Способ проведения инвентаризации
Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учета. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.[2.1 (35стр.)]
Согласно статье 24 Закона «О бухгалтерском учете» (Закон от 27 апреля 2007 г. № 113-XVI),
субъект обязан проводить общую инвентаризацию элементов актива и пассива:
- не реже одного раза в год в течение своей деятельности, а также
- в случае реорганизации или прекращения деятельности, и
- в случаях, предусмотренных Положением о порядке проведения инвентаризации, утвержденным Министерством финансов и Министерством юстиции.
Положение «О порядке проведения инвентаризации» (утвержденное приказом № 27 от 28.04.2004) предусматривает следующие случаи при которых юридические и физические лица обязаны проводить полную инвентаризацию собственности:
a) в начале деятельности, основная цель которой - установление и оценка элементов собственности, составляющих взнос в уставный капитал;
b) не реже одного раза в год, как правило, в конце года, на протяжении всего периода функционирования предприятия. Годовая инвентаризация элементов собственности осуществляется, как правило, по завершении финансового года. Экономические агенты с многоотраслевой структурой деятельности могут проводить инвентаризацию до 31 декабря при условии правильного определения и отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском балансе, составляемом за соответствующий год;
c) в сроки, установленные руководителем предприятия, в соответствии с Законом о бухгалтерском учете;
d) в случае смены (замещения) материально ответственного лица в день приема-передачи материальных ценностей;
e) при установлении фактов краж, хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей - непосредственно в момент их выявления;
f) в случае пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) - непосредственно после тушения пожара или прекращения стихийного бедствия;
g) при переоценке основных средств, товарно-материальных запасов и т.д.;
h) в случае реорганизации или ликвидации предприятия;
i) в случае изменения цен;
j) на основании решения контролирующих органов при проведении контроля или других органов, предусмотренных законом;
k) каждый раз, когда имеются сведения о недостачах или излишках, которые могут быть установлены только путем проведения инвентаризации.
Цель проведения инвентаризации заключается в установлении реального состояния имущества предприятия.
Основными задачами инвентаризации являются:
a) определение фактического наличия основных средств, земельных участков, нематериальных ценностей, финансовых вложений, товарно-материальных запасов и денежных средств, объема незавершенного производства, дебиторских задолженностей, обязательств и др;
b) контроль за состоянием активов посредством сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
c) выявление ценностей, которые частично утратили свои первоначальные качества, или морально устаревших моделей;
d) выявление неиспользуемых ценностей с целью их последующей реализации;
e) проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных запасов и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
f) проверка реальности балансовой стоимости долгосрочных активов, товарно- материальных запасов, сумм денежных средств в кассах, на расчетном счете и других счетах в финансовых учреждениях, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов и других статей баланса.
Инвентаризации также подлежат ценности, не принадлежащие экономическому агенту, но находящиеся в его ведении (на хранении, принятые на комиссию, в аренде, полученные на переработку и др.), а также незарегистрированные по различным причинам.
Инвентаризация основных средств, сырья, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей осуществляется по местам их хранения и по каждому материально ответственному лицу, на хранении которого находятся эти ценности, а также по держателям ценностей.
Проверка фактических остатков осуществляется при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, администраторов хозяйств, предприятий, отделов, складов, заготовительных пунктов и др.).
В межинвентаризационный период на предприятиях могут проводиться систематические проверки и выборочные инвентаризации ценностей по местам их хранения и переработки. Такие проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя предприятия членами инвентаризационной комиссии, которые являются служащими предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются компетентные лица.
Основная задача выборочных проверок и инвентаризаций заключается в контроле за состоянием ценностей, а также за соблюдением материально ответственными лицами установленного порядка по ведению первичного учета и правил хранения.
Инвентаризация ценностей, как правило, проводится в порядке расположения их в помещении. Во время инвентаризации не допускается беспорядочный переход от одного вида ценностей к другому.
