Лабораторная работа №3. Конструирование экранных форм для работы с данными

Создание экранных форм

Форма это структура базы данных, позволяющая удобно вводить и обрабатывать заданную информацию. Основной целью форм является создание удобного интерфейса для ввода и изменения данных в одной или более таблицах, являющихся источниками данных формы.

Access предлагает несколько способов создания форм. Самым простым из них является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.

§ Автоформа, организованная "в столбец". В такой форме поля каждой записи отображаются в виде набора элементов управления, расположенных в один или несколько столбцов. Это компактное и, пожалуй, самое удачное представление для быстрого создания формы.

§ Табличная Форма будет выглядеть так же, как обычная таблица Access.

§ Ленточная В такой форме поля каждой записи располагаются в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими массивами данных, поскольку данные располагаются в таком же порядке, как в простой таблице. Преимуществом именно этого представления формы по сравнению с табличным является то, что каждое поле представлено в виде отдельного элемента управления, которое можно оформить в любом стиле по вашему вкусу и для которого можно определить функции обработки событий, т. е. "оживить" поле с помощью программирования.

§ Автоформа в виде сводной таблицы или сводной диаграммы

Автоматически созданная форма включает все поля выбранного источника данных. Чтобы создать форму с помощью средства автоматического создания форм:

1. Перейдите на вкладку Создание, на панели Формы нажмите кнопку Другие формы и выберете Мастер форм. Появится диалоговое окно Создание форм, представленное на рис 2.5.

Рисунок 2.5 – диалоговое окно Создание форм

2. В поле со списком, находящимся в нижней части диалогового окна Создание форм,содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для формы. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой, чтобы раскрыть список, и выберите в нем нужный элемент

3. В списке диалогового окна Создание форм выделите один из вариантов автоформы, например: в столбец.

4. Нажмите кнопку Готово.

В результате будет автоматически создана и открыта форма выбранного вида. Чтобы созданную форму можно было использовать в дальнейшем, ее необходимо сохранить. Для сохранения формы необходимо выбрать команду контекстного меню Сохранить. В поле Имя формы появившегося диалогового окна Сохранение введите нужное название и нажмите кнопку ОК.

Наиболее универсальным средством создания и/или модификации формы является конструктор, который оперирует с формой как совокупностью объектов. Объекты, в свою очередь, характеризуются набором определенных свойств и действий.

Окно конструктора содержит бланк формы и панель инструментов (рис. 2.7).

Рисунок 2.7 – бланк формы

Рисунок 2.8 – панель инструментов для создания формы

- Эмблема (вставка в форму рисунка в качестве эмблемы)

- Заголовок (отображение заголовка формы или отчета)

- Номера страниц (вставка номеров страниц в документ)

- Дата и время (вставка текущих дат и времени в документ)

- Поле (вставка нового поля в бланк формы)

- Надпись (вставка новой надписи в бланк формы)

- Кнопка (вставка новой кнопки в бланк формы)

- Поле со списком

- Список

- Подчиненная форма/отчет

- Линия

- Прямоугольник

- Присоединенная рамка объекта

- Группа переключателей

- Флажок

- Переключатель

- Выключатель

- Вкладка

- Вставить вкладку

- Вставить диаграмму

- Свободная рамка объекта

- Рисунок

- Вставить или удалить разрыв страницы

- Вставить гиперссылку

- Вложение

- Толщина линий

- Тип линий

- Цвет линий

- Оформление с тенью

- Задать стандартные свойства

- Выделить все

В данной лабораторной работе будет рассмотрено назначение следующих кнопок-инструментов:

* Выбор объектов- используется для выделения нескольких объектов формы в группу путем протягивания по диагонали мыши с нажатой левой клавишей. С выделенной группой можно проводить общие операции: перемещать, изменять параметры шрифта, удалять и т.д.;

* Надпись -используется для введения в бланк формы дополнительных надписей путем щелка мышью по полю бланка в месте размещения текста и дальнейшего его набора;

* Линия- позволяет разместить на поле формы линию для отделения одной группы данных от другой. Создается путем протягивания в требуемом месте мыши с нажатой левой клавишей;

* Прямоугольник- позволяет разместить на поле формы прямоугольник для выделения в группу логически связанных объектов. Создается путем протягивания в требуемом месте по диагонали мыши с нажатой левой клавишей.

