Основные требования к тексту письма
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
ТЕКСТ - основной элемент каждого документа, а значит, и делового коммерческого письма. От того, каким будет содержание письма, как излагается информация, зависит достижение цели его автором. Текст письма должен быть таким, чтобы оно служило средством коммуникации, могло побуждать к действию, помогать принимать нужные решения.
Специфика составления текстов деловых писем определяется условиями, в которых протекает деловое общение;
Участниками делового общения являются преимущественно юридические лица (различные организации) в лице действующих от их имени должностных лиц;
Предметом переписки являются различные аспекты деятельности организации;
Информационные взаимосвязи, как правило, достаточно жестко регламентированы. Их особенности зависят от организационно-правового положения и компетенции организации;
Ситуации, возникающие в деятельности организации, часто повторяются, т.е. являются типовыми. Это оказывает влияние на их письменное оформление. Общие требования к содержанию всех управленческих документов, включая письма, сводятся к соблюдению следующих правил:
- достоверность и объективность информации;
- полнота информации и кратность изложения;
- актуальность информации;
- аргументированность сведений и доказательств;
- точность, рациональность построения текста;
- логичность изложения;
- простота стиля.
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ПИСЬМА
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил реквизиты (отдельные информационные элементы - подпись, печать, название вида документа и т.д.) всех видов документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. Следование требованиям стандарта обеспечивает правильное оформление документов, рациональное размещение реквизитов.
Система организационно-распорядительной документации включает в себя унифицированные формы и правила оформления приказов, распоряжений, постановлений, положений, инструкций и переписки (внешней и внутренней).
При оформлении писем используются следующие реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации.
2. Герб субъекта Российской Федерации.
3. Эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания).
4. Код организации - автора письма.
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
6. Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
7. Код формы документа.
8. Наименование организации - автора письма.
9. Справочные данные организации - автора письма.
10. Дата письма.
11. Регистрационный номер письма.
12. Ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа (используется только при подготовке ответных писем).
13. Адресат.
14. Резолюция.
15. Заголовок к тексту.
16. Отметка о контроле.
17. Текст.
18. Отметка о наличии приложения.
19. Гриф согласования и визы согласования.
20. Подпись.
21. Печать.
22. Отметка о заверении копии.
23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
24. Отметка об исполнителе.
25. Отметка о поступлении документа в организацию.
26. Идентификатор электронной копии документа.
Реквизиты 1-9 используются при подготовке бланка письма.
Если документ создается не на бланке, но его действие предполагается за пределами организации, эти реквизиты (кроме графических символов) воспроизводятся в обязательном порядке.
Для документов, которые не выходят за пределы организации (внутренние документы), также обязательно название автора, т.е. наименование организации, её структурного подразделения.
Реквизиты 10-26 включены в формуляр письма и служат для оформления его юридической силы и фиксации на документе тех операций, которые производятся на особой делопроизводственной службе.
Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.
В бланке документа (письма) рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.
В соответствии с ГОСТ Р 630-97 бланки документов с изображение Государственного герба, гербов субъектов Российской Федерации и гербов муниципальных образований являются полиграфической продукцией и подлежат учету. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.
Виды деловых писем
Письма систематизируются по следующим группам:
1. Информационные письма:
- письма-сообщения;
- рекламные письма;
- письма-извещения;
- письма-уведомления;
- сопроводительные письма.
2. Просьбы, запросы, предложения.
3. Согласие, отказ, разъяснение.
4. Коммерческие письма:
- заключение договоров;
- запросы, предложения;
- поиск компромисса;
- исполнение договоров;
- заказы;
- подтверждение заказа;
- получение и экспертиза образцов;
- оплата счетов.
5. Гарантийные письма.
6. Письма-претензии, письма-рекламации.
7. Письма по вопросам участия в выставках, ярмарках.
8. Приглашения, визиты.
9. Письма, содержащие выражения внимания, участия:
- поздравления;
- приветствия;
- соболезнования;
- извещения о происшедших изменениях.
4. Особенности делового письма
В практической работе над деловым текстом при хорошем общем знании материала письма или иного документа у автора нередко возникает проблема «Как начать?», «Как продолжить?», «Как перейти к другому вопросу?», «Как завершить документ?» и т.п. В работе над деловым письмом важно применять точные фразы, не только верно передающиеся суть вопроса, но и привычные, узнаваемые и понятные его адресатам. Иначе недостаточ- ная полнота информации приводит к составлению повторных писем с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, откладывается решение вопросов. Важно уметь кратко и точно излагать суть вопроса. Не следует уделять внимания малозначащим фактам или подробностям. Нельзя повторять несколько раз одно и тоже, потому что, стремясь привлечь, внимание партнера к каким-то обстоятельствам и, рассчитывая на большую убедительность, составитель письма добивается противоположного результата, т.к. повторы отвлекают внимание от главного.
Чтобы письмо достигло своей цели, нужно уметь четко и логично построить текст, представить его в сжатом виде и не допускать возможности двоякого или невнятного его толкования его сути. Поэтому при составлении документа рекомендуется тщательно продумывать формулировки, использовать сложившуюся терминологию, устойчивые языковые обороты и словосочетания. Предложения должны быть простыми. Не последнюю роль играет и композиционно верное построение текста.
Деловое письмо - это официальный документ, поэтому его содержание должно подчеркивать деловой, а не личностный характер отношений. Между тем такое письмо всегда предназначено конкретному получателю: организации, структурному подразделению или должностному лицу. Это определяет еще одну особенность содержания деловых писем: информация должна быть адресной. Деловая корреспонденция - это реализация в письменной речи двусторонней коммуникативной связи. Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т.е. в деловой переписке действует принцип соблюдения параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это:
ссылки на первичное письмо и его тему;
соблюдение одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;
совпадение объема информации и аспектов содержания в обоих письмах; деловой письмо этикет стиль
соблюдения последовательности в изложении аспектов содержания.