Принятие решения и завершение беседы
На этом этапе обеспечивается решение следующих задач:
- Достижение основной цели беседы.
- Подведение итогов беседы, четкое формулирование основных выводов, к которым пришли деловые партнеры в процессе обсуждении проблемы.
- Обеспечение благоприятной атмосферы в ходе завершения беседы.
- Стимулирование участников беседы к выполнению намеченных действий.
- Психологическое авансирование возможных будущих деловых отношений.
3. Организация и проведение деловых совещаний
Деловое совещание – это форма делового общения с целью обсуждения и решения производственных вопросов и проблем, требующих коллективных усилий.
Поводы проведения совещания:
- необходимость принятия коллективного решения;
- решение вопроса, затрагивающего интересы одновременно нескольких структурных подразделений;
- для решения вопроса необходимо воспользоваться мнения различных групп работников.
Подготовка совещания
На этом этапе принимается решение о проведении совещания, определяются повестка дня, сроки проведения, регламент и др.
Повестка дняфиксируется в письменном документе, который заранее рассылается всем участникам совещания. В повестке дня указываются:
- тема и цель совещания;
- перечень вопросов, выносимых на обсуждение, в порядке очередности их рассмотрения и с определением докладчиков (их фамилий, должностей) по данным вопросам.
- время и место проведения совещания.
Предварительная рассылка повестки дня дает возможность участникам совещания скорректировать свою работу и подготовиться к данному мероприятию.
Состав участников совещания.
К участию в совещании приглашаются те, кто действительно необходим. Оптимальное количество участников – 6-7 человек. Увеличение числа приглашенных снижает коэффициент участия (или отдачи), удлиняет совещание. При необходимости число участников может быть увеличено до 15 человек.
Организация пространственной среды. На стадии подготовки совещания необходимо продумать вопрос о размещении его участников. Их необходимо рассаживать так, чтобы они видели лицо, глаза, мимику, жесты друг друга, что дает им возможность использовать большее число средств получения информации и обеспечивает ее лучшее восприятие.
Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных), желательно в начале или в конце рабочего дня, либо во второй его половине после обеденного перерыва.
Ведение совещания
Организация и ведение дискуссий.
С целью повышения эффективности совещания его участники должны четко выполнять свои роли.
Руководительв ходесовещания должен выполнять следующие задачи:
- вовремя начать совещание;
- сформулировать проблему совещания и нацелить участников на ее позитивное решение;
- уточнить повестку дня, сообщить о регламенте работы, предупредить о необходимости высказываться по существу;
- следить за дискуссией и направлять ее в конструктивное русло;
- использовать разнообразные приемы активизации внимания участников совещания;
- пресекать некорректное поведение участников совещания и смягчать напряженные ситуации;
- обобщать выступления и четко формулировать выводы.
Требования к участникам совещания:
- представляйтесь;
- не избегайте ответственности, говорите «я» вместо «мы»;
- будьте конкретны, излагайте свою точку зрения ясно, проявляйте активность, отстаивайте свою точку зрения, проявляйте терпимость к чужим мнениям;
- задавайте выступающим уточняющие и способствующие пониманию вопросы, объясняйте их цель; не используйте провокационные вопросы, вызывающие конфликтную реакцию и уводящие от решения проблемы;
- старайтесь, насколько это возможно, не интерпретировать чужие мысли и идеи; выражайте свое отношение к мнениям и предложениям других участников совещания в форме «Я-высказывания», говоря о своем восприятии их позиций;
- предлагайте новые идеи и ведите поиск наиболее приемлемого решения обсуждаемого вопроса.