Тема 8 Процесс контроля и координирования (регулирования)
Понятия, цели, задачи, инструменты управленческого контроля. Процесс контроля. Виды неэффективного контроля. Недостатки контроля с точки зрения психологии работающих. Координирование как функция установления и поддержания рациональных внутриорганизационных связей.
1 Управленческий контроль
Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Цели контроля – снять неопределенность в настоящем и будущем:
1 Выявление и разрешение проблем до того, как они станут опасными и серьезными для организации (упреждение опасных ситуаций) (производство, люди).
2 Стимулирование эффективной деятельности – необходимость реорганизации и адаптации (продать, производство, отделение, образовать отдел).
3 Обеспечение развития организации в определенном направлении; предохранение от хаоса.
Задачи контроля: количественная и качественная оценка и учет результатов деятельности.
Инструменты контроля:
1. наблюдение;
2. проверка (инвентаризация, осмотр, аттестация) всех сторон деятельности;
3. учет и анализ. Виды контроля:
1 Предварительный - осуществляется до фактического начала работ в области:
1) человеческих ресурсов – определение профессиональных и квалификационных качеств; подбор кадров; полномочия и ответственность – т.е. соответствие работников выполняемой работе;
2) материальных ресурсов – определение и обеспечение необходимого количества качественных материально-технических ресурсов; уровень запаса; срочность поставок;
3) финансовых ресурсов – посредством финансового плана – определение сумм и сроков денежных потоков (затраты и поступления), их вероятности (т.к. План).
2 Текущий контроль – осуществляется в ходе выполнения работы, на основе измерения фактических результатов, полученных после проведения частей работы. Обычно это проверка (регулярная) руководителем своих подчиненных.
Цель – своевременное выявление и разрешение производственных проблем.
Основа контроля – обратная связь.
Текущий контроль может быть:
3 направляющий – ориентирует работника на определенную деятельность, на достижение определенных количественных и качественных характеристик работы;
4 фильтрующий – цель: текущее исправление выявленных недостатков в работе.
5 Заключительный контроль – осуществляется после завершения работы по достижению целей организации, либо при исчерпании лимита времени на работу.
Основа контроля – обратная связь.
Цели контроля:
1 получение информации для будущего планирования этой работы;
2 установление (для будущего использования) четкой связи «Результат- Вознаграждение» - мотивация по теории ожиданий.
В зависимости от задач контроля контролируемого объекта различают следующие виды:
1) линейный контроль – за объектом управления в целом;
2) функциональный контроль – за подсистемами объекта управления;
3) операционный контроль – за отдельными характеристиками объекта управления.
Этапы процесса контроля:
● установление норм и нормативов – выработка показателей результативности (количество и качество). Таким образом, результат (или цель) должны иметь конкретный критерий и временное ограничение.
● Сопоставление достигнутых результатов с установленными нормами и нормативами - степень отклонения результатов; своевременное измерение результатов; информирование о результатах.
● Выбор подходящей линии поведения - ничего не предпринимать; устранить отклонения (причину, а не следствие); пересмотр норм и нормативов.
Требования к контролю:
1. стратегическая направленность – контроль в стратегически важных видах – не обязателен;
2. ориентация на результаты, а не на измерение и недопущение отклонений;
3. своевременность;
4. гибкость – способность адаптации к изменениям во внутренней (сменные – сквозные бригады) и внешней среде;
5. простота – её понимают контролируемые люди;экономичность – т.е. выгоды должны быть больше затрат на систему контроля.
Недостатки контроля с точки зрения психологии людей:
● возникновение поведения, ориентированного на контроль, а не на достижение результатов. Т.е. люди будут стремиться делать то, что от них хотят видеть при проверке, где контроль отсутствует, возможно пренебрежение работой.
● Возможна выдача некачественной информации. Т.е. установление завышенных норм расходов ресурсов (зная, что после проверки в любом случае лимиты снизят), либо заниженных целей (следовательно, при проверке возможно вознаграждение).
