Критерії класифікації документів
Ділові папери розрізняються між собою за структурою, призначенням. Тому існує потреба класифікувати їх. Класифікація документів – це розподіл усіх документів за певними ознаками на справи. Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:
1. За найменуванням (назвою) розрізняють: заява, автобіографія, довідка, скарга і т.д. Однак, не завжди доцільно виділяти документи за цією ознакою, оскільки є документи з однаковою назвою, але різні за змістом.
2. За змістом і призначенням: організаційні (інструкція, положення, статут, правила), розпорядчі (вказівка, наказ, постанова, розпорядження), інформаційні (анотація, відгук, рецензія, довідка, звіт, протокол, оголошення), кадрові або щодо особового складу (автобіографія, заява, скарга, характеристика), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список), господарсько-договірні документи (договір, трудова угода).
3.За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті (приватні). Службові створюються організацією чи службовою особою; особисті – засвідчують особу або її права, обов’язки, службовий або соціальний стан (скарга, посвідчення, трудова книжка, оголошення).
4.За напрямом документи поділяються на вхідні (що надійшли для розгляду й виконання) і вихідні (що надсилаються в інші установи, організації).
5.За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні й індивідуальні. Типові – це документи, які мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й за суворо обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Трафаретні – частина тексту надрукована на бланку, інша частина заповнюється у процесі складання документа. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви, доповідні записки).
6.За терміном (строком) виконання: звичайні (безстрокові) – документи, термін розгляду яких визначено чинним законодавством, адміністрацією; термінові – виконуються терміново або у строк, спеціально визначений законом, керівником; до них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма); дуже термінові – документи, які мають позначення «дуже терміново».
7.За ступенем гласностідокументи поділяються на звичайні (несекретні), для службового користування (ДСК), секретні (таємні), цілком секретні (цілком таємні). Секретні документи мають позначку «Секретно» або ДСК. Розголошення змісту таких документів або їх втрата призводять до кримінальної відповідальності.
8.За стадіями створення розрізняють оригінали, копії (витяг (виписка), відпуск, дублікат). Оригінал – це основний вид документа, перший, належним чином оформлений примірник документа. Копія – це точне відтворення оригіналу. Копія й оригінал мають однакову юридичну силу. Обов’язкова помітка «Копія» (праворуч). Різновиди копій: відпуск – повна копія відправленого оригіналу; витяг – копія, що відтворює частину документа; дублікат – другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. Обов’язкова помітка «Дублікат». Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.
9.За ступенем складності документи поділяються на прості (викладено одне питання) і складні (два і більше питань).
10.За терміном (строком) зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання.
11.За структурними ознаками (за формою): стандартні (документи, у яких може бути передбачено не лише формуляр, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей) і нестандартні (документи, у яких можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу залежить від конкретного змісту, ситуації та обставин ділового спілкування).
12.За способом фіксації: письмові, графічні (малюнки, схеми, плани), фото-, кіно-, фонодокументи.
13.За місцем виготовлення (укладання) і появи: внутрішні – створюються всередині організації, підприємства і тут же функціонують; зовнішні – що надійшли від інших установ чи надіслані в інші установи, організації.
14.За технікою відтворення документи можуть бути рукописні та відтворені механічним способом.
15.За юридичною силою: справжні (документи, видані в установленому законом порядку; розрізняють: дійсні – що мають на даний момент юридичну силу і недійсні – що з якихось причин втратили її, наприклад, через закінчення строку договору) і підроблені (у зміст документа вносять неправдиві відомості, роблять виправлення тощо).
Реквізит – елемент документа. Правила оформлення реквізитів
У діловодстві існують єдині вимоги і правила оформлення документів, що визначені відповідними нормативними актами. Хоча кожна організація, установа, підприємство прагне виробити власні зразки, трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони відповідають єдиній державній системі діловодства (ЄДСД), правилам оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД).
Виконання правил оформлення документів забезпечує:
- юридичну силу документів;
- організацію швидкого пошуку документів;
- використання персональних електронно-обчислювальних машин та інших технічних засобів для складання документів.
Кожний документ складається з окремих елементів (текст, заголовок, назва, дата, підпис тощо), які називаються реквізитами (від лат. requisitum – необхідне, потрібне). Відсутність деяких реквізитів може позбавити діловий папір юридичної сили.
Максимальна кількість реквізитів визначається числом 32. Проте у кожному конкретному випадку, на практиці, реквізитів буде значно менше. Кожний вид документа (наказ, протокол, характеристика) має відповідно визначений набір реквізитів.
У повсякденній практичній роботі комерційних структур, приватних фірм не використовується, як правило, реквізит «державний герб». Він ставиться тільки на документах державних установ і підприємств, яким надається таке право.