Все объекты формы характеризуются свойствами, которые можно изменять, и событиями, которые можно к объектам приписывать. Доступ к ним реализуется по одному из следующих путей:

1. Щелчком левой клавиши мыши выделяется требуемый объект. Щелчком правой клавиши вызывается контекстное меню и выбирается опция Свойства.

2. Щелчком левой клавиши мыши выделяется требуемый объект, а затем на панели Сервис нажимается кнопка Страница свойств

Свойства перечислены на пяти карточках:

1. Макет- содержит перечень свойств, связанных с оформлением объекта;

2. Данные- содержит перечень свойств, связанных с источником данных;

3. События -содержит перечень доступных для объекта событий;

4. Другие -содержит перечень свойств, не вошедших в три первых карточки;

5. Все -содержит перечень всех событий и свойств в алфавитном порядке.

Значения свойств можно изменять путем ввода с клавиатуры новых значений в окно.

Как указывалось выше, одиночный объект выделяется однократным щелчком левой клавиши мыши, а группа объектов - через кнопку Выбор объектов.

Размер объекта можно менять путем:

1. Выделения объекта, что приводит к появлению по его периметру рамки с маркерами изменения размера При установке на один из таких маркеров указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки. Захват мышью маркера и его перемещение приводят к изменению размера объекта;

2. Точной установкой размеров объекта в полях Ширина и Высотаокна свойств.

Перемещение объекта реализуется путем его выделения и перетаскивания мышью .

В форме поле ввода и надпись к нему связаны, т.е. они перемещаются вместе. Для раздельного перемещения каждой из составляющих необходимо установить мышь на маркер перемещения (большой маркер в левом верхнем углу рамки). Далее маркер захватывается путем нажатия левой клавиши мыши и перетаскивается в новое место.

Удаляется объект с бланка формуляра путем выделения и:

* нажатия клавиши Deleteклавиатуры;

* нажатия кнопки Удалить на вкладке Главная

Объекты формы могут быть выровнены по положению или размеру. Все необходимые команды находятся на вкладке Упорядочить.

Для выравнивания группы выделенных объектов по размеру, необходимо перейти на вкладку Упорядочить и на панели Размер выбрать нужную команду:

- по размеру данных;

- по узлам сетки;

- по самому высокому;

- по самому низкому;

- по самому широкому;

- по самому узкому.

Все пространство формы для удобства позиционирования объектов размечено сеткой. Для размещения объектов точно в узлах сетки необходимо выполнить последовательность команд: перейти на вкладку Упорядочить и на панели Макет элемента управления нажать кнопку Привязать к сетке

СУБД позволяет выбрать один из уже готовых стилей оформления бланка формы. Для реализации данного подхода необходимо выполнить команды: перейти на вкладку Упорядочить и на панели автоформат нажать соответствующую кнопку .Далее из появившегося списка выбирается готовый стиль оформления.

Для текстовых объектов формы доступны изменения следующих параметров:

- размера;

- цвета;

- цвета фона;

- толщины;

- наклона;

- подчеркивания.

Три последних параметра устанавливаются путем нажатия/отжатия мышью кнопок Ж , К , Чна панели Шрифт.Там же находится окно измененияразмеров шрифта. Цвет самого шрифта выбирается из палитры, раскрывающейся при нажатии на кнопку . Аналогично, цвет фона выбирается из палитры, раскрывающейся при нажатии на кнопку .

Для графических объектов доступны следующие параметры:

· цвет линии/границы;

· толщина линии/границы;

· вид рамки.

Палитра доступных цветов линии/рамки раскрывается при нажатии на панели Элементы управления кнопки . Кнопка позволяет выбрать толщину данного объекта, а кнопка - вид рамки вокруг текста.

Практическое задание:

1. Для таблицы СЛУЖАЩИЙ БД Фирмасоздать в режиме Автоформа форму в столбец.

