуют общей цели функционирования системы в целом. В подобном анализе проводится изучение связей между подсистемами. Отсутствие таких связей может приводить к различным нарушениям работы систем, так же как и их избыточность. Подобные задачи решаются обычно с использованием технологий и стандартов структурного описания процессов IDEF0 [3]. В основе этой методологии лежат четыре основных понятия:
1. Первое понятие функциональный блок (Activity Box). Он графически изображается в виде прямоугольника (рис. 3) и олицетворяет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы. По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (например, “производить услуги”, а не “производство услуг”). Каждая из четырех сторон функционального блока имеет своё определенное значение (роль), при этом:
· верхняя сторона имеет значение “Управление” (Control);
· левая сторона имеет значение “Вход” (Input);
· правая сторона имеет значение “Выход” (Output);
· нижняя сторона имеет значение “Механизм” (Mechanism).
Каждый функциональный блок в рамках единой рассматриваемой системы должен иметь свой уникальный идентификационный номер (АО).
Рис.3. Функциональный блок
Второе понятие интерфейсная дуга (Arrow). Также интерфейсные дуги называют потоками или стрелками. Интерфейсная дуга отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком.
Графическим отображением интерфейсной дуги является однонаправленная стрелка. Каждая интерфейсная дуга должна иметь свое уникальное наименование (Arrow Label). По требованию стандарта наименование должно отображать действие. С помощью интерфейсных дуг отображают различные объекты, в той или иной степени определяющие процессы, происходящие в системе. Такими объектами могут быть элементы реального мира (детали, вагоны, сотрудники и т.д.) или потоки данных и информации (документы, данные, инструкции и т.д.). В зависимости от того, к какой из сторон подходит данная интерфейсная дуга, она носит название “входящей”, “исходящей” или “управляющей”. Кроме того, “источником” (началом) и “приемником” (концом) каждой функциональной дуги могут быть только функциональные блоки, при этом “источником” может быть только выходная сторона блока, а “приемником” любая из трех оставшихся. Необходимо отметить, что любой функциональный блок по требованиям стандарта должен иметь, по крайней мере, одну управляющую интерфейсную дугу и одну исходящую. Это и понятно – каждый процесс должен происходить по каким-то правилам, отображаемым управляющей дугой, и должен выдавать некоторый результат (выходящая дуга), иначе его рассмотрение не имеет никакого смысла.
При построении IDEF0 – диаграмм важно правильно отделять входящие интерфейсные дуги от управляющих, что часто бывает непросто. Например, в случае рассмотрения предприятий и организаций существуют пять основных видов объектов: материальные потоки (детали, товары, сырье и т.д.), финансовые потоки (наличные и безналичные, инвестиции и т.д.), потоки документов (коммерческие, финансовые и организационные документы), потоки информации (информация, данные о намерениях, устные распоряжения и т.д.) и ресурсы (сотрудники, станки, машины и т.д.). При этом в различных случаях входящими и исходящими интерфейсными дугами могут отображаться все виды объектов, управляющими - только относящиеся к потокам документов и информации, а дугами-механизмами - только ресурсы.
Третьим понятием стандарта IDEF0 является декомпозиция (Decomposition). Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели. Декомпозиция позволяет постепенно и структурировано представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой. Модель IDEF0 всегда начинается с представления системы как единого целого – одного функционального блока с интерфейсными дугами, простирающимися за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма с одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой, и обозначается идентификатором “А0”. В пояснительном тексте к контекстной диаграмме должна быть указана цель (Purpose) построения диаграммы в виде краткого описания и зафиксирована точка зрения (Viewpoint). Определение и формализация цели разработки IDEF0 – модели является крайне важным моментом. Фактически цель определяет соответствующие области в исследуемой системе, на которых необходимо фокусироваться в первую очередь. Например, если мы моделируем деятельность предприятия с целью построения в дальнейшем на базе этой модели информационной системы, то эта модель будет существенно отличаться от той, которую мы разрабатывали бы для того же самого предприятия, но уже с целью оптимизации логистических цепочек.
