Понятие информационной системы и ее характеристики
Управление материалопотоками тесно связано не только с проблемами запасов, складирования, транспортировкой, но и с проблемами информационных сетей. Таким образом, материальные потоки взаимообусловлены потоками определяющей и сопровождающей товародвижение информации. Научные достижения информатики во многом обусловливают технологию, организацию и систему материальных потоков, а возможности современной материально-технической базы товародвижения органически включают новейшие устройства обработки и передачи информации.
Следовательно, можно считать, что существенной особенностью логистики как хозяйственного процесса является целостный характер движения материалов и информации. И вместе с тем потоки информации не менее характерны для логистики как системы управления.
В центре эффективно управляемого материального потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Именно информация держит систему материального потока «открытой» в смысле способности приспосабливаться к новым условиям. Для обеспечения гибкой, ориентированной на потребителя системы необходимо, чтобы физическая система функционировала параллельно с информационной.
При наличии достаточных ресурсов и данных о материалопотоке обеспечение информацией практически не имеет ограничений. Разработка логистической информационной должна начинаться с выявления информационных потребностей с использованием анализа затрат и результатов, т.е. надо решить, какая информация требуется для принятия решений с учетом стоимости приобретения этой информации. В конечном счете решение приобрести информацию должно быть результатом баланса между затратами и выгодами, которые обеспечивают получение соответствующей информации. Например, затраты на создание более совершенных методов прогнозирования спроса должны быть оценены в сравнении с затратами при отсутствии запасов. Затраты и выгоды не так просто вычислить при наличии множества рисков. Тем не менее следует осторожно относиться к излишним инвестициям в очень сложные информационные системы в тех случаях, когда затраты, связанные с риском невысоки, и наоборот.
Проблема оценки затрат и результатов возникает при решении вопроса хранения информации. Всегда имеет место опасность быстрого увеличения затрат в результате хранения данных в системе, которая может иметь лишь предельную ценность для последующего поиска.
Существуют проблемы, связанные со скоростью ответа системы. Некоторые информационные системы, работающие в режиме реального времени, контролируют постоянные поминутные изменения в физической системе. Однако более приемлемым может оказаться метод групповой обработки информации, при котором данные обновляются ежедневно, но ответ на информацию может обеспечиваться с задержкой.
Все эти вопросы и проблемы можно решить только после тщательного анализа реальных потребностей управления в информации. Необходимо признать, что существуют различные уровни информационных потребностей.
Главный принцип создания информационной системы состоит в том, что, во-первых, данные должны собираться на самом низком уровне агрегирования, и, во-вторых, они должны быть сопоставимы.
Для полного завершения логистической системы необходим комплексный набор данных, которым можно манипулировать и с помощью которого можно проводить анализ, используя такое количество способов, сколько их требуется руководителю сферы логистики.
Можно идентифицировать множество специфических функций, которые должна выполнять логистическая информационная система, в том числе: функцию снабжения потребителя, функцию планирования и управления, функцию координирования и др.
Большая часть информационных систем в логистических системах рассматриваются при наличии обратной связи. Так, принятие решения относительно числа потребителей зависит от числа заказов и объема складских запасов.
Информационные системы с обратной связью имеют три характеристики: структуру, запаздывания и усиления системы.
Структура системы характеризует взаимосвязь отдельных частей. Запаздывания всегда существуют при получении информации, при принятии решений, основанных на этой информации, и в процессе выполнения этих решений. Практика показывает, что поставка товара потребителю занимает некоторое время с момента получения заказа от клиента. Запаздывание бухгалтерских операций и закупок составляет в розничном звене более длительный период от момента продажи.
Усилия обычно происходят во всей информационной системе. Они проявляются только в тех случаях, когда действие оказывается более сильным, чем это можно предполагать, исходя из ввода информации, определяющей регулирующие решения.
Для эффективной работы логистической системы необходимо знать правила, регулирующие размещение заказов и размеры складских запасов в каждом звене реализации продукции.
Чем выше уровень информационной системы, тем выше эффективность логистической системы. Поэтому качество информационной системы позволяет эффективно решать многие системы управления запасами, транспортировки продукции, складирования и других функциональных областей.