Шаг № 4. Определение цели и задач социального проекта
Цель — это мечта, которая должна
осуществиться к точно определенному сроку.
П. Рутт, психолог
| № | Основные задачи | Ожидаемые результаты |
| Определить "аудиторию" проекта, т.е. ту социальную группу, которая является носителем данной социальной проблемы и на которую будет направлен социальный проект. | Список лиц и организаций, носителей проблемы, с которыми будет проходить основное взаимодействие в рамках реализации проекта. | |
| Сформулировать основную цель социального проекта | Четкая формулировка цели проекта. | |
| В соответствии с определенной целью сформулировать конкретные задачи, раскрывающие содержание работы по решению социальной проблемы | Перечень конкретных задач, решение которых приведет к достижению поставленной цели |
Комментарии:
1. Подчеркнем, что в очень важно определить "аудиторию" проекта, т.е. ту социальную группу, которая является носителем данной социальной проблемы и на которую будет направлен ваш социальный проект. Если вы ошибетесь на этом этапе, то эффективность вашей дальнейшей деятельности окажется низкой, так как вся энергия будет направлена в сторону, и ваши действия не дадут нужного результата. Поэтому внимательно отнеситесь к составлению списка лиц и организаций, обращение к которым даст возможность решить избранную вами социальную проблемы.
2. Важнейшим элементом, над которым следует работать на этом этапе, является формулировка цели проекта, т.е. ответ на вопрос — что вы собираетесь сделать для решения социальной проблемы в рамках своего социального проекта.
Справка: Цель — осознанный образ предвосхищаемого результата, на достижение которого направлены действия человека (Психологический словарь).
Цель — идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности (Краткий энциклопедический словарь).
Исходя из этих определений, постарайтесь создать мысленный образ того результата, который вы хотели бы получить по итогам своей деятельности. Что это может или должно быть? Чистота в вашей школе? Новая березовая аллея в вашем городском парке? Свой молодежный клуб? Молодежная биржа труда, услугами которой может воспользоваться любой выпускник школы вашего города?
Подчеркнем, что цель должна быть очень четкой и конкретной, но, одновременно, и достижимой. Иначе …, смотрите п. 2 Комментария к Шагу № 1.
Может быть, вы потратите на определение и формулировку цели достаточно много времени. Не стоит жалеть об этом. Так же как важно как формулировка социальной проблемы, то есть того объекта, над которым вы собираетесь работать. Мало понять, с какими трудностями вам предстоит "бороться", надо представить и тот, что должно получиться в результате этой борьбы.
3. Не менее важным является вопрос о формулировке конкретных задач работы над социальной проблемой, над теми трудностями, которые вы выявили на первом этапе.
Задачи помогают детализировать поставленную цель, раскрывают ее объем и указывают (перечисляют) конкретные дела, которые необходимо выполнить, чтобы получить намеченный результат.
Обычно каждой задаче соответствует 1-2 крупных мероприятиях плана социального проекта.
Завершив формулировку задач, еще раз мысленно представьте себе, что все они успешно реализованы, все, что вы написали в разделе "Задачи" уже выполнено. А теперь ответьте на вопросы:
Приведет ли это к нужному результату, который объявлен целью вашего социального проекта?
Все ли задачи выполнены?
Такой мысленный эксперимент помогает на данном этапе увидеть возможные слабые места, предвидеть и предупредить определенные сбои в реализации проекта и т.д.
Еще раз подчеркнем, что от четкости и осознанности формулировок цели и задач проекта во многом зависит успех всех ваших дельнейших усилий.
Таким образом, четвертый шаг позволяет вам сформулировать основную цель работы над социальной проблемой, описав желаемый результат, а также конкретизировать мероприятия по достижению поставленной цели с помощью задач, то есть четких и последовательных шагов.
Мудрые мысли великих людей
Наметьте себе цель, составьте план и затем работайте для осуществления этой цели; изучите относительно ее все, что вы можете, и вы наверняка достигнете успеха.
Уотерс
Кто не знает, куда направляется, очень удивится, попав не туда.
Марк Твен, писатель
Кто хочет достичь цели, должен ее знать.
Азбучное правило менеджмента
Для достижения успеха надо ставить цели несколько выше, чем те, которые в настоящее время могут быть достигнуты.
Макс Планк
Шаг № 5. Составление плана работы
Только тот, кто планирует, и может организовать.
