Глава 3. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета
Данный раздел направлен на формирование основ теоретических знаний и практических навыков в области создания, функционирования и использования автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета.
Одной из сфер применения информационных технологий является бухгалтерский учет. Он представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации, обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах, непрерывном и документальном учете всех хозяйственных операций.
1С:Предприятие - это система программ, которая предназначена для решения широкого круга задач по автоматизации различных областей экономической деятельности.
Функционирование системы делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственно работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов.
На этапе конфигурирования системы 1С:Предприятия выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета.
Работа пользователя с информационной базой осуществляется при запуске системы в режиме «1С:Предприятие». При этом выполняется собственно функционирование системы в предметной области: осуществляется ввод документов и операций, заполнение справочников, формирование различных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т.д.
Все программы создаются на основе трех основных компонент:
* компонента "Бухгалтерский учет" предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций;
* компонента "Оперативный учет" предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени;
* компонента "Расчет" предназначена для выполнения сложных периодических расчетов.
Эти функциональные компоненты вместе с некоторыми другими механизмами образуют технологическую платформу системы 1С: Предприятие.
В системе 1С:Предприятие выделяют базовые понятия, а также специализированные понятия, относящиеся к конкретной компоненте 1С:Предприятия.
К базовым понятиям относят константы, справочники, перечисления, документы, журналы, отчеты, обработки:
Константы: обычно используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. Например, «Наименование предприятия», «ФИО директора», и т.д.
Справочники: предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов.
К справочнику можно отнести список основных средств, материалов, товаров, сотрудников, валют и т.д.
1С:Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми справочниками и подчиненными справочниками.
Перечисления: используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений. Например, типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель), тип оплаты (безналичный расчет, за наличные), тип контрагента (физическое лицо, юридическое лицо) и т.д.
Документы: используются для отражения всех событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными. Как правило, виды документов в системе совпадают с видами реальных первичных документов, используемых на предприятии, которые необходимо вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная накладная, авансовый отчет, расходная накладная.
На основании введенного документа автоматически формируется бухгалтерская проводка по счетам.
Журналы: предназначены для просмотра документов в системе, разделенных по видам документов, или всех документов сразу.
Отчеты: применяются для получения информации, сгруппированной по определенным критериям и содержащей итоги. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т.д.), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды).
К специализированным понятиям компоненты «Бухгалтерский учет» относятся: бухгалтерские счета, операции, проводки, субконто, вид субконто, типовые операции, журнал операций, журнал проводок.
Бухгалтерские счета: предназначены для хранения планов счетов бухгалтерского учета. Бухгалтерские счета могут легко настраиваться в зависимости от принятой системы учета. Система позволяет поддерживать одновременно несколько планов счетов с различной длиной кода счета и количеством уровней субсчетов, а также количеством знаков в субсчете каждого уровня.
Операция: является полным отражением хозяйственной операции, произошедшей на предприятии. Она может содержать несколько проводок.
Проводки: не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит только одной операции. Например, операция поступления аванса будет содержать две проводки – зачисление средств на расчетный счет и начисление НДС по поступившему авансу.
Субконто:это набор значений, используемых для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам, например, основные средства, контрагенты, товары и т.д.
Виды субконто: определяет совокупность объектов конкретного типа, которые используются для ведения аналитического учета. каждому виду субконто соответствует один из существующих в системе типов данных – обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Основные средства» имеет тип «Справочник “Основные средства”».
Типовые операции: позволяют автоматизировать ввод часто повторяющихся операций. Для этого пользователь вводит шаблон типовых операций, в котором задает «сценарии» проводок. При вводе типовой операции данные автоматически заполняются на основании ее шаблона. При необходимости запрашиваются недостающие значения и рассчитываются суммы проводок по формулам, прописанным в шаблоне.
Корректные проводки:предназначены для автоматического контроля вводимых операций. Пользователь заполняет список корректных проводок в соответствии со своими представлениями о правильности ведения учета. Затем, в процессе ввода операции, если установлен соответствующий параметр, система проверяет проводки операции, используя список корректных проводок.
Журнал операций: используется для просмотра списка всех бухгалтерских операций. Каждая операция в нем отображается одной строкой, содержащей наиболее важную информацию (дату, номер, содержание, сумму).
Журнал проводок: позволяет просмотреть существующие проводки операций в виде общего списка.
Знакомиться с программой «1С:Предприятие 8» мы будем на примере конфигурации(прикладного решения) «Бухгалтерия предприятия».
«1С:Бухгалтерия 8»обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия.
«1С:Бухгалтерия 8»предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности.
Лабораторная работа №1 Изучение основ работы программы «1С:Бухгалтерия 8». Запуск и настройка программы на учет.
