Характеристика наказу як основного виду розпорядчого документа

Доцент кафедри Е та У,

к.і.н., доцентО.М.Дулгерова

Лекція обговорена та схвалена на засіданні кафедри

Протокол № 37 від “30”серпня 2014 р.

Послідовність проведення заняття:

І. Вступна частина.

ІІ. Ознайомлення з темою та метою лекції.

ІІІ. Викладання навчального матеріалу.

Питання:

1. Призначення і склад розпорядчої документації.

Характеристика наказу як основного виду розпорядчого документа.

3. Характеристика інших видів розпорядчих документів

ІV. Відповіді на запитання.

V. Заключна частина (підведення підсумків заняття та видача завдання на самопідготовку).

ЛІТЕРАТУРА

1. Кодекс цивільного захисту України: - Відомості Верховної Ради (ВВР), 2013, № 34-35.

2. Кодекс законів про працю від 10.12.71 N 322-VIII ВВР, 1971, ( Із внесеними змінами).

3. Закон України “Про інформацію”: Відомості Верховної Ради України (ВВР), 1992, N 48, ст.650.

4. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об′єднаних громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації” від 14.04.1997 року № 348// Урядовий кур′єр. – 1997.

5. Постанова КМУ від 30 листопада 2011 р. N 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»;

6. Постанова КМУ від 27 листопада 1998 р. N 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави»;

7. Наказ ДСНС України від 08.01.2013 № 1"Про затвердження Інструкції з діловодства у ДСНС України"

8. Наказ ДСНС України від 10.04.2013 №127 “Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у системі ДСНС України”.

9. Наказ ДСНС України від 26.06.2013 № 430 “Про затвердження Інструкції з діловодства в апараті Державної служби України з надзвичайних ситуацій”.

10. ДСТУ 3017-95 Видання. Основні види. Терміни та визначення. –Чинний від 1996-01-01. - К.: Держстандарт України , 1995. - 47 с.

11. ДСТУ 2732-94 Діловодство і архівна справа . Терміни та визначення. - Чинний від 1995-01-01.- К.: Держстандарт України, 1995. - 33 с.

12. ДСТУ 2732-94 Діловодство і архівна справа . Терміни та визначення.- Чинний від 1995-01-01.- К.: Держстандарт України, 1995. - 33 с.

13. ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.- Чинний від 1995-01-01.-К.: Держстандарт України, 1994 .- С. 3-15.

14. ДСТУ 2395-94 Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів індексування: Оновні вимоги.- Чинний від 1995-01-01.- К.: Держстандарт України, 1994.- 10 с.

15. ДСТУ 4163-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

16. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч.посібник. – 2-ге вид., перероб.ідоп. – К.: Либідь, 2000. – 384 с.

17. Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Муніципальне діловодство: Навч.посібник. – К.: Либідь, 2004. – 312 с.

18. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навч.посібник: У 2 ч. Ч.1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Вид-во Європ. Ун-ту, 2001. – 327 с.

19. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навч.посібник: У 2 ч. Ч.2 Кадрове документознавство (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Вид-во Європ.ун-ту, 2001. – 327 с.

1. Призначення і склад розпорядчої документації

Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, установи, організації, їх організаційно-правової форми, компетенції, структури та інших факторів, органи управління підприємства наділяється правом видання розпорядчих документів.

Розпорядчі документи – це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві

Основна функція розпорядчих документів – регулятивна; цільове призначення – регулювання діяльності, яке дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.

Розпорядчі документи містять рішення, які йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від вищої організації до підвідомчої, від керівника організації до керівника структурного підрозділу і працівників даної організації тощо.Саме ці документи реалізують керованість об‘єктів по вертикалі.

Рішення, зафіксовані в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури установи, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.

В юридичному плані значна частина розпорядчих документів відноситься до нормативних правових актів. У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб‘єктів виконавчої влади. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що їхнім адресатом виступають конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи чи працівники; вони є юридичними фактами, які тягнуть виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.

З огляду поширення сфери правової дії розпорядчі документи поділяються на:

- правові акти, що діють на загальнодержавному рівні (видаються Президентом України, Кабінетом Міністрів України, органами державної виконавчої влади);

- правові акти, що діють на рівні суб‘єктів держави – областей, міст, Кримської Автономної Республіки;

- правові акти, що діють у межах галузі (видаються галузевими органами виконавчої влади, наприклад, міністерствами, державними комітетами);

- правові акти, що діють у межах окремої організації, установи, підприємства, фірми.

Підставою для видання розпорядчого документа може бути:

• необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищих органів (тобто на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів);Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

• необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, що випливає з функцій і завдань організації.

З огляду порядку (процедури) прийняття розпорядчі документи діляться на дві групи:

§ документи, що видаються в умовах колегіальності;

§ документи, що видаються в умовах одноособового прийняття рішень.

У першому випадку розпорядчі документи видаються на підставі рішень, прийнятих спільно групою працівників (колегією, зборами. Радою, комісією, правлінням та ін.). На основі колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). В умовах колегіальності рішень видаються постанови і рішення.

В умовах одноособового прийняття рішень влада з усіх питань управління в організації належить її керівникові. Одноособове прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника за прийняті рішення. На підставі одноособового прийняття рішень діють міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), директори, голови правління.

Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначальності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі документи колегіального органу.

В умовах одноособового прийняття рішень видаються накази, вказівки, розпорядження.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Вони приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного документа.

Розпорядчі документи видаються обов´язково:

• з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов´язків посадових осіб, відміни, зміни та призупинення дії раніше виданих наказів;

• з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у випадках зміни планових показників і встановлення додаткових планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;

• з питань фінансування, при затвердженні звітів, зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;

• з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: призначення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стягнення, про відрядження працівників; у випадках преміювання, виплати одноразових грошових винагород, надання відпустки, проведення атестації та присвоєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.

В інших випадках питання про необхідність видання розпорядчих документів вирішується керівництвом організації.

Вирішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або декількох структурних підрозділів, викладається, як правило, в наказах.

Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються у розпорядженнях керівництва організації.

Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих органів, якщо спосіб доведення не визначений в самому документі, доводяться до апарату в порядку, визначеному керівництвом, і може здійснюватися, зокрема, шляхом:

• видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких викладається зміст одержаного документа і засоби його виконання або вказівки надії, що їх повинен здійснити виконавець;

• розсилки копій документа, якщо одержаний документ не потребує конкретизації завдань для його виконання або надісланий до відома;

• ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується даний документ, під розпис.

При потребі документи вищих органів розсилаються структурним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із супровідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повноважень.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і назв (заголовків).

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

У тих випадках, коли засідання стенографується, розшифрована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів друкуються, додаються до матеріалів засідання, а також використовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань передаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.

Рішення доводиться до відома виконавців шляхом надіслання їм витягів з рішень або їх копій. При здійсненні оперативних зв´язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції організація може направляти листи, які мають право підписувати керівництво згідно з розподілом обов´язків.

Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону (телефонограма), телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими правилами.