Обзор существующих информационных систем в торговле
В настоящее время существует множество информационных торговых систем, относящихся к различным областям торговли. В области торговли недвижимости разработана Межрегиональная автоматизированная информационная система (МАИС) по торговле с недвижимостью с использованием механизмов ипотеки и накопительных схем приобретения жилья. Эта система обеспечивает управление процессами совершения сделки с недвижимостью в рамках взаимодействия субъектов сделки: застройщик – риэлтер – ипотечное агентство или фонд – банк – заемщик/покупатель. Система позволяет производить взаимный обмен информацией, необходимой для свершения сделок.
Система позволяет осуществлять:
1. Сбор и регистрацию информации о клиентах, желающих приобрести недвижимость;
2. Регистрацию в системе объектов недвижимости, автоматическая переоценка объектов недвижимости в связи с изменением цен;
3. Подбор недвижимости в соответствии с требованиями клиента из числа зарегистрированных в системе;
4. Ведение очередей желающих приобрести недвижимость с различными возможностями расстановки очередников;
5. Оформление стандартного пакета документов;
6. Построение гибкого графика платежей клиентов;
7. Регистрация платежей, разнесение платежей по видам оплат;
8. Подготовка различных видов аналитической информации, отчетов.
Для автоматизации учета в торговле, производстве и на складах ответственного хранения разработана система «Купец». Система предназначена для автоматизации предприятий различного масштаба: от крупных корпораций с разветвленной структурой управления до динамично развивающихся предприятий малого бизнеса.
Выпускаются две модификации системы, которые зависят от размеров фирмы:
· Для автоматизации крупных и средних предприятий;
· Для автоматизации малых и средних предприятий.
Система имеет модульную структуру. Это позволяет решать все задачи контроля и управления торговой фирмой, придает системе необходимую гибкость, позволяющую использовать пользователю только необходимые программы. Модульность системы позволяет также, подключает дополнительные модули без дополнительных затрат.
По ответственному хранению товара на своих складских площадях разработана система «ФОЛИО WinСклад 9» . эта информационная система предусматривает наличие ячеек для хранения товара. Каждая ячейка имеет уникальный идентификатор, сгенерированный в ФОЛИО в виде штрих - кода. Работа на складе ведется с использованием терминалов сбора данных.
Реализована следующая схема работы приемки – отгрузки товара:
1. Прием электронной заявки от грузоотправителя на ожидаемый приход товара, с внесением ее в базу данных и добавлением новых товаров.
2. Прием товара работниками склада с размещением по местам хранения и занесением информации в терминал сбора данных. При необходимости вносится информация о сроке годности товара или его серийного номера.
3. Обработка полученной информации менеджерами офиса и сверка реального прихода и ожидаемого, с выдачей расхождений.
4. По заявке от клиента – производится предварительная подготовка документов на ожидаемую отгрузку.
5. Подбор товара по заявке клиента с указанием мест хранения, с контролем отпуска товара с рекомендованных ячеек.
6. Контроль отпуска бракованных товаров по партиям, срокам годности и серийным номером.
7. Накопление информации и передача ее на сервер нажатием одной кнопки.
8. Обработка информации о реальной отгрузке менеджерами офиса, с автоматическим учетом товаров по серийным номерам или срокам годности.
9. Распечатка полного комплекта документов для клиента.
Одной из самых распространенных информационных систем используемых в торговле товарами и услугами является система «1С:Торговля и склад». Эта система представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы 1С:Прелприятие с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли. Система предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета – от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.
5.5. Характеристика подсистемы 1С: Торговля и склад
1С:Торговля является универсальной системой для учета наличия и движения товаров. За счет своей универсальности 1С:Торговля может быть настроена на различные схемы учета складских запасов, взаиморасчетов, средств на расчетных счетах и в кассе, кредитов, консигнации и т.д.
Система 1С:Торговля - предназначена для решения широкого круга разнообразных задач учета, например:
· учет складских запасов товаров и их движение;
· учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;
· резервирование товаров и контроль оплаты;
· учет денег на расчетных счетах и в кассе;
· учет товарных кредитов и контроль их погашения;
· автоматический расчет цен списания товаров;
· учет выданных на реализацию товаров, их возврата и оплаты.
