Предварительный анализ целевой аудитории
Среди студентов группы 14А1Б было проведено собрание, по результатам которого была выявлена следующая информация, на основе которой далее будет выбираться заведение для выпускного.
Студенты группы 14А1Б
Пол – Мужчины, Женщины
Возраст - от 21-23 лет
Уровень дохода - от 0 до 30000 т.р руб.
Образование – незаконченное высшее образование
Сумма, которую готовы потратить на выпускной - не более 2000руб.
Блюда какой кухни предпочтительны - европейской
Предпочтительный район, в котором будет проходить мероприятие - Ленинский, Кировский
Что влияет на ваш выбор заведения - вкус блюд, соотношение качества и цены, приятная атмосфера, хорошая музыка, просторный зал
1.4. Анализ рисков.
При планировании проведения выпускного вечера имеют место быть некоторые риски различного характера, к ним можно отнести:
1. Риск упущенного времени (т.к. выпускные проходят у всех примерно в одно время, места нужно бронировать заблаговременно иначе может оказаться, что желаемое место уже занято другими лицами).
2. Риск несогласованности коллектива (у всех и каждого свои вкусы и предпочтения, свои пожелания по поводу времяпрепровождения выпускного вечера, могут возникнуть споры и даже конфликтные ситуации при принятии решения о том, где мы будем праздновать это событие).
3. Риск нехватки финансов (необходимо рассчитать все буквально до самых мелочей, и когда будет известно, сколько нужно сдать денег в общий бюджет решить все ли располагают данной суммой денег, или же возникают какие-то накладки, которые лучше уладить заранее пока время еще будет позволять)
4. Риск остаться у разбитого корыта (назначая человека который будет отвечать за бронирование, необходимо быть уверенным в нем, нужно знать, что человек на самом деле нашел, съездил, обговорил детали, внес деньги и договорился обо всем, необходимо знать, что человек ответственный и на него можно положиться, сделав организатором праздника).
Таблица 2 – анализ рисков
| Риск | Вероятность наступления риска | Степень угрозы | Стратегия минимизации риска |
| Риск упущенного времени | высокая | высокая | место нужно бронировать заблаговременно |
| Риск несогласованности коллектива | низкая | низкая | Устроить анкетирование каждого одногруппника, чтобы, рассмотреть, чего ожидает каждый от выпускного. Путем анализа анкетирования прийти к единственному варианту, который устроит всех |
| Риск нехватки финансов | средняя | средняя | Рассчитать все до мелочей, узнать (возможно путем опроса сколько или в пределах какой суммы каждый планирует уложится) пытаясь подобрать вариант, который станет приемлемым для всех |
| Риск остаться ни с чем | низкая | высокая | Выбрать организатора праздника путем голосования в группе. Тем самым выявить кого же все-таки считают самым ответственным человеком и кому можно доверится и полностью положится. А также для подстраховки. Выбрать еще одного человека в качестве помощника организатора. |
Вывод: На этапе планирования нашей командой были решены ряд важнейших задач.
Во-первых, нами был определен руководитель группы, которым стала Ахаева Юлия, определена тема работы, поставлена цель и задачи по проекту, исходя из которых были сформированы задания для этапа планирования разделенные руководителем между участниками.
Во-вторых, в ходе анализа нашей группой были выявлены стейкхолдеры проекта, проведен анализ целевой аудитории и выявлены, и проанализированы основные риски, которые могут помешать осуществлению мероприятия.
Глава 2. Планирование
На данном этапе работ команде было необходимо разработать структурный план, который позволит наглядно увидеть всю предстоящую работу, произвести их оценку и при необходимости поможет скорректировать либо изменить запланированные действия. Так же команде необходимо разработать процессный план, который позволит увидеть общие временные и ресурсные затраты, позволит увидеть критические задачи от просрочки которых проект будет увеличивать свою продолжительность. В соответствие с данными планами команда сможет точнее сформулировать цели и задачи проекта, а так же улучшить свое понимание о предстоящих рисках и возможно увидеть их решение.