Наличие ценностей при инвентаризации устанавливается обязательными расчетами, измерениями и взвешиваниями. При инвентаризации ценностей методом взвешивания ведомость расчета заполняется одним членом инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.
Категорически запрещается вносить в инвентаризационные описи данные со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки фактического наличия элементов собственности.
Наименование инвентаризуемых ценностей, объектов и их количество отражаются в инвентаризационной описи согласно номенклатуре и в единицах измерения, принятых в бухгалтерском учете.
Единицы измерения устанавливаются согласно классификатору Республики Молдова "Единицы измерения и расчета", утвержденному и введенному в действие с 01.01.98 решением Молдова-стандарт № 336-SТ от 03.10.97.
Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создается инвентаризационная комиссия в составе:
- председателя комиссии;
- членов комиссии.
На больших предприятиях, к которым относится АО «TERMOCOM», комиссия должна состоять не менее чем из пяти человек (с соответствующей технической и экономической подготовкой), которая обеспечила бы своевременное проведение инвентаризации имущества, включая и оценку элементов собственности. Членами инвентаризационной комиссии не могут быть материально ответственные лица по складам, подлежащим инвентаризации, а также бухгалтера, которые ведут учет соответствующего хозяйства.
Инвентаризация имущества может проводиться как собственными сотрудниками, так и физическими или юридическими лицами на основании заключенного с ними контракта.
Деятельность инвентаризационных комиссий координируется, при необходимости, центральной комиссией в составе:
- руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии);
- главного бухгалтера;
- начальников структурных подразделений (служб);
- компетентных специалистов.
Состав центральной и инвентаризационной комиссий утверждается письменным приказом руководителя предприятия. [2.2 (66стр.)]
Центральная комиссия:
- организует проведение инвентаризации и осуществляет инструктаж членов инвентаризационных комиссий для более эффективного выполнения инвентаризации;
- осуществляет контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, а также выборочные инвентаризации ценностей по местам их хранения в межинвентаризационный период;
- в случае необходимости (при установлении разногласий между данными инвентаризационных описей и результатами контрольных проверок и др.) и по решению центральной комиссии или руководителя предприятия устанавливается повторное проведение инвентаризации для подтверждения;
- рассматривает письменные объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу и(или) излишки, а также порчу материальных ценностей, другие нарушения, и дает предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи материальных ценностей.
Инвентаризационные комиссии:
- осуществляют инвентаризацию ценностей по местам хранения и производства;
- совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по возмещению недостач и зачету излишков выявленных во время инвентаризации, а также участвуют при оформлении необходимых документов о списании недостач в пределах норм естественной убыли;
- вносят предложения по вопросам хранения товарно-материальных ценностей, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;
- несут ответственность:
- за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;
- за полноту и точность внесения в описи фактических данных об остатках товароматериальных запасов, денежных средств, дебиторских и кредиторских задолженностей и т.д.;
- за правильность указания в описи отличительных признаков ценностей (тип, качество, размер, порядковый номер, инвентарный номер и т.д.), согласно которым определяется их стоимость;
- за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.
За внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей, дебиторских и кредиторских задолженностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей члены инвентаризационных комиссий привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
Проведение инвентаризации на предприятии АО «TERMOCOM» происходит в следующей последовательности:
1.Инвентаризация долгосрочных активов (основных средств и нематериальных активов);
2.Инвентаризация незавершенного строительства, капитального строительства и капитального ремонта;
3.Инвентаризация ТМЗ;
4.Инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности;
5.Инвентаризация дебиторской задолженности и обязательств.
Инвентаризация осуществляется посредством отражения проинвентаризированных ценностей на бланках типовой формы ИНВ-2 "Инвентаризационная опись" с целью проверки наличия каждого объекта. [2.1 (87стр.)]