Точка зрения определяет основное направление развития модели и уровень необходимой детализации. Четкое фиксирование точки зрения позволяет разгрузить модель, отказавшись от детализации и исследования отдельных элементов, не являющихся необходимыми, и исходя из выбранной точки зрения на систему. Например, функциональные модели одного и того же предприятия с точек зрения главного технолога и финансового директора будут существенно различаться по направленности их детализации. Это связано с тем, что в конечном итоге, финансового директора не интересуют аспекты обработки сырья на производственных станках, а главному технологу ни к чему прорисованные схемы финансовых потоков. Правильный выбор точки зрения существенно сокращает временные затраты на построение конечной модели. В процессе декомпозиции функциональный блок, который в контекстной диаграмме отображает систему как единое целое, подвергается детализации на другой диаграмме. Получившаяся диаграмма второго уровня содержит функциональные блоки, отображающие главные подфункции функционального блока контекстной диаграммы и называется дочерней (Child diagram) по отношению к нему, каждый из функциональных блоков, принадлежащих дочерней диаграмме, соответственно называется дочерним блоком – Child Box. В свою очередь, функциональный блок - предок называется родительским блоком по отношению к дочерней диаграмме (Parent Box), а диаграмма, к которой он принадлежит, родительской диаграммой (Parent Diagram). Каждая из подфункций дочерней диаграммы может быть далее детализирована путем аналогичной декомпозиции соответствующего ей функционального блока. Важно отметить, что в каждом случае декомпозиции функционального блока все интерфейсные дуги, входящие в данный блок или исходящие из него, фиксируются на дочерней диаграмме. Этим достигается структурная целостность IDEF0 – модели. Наглядно принцип декомпозиции представлен на рис. 4. Следует обратить внимание на взаимосвязь нумерации функциональных блоков и диаграмм. Каждый блок имеет свой уникальный порядковый номер на диаграмме (цифра в правом нижнем углу прямоугольника), а обозначение под правым углом указывает на номер дочерней для этого блока диаграммы. Отсутствие этого обозначения говорит о том, что декомпозиции для данного блока не существует.
Последним из понятий IDEF0 является глоссарий (Glossary). Для каждого из элементов IDEF0 - диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг существующий стандарт подразумевает создание и поддержание набора соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом. Этот набор называется глоссарием и является описанием сущности данного элемента. Например, для управляющей интерфейсной дуги “распоряжение об оплате” глоссарий может содержать перечень полей соответствующего дуге документа, необходимый набор виз и т.д.
| |
| |
Рис. 4. Принципиальная схема декомпозиции функциональных блоков
Обычно IDEF0-модели несут в себе сложную и концентрированную информацию, позволяющую выявить в результате анализа соответствие заявляемых целей функционирования систем с реальными, полученными из анализа функций и целей ее подсистем. Использование методологии структурного анализа и проектирования (SADT) позволяет во многих случаях решить научную задачу по анализу и синтезу рациональных систем управления.
Однако существует и ряд других задач, решение которых возможно с использованием метода системного анализа - анализа сложившейся ситуации и исследованя информационных потоков систем управления для выявления внутренних и внешних угроз этим системам.
Рассмотрим несколько примеров использования методов системного анализа.
В курсовой работе студента К. был использован метод системного анализа для изучения конфликта в фирме F между вновь назначенным руководителем В. и его подчиненным С. Инициатором конфликта был подчиненный. До конфликта инициатор конфликта был непосредственно подчинен руководителю фирмы А. При расширении фирмы было создано новое подразделение, и сотрудник фирмы С стал подчиняться вновь назначенному руководителю, однако связи с прежним руководителем были сохранены. Результаты концептуального анализа сложившейся системы управления представлены на рис.5.
Рис.5. Схема управления в конфликтной ситуации
Операциональный анализ новой системы управления показал следующее. Руководитель В, по мнению сотрудника С, не имел достаточного уровня компентентности, так как прямая связь с его бывшим руководителем А, была сохранена, а это свидетельствовало о недоверии руководителя фирмы А к руководителю подразделения В.
Наряду с этим были и другие причины конфликта. Прежде всего, связанные с реакцией сотрудника С, на появление лишнего звена в системе управления и снижение его личных перспектив на служебный рост (программа «выталкивания»).
Более детальный анализ ситуации выявил и другие возможные причины конфликта. В частности, сохранение прямой и обратной связи сотрудника С. с бывшим руководителем, а также его более длительный период работы в фирме определили и его новую роль в созданном подразделении, как функцию внешнего дополнения по отношению к руководителю В. Это проявилось в том, что сотрудник С. начал публично оценивать эффективность работы своего руководителя В., не имея полной информации о результатах его деятельности.
Проведенная коррекция взаимоотношений между руководителями и сотрудниками фирмы позволила привести систему управления в нормальное состояние и устранить конфликт. Новая схема управления представлена на рис.6.
Рис.6. Схема управления после коррекции взаимоотношений
Другой пример относится к исследованию маргинальных (непрофессиональных) систем управления, в которых появляются угрозы манипулирования действиями администрации организации.