Структурный план
1. Подготовка
1.1. Определение актуальности проекта (Гуторова Александра)
1.2. Предварительный анализ целевой аудитории (Коновалов Илья)
1.3. Определение цели и задач проекта (Гуторова Александра)
1.4. Распределение ролей внутри команды (Ахаева Юлия)
1.5. Составление матрицы поручений (Шимкович Александр)
1.6. Создание положения о руководителе (Ахаева Юлия)
1.7. Создание плана коммуникаций (Коновалов Илья)
1.8. Анализ рисков проекта (Григорьева Анна)
1.9. Анализ стейкхолдеров проекта (Григорьева Полина)
2. Планирование
2.1. Составить структурный план (Григорьева Полина)
2.2. Составить процессный план в Project (Ахаева Юлия и Петроченков Константин)
2.3. Составить временной план (Ахаева Юлия и Петроченков Константин)
2.4. Уточнение целей и задач проекта (Григорьева Анна)
2.5. Уточнение рисков проекта (Гуторова Александра)
3. Реализация:
3.1. Опрос среди участников группы о сумме, которую они готовы вложить в данное мероприятие (Гуторова Александра);
3.2. Уточнение в деканате точной даты выпускного вечера (Гуторова Александра);
3.3. Определить критерии выбора заведения (Коновалов Илья);
3.4. Поиск в интернет-ресурсах заведений и уточнение их среднего чека (Коновалов Илья);
3.5. Позвонить в рестораны для уточнение интересующих нас деталей и наличия свободного времени на нашу дату (Григорьева Полина);
3.6. Посещение нескольких выбранных ресторанов (Петроченков Константин);
3.7.Обсуждение в группе предложенных вариантов (Григорьева Анна);
3.8. Голосование внутри группы за понравившееся заведение (Ахаева Юлия);
3.9. Поездка в выбранный ресторан для уточнения времени банкета, количества человек (Апарин Константин);
3.10. Внесение залога и выбор меню (Шимкович Александр)
4. Завершение
4.1. Анализ отклонений (Григорьева Анна);
4.2. Анализ рисков (Гуторова Александра);
4.3. Анализ командной работы (Ахаева Юлия);
4.4. Подготовка отчета и презентации (Презентация - Григорьева Полина; Отчет – Петроченков Константин, Коновалов Илья);
4.5. Подготовка теории в защите проекта (Апарин Константин
4.6. Защита проекта
Рис. 1 – процессный план (подготовка)
Рис. 2 – процессный план (планирование)
Рис.3 – процессный план (реализация)
Рис.4 – процессный план (завершение)
2.2Уточнение цели, задачи и риски на основе диаграммы Ганта
Цели:
1. Если к 20 апреля заведение удовлетворяющие всех членов группы не будет найдено (подобрано), то:
а) Пересмотреть критерии выбора заведения (найти компромиссные варианты);
б) Поставить себе цель к 30 апрелю четко определиться с местом празднования выпускного вечера (край).
Задачи:
1. Взять во внимание информацию при определении среднего чека заведения (на всякий случай складываемся немного превышающееся ранее сумму);
2. Перепроверить возможные риски;
3. Замотивировать участников группы к выполнению проекта.
Риски:
1. Временные рамки должны быть четко соблюдены, иначе пойдет цепная реакция невыполнения проекта, так как один этап зависит от другого;
2. Если отступать от плана работ (задачи, цели) это повлечет за собой риск - срыва проекта;
3. Если кто-то не выполняет свою роль в проекте, то увеличивается срок выполнения проекта, а также дополнительная нагрузка на участников, тем самым негативно сказывается на оцениваемости проекта, а также срыва проекта;
4. Если поручения будут даны не четко, размыто, то это отрицательно отразиться на успешности проекта.
Вывод: по завершению этапа планирования были построены структурный и процессный планы, которые позволили более наглядно и точно увидеть объем предстоящей работы, выявить временные рамки по каждым задачам осуществляемыми на различных этапах проекта, так же данные планы позволили скорректировать цель, задачи и возможные риски по данному проекту.
Глава 3. Реализация
Данный этап показывает насколько тщательно были проведены подготовительные работы, ведь именно в соответствии с первыми двумя этапами происходит формирование заданий в данном разделе. Для данного проекта команде необходимо произвести опрос для определения количества участвующих в проекте людей, а так же бюджет на который команда сможет рассчитывать. Необходимо выяснить точную дату выпускного для того что бы осуществить бронирование выдранного заведения. В соответствие с анализом целевой аудитории и опросами необходимо выделить ключевые факторы, в соответствии с которыми будут отобраны заведения. Так же путем посещения от обратных заведений и написанием рецензии на них, в группе будет произведено сужение вариантов до 2-х заведений, из которых, путем голосования и будет выбрано наиболее соответствующее всем критериям место.