Выполнить анализ требований к ИС

Описание цели автоматизации, соответствующие целям бизнеса компании

Напряженность в обеспечении компании ДНС трудовыми ресурсами может быть несколько снята за счет автоматизации системы управления персоналом.

Цели автоматизации компании:

1. Автоматизация основных трудоемких бизнес-процессов: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д.

2. Автоматизация таких процессов, как учет рабочего времени и начисление заработной платы

3. Автоматизация планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной структуры

4. Создание единого информационного пространства организации. Это позволит собрать все данные о деятельности компании в единой базе, поддерживать оперативный обмен информацией между сотрудниками и подразделениями компании, поместить непосредственно в систему бизнес-процессы компании с регламентами их выполнения.

Используя программное обеспечение для управления персоналом, менеджеры переходят на новые технологии и методы работы, абсолютно невозможные при «бумажном» делопроизводстве. С помощью аналитических отчетов они могут вырабатывать рекомендации по перемещению, подготовке и переподготовке персонала, по кадровому резерву, по приему на работу кандидатов и т. д.

Руководство предприятия может не только оперативно получать от службы управления персоналом необходимую информацию, но также иметь возможность непосредственного доступа к базе данных со своими сотрудниками. Это позволяет конфиденциально готовить и проводить некоторые кадровые решения, получать оперативный доступ к личным делам сотрудников и другой информации. Кроме того, оперативное получение аналитической отчетности по персоналу облегчает принятие правильных управленческих решений.

Описать ограничения, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании (финансовые, временные, трудовые, технические)

4.1. Определение величины инвестиций, которые компания способна сделать в развитие автоматизации

На автоматизацию системы управления кадрами компании DNS (в Ростове-на-Дону) выделено 1500000 руб.

4.2. Определение временных ограничений

Автоматизировать систему управления кадрами в DNS (в Ростове-на-Дону) необходимо за 4,5 месяца.

4.3. Описание возможных ограничений, связанных с влиянием человеческого фактора

Ограничить процесс автоматизации могут:

· Отношение персонала компании к автоматизации (Потребуется время, чтобы сотрудники привыкли к новым технологиям в своей работе)

· Увеличение нагрузки на персонал в первое время работы ИС

· Необходимость обучения персонала

4.4. Описание возможные технические ограничения

Технические ограничения:

· Ограничения по использованию ПК (Потребуется приобретение дополнительных компьютеров)

· Необходимо организация новых (дополнительных) рабочих мест

Выполнить анализ требований к ИС

5.1. Описание функции, которые должна выполнять будущая система

"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" – это готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом. Новая версия программы позволяет в одной информационной базе вести учет нескольких организаций, при этом списки товаров, контрагентов и статей затрат являются общими.

Функциональные возможности данной автоматизированной системы:

В новой версии «1С Зарплата и кадры» появились все унифицированные формы по учету труда, автоматизирован воинский учет и формирование необходимой отчетности, реализована регистрация графиков отпусков и остатков отпусков в разрезе рабочих лет, а также ведется архив переданных в ПФР сведений. Конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом» — прикладное решение нового поколения, предназначенное для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям:

o планирование потребностей в персонале. С целью поддержки коллективной работы по управлению персоналом функции по разработке и утверждению кадрового плана могут быть разделены между пользователями -менеджерами по управлению персоналом и руководителями предприятия. Кадровый план можно сформировать по центрам финансовой ответственности либо по структуре организаций-юридических лиц; можно заполнить по по текущему состоянию кадров. Конфигурация содержит отчеты, позволяющие оценить эффективность кадровой работы.

o решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка. Прикладное решение облегчает процесс подбора кадров и одновременно способствует повышению качества этого процесса за счет автоматизации и документирования операций по подбору и оценке кандидатов на работу в организации.

o управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;

o эффективное планирование занятости персонала. В конфигурации необходимо указывать продолжительность рабочей недели и часы рабочего времени: интервалы работы в течение рабочего дня или смены с исключением перерыва на обед. Поддерживаются графики суммированного учета рабочего времени, а также графики сокращенного рабочего времени. Предусмотрено автоматическое заполнение текущего календаря графика работы с учетом общегосударственных праздников. Предусмотрена возможность ввода подробных и/или сводных табелей учета рабочего времени, как первичных документов, данные которых используются далее при начислении зарплаты.

o учет кадров и анализ кадрового состава. Аналитические отчеты по работникам предоставляют возможность сформировать списки работников, отобранные и сгруппированные по различным критериям. Выводимые в отчет данные выбираются из широкого списка показателей, что дает возможность всесторонне анализировать кадровый состав предприятия и, следовательно, принимать более обоснованные управленческие решения. Пользователь может самостоятельно задавать параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически - созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены в информационной базе для повторного использования.

o начисление и выплата заработной платы. Конфигурация предоставляет возможность разделения работы по начислению заработной платы на следующие этапы: сначала в информационную базу вводятся данные об основных и дополнительных начислениях работников; затем вводятся данные о погашении займов работников; на следующем этапе автоматически рассчитывается налог на доходы физических лиц (НДФЛ); в последнюю очередь начисляются прочие удержанию. Каждый этап может быть оформлен отдельным документом "Начисление заработной платы". Такой порядок начисления заработной платы может быть удобен для крупных организаций, где начислением заработной платы занимаются несколько сотрудников расчетной службы.

o исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда. Прикладное решение обеспечивает автоматизированный расчет налогов и взносов, связанных с заработной платой. Исходная информация для каждого вида расчета содержится в описании вида начисления. Прикладное решение содержит достаточный набор предопределенных видов начислений с полностью подготовленными описаниями. При необходимости пользователи могут вводить дополнительные виды начислений.