Основные методы управления действиями администрации в маргинальной системе управления представлены на рис.7. Эти методы были найдены путем наблюдения способов доставки информации до администратора - маргинала, анализа степени ее изменения (усиления и искажения) и принятых по этой информации управленческих решений. Период наблюдения составил несколько лет, а сами наблюдения проводились в трех организациях. Для выявления информационных каналов в редких случаях проводился эксперимент, в котором искусственно генерировалась экстраординарная информация или ситуация, и наблюдались пути доставки информации по всем уровням и звеньям системы управления. Обычно для наблюдения было достаточно реальных жизненных ситуаций. В трехзвенной системе управления, приведенной на рис.7, приняты следующие обозначения. Администратор и Менеджер 1 имеют родственные связи и могут принимать все решения, являясь владельцами бизнеса (они выделены на рис.7 серым фоном). Остальные менеджеры второго уровня находятся в различных отношениях с Менеджером 1, с точки зрения обеспечения их информацией. Менеджер 2 является источником информации для Менеджера 1, а Менеджер 3 - для Администратора. Остальные сотрудники в механизме обеспечения информацией (ситуации) также играют свои роли. Сотрудники Е1, Е2, Е3, Е4 являются доверительными лицами Администратора и Менеджера 1, играя роль каналов информации. Назовем их Проводниками. Они играют особую роль в системе управления.
Рис.7. Схема организации манипулирования в маргинальных системах управления
С позиции Администратора и Менеджера 1, информация, представляемая Проводниками, может быть недостаточно достоверна. Но если она поступает одновременно с небольшой разницей во времени и не менее чем от 3-5 Проводников, то она считается достоверной и обычно используется для принятия управленческого решения, либо накапливается для последующего использования. Проводники определяются достаточно просто в любой системе управления. Понаблюдайте - и увидите их сами. Они этого и не скрывают и даже, может быть, догадываются, что их используют для передачи информации. Манипуляторы обычно действуют на них не напрямую, а посредством совершенно не представляющих своей роли других лиц. Назовем их Посредниками (на схеме это круг с решеткой) и Резонаторами (круги с буквой Р). Роль первых - донести дозированную информацию до Проводника, что они делают с превеликим удовольствием, а роль вторых, обладающих воображением, - не только донести эту информацию, но и усилить, преобразовать эмоционально, тем самым, усилив ее достоверность. Наконец, самые главные звенья в этой системе - манипуляторы. Их можно разделить на несколько уровней.
Уровень первый (М1) обеспечивает непосредственную манипуляцию Администратора или Менеджера 1. Обычно это люди, владеющие специальными знаниями в области медицины, психологии, оккультизма, предсказатели, гадалки и др. Они имеют свои цели: стабильное положение в структуре, относительно высокая заработная плата, социальные пакеты и т.д., и обычно их достигают.
Уровень второй (М2) обеспечивает манипуляцию максимально по четырем каналам: через Посредника, Проводника, Манипулятора первого уровня и непосредственно при общении с Администратором или Менеджером 1. Это наиболее опасный уровень манипулирования, так как позволяет одновременно с высокой вероятностью доводить дозировано информацию до администратора – маргинала. Эти лица обычно занимают ключевые посты в системе управления. Таких манипуляторов в системе может быть несколько. Для достижения своих целей этот манипулятор может использовать манипуляторов первого уровня. Обычно цели манипуляторов этого уровня несколько шире: расширение своей сферы влияния, захват или переключение на себя дополнительных не свойственных этой должности, функций. Основные признаки этого манипулятора в системе управления: чрезмерно увеличенный штат сотрудников возглавляемого им отдела или службы. Например, информационная служба, в которой 150 компьютеров, составляющая 6-8 человек, бухгалтерия с штатом 9-12 человек на 100 сотрудников, кадровая служба 2-4 человека и т.д.
Уровень третий (М3) . Этот тип манипулятора может и не присутствовать в маргинальной системе управления. Он обладает дополнительными возможностями в манипулировании за счет личного, обычно непосредственного влияния на манипулятора второго уровня. Это может быть, например, сотрудник отдела у манипулятора второго уровня. Цели его манипулирования обычно зависят от уровня его амбициозности.
