Технология обработки информации
Технология обработки информации по учету производственных запасов производится в строгом соответствии с имеющимися инструктивными материалами бухгалтерского учета. При этом решаются задачи контроля за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки, правильное и своевременное документирование всех операций по движению материальных ценностей, расчет остатков материальных ценностей по местам их хранения и статьям баланса.
Программой предусмотрено выполнение следующих функций (главное меню):
НАСТРОЙКА
ОБРАБОТКА СПРАВОЧНИКОВ
ПЕРВОНАЧАЛЬНЫЙ ВВОД ОСТАТКОВ
ОБРАБОТКА ПРИХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
ПОЛУЧЕНИЕ ОТЧЕТОВ И СПРАВОК
СЕРВИСНЫЕ ФУНКЦИИ И АРХИВ
Ошибка! Ошибка связи.
Схема алгоритма учета ТМЦ
Первый пункт главного меню предназначен для ввода названия и данных о пользователе. При первом сеансе работы необходимо ввести реквизиты предприятия (наименование, реквизиты банка, почтовый индекс).
В дальнейшем предусмотрено создание базы данных. Внешний вид базы данных представлен следующими справочниками: справочник наименований МЦ; справочник единиц измерения; справочник материально-ответственных лиц; справочник подразделений; справочник балансовых счетов; справочник организаций.
Основные справочники пользователь ведет сам, то есть добавляет, исправляет, удаляет записи самостоятельно по мере необходимости. В каждом окне имеется подсказка по функциональным клавишам.
Пункт главного меню ПЕРВОНАЧАЛЬНЫЙ ВВОД ОСТАТКОВ „Наименование материальных ценностей“, „Единица измерения“, „Субсчет“, „Подразделение“ заполняются путем вызова справочников с использованием функциональной клавиши. После ввода остатков материальных ценностей на всех складах и других местах хранения с учетом каждого материально-ответственного лица, проводится их бухгалтерская сверка. После завершения данной технологической операции можно проводить дальнейшие технологические операции по учету материальных ценностей.
Движение материальных ценностей предусматривает выполнение всех функций, связанных с их учетом (рабочее меню):
1. Ведение журнала доверенностей.
2. Приход и корректировка МЦ.
3. Движение МЦ.
4. Расход МЦ.
5. Реализация МЦ организациям.
6. Реализация МЦ гражданам.
7. Корректировка движения МЦ.
8. Корректировка расхода МЦ.
9. Корректировка реализацииМЦ.
Ведение журнала доверенностей осуществляется по всем МОЛ. В него заносят: номер доверенности, дата выписки доверенности, ФИО МОЛ, открыта или закрыта доверенность, если закрыта, то дата ее закрытия.
Функция „Приход и корректировка МЦ“предназначена для документирования прихода МЦ и корректировки введенных ранее данных по приходу. Информацию в поля „Подразделение“, „Поставщик“, „Через кого“, „Кредит счета“, „Субсчет“, „Наименование МЦ“, „Ед. изм“, „Счет НДС“ вводятся только путем вызова справочников. Это позволяет не допустить грамматических ошибок и ускоряет обработку информации по учету. При этом на экране монитора высвечивается карточка складского учета, которая заполняется в диалоговом режиме с использованием первичных документов по приходу товарно-материальных ценностей и справочников базы данных.
Функция ДВИЖЕНИЕ МЦ (ПЕРЕМЕЩЕНИЕ). Поля „Откуда“, „Куда“, „Через кого“ происходит перемещение МЦ, а также „Документ“, „Счет движения“ заполняются через справочники. Если после перемещения МЦ происходит его списание, то в поле „Счет расхода“ указывается этот счет, если же списания МЦ не будет, то это поле следует оставить пустым. После введения количества и цены стоимость рассчитывается автоматически. Заполнив поле „Счет движения“ в нижней строке появляется остаток МЦ, а в правом верхнем углу появляется карточка учета МЦ в котором указано текущее движение по данной МЦ.
Если в окне „Наличие МЦ в подразделении“ нет ни одной записи, значит в подразделении, с которого осуществляется движение, данного МЦ нет.
Функция РАСХОД МЦ.В этом разделе происходит списание МЦ. В полях „Подразделение“, „Корреспондентский счет“, „Наименование МЦ“, „Ед.изм.“ вызываются справочники. Так же, как и в окне „Движение МЦ“, в нижней строке показывается остаток МЦ, а в правом верхнем углу - карточка учета МЦ.
Просмотр и корректировка движения, расхода и реализации МЦ. В режиме корректировки данных производится просмотр документов, введенных ранее и их корректировка.
Корректировать можно только количество и стоимость МЦ. Для корректировки другой информации надо удалить данную строку и заполнить заново документ стандартным способом.
Просмотр документов осуществляется перемещением по их списку. В это время в верхней части экрана показываются все поля просматриваемого документа.
После проведения операций по движению МЦ можно получить выходные машинограммы с помощью функции ПОЛУЧЕНИЕ ОТЧЕТОВ И СПРАВОК. Основными из них являются следующие: остатки МЦ на начало отчетного месяца; остатки МЦ на затребованную дату; поступление МЦ; движение МЦ, приход МЦ, расход МЦ; списание МЦ; реализация МЦ; материальные отчеты и сводные бухгалтерские проводки.
При получении отчетов почти во всех случаях используется меню подготовки отчетов следующего вида:
Формирование
Просмотр
Печать
Выход
Для того чтобы получить отчет необходимо обязательно выполнить пункт меню „Формирование“. В результате выполнения этого пункта на жестком диске будет создан отчет. При помощи пункта „Просмотр“ можно просмотреть на экране монитора, а, используя пункт „Печать“, напечатать на бумагу.
Для поддержания в рабочем состоянии оперативных текущих баз и работы с архивными данными используется функция СЖАТИЕ БАЗ ДАННЫХ.
Оптимизация текущих баз данных необходима для проведения программой проверочных работ с текущими базами данных: переиндексация и сжатие текущих баз данных. Это является надежной основой хорошей работы системы. Функция применяется в основном при сбойной работе системы. Рекомендуется регулярно, хотя бы один раз в неделю, производить данную работу.
ОПЕРАЦИЯ ПО ЗАКРЫТИЮ МЕСЯЦА. Эта функция предназначена для обмена информацией по движению МЦ с другими АРМами, а также проведения операции по закрытию месяца.
Функция включает:
- операцию „конец месяца“;
- добавление движения МЦ из вспомогательных АРМов;
- операцию соединения данных всех АРМ;
- очистку баз движения вспомогательных АРМ;
- формирование базы данных для передачи в АРМ ”Расчеты с клиентами“.
Операция „конец месяца“ предназначена для перенесения остатков на следующий месяц при условии того, что получены все необходимые отчеты за текущий месяц.