Организация бухгалтерских программ
Традиционно бухгалтерский учет разделяется на участки: банковские операции, учет основных средств, складской учет и т.д. Этот подход положен в основу большей части бухгалтерских программ [44]. Начиная работать с такой программой, вы видите на экране монитора перечень этих участков. За каждым из них в компьютере скрывается программный модуль. Такие модули называются автоматизированными рабочими местами (АРМ). В каждом таком АРМе собраны все функции соответствующего участка. В АРМе банковских операций - оформление платежных документов, регистрация выписок, формирование журналов-ордеров, оборотно-сальдовых ведомостей и прочих отчетных банковских документов. В АРМе учета основных средств - функции ведения картотеки, расчета износа, формирования инвентаризационных ведомостей, и т.д. Практически во всех таких программах существует и АРМ главного бухгалтера. В нем собираются все проводки из основных АРМов, формируются документы внутренней и внешней отчетности. Есть бухгалтерские программы, включающие АРМ управления продажами. В них оформляются документы, связанные с реализацией продукции, товаров и услуг, но бухгалтерские отчетные формы могут отсутствовать - в этом случае они выполняются в другом (бухгалтерском) АРМе.
Говоря о традиционной классической) схеме построения бухгалтерской системы, следует обратить особое внимание на два существенных требования. Первое из них - полнота представления функций в АРМах. Каждый АРМ должен обеспечивать выполнение всех функций соответствующего участка, не требуя перехода в какой-либо другой. Такие переходы из АРМа в АРМ отнимают много времени и отрицательно влияют на производительность труда. Второе требование касается взаимосвязей между АРМами. Например, выполнение операций сдачи выручки в банк или получение наличных из банка должно сопровождаться проводками как в АРМе „Банк“, так и в АРМе „Касса“ независимо от того в каком из них оформляются соответствующие документы. В противном случае „не пойдут“ обороты и остатки по счетам в одном из этих АРМов. К числу систем, построенных по классическому принципу, относятся все программы „Интеллект-Сервис“ (БЭМБИ, БЭСТ, БЭСТ-4), программа АБАКУС, корпоративная система „Галактика“ и многие другие.
Следующим вариантом организации бухгалтерских программ является группировка в АРМы по классификации выполняемых действий. Так, в отдельный АРМ собираются все действия по оформлению первичных документов вне зависимости от того, к какому участку учета они относятся. В другом АРМе - все операции с проводками. В третьем - все отчеты. И так далее. Такое построение, на первый взгляд, может показаться неудобным. Однако автоматизация любой деятельности неизбежно изменяет технологию труда человека. Работа бухгалтера на ЭВМ очень сильно отличаемся от „ручного“ ведения учета. Построение журналов-ордеров, ведомостей, отчетов принимает на себя компьютер. Задачи бухгалтерского персонала сводятся к педантичному и регулярному оформлению первичных документов, с одной стороны, и развитию аналитического учета - с другой. В работе с первичными документами не требуется бухгалтерская квалификация. Почему бы в таком случае не собрать все первичные документы в один АРМ и не посадить за него менее квалифицированного сотрудника? А бухгалтеру предоставить АРМ, в котором он будет на основании оформленных первичных документов строить соответствующие проводки.
В таком (видовом) построении системы значительную роль начинает играть механизм фильтрования. Чтобы получить информацию по счетам нам, нужно отфильтровать (выделить) их из всего списка первичных документов. А чтобы получить журнал операций по основным средствам - отфильтровать их из общего свода проводок. Фильтрация очень удобный и эффективный инструмент, широко используемый во всех без исключения системах. Классическим примером видового построения бухгалтерской системы является „Парус“.
Еще один способ построения бухгалтерских программ - это привязка к журналу хозяйственных операций (журнальный способ). В такой программе вы сразу попадаете в журнал хозяйственных операций. Он как бы является гвоздем, на который нанизаны все действия. По такому принципу построены „1С“ и „Турбо-Бухгалтер“. Для малых предприятий эти программы оказываются очень удобными. Однако при большом объеме и разноплановости учетной информации постоянное фильтрование нужных данных становится трудоемким.
Есть системы и с гибким механизмом построения. Весьма показателен в этом отношении „Интегратор“ фирмы “Инфософт”. Изначально он поставляется с классической схемой организации. В начальном меню (списке АРМов) - знакомые названия участков бухгалтерского учета. Вместе с тем „Интегратор“ содержит средства создания новых АРМов. При необходимости вам предоставляется возможность создать свои, специализированные АРМы. В том числе и АРМ формирования первичных документов. Дело в том, что в подавляющем большинстве бухгалтерских программ список АРМов жестоко зафиксирован. Каждый участок учета только один, даже если с ним одновременно работает несколько человек (имеется в виду в сетевом режиме). В „Интеграторе“ же вы можете создать несколько однотипных АРМов, каждый из которых будет достаточно независим от остальных.
Программный комплекс „Галактика“, обладающий наибольшим функциональным охватом из российских разработок, полностью реализован на базе инструментальных средств собственной разработки, в числе которых - собственная СУБД, средства проектирования экранных форм, отчетов и возможность произвольного подключения нестандартных пользовательских процедур на языках Паскаль и Си.
Система „RS-Bank“(„R-Stile Software Lab. “) включает встроенную специализированную среду разработки программ RSL, с помощью которой пользователи могут реализовать все недостающие функции (в том числе и внутрибанковский бухгалтерский учет).
Новые продукты фирмы „1С“ („1С:Торговля“ и „1С:Расчет“) развиваются в сторону расширения инструментальных средств на базе собственной платформы V7. Последняя версия программы „Турбо-Бухгалтер“ заявлена как „специализированная система программирования экономических задач“.
Таким образом, развитие программного обеспечения для рынка экономических программ в России в значительной степени ориентируется уже не только на более полный функциональный охват, сколько на создание инструментов, необходимых для адаптации системы к потребностям пользователя его же собственными силами.