2. В режиме Конструктор форму модифицировать:

а) разделить пространство формы горизонтальной линией на две области. Установить толщину линии 3, цвет - коричневый ;

б) в первой области с названием ОБЩИЕ ДАННЫЕразместить поля:

- Фамилия;

- Имя;

- Отчество;;

- Дата рождения;

- Пол;

- Отдел;

- Должность,

в) во второй области с название ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕразместить поля:

- Оклад;

- Семейное положение;

- Количество детей.

г) ввести полные названия полей;

д) цвет фона формуляра - Международный;

е) задать названия полей и содержимое полей разного цвета;

ж) размер шрифта названий первой области 12 пунктов, второй - 3. Шрифт первой области толстый, второй - курсив.

з) установить шрифт полей обоих областей 13 пунктов и толстый курсив;

и) устранить в формуляре кнопку изменения размеров окна.

4. Создать Мастером форм форму ленточного типа на основании итогового запроса по отделам, вставить в нее кнопку, при щелчке по которой открывается параметризированный запрос, показывающий список сотрудников выбранного отдела с их окладами.

Свойства формы

В предыдущей работе рассматривались универсальные формы, которые можно использовать как для ввода информации в таблицы, так и для просмотра и/или модификации последних.

Однако формы позволяют дифференцировать доступ к данным путем установки следующих режимов:

- запрет на изменение существующих данных;

- запрет на добавление новых данных;

- запрет на изменение значений некоторых полей в форме;

- отображение в поле формы только части полей исходной таблицы.

Два первых режима устанавливаются путем вызова окна общих свойств формы и задания значений Нетдля опций Разрешить добавлениеи Разрешить изменениена вкладке Данные.

Третий режим предполагает, что вызывается окно свойств конкретного поля и на вкладке Данныезадается значение Дадля свойства Блокировка.Если ставится задача временного устранения из бланка формы некоторого поля, то на вкладке Данныезадается значение Нетдля свойства Доступ. При этом само поле дезактивировано, но отображается в форме в теневом режиме, т.е. сохраняется возможность изменения его свойств.

Для полного устранения поля из бланка формы необходимо его выделить и одним из рассмотренных ранее способов удалить.

Новое поле размещается в бланке формы путем нажатия кнопки Полена панели Элементы управления (рис. 6.4) и щелчка левой клавишей мыши в месте его будущего расположения на бланке формы, что приводит к появлению связанного объекта, состоящего из поля ввода и его надписи. Далее вызываются его свойства и на вкладке Данныев одноименном свойстве выбирается связываемое с ним требуемое поле таблицы или путем нажатия кнопки ... строится выражение для расчета значений, отображаемых в данном поле. Надпись поля, при необходимости, модифицируется рассмотренным ранее способом.

В поле формы с помощью кнопки Рисунок(см. рис. 2.8) можно вносить графические изображения, используемые как информационные объекты или элементы оформления бланка. Для этого необходимо после нажатия данной кнопки на панели инструментов выбрать положение будущего изображения на бланке формы щелчком левой клавиши мыши, а далее указать положение графического файла в памяти компьютера.

Параметры рисунка можно изменить с помощью вызова окна свойств двойным щелчком мыши.

Если рисунок используется в качестве фона формы, необходимо для него на вкладке Упорядочить нажать кнопку На задний план.

Практическое задание:

Для таблицы СЛУЖАЩИЙ БД Фирмасоздать:

1 Форму, предназначенную только для просмотра информации в таблице. Дополнить форму полем, в котором автоматически рассчитывается подоходный налог для каждого служащего по формуле:

налог = (оклад - (количество_детей + 1) * 100) * 0,13.

2 форму, предназначенную для модификации переменной информации о служащем, т.е. полей:

· отдел;

· должность;

· оклад;

· семейное положение;

· количество детей.

Дополнить данную форму в области заголовка рисунком в виде логотипа фирмы. Рисунок можно найти C:\Program Files\Microsoft Office\media\cagcat10.

3 Изменить фон формы, используя один из имеющихся стандартных рисунков. (C:\Program Files\Microsoft Office\ office10 \ Bitmaps \dbwiz)

4 Создать форму, предназначенную для просмотра только общих данных, т.е. остальные поля в форме отсутствуют.