Инвентаризационная опись ИНВ-3 "Сличительная ведомость по инвентаризации собственности" используется как документ для установления недостач и излишков ценностей, которые были выявлены в процессе инвентаризации, посредством переноса из инвентаризационных описей (ИНВ-2) только тех позиций, по которым возникли разницы. Ценности, по которым инвентаризационная комиссия установила порчу, заносятся в отдельную инвентаризационную опись (ИНВ-2), а затем они также переносятся в инвентаризационную опись ИНВ-3.
Инвентаризационные описи составляются в трех экземплярах, один - материально ответственным лицом, а два - одним из членов комиссии, по материально ответственным лицам и видам ценностей, и подписываются всеми членами комиссии на каждой странице, материально ответственным лицом и бухгалтером, который ведет учет данного подразделения (склада, цеха). В случае приема-передачи ценностей, инвентаризационные описи составляются в пяти экземплярах, из которых один - материально ответственным лицом, который передал ценности, один - материально ответственным лицом, который принял ценности, а три - одним из членов комиссии.
В конце дня должны сопоставляться данные инвентаризационных описей, составленных материально ответственным лицом, с данными, записанными членами инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационные описи могут оформляться вручную или с помощью средств вычислительной техники.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах инвентаризационных описей путем зачеркивания (тонкой линией) и проставления над зачеркнутыми записями правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.
Инвентаризация материальных запасов, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности должна проводиться, как правило, внезапно, а основных средств, незавершенного капитального строительства и капитального ремонта, незавершенного производства, расчетов и других статей баланса - по состоянию на первое число месяца.
Если проинвентаризованные ценности, находящиеся на ответственном хранении одного и того же материально ответственного лица, складируются в разных помещениях или если помещение имеет несколько входов, члены инвентаризационной комиссии обязаны опечатывать все помещения и входы за исключением помещения, где началась инвентаризация. Оно опечатывается только в случае, когда результаты инвентаризации не установлены в течение дня.
При возобновлении работ по инвентаризации проверяется, невредима ли печать. В противном случае факт повреждения печати заносится в протокол (акт) об опечатывании, который подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом, с принятием соответствующих мер.
Ценности, принадлежащие другим предприятиям (принятые на комиссию, в аренде и т.д.) и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризуются одновременно с собственными ценностями. Для таких ценностей составляются отдельные инвентаризационные описи, содержащие информацию о номере и дате акта о принятии на хранение, и соответствующий документ (фактуры, накладная), подтверждающий поступление этих ценностей, о количестве, качестве, стоимости и других полезных данных. Данные описи направляются физическим или юридическим лицам, которым принадлежат ценности. Владелец ценностей обязан подтвердить точность данных. Не подтверждение рассматривается как признание правильности данных, отраженных в инвентаризационных описях, а в случае наличия несоответствий предприятие разъясняет расхождения и сообщает об этом владельцам (юридическим или физическим лицам), которым принадлежат ценности.
Ценности, находящиеся на ответственном хранении у других предприятий, заносятся в отдельные инвентаризационные описи на основании актов, которые подтверждают передачу ценностей на хранение и в которых указывается: наименование, количество, качество, реальная стоимость (согласно данным учета), дата передачи груза на хранение, место хранения, номер и число документа.
При получении от предприятий, где хранятся ценности, копий инвентаризационной описи комиссия сопоставляет фактическое наличие ценностей (согласно данным копий инвентаризационных описей) с количеством, указанным в инвентаризационной описи.
Одновременно с инвентаризацией ценностей бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам (в согласовании с соответствующими счетами капитальных вложений) необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по товарно-материальным запасам - все ли поступившие ценности оприходованы; по незавершенному производству - все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.
Непосредственно после инвентаризации, но обязательно до открытия склада членам контрольной инвентаризационной комиссии в присутствии членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц необходимо произвести контрольную проверку проинвентаризированных ценностей (для подтверждения точности) в местах, где она проводилась. При этом проверяются наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи.