Фільтрація даних таблиці. Поняття про фільтр, його типи в базі даних MS Access. Технологія створення простих та
Складних фільтрів, збереження результатів фільтрації.
Фільтр – це набір умов, що застосовуються для відбору підмножини даних чи для сортування даних. Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати одним із трьох способів:
1) виконати команду основного меню Запит -Фільтр;2) виконати команду з контекстного меню;3) (найліпший) скористатися кнопками команд на панелі інструментів: Фільтр за вибраним; Змінити фільтр;Розширений фільтр;Застосувати/Вилучити фільтр.Види фільтрів в Access – У Microsoft Access 2010 для відбору даних застосовуються 4 типи фільтрів: Звичайний фільтр – використовується для фільтрації за значенням або діапазону значень. Фільтр по виділеному – дозволяє впорядкувати всі рядки в таблиці, що містять значення, яке збігається з виділеним значенням в рядку. Фільтр по формі – спосіб відбору записів, в якому користувач використовує форму чи об’єкт в режимі таблиці з порожніми полями, в які вводяться значення чи вирази, що мають містити записи, які відбираються. Розширений фільтр – це такий фільтр, який користувач самостійно створює у спеціальному вікні, задаючи складні умови відбору, що містять значення або вирази та способи сортування відібраних записів. Проста та складена умова відбору – Проста умова — це числа, тексти, вирази, математичні співвідношення, наприклад: 5; "Артист"; Артист; >3; =4; <>3; < date() — усі дати до вчорашньої включно; Like[A-Г] — прізвища, які починаються на А, Б, В, Г; Like "Ар*" — слова, які починаються на Ар; 69???? — шестизначні номери телефонів, які починаються на 69, тощо. Умови записують відповідно до правил мови SQL (Structured Query Language).Складена умова — це умова, побудована з простих за допомогою логічних операторів not (не), and (і), or (або). Наприклад, Not 2; 4 Or 5, Not like "Т*" – усі слова крім тих, що починаються з букви Т; between 10 and 20 – значення між 10 та 20;
Визначення запиту, типи та режими створення. Інтерфейс діалогового вікна для створення макету запиту та керування його об’єктами.
Запит – це вимога користувача на відбір даних, які містяться у таблиці, або вимога на виконання певних дій з даними.Типи запитів – є 6 основних типів запитів: запит на вибірку, перехресний запит, запит на створення таблиці, запит на оновлення, запит на видалення та запит на додавання. Останні 4 запити належать до запитів на зміну (або модифікуючих запитів, запитів на перетворення, запитів дій).Способи створення запитів: майстер запитів, режим конструктура.
Результат виконання запиту, поняття про динамічний набір даних. Створення та редагування простих і складних запитів на вибірку. Визначення умов відбору. Правила використання символів підстановки та виразів в умовах відбору.
Динамічний набір даних можна відображати у відсортованому вигляді. Сортування набору даних значно полегшує їх аналіз. Access надає можливість сортування за кількома полями. Але потрібно пам’ятати, що сортування починається з крайнього лівого поля, тому потрібно розмістити поля у відповідності з пріоритетами сортування. Умови відбору записів задаються в рядку Условие отбора. За їх допомогою ви створюєте обмежуючі фільтри. Вираз може задаватися за зразком або використовувати складні функції вибору. Для текстового поля можна вводити умови символьного типу. Дуже часто використовується пошук в даному полі по масці. Наприклад в якості символів підстановки можна використовувати ? для представлення одиночного символу та * - для представлення кількох символів (це нагадує роботу з файлами з використанням маски в DOS). Умови можна також задавати для полів типу Числовой, Дата/время, Логический. Щоб задати умови відбору записів, у рядок Умова відбору бланка запиту вводять вираз, який може містити знаки порівняння (>, <, =, >=, <=, <>), математичні функції, текстові, числові та інші значення. Наприклад: · за умовою Україна (або "Україна", або ="Україна") для поля Назва країни будуть відібрані такі записи, які містять значення Україна в цьому полі; · за умовою <>"Україна" будуть відібрані всі записи, крім тих, які містять значення Україна в заданому полі. Для поєднання декількох умов можна використовувати операції: And — для визначення записів, що задовольняють відразу обом умовам; Or — для визначення записів, що задовольняють хоча б одній з умов. Наприклад: · за умовою >=1.09.2007 And <=31.12.2007 у полі Дата будуть відібрані записи, датовані від 1вересня до 31 грудня 2007 р. включно; · за умовою ="Росія" Or ="Україна" в полі Країна будуть відібрані всі записи, які містять значення Росія або значення Україна. Зауважимо, що такі альтернативні умови можна задавати в різних рядках: у рядкові Умова відбору ввести ="Росія", а в рядкові або ввести ="Україна". При визначенні умови відбору записів можна використовувати зразок із символами шаблону — зірочки (*), яка заміняє послідовність будь-яких символів, або знаку питання (?), який заміняє один символ. До таких умов у середовищі СУБД Access додається слово Like. Наприклад: · за умовою Like "Україн*" у полі Назва будуть відібрані записи, в яких дані цього поля починаються з літер Україн: Українець, Україна, Український тощо; · за умовою Like "Україн?" — будуть відібрані записи, в яких дані поля Назва після літер Україн містять лише одну літеру: Україна, України тощо.
Встановлення порядку сортування результатів запиту та виводу на екран необхідних полів. Створення обчислювальних полів в запиті. Призначення та технологія роботи з Построителем выражений.
Обчислювальні поля запиту відображають дані, розраховані на основі значень інших полів з того ж рядка запиту. Створіть запит, додайте в нього таблицю, звідки він повинен брати дані, перетягнете вниз необхідні поля, на наступному порожньому полі натисніть праву кнопку миші і виберіть "Побудувати.". і будуйте необхідне вираження з полів вибраної таблиці.
Вирази використовуються в Access в різних контекстах і схожі на формули в Microsoft Office Excel. Будівник виразів надає зручний доступ до імен полів і елементів управління у базі даних, а також до багатьох вбудованих функцій, використовуваних при створенні виразів. Те, які саме можливості будівника додатків використовуватимуться, залежить тільки від вимог і переваг користувача. Вирази складаються з функцій, операторів, констант і ідентифікаторів (наприклад, імен полів, таблиць, форм і запитів). Будівник виразів дозволяє легко знаходити і вставляти ці елементи, що підвищує швидкість і точність введення виразів. Крім того, будівник виразів допомагає визначити, які елементи вираження відповідають контексту, в якому воно вводиться. Це особливо корисно при розробці веб-баз даних, в яких можна використати тільки певні функції. а допомогою будівника виразів можна як створювати нові вирази, так і використати готові, у тому числі вираження для виведення номерів сторінок, поточної дати, а також поточної дати і часу. Запустити будівника виразів можна у більшості місць, де дозволено вводити вирази вручну, наприклад у властивості Дані елементу управління або у властивості "Умова на значення" поля таблиці. Як правило, якщо при клацанні в полі властивості з'являється кнопка Побудувати Зображення кнопки або в пункті меню є слово вираження, за допомогою цієї кнопки або пункту меню можна запустити будівника