Набор выполняемых системой 1С:Торговля функций определяется ее конфигурацией, содержащейся в комплекте поставки системы или созданной для конкретного торгового предприятия.
Возможности системы позволяют организовать:
· учет по нескольким фирмам и нескольким складам;
· учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах;
· получение самой разнообразной отчетной и аналитической информации о финансовых и товарных движениях.
В системе можно задавать для каждого товара количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, контролировать и изменять уровень цен, работать со взаимосвязанными документами и др.
Система обеспечивает работу с торговым оборудованием следующих видов: контрольно – кассовые машины, чековые принтеры, сканеры и принтеры штрих – кодов, электронными весами, терминалами сбора данных, дисплеями покупателя и другими видами оборудования.
Основные функциональные возможности системы:
Ведение складского учета – ведется учет различного вида товарно - материальных ценностей (ТМЦ) (товар, материал, продукция, тара). Учет ТМЦ ведется на множестве складов, в различных единицах измерения, партионный учет по себестоимости каждой единицы.
Наличие гибкого механизма ценообразования, который включает в себя:
2. Использование неограниченного количества различных типов цен (оптовая, розничная, мелкооптовая и т.д.);
3. Задание цены в любой валюте с учетом или без учета НДС и НП для выбранной упаковки ТМЦ;
4. Ведение автоматического расчета цен на основании цены другого типа и заданной торговой наценки;
5. Задание индивидуальной цены и скидки по каждому договору;
6. Обновление цен поставщиков на основании документа, сопровождающего получение ТМЦ.
Ведение автоматизации оптовой торговли, выполняет следующие функции:
· многовалютный учет от имени нескольких фирм;
· возможность детализации и группировки учета по направлениям деятельности (например, по структурным подразделениям фирмы);
· оформление всех необходимых документов для проведения операций закупки, продажи, приема и передачи на реализацию;
· учет полученных и оказанных услуг;
· учет заявок покупателей, отслеживание этапов выполнения заявки, возможность автоматического заполнения заказа поставщику с учетом наличия ТМЦ и оформленных заявок от покупателей;
· резервирование ТМЦ на конкретном складе;
· возможность автоматического начального заполнения документов на основе ранее введенных данных;
· учет денежных средств на расчетных счетах и в кассах предприятия в любой валюте;
· учет товарных кредитов и контроль их погашения;
· переоценка ТМЦ, отданных на реализацию комиссионеру;
· различные способы расчета суммы комиссионного вознаграждения у комиссионера;
· детализация взаиморасчетов с покупателями и поставщиками по договорам;
· параллельная валютная оценка всех активов и пассивов (материальных запасов, остатков денежных средств и т.д.) в произвольно назначаемых двух валютах: валюте ведения бухгалтерского учета и валюте ведения управленческого учета. Дополнительная оценка взаимных обязательств по каждому договору в выбранной валюте взаиморасчетов;
· оформление счетов-фактур, автоматическое построение книги продаж и книги покупок,
· возможность ручного ввода записей книг покупок и продаж с помощью специальных документов;
· количественный учет импортных ТМЦ в разрезе ГТД и стран происхождения;
· отражение в учете товародвижения и взаиморасчетов с иностранными поставщиками;
· автоматический учет суммовых и курсовых разниц;
· оформление операций по переоценке валюты.
Ведение автоматизированной розничной торговли, включает в себя:
· оформление розничных продаж с применением или без применения ККМ;
· учет остатков ТМЦ, переданных в розницу, по розничным ценам;
· переоценка остатков ТМЦ в рознице;
· печать ценников и этикеток;
· взаимодействие с различными типами ККМ в режимах: ONLINE, OFFLINE, фискальный регистратор;
· работа с дополнительным торговым оборудованием: штрих - сканерами, терминалами сбора данных, принтерами этикеток, электронными весами;
Автоматизированное ведение операций комплектации и разукомплектации предусматривает:
1. Списание комплектующих и получение на складе готовых комплектов;
2. Оформление документов сборки и разукомплектации;
3. Изменение списка комплектующих в процессе сборки комплекта;
Автоматизированное ведение работы с подотчетными лицами состоит из выполнения следующих функций:
1. Ведение списка подотчетных лиц;
2. Выдача денег под отчет и оформление авансового отчета;
3. Учет выплат подотчетным лицом контрагенту за поставленные ТМЦ с автоматическим погашением долга перед поставщиком;
Автоматизированный учет и анализ информации предусматривает получение следующих видов отчетов:
1. Отчетная информация как в валюте бухгалтерского, так и управленческого учета;
2. Сводные отчеты с различной степенью детализации и гибко настраиваемыми группировками, отбором данных по широкому набору условий;
3. Выбор единиц измерения ТМЦ для представления количественных показателей в отчетах.