Аксиома менеджмента
| № | Основные задачи | Ожидаемые результаты |
| Определить перечень основных мероприятий по осуществлению цели и задач проекта | Письменно оформленный документ — план работы | |
| Установить время проведения как подготовительных, так и основных мероприятий проекта | Точный график выполнения плана | |
| Определить ответственных за каждый пункт плана | Список ответственных за реализацию каждого пункта плана | |
| Указать необходимые ресурсы и источники их получения | Перечень необходимых ресурсов и источников их получения. |
Комментарии:
План реализации любого социального проекта должен обладать указанными ниже свойствами, до того, как вы начнете его осуществлять:
1. План должен быть сформулирован в четких и ясных выражениях, написан конкретно, с указаниями точных цифр и дат. Например, силами команды из 6 человек (перечисляются члены команды) посадить аллею из 50 деревьев на улице А.С. Пушкина — срок выполнения до 30 октября 2000 г. Неудачной можно считать формулировку "улучшить экологическую обстановку в городе". Для каждого пункта плана должны быть указаны измеряемые показатели и должна быть установлена точная дата начала и что более важно — окончания — к 10 ноября, а не просто в 2000 году.
2. План должен быть достижимым, то есть реальным для вашей команды и выполнимым по срокам. Не стоит писать о посадке нескольких тысяч деревьев, если вас всего трое или четверо человек. У вас просто не хватит времени, да и деревьев тоже. Ведь кроме плана реализации вашего социального проекта, у вас есть еще обязанности в семье, в школе, друзья, а также свои личные планы на будущее, например, подготовка к поступлению в вуз. Не стоит забывать и об этих сторонах жизни. Очень не хочется, чтобы проект стал для вас чрезмерной нагрузкой, психологической обузой, при одной мысли о которой у вас портится настроение. Работа (а реализация плана проекта, это, прежде всего, серьезная работа) должна быть в радость, приносить удовлетворение.
3. План должен быть написан, т.е. зафиксирован на бумаге (лучше в нескольких экземплярах, чтобы у каждого члена команды всегда под рукой был план работы). То, что не написано, не является планом, так как такую работу очень трудно контролировать. Кто-то может просто забыть то, что вы наметили (спланировали), а кто-то будет делать совсем другое, думая, что именно об этом вы и договаривались.
Советуем потратить необходимое время (сколько бы на это не понадобилось часов или даже дней), но составить письменный план!!!
4. План должен быть составлен сообща и принят всеми людьми, которые будут нести ответственность за его осуществление. Во время обсуждения варианта плана работы нужно дать возможность высказаться всем, в том числе и тем, кто готов критиковать ваш черновой вариант предлагаемых мероприятий, их содержание, сроки проведения и т.д. Чем больше высказываний и замечаний прозвучит на этапе подготовки и обсуждения, тем больше шансов, что составленный план будет реален и главное — выполнен.
5. План целесообразно (и даже необходимо) передать тем, кто может высказать по нему свои замечания: специалистам, экспертам, опытным членам Организации или Клуба и т.д. Это поможет избежать ошибок и недочетов, которые практически неизбежны при составлении плана командой, впервые начинающей такое серьезное дело. Не бойтесь критики! Конструктивная критика чрезвычайно полезна. Она помогает увидеть потенциальные просчеты, которые "всплывут" во время осуществления плана, а также определить те действиями, которые необходимо предпринять для их устранения еще до начала реализации намеченных мероприятий.
Это поможет избежать неизбежного разочарования, которое наступает, когда команда начинает реализацию проекта, но вдруг то тут, то там происходят сбои, чего-то не учли, о чем-то забыли, с кем-то не договорились и т.д. Кроме самого главного — серьезных срывов запланированных работ, наступает охлаждение самих членов команды к задуманному делу.
6. Очень важно определить персональную ответственность каждого члена команды за выполнение плана. В обсуждении плана могут принимать участие многие, в том числе и другие члены Организации, но только один человек должен отвечать за его осуществление — старший менеджер, наделенный правом требовать от остальных членов команды выполнения тех разделов плана, за которые они персонально отвечают. Вместе с тем, наличие старшего менеджера, его личной ответственности за реализацию всего проекта в целом, не означает, что остальные члены команды простые исполнители его воли.
Еще раз подчеркнем, что каждый из них должен (и вправе) иметь свой личный участок работы, за который он несет персональную ответственность и может организовать ее выполнение по своему усмотрению, разумеется, с учетом общего плана и всего замысла проекта.