Реквізити поділяються на постійні та змінні. Постійні друкуються при виготовленні бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:
1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом) – розташовують посередині бланка або у кутовій частині над серединою рядка назви організації.
2. Емблема організації (логотип, фірмовий знак) – при кутовому розміщенні реквізитів розташовуються у верхньому лівому кутку аркуша, а при поздовжньому – посередині верхньої частини сторінки. Як емблема організації може бути використаний товарний знак, рисунок, абревіатура тощо.
3. Зображення нагород – розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
4. Код підприємства, установи, організації– розташовується у верхньому правому кутку.
5. Код форми документа – у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
6. Назва організації, установи, підприємства – у верхньому лівому кутку або посередині. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. У назві використовуються скорочення на зразок АТ (акціонерне товариство) і тому подібне.
7. Назва міністерства, відомства, якому підпорядковується установа – у верхньому лівому кутку або посередині.
8. Назва структурного підрозділу – у верхньому лівому кутку.
9. Довідкові дані про організацію містять відомості, необхідні під час здійснення контактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса; номер телефону та інші відомості; за необхідністю – номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб-сайту, дані про ліцензії, патенти тощо. Розміщується під реквізитом «назва організації». Наприклад:
вул. Жуковського, 66
69063, м. Запоріжжя
тел. 69-98-31; факс 269-98-31
або
Розрахунковий рахунок
№ 174639609 у Жовтневому УСБ
м. Києва, МФО 376406
Якщо організація зареєстрована за однією адресою, а знаходиться за іншою, у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації.
10. Назва виду документа – зліва або посередині сторінки. Назва – це слово чи словосполучення, яке дозволяє визначити вид документа. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу. Назва пишеться з великої літери. На практиці документування цей реквізит не проставляється лише в листах і факсах.
11. Дата – на бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Датою документа є: - дата його підписання (для наказів, листів, довідок); - дата його затвердження (для планів, звітів, правил, інструкцій); - дата подій, що в ньому зафіксована (для протоколів, актів). Дата записується словесно-цифровим способом (19 січня 2006 р.) або цифровим способом – арабськими цифрами у такій послідовності: день, місяць, рік – 19.01.06 чи 19.01.2006. Словесно-цифровий спосіб оформлення дати рекомендується для документів, що містять відомості фінансового характеру, а також у листуванні з іноземними діловими партнерами. Міжнародними стандартами встановлено цифровий спосіб датування у такій послідовності: рік, місяць, день місяця (2003.07.29). ДСТУ таке датування допускає.
12.Реєстраційний індекс документа – у верхній лівій частині сторінки. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 06-15/34, де 06 – цифра структурного підрозділу; 15 – номер справи, документа; 34 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії. Індекс ( № ) документа ставиться на вихідних і внутрішніх документах поруч з реквізитом «дата». Можна зустріти й інший спосіб запису індексу, наприклад № 66/01-07, де 66 – номер документа в журналі реєстрації вхідних чи вихідних документів, 01 – структурний підрозділ, 07 – номер справи у цьому підрозділі (В.Кулініченко, с. 33).
13.Посилання на індекс та дату вхідного документа – у верхній лівій частині сторінки. Він розміщується нижче реквізитів «дата» й «індекс». Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: № 06-15/34 від 01.04.98, де 06 – індекс структурного підрозділу; 15 – номер справи за номенклатурою; 34 – порядковий номер.
14.Місце укладання чи видання – у верхній лівій частині сторінки. Містить назву міста чи іншого населеного пункту, де виданий документ.
15.Гриф обмеженого доступу до документа – з правого боку під кодом форми. Цей реквізит проставляється на документах, що містять секретну або конфіденційну інформацію. Складається із слів «Конфіденційно», «КТ» (комерційна таємниця). Під цим грифом необхідно поставити № даного примірника документа. Реквізит друкується без крапок і лапок. Наприклад:
КТ
Примірник № 3
На документах державних підприємств, що містять секретну інформацію, використовуються відповідно грифи «Таємно» («Секретно»), «Цілком таємно» («Цілком секретно») та «Для службового користування» (ДСК).
16.Адресат (адресант) – з правого боку у верхній частині сторінки. У ньому вказується: - назва установи, фірми у називному відмінку; - структурний підрозділ у називному відмінку; - посада, прізвище та ініціали адресата в давальному відмінку; - посада, прізвище, ім’я та по батькові адресанта – у родовому відмінку без прийменника; - поштова адреса. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі – тоді перед її прізвищем. Останнім часом пропонується спочатку вказувати прізвище та ініціали отримувача, потім поштову адресу.
