Способы иерархической координации разработки целей
В установлении целей важно учесть степень централизации децентрализации права принятия решений по целям в организации. Исходя из этого, можно выделить следующие варианты:
1 Децентрализованный прогрессивный механизм (снизу вверх). Процесс разработки целей инициируется руководителями на высшем уровне управления, далее происходит проекция на нижестоящие уровни управления. На низовом уровне управления производится разработка целей и планов. При движении планов снизу вверх на каждом вышестоящем уровне управления планы объединяются, обобщаются, корректируются. Таким образом происходит разработка целей развития организации и планов. Этот механизм наименее эффективен, поскольку изначально в цели и плановые документы закладываются объективные и субъективные ошибки.
2 Децентрализованный ретроградный механизм (сверху вниз). Цели развития организации разрабатываются на высшем уровне управления. Также определяются цели для нижестоящего уровня управления, достижение которых необходимо и достаточно для достижения целей развития организации. На нижестоящем уровне управления разрабатываются цели для уровня нижестоящего и т.д. на низовом уровне управления определяются наиболее эффективные способы поставленных целей.
3 Централизованный механизм. Все цели функционирования и развития организации разрабатываются на высшем уровне управления специализированными структурными подразделениями.
4 Партисипативный механизм. Разработка целей и планов функционирования и развития организации и ее элементов производится в специально создаваемых плановых структурах, обеспечивающих участие всех заинтересованных сторон – представителей различных организационных групп, выделяемых по признаку уровня управления, профессионально-квалификационным характеристикам и т.д. Этот механизм основан на активном взаимодействии различных сотрудников организации и является наиболее эффективным в долгосрочном периоде.
Понятие плана
Результатом планирования является план или программа - это документ, в котором отражены цели (реальные, достижимые, понятные исполнителю) и пути достижения целей.
Вообще любой план - это результат количественной увязки элементов системы управления в пространстве, во времени, по ресурсам и исполнителям. Т.е. при разработке плана (программы) необходимо определить и зафиксировать:
─ желаемое количество и качество объекта;
─ технологию достижения цели;
─ потребителя результатов деятельности;
─ место деятельности и исполнителей;
─ затраты ресурсов;
─ эффект от результата деятельности.
Программа в организациях должна быть обязательно, особенно в кризисные периоды, т.к. она:
1 Задает рамки действия (нельзя отклоняться на много);
2 Предохраняет от неблагоприятных факторов;
3 Позволяет улучшить использование ресурсов.
Программы могут быть простыми и сложными, краткими и подробными, стратегическими и тактическими, тщательно составленными и принятыми наспех, хорошими, посредственными и плохими. Важно то, что основа планирования (как собственно и управления в целом) – это качество и количество информации, используемой при планировании.
Основные требования к программам:
─ Непрерывность действия - постоянная смена одной программы на другую, как только первая была реализована.
─ Гибкость программы – необходимость внесения изменений по ходу реализации программы в связи с первоначальным неучетом некоторых факторов.
─ Точность программы - максимальный учет факторов в разумных пределах.
В настоящее время в организациях составляются следующие планы:
1 Бизнес-план (3 или 5 лет);
2 Финансово-экономический план (на 1 год);
3 Оперативные планы.
Качество программы оценивается по степени достижения цели.