7. План должен касаться не только конечных результатов (то есть достижения цели), но и путей их выполнения (то есть решения конкретных задач, с помощью которых и достигается указанная цель).
8. По каждому пункту план необходимо указать все, что необходимо для его реализации (материальные, финансовые, людские ресурсы). Это крайне важно, иначе план превращается в некий "прожект" ("а не построить ли нам мост через эту речку"). Любое запланированное мероприятие должно быть обеспечено всем необходимым. Разумеется, это требует тщательной проработки, анализа, расчетов, поиска источников получения необходимых ресурсов и т.д. Но без решения всех этих вопросов ваш план будет заранее обречен на неудачу.
9. Индивидуальные планы членов команды должны быть включены в общий план работы над проектом. Это поможет каждому члену команды, менеджеру проявить себя и внести свой вклад в общее большое и нужное дело!
Примерная схема план работы
| № | Что сделать? | Когда? | Кто отвечает? | Что нужно? |
| 1. | ||||
| 2. |
и т.д.
Таким образом, пятый шаг позволяет вам, представив объем предстоящей работы, сроки ее выполнения, назначив ответственных за каждый пункт и перечислив все, что необходимо для ее выполнения, составить реально выполнимый план.
Мудрые мысли великих людей
Я беру на себя смелость утверждать, что люди лучше умеют составлять планы, нежели выполнять их.
Ж. Лабрюйер
В каждом отделе труда разница между первоклассной и посредственной работой в немалой степени зависит от той тщательности, с которою выполняются мельчайшие подробности.
Документ — это лист бумаги, на котором есть дата и подпись.
А.Сергеев, афорист
Кто долго раздумывает, не всегда находит лучшее решение.
И.В. Гете
Привыкайте все делать основательно. Привычка спешить крайне вредна, так как приучает человека к небрежной работе.
Джон Тодд
Пусть неприязненная критика будет для вас тем, чем порыв ветра является для орла, — силой, которая поднимает его выше.
П. Рутт, психолог
Наш оппонент — наш помощник. Своим противодействием он заставляет нас знакомиться с нашим предметом во всех его разветвлениях, не позволяя нам быть поверхностными.
Эдмунд Берк
Сохраняй хладнокровие в споре, потому что запальчивость делает ошибку проступком, а правду — невежливостью.
Джордж Гербер
Шаг № 6. Составление рабочего графика
Работай с умом, а не до ночи.
Э. Кроткий, афорист
| № | Основные задачи | Ожидаемые результаты |
| Составить график выполнения всех пунктов плана | Рабочий график | |
| Оформить график в виде таблицы | Письменно оформленный график работ |
Комментарии:
1. Выделение этого пункта плана в отдельный шаг свидетельство важности согласования по времени всех разделов и мероприятий плана. От четкости и согласованности действий всей команды, каждого ее члена во многом зависит успех всего социального проекта. Очень важно таким образом распределить все планируемые мероприятия, чтобы на подготовку каждого из них было достаточно времени. При этом следует иметь в виду, что на подготовку различных мероприятий плана требуется различное время. Например, подготовка информационных материалов о предстоящей акции потребует нескольких недель работы в библиотеке, а сама акция может занять всего несколько дней или даже часов. Имейте это в виду при составлении временного графика выполнения как подготовительных, так и основных мероприятий.
2. Принципиально важно таким образом продумать график, чтобы определенные периоды не были перегружены различными мероприятиями, а в другие дни (или недели) оказались совершенно свободными от плановых работ. Именно для этого очень удобно использовать график использования времени.
Понедельный график выполнения работ
Месяц _____________________ Год ______________
| № | Неделя | Содержание работ | Выполнение |
| 1. | 1-7 октября | ||
| 2. | 8-14 октября | ||
| 3. | 15-21 октября |
В каждой строчке таблицы записываются все планируемые на эту неделю мероприятия. После ее заполнения, вы сразу можете увидеть, равномерно ли распределены мероприятия. Может случиться так, что на одну из недель приходится в 2 или 3 раза больше работы, чем в остальные. Тогда есть смысл по-другому спланировать именно время выполнения этих работ. Причем, объем работ остается тот же, вы только перераспределяете их. В этом случае вы можете избежать ненужных перегрузок, и тем более, — практически неизбежных сбоев, которые происходят, когда в течение одной недели вам приходится выполнять намеченное в ущерб всем остальным делам.
