Гриф утверждения документа (реквизит 16)
Утверждение – особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определённый круг учреждений, должностных лиц и граждан.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждаются организационно-правовые документа (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчёты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определён в Инструкции по делопроизводству.
Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими руководителями, распорядительным документом: постановлением, приказом, распоряжением; или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа оформляется следующим образом:
| УТВЕРЖДАЮ Министр образования и высшей школы Республики Коми _____________________ М. Ф. Лыюров 25.01.2014 |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
| УТВЕРЖДАЮ Министр здравоохранения и социального развития Республики Коми ______________________ А. Р. Холопов 25.01.2014 | УТВЕРЖДАЮ Министр образования и высшей школы Республики Коми _____________________ М. Ф. Лыюров 25.01.2014 |
При утверждении документа распорядительным документом, издаваемым руководителем или коллегиальным органом, в грифе утверждения указываются наименование документа, в котором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом все слона в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже, например:
| Правила | УТВЕРЖДЕНЫ Протоколом собрания трудового коллектива от 20.01.2004 №1 |
| Инструкция | УТВЕРЖДЕНА Приказом директора завода «Орбита» от 15.03.2014 № 02-07/45 |
Строки реквизита «Гриф утверждения» можно выравнивать по левому краю или центровать относительно самой длинной строки.
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель директора по УПР
_______________ В.С.Сметанина
25.01.2014
Оттиск печати
(реквизит 25)
Так же как и подпись и некоторые другие реквизиты, печать относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Необходимость заверения документа печатью, как правило, устанавливается нормативными актами. Перечень документов, заверяемых печатью приводится в Инструкции по делопроизводству организации.
Различаются печати гербовые и печати организаций. В коммерческих структурах гербовые печати не используются. Оттиск гербовой печати ставится на документах, перечень которых предусматривается нормативными актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др. Гербовая печать имеет круглую форму оттиска. Применение гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) учреждений, организаций и предприятий; доверенностях, удостоверениях и т.д.
Простые печати могут иметь различную форму: круглую, треугольную квадратную и др. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурных подразделений. Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие учреждения: размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и т д.
Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывав подпись должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Начальник отдела кадров В. Н. Попова