Пути преодоления недостатков контроля по Ньюмену:
● установление реальных (достижимых) и понятных сотрудникам норм и нормативов;
● недопущение чрезмерного контроля – иначе перегрузка подчиненных и психический срыв;
● вознаграждение за выполнение норм и нормативов (теория ожиданий).
● Контроль – есть обратная связь в процессе управления, тесно связан с функцией планирования.
Разновидности контроля неэффективного:
● контроль, ограниченный инцидентами – т.е. по мере возникновения нештатных ситуаций, исключительных событий.
● тотальный контроль – контроль всей получаемой информации. - Порождает чувство недоверия, сомнения в профессионализме контролера (не умеет “читать с листа”).
● скрытый контроль – тайный контроль создает атмосферу подозрительности, поисков “компроматов”, мошенничестве, фальсификации, злоупотреблений. Просто оскорбляет проверяемого.
● избирательный контроль – контроль только определенной сферы деятельности, человека (“любимчика” или “опального”), того, что просто попало в поле зрения – мнение о некомпетентности руководителя ( контролирует, что знает).
● формальный контроль – контроль ради проформы, т.к. положено контролировать вызывает чувство досады своей поверхностью, бесцельностью, тратою времени и усилий.
● контроль из недоверия – важно, чтобы недоверие не переросло в подозрительность и не оскорбляло контролируемого.
● отсутствие контроля – свидетельство незаинтересованности.
Функция управления – координация
Координация – это функция процесса управления, обеспечивающая его непрерывность и бесперебойность.
Задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.
Характер связей определяется координируемыми процессами, осуществляется, как правило, в виде отчетов, интервью, собраний, компьютерной связи, СМИ, документов и т.д.
Функции координации:
1. установление взаимодействия между структурными подразделениями организации;
2. оперативное управление материально-техническими, финансовыми и трудовыми ресурсами;
3. обеспечение единства всех стадий процесса управления.
В организациях можно выделить следующие типы и виды структурных связей:
Субординационные связи – вертикальные связи, когда одни орган управления подчинен другому по типу «сверху – вниз»:
● исключительная компетенция вышестоящего звена;
● право расширять свою компетенцию вышестоящего звена за счет компетенции нижестоящих звеньев;
● непосредственное и прямое линейное подчинение;
● функциональное или методическое подчинение;
● оперативное подчинение;
● право утверждения проекта решения;
● санкционирование;
● обязательное согласование;
● подконтрольность;
● подотчетность;
● право на информирование;
● право координировать (направлять).
● Реординационные связи (или обратное упорядочение, т.е. вертикальные связи, когда вышестоящий орган обязан отреагировать на информацию от подчиненного):
● исключительная компетенция нижестоящего звена;
● условная самостоятельность нижестоящего звена;
● право правотворческой инициативы;
● право планово-бюджетной инициативы;
● право структурно-штатной инициативы;
● право представления для назначения на должность;
● право нижестоящего звена участвовать в подготовке решения вышестоящим звеном (в пределах компетенции);
● право нижестоящего звена на консультативное согласование с ним подготовленного вышестоящим звеном проекта решения (если оно готовилось без участия первого);
● право и обязанность не исполнять незаконный, особенно преступный приказ.
Реординационные связи могут быть классифицированы на:
1. инициативные – т.е. предполагают инициативу нижестоящих органов;
2. реактивные – дающие возможность нижестоящим органам юридически влиять на намерения вышестоящего органа принять определенное решение.
1. Координационные связи – горизонтальные связи, когда стороны выступают как равные партнеры:
· создание и функционирование специальных координационных органов управления;
· проведение координационных совещаний;
· регулярный обмен информацией;
· принятие единовременных совместных решений.
Связь и порядок ответственности сторон закрепляется в нормативных актах (положения о структурных подразделениях, должностях инструкциях, правилах и т.д.)
Преобладание того или иного типа связей, как показывает практика, обусловлено, прежде всего, личностными качествами руководителя, его стилем руководства, сложившимися в коллективе традициями и порядком, а также типом решаемой проблемы.