3. Возможен и другой вариант составления графика учета времени. В этом случае указывается количество оставшихся до окончания планового срока дней (или недель), а также сам срок окончания работ или мероприятия. Идет как бы обратный отсчет оставшегося времени. Вспомните, как это делало Центральное Телевидение, когда информировало всю Россию о том, что до дня рождения А.С. Пушкина осталось 20 дней, затем 15, 10 и т.д. Вот в этом же стиле можно организовать учет дней, которые остались до намеченного мероприятия.
Приводим примерный вариант такого графика распределения времени.
График отсчета времени
| № | Содержание мероприятия | Количество оставшихся дней (недель) | Точная дата завершения работы |
| 1. | Составление списка возможных деловых партнеров | 5 недель | 4 октября |
| 2. | Уточнение адресов и рабочих телефонов партнеров | 4 недели | 11 октября |
| 3. | Достижение договоренности о предварительных встречах | 3 недели | 18 октября |
| 4. | Составление плана беседы во время переговоров | 2 недели | 25 октября |
| 5. | Проведение переговоров о совместной деятельности над проектом | 1 неделя | 1 ноября |
Такое уточненное расписание (временной график) дают возможность оптимально распределить объем работы, не перегружая отдельные дни или недели, а спокойно и равномерно двигаться в намеченной цели.
4. Различные варианта учета времени не исключают оформления обычного плана, в котором указываются сроки выполнения того или иного мероприятия.
Мы это подчеркиваем специально, чтобы у вас не возникло ощущение, что при составлении графика выполнения работ, необязателен письменный план в полном объеме (см. Шаг № 5. Примерная схема плана работ).
Таким образом, шестой шаг позволяет вам, оптимально распределить время, как самый ценный резерв, который в отличие от других никогда и ни при каких обстоятельствах не восстанавливается. Такое распределение времени — залог успешной реализации намеченного плана.
Мудрые мысли великих людей
Те самые часы, которые вы беззаботно расточаете, в случае использования их могли бы обеспечивать ваш успех.
Аристотель
При потере часа хуже всего не сама потеря времени, а расточение жизненной силы.
П. Рутт, психолог
Упущение времени смерти невозвратной подобно.
Петр I
Времени не хватает только бездельникам.
П.С. Таранов, афорист
Шаг № 7. Определение обязанностей и их распределение в команде
Нельзя ошибаться в людях!
Лозунг японских деловых кругов
| № | Основные задачи | Ожидаемые результаты |
| 1. | Продумать обязанности, необходимые для реализации плана | Перечень обязанностей |
| 2. | Описать основное содержание каждой обязанности | Описание обязанностей |
| 3. | Распределить обязанности между членами команды, которые будут непосредственно заниматься реализацией проекта | Список членов команды с указанием обязанностей каждого |
Комментарии:
1. Сначала нужно определить, какие именно обязанности требуется выполнять членам вашей команды для реализации составленного плана. Проще говоря, какие "должности" вам необходимо ввести, чтобы все мероприятия были реализованы точно и в срок. Не советуем придумывать "должность" для человека, лишь бы у него было чем заниматься. Все обязанности должны быть реальными, наполненными конкретным содержанием, которое продиктовано составленным планом работы над проектом. Перечень таких обязанностей (должностней) нужно сначала просто зафиксировать на бумаге, а потом приступить к описанию подробного содержания каждой из них.
2. Содержание каждой обязанности следует описать понятно и четко, таким образом, чтобы человек, берущий на себя ту или иную обязанность, хорошо представлял, что от него потребуется. Это касается как содержания работы, так и времени, которое она потребует. Именно конкретность и четкость описания обязанностей — залог того, что однажды кто-либо из членов команды не откажется ее выполнять, ссылаясь на то, что он об этом не знал.
3. Все обязанности нужно оформить письменно для того, чтобы потом можно было все объяснить тому человеку, который будет занят выполнением этих обязанностей. На первый взгляд, данная работа может показаться лишней, формальной, но в дальнейшем вы сможете убедиться, что такая подготовительная работа помогает членам команды понять друг друга, а каждому точно понять, что требуется именно от него во время работы над социальным проектом. Кроме того, в любой момент член команды может еще и еще раз обратиться к описанию своих обязанностей, уточнить какие-то не совсем ясные моменты или места. Так же опираясь на письменный текст, старший менеджер может потребовать объяснений в случае небрежного отношения одного из членов команды к своим обязанностям.