· Интеграция с бухгалтерским учетом включает в себя:
1. Генерацию проводок по занесенным хозяйственным операциям в 1С:Бухгалтерию;
2. Гибкую настройку схем проводок по торговым операциям.
3. Формирование и выгрузку документов налогового учета в 1С:Бухгалтерию .
5.8. Штрих – коды и их использование
Важнейшей составляющей новых компьютерных технологий в сферах торговли и производства являются средства автоматической идентификации с применением штрихового кодирования. Штрих-код один из способов графического представления буквенно-цифровой информации. Товарные штрих - коды предназначены для идентификации производителей товаров и товаров, ими производимых.
Существуют различные способы кодирования информации. К основным способам относятся одномерное и двумерное кодирование.
Одномерные штрих- коды иначе называются линейными. Линейными штрих - кодами называются коды, читаемые только в одном направлении. Линейные коды используются при кодировании небольшого объема информации с помощью несложных штрих -кодов, читаемых недорогими сканерами.
Носителем информации является соотношение ширины темных полос (штрихов) и светлых (пробелов). Причем каждая цифра кодируется определенным количеством штрихов и пробелов. Отведенное для каждой цифры кода место называется цифровой знак и является основной единицей информации штрихового кода. Для того, чтобы удобно было записывать штриховой код каждой цифры применяют двоичную систему записи цифр: 1-штрихи, 0 - пробелы.
Двухмерные штрих - коды разрабатываются для кодирования большого объема информации. Двухмерный код считывается при помощи специального сканера и читается в двух направления по горизонтали и вертикали.
Для штрихового кодирования применяются различные стандарты штрих-кодов, например, международный код для идентификации продукции EAN13 (8), ISBN - международный стандарт для нумерации книжной продукции UPC и другие.
В Российской федерации разработано несколько собственных стандартов. В 1998 году была образована "Объединенная система кодирования" в рамках которой разработана структура штрихового кода ОСК-128. Стандарт кода ОСК-128 действует во всем мире и позволяет использовать любые символы клавиатуры. В системе ОСК допускается использование двух типов кодов: ОСК-15 и ОСК-7. Код ОКС15 состоит из 15 позиций. Первые шесть позиций являются индивидуальным номером предприятия, присвоенным в системе ОСК. Седьмая и восьмая позиции кода номер региона согласно нумерации субъектов РФ, где зарегистрировано предприятие-изготовитель. Девятая, десятая и одиннадцатая позиции являются классифицирующим признаком продукции в соответствии с классификатором продукции в системе ОСК. Начиная с девятой позиции буквенные и цифровые символы присваиваются производителем самостоятельно. Девятая позиция имеет буквенное обозначение, десятая и одиннадцатая - цифровое. Один и тот же продукт, имеющий различную упаковку должен иметь индивидуальный штрих-код. Для этого предприятие должно вести внутреннюю базу данных.
Структура кода выглядит следующим образом:
ХХХХХХ ХХ ХХХ ХХХХ
Порядковый номер продукции
Классифицирующий признак продукции
Код региона
Индивидуальный номер предприятия
Рис.5. Структура штрих – кода системы ОСК
Самый простой способ идентификации продукции состоит в том, что, выбрав из классификатора соответствующую букву и поставив ее в 9 позицию, далее с 15 позиции можно вставлять цифры, начиная с единицы, в сквозном порядке:
00234559А000001
------
00234550А109999
Однако, формируемый штриховой код по своей геометрической форме выглядит очень громоздко. Данный способ рекомендуется наносить на транспортную упаковку.
Пример. При разнообразном ассортименте продукции производителю рекомендуется определить его номенклатуру с учетом дальнейшего ее расширения и определить классификационные границы кода. Например, молочная продукция имеет разный процент жирности.
| Продукция | Начальный код | Последний код |
| Молоко | А00 | А10 |
| Творог | А11 | А20 |
| Сметана | А21 | А30 и.т.д |
Например, молоко 3.5 % жирности разливают в емкости 0.5 литра и литр.
