Оценка результатов деятельности логистической системы
С позиции логистики прежде всего интересен экономический и финансовый анализ-аудит, позволяющий оценить принимаемые логистическими менеджерами фирм решения, сказывающиеся в конечном итоге на уровне общих затрат, прибыли, рентабельности и других результирующих показателях. Выделяют следующие основные задачи стратегического и оперативного логистического анализа:
• выполнение стратегического и оперативного логистического плана;
• соответствие логистического стратегического плана маркетинговому и производственному;
• качество продукции и логистического сервиса;
• степень удовлетворенности запросов потребителей;
• эффективность выполнения логистических работ каждым звеном логистической системы;
• эффективность использования в логистическом менеджменте инвестиций, основных фондов, оборотного капитала, материальных ресурсов, живого труда;
• производительность;
• уровень технологической и технической базы логистического менеджмента;
• эффективность логистической информационной системы;
• финансовый анализ-аудит;
• составляющие логистических издержек;
• влияние логистической стратегии фирмы на ее положение на рынке;
• выделение и анализ логистических рисков и разработка мер по их снижению;
• анализ поставщиков, потребителей, посредников с точки зрения реализации логистической концепции фирмы;
• уровень координации, интеграции и взаимодействия звеньев логистической системы и логистических посредников и т. п.
Большое значение для эффективности анализа имеет информационная база, которая включает в себя совокупность нормативных, плановых, учетных и отчетных показателей, характеризующих состояние и динамику логистической системы и ее внешней экономической среды.
Не менее важен с точки зрения оценки логистической деятельности контроллинг.
Контроллинг — это упорядоченный и непрерывный процесс обработки логистических данных, обеспечивающий информацией управленческий персонал и способствующий оптимальному достижению целей логистической системы предприятия и осуществления согласования и оптимизации материальных и сопутствующих им потоков с другими процессами, протекающими на предприятии и вне него.
Первый этап контроллинга заключается в выборе параметров оценки деятельности и единиц измерения результатов деятельности.
Второй этап, который осуществляется параллельно с первым, — это получение информации о промежуточном результате по каналам обратной связи. Здесь нельзя ошибаться во времени получения информации и ее объеме.
Затем идет этап сравнения установленных параметров и норм с информацией о промежуточном результате. Искусство менеджера заключается в умелом определении уровня рассогласования между заданными и фактическими значениями параметров: ведь от этого зависит выработка регулирующего воздействия на процесс управления. При этом могут усиливаться или ослабляться воздействия механизма мотивации работников, включаться или отключаться дополнительные корректирующие звенья (а соответственно и ресурсы) или применяться властные решения.
Существенной характеристикой всех систем оценки является качество отчетности, вырабатываемой управленческими информационными системами. Пока не налажены механизмы, позволяющие отобрать из всего массива доступных данных достоверную информацию, имеющую отношение к тому или иному вопросу, и быстро представить ее в наглядном виде, уровень контроля останется минимальным. В логистических управленческих системах используют три типа отчетности: отчеты о состоянии дел, отчеты о тенденциях и специальные отчеты.
Отчеты о состоянии дел дают подробную информацию об отдельных аспектах логистических операций. Один из самых распространенных примеров таких отчетов — это отчет о состоянии запасов, который отражает запасы множества товаров в нескольких местах хранения. Объем информации, содержащейся в каждом отчете, зависит от особенностей фирмы, сложности управления запасами в ней и степени компьютеризации системы управления.
Подробные отчеты о состоянии дел составляют для центров управления всеми логистическими операциями. Некоторые из них отражают статус отдельного продукта или сделки, другие содержат финансовые показатели. Цель таких отчетов — снабдить оперативных менеджеров необходимой информацией для выполнения их обязанностей в рамках единой логистической системы.
Отчеты о тенденциях предназначены для руководителей более высокого уровня. Они содержат выборочные данные, в отличие от отчетов о состоянии дел. Подобная информация дает руководителю общий обзор текущей ситуации и возможность своевременно корректировать действия.
Необходимость в специальных отчетах может возникнуть на любом уровне логистического управления по множеству причин. Чаще всего они предназначены для подробного анализа отдельных сфер деятельности. Здесь обычно используются три типа отчетов.
К первому типу относятся диагностические отчеты, представляющие в деталях отдельные фазы операций. Ко второму — докладные записки. При наличии текущих или прогнозируемых проблем зачастую бывает нужно наметить план альтернативных действий и возможного развития событий. Эту информацию и включают в себя докладные записки. Их обычно составляют оперативные менеджеры или руководители отделов, а предназначаются они для руководителей на уровне принятия решений.
Третий тип отчетов связан с изменениями стратегии организации. Такие доклады всегда адресуются руководителю фирмы или составляются по его требованию и, как правило, затрагивают вопросы, выходящие за рамки логистики.
Содержание управленческих отчетов и докладов всегда предельно приспособлено к специфике делового предприятия, его организационной структуре, возможностям и особенностям информационной системы управления.