4. Распределение обязанностей между членами команды очень важный вопрос, над решением которого следует серьезно размышлять всей команде. Иначе, даже при правильно составленном плане и оптимальном распределении времени вы обречены на неудачу, так как все спланированное и записанное так и останется на бумаге. Ведь это все предстоит реализовать конкретным людям
5. Прежде всего, при распределении обязанностей следует учитывать желание самого человека, который имеет право взять на себя ту часть ответственности за общее дело, которая ему больше по душе, к которой он сам проявляет больший интерес, в том числе, может быть, и с профессиональной точки зрения, то есть рассматривает работу над планом проекта, как полезное для своей будущей профессии дело.
6. Не стоит пренебрегать и учетом индивидуальных особенностей членов вашей команды. Кто-то из вас отличается ярко выраженными способностями устанавливать контакт с людьми, находить общий язык с представителями различных возрастных и социальных групп и т.д. Наверное, будет разумно определить в качестве обязанности именно этому человеку установление контактов с потенциальными деловыми партнерами, информирование общественности о предстоящих планах вашей команды и затем по завершении работ — знакомство с вашими достижениями.
7. Кроме учета желаний и индивидуальных особенностей членов команды нужно проанализировать ситуацию с точки зрения наличия определенных знаний и минимального опыта с той или иной социальной деятельности. Например, составление бюджета следует поручить тому, кто имеет определенные экономические знания в этой области и (или) опыт составления такого документа. Иначе вы получите бюджет, который будет обречен на провал, то есть в самый ответственный момент окажется, что у вас нет необходимой суммы, хотя на бумаге все выглядит правильно.
8. При окончательном распределении обязанностей важно подчеркнуть и довести до сознания каждого члена команды, что после утверждения — каждый лично (персонально) отвечает за выполнение этой обязанности. И он будет отвечать перед командой за ее выполнение точно и в полном объеме.
9. Очень важно предусмотреть возможность взаимозаменяемости, то есть совмещения разных обязанностей, особенно тех, которые близки по своей сути. Это нужно на то случай, когда кто-то из членов команды не сможет в силу ряда обстоятельств (например, болезнь или отъезд из города) выполнять свои обязанности, а по плану — это мероприятие необходимо провести.
10. Наконец, следует предусмотреть возможность обмена обязанностями по истечении определенного времени. Это делается для того, чтобы дать членам вашей команды чувство свободы, разумеется, при внутреннем моральном долге перед командой. В самом деле, если кто-то из вас через 2-3 месяца вдруг почувствует, что он взялся не за свое дело, а до окончания работы над проектом еще долгих 6-7 месяцев, что ему делать? "Тянуть лямку", выполнять свои обязанности через силу?
Разумеется, преодолевать определенный внутренний дискомфорт, желание просто полежать на диване и посмотреть видео вместо того, чтобы идти и опрашивать жителей города о том, что их волнует, придется. Но когда это становится совсем не по душе, начинает изматывать, превращается в тяжелое бремя, наверное, правильнее будет сменить сферу деятельности, выполняемую работу. На новой "должности" у вас может открыться второе дыхание, как у спортсмена во время соревнований.
11. Полезно иметь определенный резерв членов Клуба или вашей организации, которые с необходимых случаях могли бы войти в состав вашей команды, как "дублирующий экипаж", который всегда готовится перед космическим полетом. Ведь мы все живые люди, и если что-то случится с одним из членов вашей команды, то, разумеется, остальные могут и должны его заменить. Но только на какое-то время. А если человек, например, уехал в другой город? Тогда возможно дополнить команду новым человеком (из имеющегося резерва).
Таким образом, седьмой шаг позволяет вам определить основные обязанности, необходимые для выполнения всего объема намеченных планом работ, а также тактично и правильно распределить их внутри команды с учетом, как желаний самого человека, так и его индивидуальных особенностей и имеющегося опыта и необходимых знаний.
Мудрые мысли великих людей
Одно из первых правил успеха в жизни состоит в расположении нашей деятельности таким образом, чтобы можно было использовать наши природные склонности, вместо того, чтобы стараться противодействовать им.
Бульвер
Хорошее управление исключает наличие плохих взаимоотношений.
Тимо Санталайнен, финский менеджер
Отдельная личность может быть только тогда рада и счастлива, если она имеет мужество чувствовать себя частью целого.
И.В. Гете
Человек должен быть свободным всегда в рамках ответственности.
Уильям Фолкнер, писатель