Основы работы программы
После установки программы создается папка «1C:Предприятие 8». Все данные учета хранятся на компьютере в виде информационных баз. Запустить программу в режиме ведения информационной базы можно теми же способами, что и любую другую программу в Windows. Например, это можно сделать, выбрав в меню "Пуск", следующие пункты: Пуск → Программы → 1C:Предприятие 8 → 1C:Предприятие.
После этого программой будет выведено диалоговое окно, в котором мы выбираем, с какой из имеющихся информационных баз будем работать. Чтобы выбрать необходимую базу, достаточно щелкнуть два раза левой кнопкой мыши на соответствующей строке. Также в этом окне можно корректировать список имеющихся информационных баз при помощи кнопок: Изменить, Добавить, Удалить (рис.3.1).
Рисунок 3.1 – Окно запуска «1С:Бухгалтерия»
При первом запуске программы с выбранной информационной базой открывается Главное окно программы(рис. 3.2), а также окна Стартового помощника и Быстрого освоения 1С:Бухгалтерии 8. Это очень удобные средства, которые наряду со справочной системой помогают пользователю быстрее освоить работу с программой с самых первых шагов. При необходимости эти окна можно закрыть, чтобы они не мешали работе.
Электронное пособие «Быстрое освоение 1С:Бухгалтерии 8» (меню «Справка» - «Быстрое освоение 1С:Бухгалтерии 8») предназначено для тех, кто только начинает знакомиться с программой. Пособие построено в виде сквозного примера хозяйственной деятельности организации от начала ведения учета до формирования бухгалтерской отчетности. С его помощью можно быстро освоить основные приемы работы с «1С:Бухгалтерией 8».
Рисунок 3.2 – Главное окно. Первый запуск программы с выбранной информационной базой.
При первом запуске новой информационной базы «1С:Бухгалтерии 8» автоматически запускается «Стартовый помощник» (меню «Справка» - «Стартовый помощник»), который поможет заполнить все основные данные, необходимые для начала работы в программе (рис. 3.3).
Рисунок 3.3 – Стартовый помощник программы «1С:Бухгалтерия 8».
Рассмотрим, как выглядит окно программы 1С:Предприятие. В строке заголовка – Полное наименование системы: 1С:Предприятие – Бухгалтерия предприятия, редакция 1.5.
Под строкой заголовка располагается главное меню программы, а сразу под ним панель инструментов (рис. 3.4). Остановимся чуть подробнее на назначении этих элементов программы.
Рисунок 3.4 – Главное меню и панель инструментов.
Пункты меню «Файл» и «Правка» имеют стандартное для Windows-программ предназначение. С их помощью вы сможете получить доступ к файлам «1С: Бухгалтерия», скажем, к сохраненному ранее отчету, или создать новые, настроить параметры печати, распечатать документ, с которым вы работаете. Кроме того, можно завершить работу с программой. Для этого необходимо выбрать «Файл» →«Выход».
Напомним, что в разных конфигурациях, вид и количество кнопок на панели инструментов, разделы главного меню могут выглядеть совершенно по-иному.
В пункте меню «Операции»(рис.3.5) можно обратиться ко всем регистрам накопления, справочникам, константам, отчетам, обработкам, плану счетов, можно физически удалить из информационной базы ненужную нам информацию. Здесь отметим, что «Удаление помеченных объектов» в программе состоит как бы из двух последовательных этапов. То, как это происходит, мы обсудим чуть позже на примере. Хотим подчеркнуть, что физическое удаление информации из базы данных — процесс необратимый, и делать это нужно крайне осторожно!
Рисунок 3.5 – Закладка Операции
Кроме того, в пункте меню «Операции» содержится еще один очень важный для ведения бухгалтерского учета режим хранения промежуточных итогов — «Управление итогами» (рис. 3.6). Итоги вычисляются на начало каждого календарного месяца. В диалоге производится установка даты итогов, получаемых на текущий момент, и расчет итогов на эту дату. В колонке "Рассчитан по" указывается текущая дата актуальных итогов. Укажите регистры, которые необходимо пересчитать и дату, на которую итоги будут пересчитаны. В колонке "Установить по" укажите дату актуальности. Для расчетов нажмите кнопку "Выполнить". Итоги рассчитываются и в колонке "Рассчитан по" указывается новая дата.
Рисунок 3.6 – Окно Управления итогами
Одним из пунктов меню «Операции» является также пункт «План счетов» (рис. 3.7).
В окне Плана счетов, как и в других окнах программы под строкой заголовка находиться Строка меню. Она имеет разное содержание в зависимости от вида открытого окна.
Рисунок 3.7 – Окно Плана счетов
Окно Плана счетов представляет собой таблицу, в которой каждая строка соответствует определенному счету или субсчету.
