Тема 1.4. Документирование хозяйственных операций
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Пунктом 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных в п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных к обязательным реквизитов. Включение дополнительных реквизитов в первичный учетный документ осуществляется организацией при необходимости (в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым данным документом, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетной информации, др.).
Согласно п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Иными словами, с 1 января 2013 года применение унифицированных форм первичной учетной документации не является обязательным. Вместе с тем они могут продолжать использоваться организациями. Такое разъяснение приведено в Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В частности, в данном документе указано, что обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, «по составу и содержанию тождественны обязательным реквизитам первичного учетного документа (включая документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации), предусмотренным частью 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"».
Напомним, что Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» на Государственный комитет Российской Федерации по статистике были возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.
Были разработаны и утверждены следующие альбомы (формы) унифицированных первичных документов:
· постановление Госкомстата России от 29.09.1997 № 68
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья";
· постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте";
· постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации";
· постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций":
- Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций;
- Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле;
- Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании;
- Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин;
· постановление Госкомстата России от 09.08.1999 № 66
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения";
· постановление Госкомстата России от 11.11.1999 № 100
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ";
· постановление Госкомстата России от 27.03.2000 № 26
"Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией";
· постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55
"Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет";
· постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств";
· постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве";
· постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Исходя из п. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные экономическим субъектом самостоятельно, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, форму книги (журнала) учета фактов хозяйственной деятельности, упрощенные формы ведомостей учета имущества, предусмотренные приказом Минфина России от 21.12.1998 № 64н).
ФНС России разработала форму универсального передаточного документа, объединившего в себе счет-фактуру и первичный учетный документы по передаче товарно-материальных ценностей. Данная форма носит рекомендательный характер. При этом возможность применения универсального передаточного документа, в том числе в качестве первичного учетного документа, ФНС России обосновала следующим образом: «начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов)» (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры").
Порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, после 31 декабря 2012 г продолжает регулироваться нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами в соответствии и на основании законодательства Российской Федерации. В частности, указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства", Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденным Банком России 19.06.2012 № 383-П.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. При этом лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
За организацию хранения документов отвечает руководитель организации.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность, аудиторское заключение должны храниться в организации в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты организации, другие документы по организации и ведению бухгалтерского учета подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз. Налоговый кодекс РФ обязует налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Сроки и порядок хранения документации определены также в Федеральном законе от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах", приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988).