Наконец уровень четвертый и самый опасный для бизнеса вид манипуляции. В отличие от предыдущих, этот манипулятор обычно не является сотрудником организации. Основная цель этого манипулирования – захват бизнеса. Для достижения этой цели он вступает в коалицию с манипулятором второго или третьего уровня. Это исследование проводилось с использованием принципа рефлексии систем, потребовало определенного мыслительного представления описанных здесь процессов
Мы привели несколько примеров использования методов системного анализа при решении конкретных научных задач, которые позволяют во многих случаях получить структурное представление процессов и на основе этого предложить эффективные механизмы их совершенствования.
1.6.3. Применение методов SWOT – анализа и Бостонской матрицы в маркетинговых исследованиях
Аббревиатура SWOT обязана своим происхождением 4 англоязычным словам: сила- strength, слабость-weakness, возможность-opportunity и угроза-threat [5,6]. SWOT анализ включает в себя анализ ситуации внутри компании, а также анализ внешних факторов и ситуации на рынке. Все данные впоследствии сводятся в одну таблицу, состоящую из 4 основных полей: сила, слабость, возможности и угрозы. Такую таблицу, также называют матрицей SWOT анализа (рис.8).
Рис.8. Матрица SWOT - анализа
Сильные стороны предприятия проявляются в имеющемся опыте, доступе к уникальным ресурсам, наличии передовой технологии и современного оборудования, высокой квалификации персонала, высоком качестве выпускаемой продукции, известности торговой марки и других.
Слабые стороны предприятия обычно проявляются в узком ассортименте выпускаемых товаров, плохой репутации компании на рынке, недостатке финансирования, низком уровне сервиса и т.п.
Рыночные возможности — это благоприятные обстоятельства, которые предприятие может использовать для получения преимущества. В качестве примера рыночных возможностей можно привести ухудшение позиций конкурентов, резкий рост спроса, появление новых технологий производства продукции, рост уровня доходов населения и т.п. Следует отметить, что возможностями с точки зрения SWOT-анализа являются не все возможности, которые существуют на рынке, а только те, которые может использовать анализируемое предприятие.
Рыночные угрозы — события, наступление которых может оказать неблагоприятное воздействие на вашеконкретное предприятие. Примеры рыночных угроз: выход на рынок новых конкурентов, рост налогов, изменение вкусов покупателей, снижение рождаемости и т.п.
Откуда взять информацию для проведения SWOT-анализа?
На самом деле большая часть необходимой для проведения SWOT-анализа информации обычно уже имеется у исследователя в распоряжении. В основном это, конечно, данные о сильных и слабых сторонах предприятия. Для этого необходимо собрать разрозненные факты, взяв отчеты бухгалтерии, отделов производства и продаж, переговорив с менеджерами, владеющими необходимой информацией и упорядочив ее. Информацию о рынке (возможностях и угрозах) получить несколько сложнее. Вот несколько источников, из которых обычно можно почерпнуть полезные сведения:
· результаты маркетинговых исследований, обзоры рынка, которые публикуются в отраслевых журналах и на специализированных порталах типа http://www.rbc.ru;
· отчеты и сборники Госкомстата (информация о численности населения, уровне смертности и рождаемости, половозрастной структуре населения и другие полезные данные);
· материалы сайтов конкурирующих предприятий;
· СМИ и их представительства в Интернет.
Более полную информацию с примерами применения метода SWOT-анализа можно найти в Интернет по адресу http://marketing.rbc.ru.
Другим методом, позволяющим классифицировать товары и услуги фирмы по четырем группам, является метод Бостонской матрицы, разработанный в 70-е годы Бостонской консультативной группой (Boston Consulting Group). Наглядно способ иллюстрируется таблицй, состоящей из четырех квадрантов (рис.9).
Рис.9. Метод классификации товаров и услуг
Члены BCG выдвинули идею о том, что каждая услуга или продукт может быть отнесена к одному из четырех. Вертикальная ось олицетворяла темпы роста соответствующего рынка, а горизонтальная - рыночную долю продукта или услуги. Такие продукты получили титул "звезд" (Stars). Продукты со значительной долей слабо растущего рынка стали именоваться "дойными коровами" (Cash Cows). Продукты, которые смогли обеспечить себе лишь небольшую долю рынка при незначительном его развитии, получили сомнительное обозначение "собаки" (Dogs).
Матрица BCG позволяет фирме:
· классифицировать каждый из своих товаров по его доле на рынке относительно основных конкурентов и темпам годового роста в отрасли;
· определить, какие из товаров фирмы занимают ведущие позиции по сравнению с конкурентами и какова их динамика;
· произвести предварительное распределение стратегических финансовых ресурсов между товарами.
Результаты SWOT-анализа и использования Бостонской матрицы в значительной мере зависят от опыта исследователя и его способности интерпретировать полученные результаты.