Далее, по порядку, в колонках плана счетов указываются:
• код счета или субсчета;
• наименование счета или субсчета;
• признаки ведения количественного и валютного учета (они обозначаются галочкой в соответствующей колонке);
• признак того, является ли счет забалансовым (он также помечается галочкой);
• признак активности счета; если счет является активным, он обозначается в этой колонке буквой «А», если пассивным — буквой «П», если счет является активно-пассивным, то буквами «АП»;
• следующие три колонки отведены под виды субконто счета, в них указывается, в каких разрезах ведется аналитический учет на данном счете; как видим, в типовой конфигурации, возможно, вести три аналитических разреза учета на каждом счете.
При работе с программой вам не раз придется столкнуться со справочниками, поэтому давайте рассмотрим работу с ними чуть подробнее. Доступ ко всем справочникам объектов аналитического учета осуществляется с помощью пункта меню«Операции» -«Справочники». Вы можете просматривать существующие справочники, корректировать их, добавлять новые группы и элементы в них, удалять существующие и многое другое (рис. 3.8). Несмотря на разное предназначение и различный вид форм справочников, у всех справочников есть некоторые общие элементы интерфейса. Так, например, если справочник является иерархическим (многоуровневым), окно справочника разделено на две части. В левой части находится дерево групп справочника, которое раскрывается двойным щелчком мыши. Правая часть окна представляет собой таблицу, в строках которой располагаются элементы и группы элементов справочника. которой располагаются элементы и группы элементов справочника. Количество граф может быть разным, но всегда присутствуют как минимум две графы — код и наименование справочника.
Рисунок 3.8 – Окно справочника «Контрагенты»
Слева от каждой строки справочника находятся пиктограммы, которые показывают, является ли строка группой или элементом справочника. Двойным щелчком мыши можно раскрыть любую группу и получить доступ к элементам справочника.
Под заголовком окна справочника находится меню справочника, которое позволяет совершать определенные действия со справочником. С его помощью можно добавлять в справочник элементы и группы элементов, просматривать и корректировать их, копировать, удалять, переносить из группы в группу, а также совершать некоторые другие действия.
Пункты Главного меню программы «Основная деятельность», «Банк и Касса», «ОС и НМА», «Зарплата» предназначены для формирования всех первичных и регламентных документов, имеющихся в программе. Все документы сгруппированы по видам деятельности предприятия и разделам учета: документы для учета производственной деятельности доступны из подменю «Производство», документы для учета операций с денежными средствами – из подменю «Банк» и «Касса».
Документ можно записать в информационную базу и провести. Запись без проведения означает, что документ подготовлен предварительно для регистрации будущих событий хозяйственной деятельности. Для отражения произошедшего события в учете документ следует провести – при этом сформируются записи бухгалтерского и налогового учета и записи в других учетных регистрах.
В пункте меню «Проводки» вы можете получить доступ к общим журналам операций и проводок.
Для получения разнообразных форм бухгалтерской отчетности предназначен пункт «Отчеты». Он содержит бухгалтерские отчеты, как стандартные — шахматка, оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера и ведомости по конкретному счету и др., так и регламентированные — отчеты в ГНИ, внебюджетные фонды, статическая отчетность. Еще здесь содержится отчет, позволяющий представлять ту или иную информацию в виде разнообразных диаграмм.
Для настройки параметров программы, внесения в программу сведений об организации, ее учетной политике служит пункт меню «Предприятие». В нем вы можете записать некоторые условно-постоянные величины — название организации, имена ответственных лиц, банковские реквизиты, размеры ставок налоговых отчислений, взносов во внебюджетные фонды и т.д., которые потом будут фигурировать в разных документах, отчетах или же использоваться для различных расчетов, как, например, ставки налогов.
В пункте меню «Сервис» находятся пункты, которые облегчат работу с программой — калькулятор, вызываемый из любого места программы, календарь, табло счетов — очень удобный инструмент для получения оперативной информации об оборотах и остатках на счетах. При любых изменениях в бухгалтерских итогах, информация на табло сразу же меняется. В этом пункте можно осуществить временную блокировку программы от несанкционированного доступа. Здесь же находится режим «Обработка документов», предназначенный для групповой обработки хозяйственных операций или документов и формирования соответствующих реестров. Также в этом разделе находятся некоторые другие пункты, без которых начинающий пользователь может пока обойтись.
Последние два пункта главного меню — «Окна» и «Справка» — стандартные. Они есть практически у всех программ для Windows. С их помощью можно управлять окнами, которые открывает программа, получать контекстно-зависимую помощь во время любого режима работы с программой, воспользоваться Быстрым освоением программы, «послушать» Советы дня... — электронный подсказчик поможет, если вы вдруг забыли, как совершить то или иное действие, а воспользоваться литературой нет времени или возможности.