Творог обезжиренный расфасовывается по 10грамм и 200 грамм.
Сметана 15% жирности расфасовывается по 150 грамм и 250 грамм.
Структура кода будет выглядеть следующим образом:
00234559А010000 - молоко 3.5% жирности в емкость 0.5л.
00234559А020000- молоко 3.5% жирности разлито в емкость 1л.
и т.д., до тех пор пока не достигнем границы А10.
00234559А11000 творог обезжиренный, расфасован по 100г.
00234559А12000 творог обезжиренный, расфасован по 200 г.
В приведенном примере буква А взятая из классификатора, означает, что это пищевая продукция со сроком годности до 1 месяца. Цифры в 10 и 11 позициях означают 00 до 10 что это молоко, цифра в 12 позиции означает емкость упаковки. Нули, стоящие в 13,14,15 позициях можно упустить. Включение в штриховой код выпускаемой продукции основных его классификационных признаков позволяет обеспечить автоматизированный учет конкретной продукции при прохождении от изготовителя до потребителя.
Производитель продукции может автоматически решать следующие задачи:
- Сколько и какого товара отпущено;
- Сколько и какого товара находится на складе.
Магазины могут учитывать, сколько и какого товара поступило, сколько реализовано.
ОСК-7 представляет собой минимальный объем информации о товаре производителе и является вложенным по отношению к коду ОСК-15.
Штриховой код EAN-13 является непрерывным, имеет фиксированную длину и высокую плотность записи. Отображается 13 цифрами от 0 до 9.
Краевые знаки - удлиненные штрихи (знак начала и конца символа) определяют границу кода, делится код на две части разделительным знаком (удлиненный штрих в центре кода). Первые две - три цифры - код страны, следующие 4-5 цифр - код предприятия, следующие 5 цифр - код изделия.
Рис. 5. Образец штрихового кода системы EAN -13
40 -Германия
18993 - фирма - изготовитель
40478 - наименование товара
7 - контрольное число. Контрольная цифра используется для проверки правильности считывания цифр кода сканером.
Расчет контрольной цифры:
1. складываются цифры стоящие на четных позициях (33), затем, складываются цифры стоящие на нечетных позициях (24)
2. складываем результат сложения цифр на четных позициях помноженное на 3, плюс результат сложения цифр на нечетных позициях: 33*3+24=123
3. контрольное число представляет собой разницу ближайшего наибольшего числа кратного 10 и результатом сложения на 2 этапе (130-123)=7
Кодировка – UPC. Штриховой Код UPC является непрерывным, имеет фиксированную длину и высокую плотность записи позволяет отобразить 12 цифр от 0 до 9. Различают два варианта кода UPC это UPC-A и UPC-E. Для примера рассмотрим UPC-A. Этот код имеет такую же кодовую таблицу как и EAN13, кодируется штрихами имеющими 4 значения ширины.
Структура штрих - кода UPC-A
Рис. 6. Образец кода системы UPC –A.
Этот код практически аналогичен EAN13, за исключением того, что в EAN13 первая цифра кодируется неявно.
Вопросы для закрепления:
1. Почему возникла необходимость автоматизации торговли?
2. Какие виды информационных систем вы знаете? Перечислите их назначение и возможности.
3. Какова структура торговой фирмы?
4. Какие рабочие места можно выделить при формировании ИС в торговле?
5. Что предусматривается при автоматизации торговой деятельностью?
6. Какие факторы необходимо учитывать при автоматизации складской деятельности?
7. Какое оборудование используется для работы со штрихкодами?
8. Для чего используется интеллектуальное оборудование?
9. Что производится на этапе конфигурирования подсистемы 1С: Торговля и склад?
10. Каковы технологические компоненты системы 1С: торговля и склад?
11. Дайте краткую характеристику встроенного языка подсистемы.
12. Каковы основные возможности подсистемы 1С: торговля и склад?
13. Что такое штрих – код и для чего он используется?
14. Какие виды штрих – кодов известны.
15. Чем отличается одномерный код от двухмерного?
16. Какие системы кодирования штрих-кодов вам известны?
17. Какова структура штрих – кода системы EAN-15, UPS?
18. Как подсчитывается контрольная сумма?