Все, что рассказали девушки, прозвучало очень впечатляюще, а ведь большинство из них совмещает нескольких должностей
Лена занимается составлением всей организационно-распорядительной документации огромной организации. Она даже в Учебном центре Клуба секретарей прошла специальный курс повышения квалификации.
Светлана помимо основных функций является еще и завканцелярией.
Юля занимается вопросами разработки и внедрения автоматизированных систем документооборота.
Галина курирует кадровые вопросы.
Требовательность к подчиненным
У специалистов такого уровня, конечно, есть и технические помощники – это рядовые секретари. Поскольку многие девушки сами начинали с нижних секретарских позиций, нам стало интересно узнать, как они относятся к своим младшим коллегам. Наш многолетний опыт утвердил нас в мнении, что секретари, сделавшие карьеру, достаточно жестко и требовательно относятся к новичкам. Неопытным девушкам-секретарям не приходится очень рассчитывать на снисходительность своих старших наставников. К сожалению, и наши собеседницы оказались не исключением. Свою требовательность к подчиненным они объясняли тем, что невозможно работать в полсилы, без отдачи.
- Если ты печатаешь документ, то вычитай его.
- Не уверена – перепроверь. Дали задание дозвониться – дозвонись.
- Если просидела в ночном клубе до утра, то как сможешь работать целый день?
Все эти замечания были продиктованы, как мы понимаем, их собственной беззаветной преданностью делу и фантастической работоспособностью.
График работы – круглосуточно
Подчас рабочий день личного помощника длится 24 часа в сутки 7 дней в неделю! Большинство из них высказались: «Своей жизни нет, живешь жизнью шефа…»
- Вырвалась на 3 дня в дом отдыха. В результате просидела возле бассейна с мобильным телефоном. Не отдохнула, зато поняла свою незаменимость, – с известной долей иронии говорит Татьяна.
- Я тоже несколько лет не могла расстаться с мобильными телефонами. Шеф звонил в любое время суток, в отпуск меня не отпускали – было трудно. Но настал переломный момент. Он, видимо, научился мне доверять и уважать мое право на отдых. Теперь у меня по выходным редко раздаются требовательные звонки, – спокойно и уверенно прокомментировала Светлана.
Чай-кофе
Бытует мнение, что личные помощники уже не занимаются такими пустяками, как «чай-кофе». Эти пресловутые «чай-кофе» до обморока пугают начинающих секретарей и вызывают полное неприятие у многих работающих секретарей. Часто нам приходится слышать : «Так надоели эти чашки, хочу работать только личным помощником!».
А вот мнение настоящих личных помощников:
– Когда я подаю шефу и его гостям чай или кофе, то я всегда знаю, что это обязательная пауза в деловых встречах, которая дает возможность шефу сосредоточиться и передохнуть перед следующим раундом переговоров. Я стараюсь сделать все красиво, иногда немного тяну время… В общем, в этом деле тоже есть своя стратегия, – с лукавой улыбкой вставила Настя.
– У меня шеф – гурман. В моей приемной хранится несколько десятков сортов чая. Я уже научилась угадывать, какой сорт чая нужно заваривать в зависимости от настроения и самочувствия шефа. Это же истинный профессионализм, вершина мастерства! – похвасталась Татьяна.
– Подача чая-кофе – это самый высокий уровень доверия. Руководитель очень щепетилен и брезглив, и кто угодно ему подавать чай не может, только личный помощник, который знает его вкусы и требования, – отстранено сказала Светлана, но мы поняли, что речь шла о ней самой.
Отношения с коллегами
Личный помощник – доверенное лицо руководителя. А как относятся к нему коллеги?
Общее мнение: «Ненавидят, боятся, завидуют…»
– Вообще положение двойственное: ты между шефом и коллективом.
– Конечно, пытаются использовать меня в своих личных корыстных целях.
– Часто стараются выведать у меня нужную для них информацию.
– Важно не злоупотреблять своим положением и пытаться установить со всеми ровные отношения, хотя это очень трудно. Я ведь тоже человек.
У Ирины иной опыт:
– Свое место я поняла по количеству подарков ко дню рождения от сотрудников фирмы. «Так-с, количество подарков возросло, значит, и положение мое упрочилось».
– Отношение ко мне сотрудников достаточно подобострастное, ведь я подаю руководителю списки на премирование, – открыла секрет Светлана.
Денежный вопрос
Кстати, о зарплатах личных помощников ходят легенды. Называются баснословные цифры, которые и манят непосвященных. Этот вопрос мы напрямую задали нашим девушкам. Но опытные профессионалы не назвали конкретных сумм, может быть, чтобы не развеивать миф, или наоборот, не притягивать завистливое око. Все подтвердили, что заоблачных цифр нет, но иногда бывают приятные поощрения.
- Иногда делаешь невозможное, самолеты сажаешь, а он воспринимает это как должное. А иногда сделаешь пустяк, а он тебя озолотит. Одно слово – Фортуна!
9. Имидж компании: важна каждая мелочь
К. Зельцерман, ассистент консультанта «Аксима: Консультирование, Исследование, Тренинги»
Телефонное общение
Зачастую именно по телефону происходит первое знакомство клиента с компанией. Как известно, первое впечатление в значительной мере определяет формирование целостного образа. Соответственно, первые контакты с клиентом по телефону очень важны для создания имиджа компании.
Клиент звонит в компанию первый раз (он нашел ее координаты в справочнике). После двух минут ожидания на линии на другом конце провода он слышит уставший голос, тяжело произносящий «Алё». Клиент задает вопрос и получает ответ: «Сейчас посмотрю, кто есть на месте». Далее идет длинная цепочка переключений. Клиент пять минут слушает музыку. Кульминация – характерные гудки, означающие конец связи, вместо так долго ожидаемого ответа и после всех прослушанных арий и симфоний. Какое впечатление может сложиться у клиента?