• Конфигурация позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.
• В конфигурации параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом со всем многообразием стимулирующих надбавок и бонусов, характерных для современных торговых и производственных предприятий, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" создана на технологической платформе "1С:Предприятие 8", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений. В комплект поставки программного продукта входит типовая конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом"[2].

5.2 Класс ИС для автоматизации компании

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Решения ERP - это системы управления ключевыми бизнес-процессами предприятия. ERP система включает в себя модули: планирование деятельности компании, бюджетирование, логистика, ведение учета, управление персоналом, управление производством, управление клиентами. Корпоративная, управленческая, бухгалтерская отчетность позволяет высшему руководству получить комплексную картину деятельности предприятия, что делает ERP систему незаменимым инструментом автоматизации операционной деятельности и поддержки принятия текущих и стратегических управленческих решений. По сути, ERP система – это комплексное хранилище и использование информации, возможность получения данных по направлениям деятельности организации в рамках работы в одной системе.

Проект по внедрению ERP системы можно разделить на следующие стадии: планирование проекта, постановка целей; диагностика и анализ требований; выбор и обоснование платформы, готового решения; проектирование информационной системы; документирование и согласование проектных решений; разработка программного обеспечения; тестирование информационной системы; развертывание системы; обучение пользователей; эксплуатация и поддержка, а также оценка результатов. Управление проектами основывается на лучших практиках и методологиях. В зависимости от желаний, потребностей и масштаба проекта заказчика внедрение ERP систем может длиться как от трех месяцев, так и до 24 месяцев.

Стоимость проекта по внедрению ERP систем включает в себя стоимость покупки лицензий (существует также возможность аренды лицензий) и стоимость услуг по настройке и внедрению системы или отраслевого решения. Стоимость проекта, конечно же, зависит от методологии внедрения, от объема консалтинговых услуг, от желаний и потребностей заказчика. Также нужно учитывать расходы на ИТ-инфраструктуру, мотивацию команды и эксплуатацию системы.

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор КИС, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании — поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.[3]

MRP— система планирования потребностей в материалах, одна из наиболее популярных в мире логистических концепций, на основе которой разработано и функционирует большое число микрологистических систем. MRP-система применяется при работе с материалами, компонентами, полуфабрикатами и их частями, спрос на который зависит от спроса на специфическую готовую продукцию, т. е. спрос на исходные материальные ресурсы сильно зависит от спроса потребителей на конечную продукцию. Основные проблемы, возникающие при внедрении системы MRP, относятся к разработке информационного, программно-математического обеспечения расчётов и выбору комплекса вычислительной и оргтехники, т. е. те проблемы, которые являются типичными для автоматизированных систем управленияпроизводством и технологическими процессами.

Система MRP позволяет определить сколько и в какие сроки необходимо произвести конечной продукции. Затем система определяет время и необходимые количества материальных ресурсов для удовлетворения потребностей производственного расписания.

Основные недостатки MRP-систем:

· значительный объём вычислений и предварительной обработки данных

· возрастание логистических затрат на обработку заказов и транспортировку при стремлении фирмы ещё больше уменьшить запасы МР или перейти на работу с малыми заказами с высокой частотой их выполнения

· нечувствительность к кратковременным изменениям спроса

· большое количество отказов из-за большой размерности системы и её сложности

OLAP— технология обработки информации, включающая составление и динамическую публикацию отчётов и документов. Используется аналитиками для быстрой обработки сложных запросов к базе данных. Служит для подготовки бизнес-отчётов по продажам, маркетингу, в целях управления. Причина использования OLAP для обработки запросов — это скорость. Реляционные БДхранят сущности в отдельных таблицах, которые обычно хорошо нормализованы. Эта структура удобна для операционных БД (системы OLTP), но сложные многотабличные запросы в ней выполняются относительно медленно. OLAP делает мгновенный снимок реляционной БД и структурирует её в пространственную модель для запросов. Заявленное время обработки запросов в OLAP составляет около 0,1 % от аналогичных запросов в реляционную БД.

CRM— система управления взаимодействием с клиентами — корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации CRM-стратегии компании, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах (контрагентах) и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов. Под термином «CRM-система» понимается программный продукт (ПО), направленный на реализацию концепции CRM. Этот подход подразумевает, что при любом взаимодействии с клиентом по любому каналу, сотруднику компании доступна полная информация обо всех взаимоотношениях с этим клиентом и решение принимается на основе этой информации (информация о решении, в свою очередь, тоже сохраняется). CRM — модель взаимодействия, полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей, управление качеством, обучение и повышение квалификации сотрудников компании, найм и развитие персонала, управление мотивацией персонала. Технологии для поддержки модели CRM должны являться частью общей клиентоориентированной стратегии компании.

5.3 Класс ИС, подходящий для данной конкретной компании

Проанализировав все возможные ограничения, а также изучив все классы информационных систем для компании, было определено, что наиболее подходящим классом информационных систем, который предусматривает все вышеперечисленное ограничения (См. Ограничения, которые необходимо учитывать при выборе стратегии), является ЕRP-системы.

 

 

[1] Золотая сборка: как построить сеть с выручкой $4 млрд без рекламы [Электронный ресурс] / Forbs.

URL:http://www.forbes.ru/kompanii/internet-telekom-i-media/247560-zolotaya-sborka-kak-postroit-roznichnuyu-set-s-vyruchkoi-4 (дата обращения 27ю03.2014)

[2] 1С: зарплата и упраление персоналом [электронный ресурс]/ 1С АВТОМАТИЗАЦИЯ . http://www.avtomatizator.ru/?main=zup82 (Дата обращения 28.03.2014 15:50)

[3] ERP-системы Государство. Бизнес.ИТ/ [Электронный ресурс] . http://www.tadviser.ru/index.php