Зразки:
Петренко Василь Іванович
вул. Шевченка, буд. 15а, кв. 7,
с. Солониця, Приморський р-н,
Запорізька обл., 69612
У заявах, скаргах, доповідних записках тощо, такий спосіб запису:
Деканові філологічного факультету ЗНУ
проф. Хом’як Т.В.
студента 2-го курсу філологічного
факультету (гр. 3513 – 1)
Назарова Бориса Васильовича
17.Гриф затвердження – у верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення його дії на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Затверджуються, як правило, керівником такі види документів: плани, звіти, інструкції, правила, акти.
Реквізит «гриф затвердження» складається зі слів ЗАТВЕРДЖУЮ, назва посади особи, яка затвердила документ, його особистого підпису з розшифруванням (ініціали, прізвище) та дати затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Ректор ЗНУ
(підпис) Тимченко С.М.
15 березня 2008 р.
У ряді випадків гриф завіряється печаткою організації. Якщо документ затверджується рішенням, наказом, протоколом, гриф затвердження повинен складатися зі слова «Затверджую», назви документа в називному відмінку, його дати і номера.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Наказ директора АБ «Мрія»
від 22.02.08 № 23
Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.
18.Резолюція – у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншими реквізитами, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. На листах, факсах резолюція накладається між реквізитами «адресат» і «текст» на першому аркуші документа.
Резолюція містить вказівки щодо виконання документа або ставлення керівника до питань, порушених у документі.
Реквізит «резолюція» повинен включати:
- прізвище та ініціали виконавця (кому доручається виконання);
- зміст доручення (конкретні дії; порядок виконання);
- строк виконання;
- особистий підпис керівника і дата підписання.
Якщо в резолюції вказується кілька виконавців, відповідальним за виконання документа є особа, вказана першою. Інші залучаються при вирішенні питань як співвиконавці.
Резолюція пишеться від руки. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то друга й наступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьового боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюція може бути оформлена на додатковому аркуші. Це викликає певні незручності, оскільки може призвести до втрати чи заміни її.
Зміст доручення в резолюції може мати різні форми.
Наприклад:
Деканові економічного факультету
Кущику А.П.
Підготувати проект контракту
до 23.03.08
(підпис керівника)
19.03.08
19.Заголовок до тексту – під назвою документа, друкується малими літерами, відтворює головну ідею документа і найчастіше починається з прийменника «про». Має бути лаконічним і точним.
Наприклад:
Договір
про постачання паливно-мастильних матеріалів
або
Договір оренди
20.Відмітка про контроль – з лівого боку у верхній частині поля сторінки документа на рівні заголовку. Її проставляють за формою «К» або «Контроль». Вписується вона від руки червоним кольором або спеціальним штампом на документах, що контролюються за дорученням керівника.
21.Текст– головний елемент документа, складається зі вступу, доказу, закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля). Як правило, тексти розпорядчих документів листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
У деяких випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення.
Деколи текст складається у формі анкети (наприклад, у фінансових документах, де наявна цифрова або словесна інформація про один об’єкт за певним обсягом ознак).
Форма таблиці використовується, тоді коли складається цифрова або словесна інформація про кілька об’єктів за рядом ознак. Використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
22. Відмітка про наявність додатків. Якщо до документа є додатки, то в документі ставиться відмітка про їх наявність. Цей реквізит розміщується після тексту перед підписом.
Є такі способи оформлення додатків:
1. Якщо повна назва додатка до документа згадується в тексті, то відмітка про наявність додатка оформлюється за скороченою формою. Наприклад: Додаток: на трьох аркушах у двох примірниках.
2. Якщо додатки до документа не вказані в тексті, необхідно тоді у відмітці про додатки вказати повністю назву документів, що складають додатки. Наприклад: Додатки: «Проект контракту з фірмою «Світоч» на 20 арк. у двох примірниках.
3. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на двох сторінках лише адресатові.
4. При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на семи сторінках, або Додаток: відповідно до опису на 10 арк.
5. Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином: Додаток: Висновок експертної комісії від 25.02.06 № 4 і додаток до нього, всього на 21 арк., у двох примірниках.
6. Якщо додатки зброшуровано (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.
7. Якщо додаток направляється не на всі зазначені в документі адреси, то відмітка про наявність додатку оформляється таким чином: Додаток: на чотирьох аркушах, у двох примірниках на першу адресу.
23. Підпис– є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. До складу реквізиту «підпис» входить:
- назва посади особи, яка підписала документ (з лівого боку);
- підпис;
- розшифровка підпису (ініціали та прізвище, праворуч).
Наприклад: