Бақылау процесiнiң кезеңдерi
Бақылау процесi үш кезеңнен тұрады:
1) үлгiлер мен белгiлердi жасау;
2) iс жүзiндегi нәтижелердi белгiленген үлгiлермен салыстыру;
3) қажеттi түзегiш iс-әрекеттердi қабылдау.
Бақылау процесiнiң бiрiншi кезеңiбақылау мен жоспарлау қызметтерi қаншалықты жақын, тығыз екендiгiн көрсетедi. Үлгiлер - бұл оларға қатысты прогресс өлшенуге жататын нақты мақсаттар. Бұл мақсаттар жоспарлау процесiнен туындайды. Бақылау үшiн пайдаланылатын барлық үлгiлер ұйымның көптеген мақсаттары мен стратегияларынан таңдап алынуы тиiс.
Бақылау үшiн үлгi ретiнде пайдаланылуы мүмкiн мақсаттардың екi өте маңызды ерекшелiгi бар. Олар жұмыс орындалуы тиiс уақыт шегiнiң және оған қатысты жұмыстың орындалу дәрежесiн бағалауға болатындай нақты белгiнiң болуымен сипатталады. Нақты белгi мен белгiлiктi уақыт кезеңi нәтижелiлiк көрсеткiшi деп аталады. Нәтижелiлiк көрсеткiшi қойылған мақсатқа жету үшiн не алынуы керектiгiн дәл анықтайды. Мұндай көрсеткiштер басшылыққа iс жүзiнде жасалған жұмысты жоспардағымен салыстырып, келесi маңызды сұрақтарға жауап беруге мүмкiндiк бередi: «Ойлаған мақсатқа жету үшiн не iстеуiмiз керек?» және «Не iстелiнбей қалды?».
Бақылау процесiнiң екiншi кезеңi iс жүзiнде қол жеткен нәтижелердi белгiленген үлгiлермен салыстыру болып табылады. Бұл кезеңде менеджер қол жеткен нәтижелер қаншалықты оның күткенiне сай келетiндiгiн анықтауы тиiс. Осы кезеңде iс-әрекеттiң басталуы туралы шешiм үшiн негiз болатын баға берiледi. Бақылаудың осы кезеңiнде жүзеге асырылатын қызмет көбiне барлық бақылау жүйесiнiң барынша елеулi бөлiгi болып табылады. Бұл қызмет мынадан тұрады:
Ø ауытқу көлемін анықтау;
Ø нәтижелердi өлшеу;
Ø ақпаратты тарату;
Ø ақпаратты бағалау.
Ауытқу көлемін анықтау. Нәтижелiлiк көрсеткiшi ұйым мүшелерiнiң жұмысын бағыттау үшiн анық әрi дәл мағлұмат бередi. Алайда кейбiр ерекше жағдайларды қоспағанда, ұйым қойылған мақсаттан бiр қадам да ауытқымауы қажет жағдай аз кездеседi. Бақылау жүйесiнiң жақсы үлгiсiне тән белгi мақсат параметрлерiнiң шындыққа жанасатын ауытқуы мүмкiн екендiгi болып табылады. Осыған орай жоғары деңгейдегi басшылық алынған нәтиженiң ойдағыдан ауытқу шегi қатер тудырмауы тиiс ауытқудың мүмкiн болатын ауқымын белгiлейдi.
Нәтижелердi өлшеу. Белгiленген үлгiлердiң қаншалықты сақталынғанын анықтауға мүмкiндiк беретiн нәтижелердi өлшеу бақылаудың ең қиын әрi ең қымбат элементi. Тиiмдi болуы үшiн өлшеу жүйесi бақыланып отырған қызмет түрiне сай болуы тиiс. Алдымен өлшем бiрлiгiн таңдап алу қажет, ол бiрлiк үлгi көрсетiлген бiрлiкке түрлендiруге мүмкiн болатындай болуы керек.
Ақпаратты тарату. Бақылау тиiмдiлiгiн қамтамасыз етуде ақпаратты тарату маңызды рөл атқарады. Бақылау жүйесi тиiмдi жұмыс iстеуi үшiн белгiленген үлгiлердi де, қол жеткен нәтижелердi де ұйымның сәйкес қызметшiлерiне мiндеттi түрде жеткiзу керек. Мұндай ақпарат дәл, дер кезiнде берiлiп, сәйкес учаске үшiн жауапты қызметкерлерге қажеттi шешiмдер мен iс-әрекеттердi қабылдауға оңай мүмкiндiк беретiндей түрде жеткiзiлуi тиiс. Белгiленген үлгiлердi қызметшiлер жақсы түсiнетiндiгiне де толық сенiмдi болу керек. Бұл үлгiлердi орнататындар мен оларды орындаушылар арасында тиiмдi байланыс қамтамасыз етiлу керек екендiгiн бiлдiредi.
Нәтижелер жөнiндегi ақпаратты бағалау. Салыстыру кезеңiнiң соңғы сатысы алынған нәтижелер жөнiндегi ақпаратты бағалау болып табылады. Менеджер қажеттi ақпараттың алынуы мен оның маңыздылығы туралы шешiм қабылдауы тиiс. Маңызды ақпарат - бұл зерттелетiн құбылысты сипаттайтын және дұрыс шешiм қабылдау үшiн қажет ақпарат.
Бағалауды жүзеге асырған соң бақылау процесi үшiншi кезеңге өтедi. Бұл кезеңде менеджер үш мiнез-құлықтың бiрiн таңдауы керек:
Ø ештеңе қабылдамау;
Ø ауытқуды жою;
Ø үлгiнi қайта қарау.
Бақылаудың негiзгi мақсаты ұйымды басқару процесi оны жоспарға сәйкес жұмыс iстеуге iс жүзiнде мәжбүр ететiндей жағдайға қол жеткiзу болып табылады. Бiр жақсысы iс әрқашан насырға шаба бермейдi. Егер iс жүзiндегi нәтижелердi үлгiлермен салыстыру қойылған мақсатқа қол жетiп отырғандығын көрсетсе, ең жақсысы ештеңе қабылдамау. Алайда басқаруда бiр рет болған нәрсе тағы да қайталанады деп сенуге болмайды. Тiптi барынша жетiлдiрiлген әдiстер де өзгерiске ұшырап отыруы тиiс.
Күрделi ауытқуларды олар iрi мәселелерге айналғанша жоюға мүмкiндiк бермейтiн бақылау жүйесi жөнсiз болып табылады. Әрине, жүргiзiлiп отырған түзету ауытқудың iс жүзiндегi себептерiн жоюға шоғырландырылуы тиiс екендiгi түсiнiктi. Негiзiнен өлшеу сатысы үлгiден ауытқу көлемi мен оның себептерiн дәл көрсетуi керек.
Барлық көрiнген үлгiден ауытқуларды жою қажет емес. Кейде үлгiлердiң өзi шындыққа жанаспауы мүмкiн, өйткенi олар жоспарға негiзделедi, ал жоспар болса тек болашақ болжамы. Сондықтан да жоспарларды қайта қарастырған кезде үлгiлер де қайта қарастырылуы тиiс.