Шановна Ольго Володимирівно!
Міністерство України у справах сім’ї та молоді спільно з обласною службою у справах неповнолітніх Запорізької облдержадміністрації проводять „круглий стіл” на тему „Тютюн, алкоголь, наркотики в молодіжному середовищі: вживання, залежність, ефективна профілактика”.
Запрошуємо Вас узяти участь у роботі „круглого столу”, засідання якого відбудеться 19 грудня 2006 р. о 14 год. в актовій залі комунального закладу „Запорізький обласний притулок для неповнолітніх” (вул. Осипенко, 24).
Телефон для довідок: 061-456-56-87
З повагою спеціаліст обласної служби у справах неповнолітніх О.А.Дяченко.
ЗАЯВА
Заява – документ щодо особового складу, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.
Реквізити:
1.Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у давальному відмінку, використовуючи паралельні закінчення –ові (еві, -єві) та –у, (-ю).
2.Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу (підрозділу), прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова).
3.Назва виду документа (з великої літери без крапки).
4.Текст.
5.Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.
6.Дата (переважно словесно-цифровим способом).
7.Підпис.
Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є: заява-зобов'язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про прийняття на роботу, позовна заява тощо.
Заява-зобов'язання оформлює кредитування за спеціальними позиковими рахунками і є різновидом термінового зобов'язання. Заява-зобов'язання може складатися у ході виробничо-господарської діяльності, коли у підприємств та організацій виникає потреба у додаткових оборотних коштах, які задовольняються за рахунок банківських кредитів.
Зразок 1.
Заява про прийняття на роботу
| Директорові Запорізького алюмінієвого комбінату п. Петрову О.І. Бондаренка Миколи Петровича, який мешкає за адресою: вул. Правди, б. 24, кв.3, м. Запоріжжя, 33980, тел. 34-16-67 |
Заява
Прошу зарахувати мене на посаду головного інженера відділу метрології та стандартизації.
До заяви додаю:
1) трудову книжку;
2) копію диплома про вищу освіту в 1 прим.;
3) автобіографію.
26 грудня 2010 р. (підпис М.П.Бондаренка)
Зразок 2.
Заява про звільнення
| ВК Оформити наказ про звільнення з 22 листопада 2010 року підпис 20.11.2010 | Директорові школи № 36 м. Запоріжжя Муляр С.В. вчителя історії Бондар Світлани Сергіївни |
Заява
Прошу звільнити мене з посади вчителя історії за власним бажанням у зв’язку з переходом на іншу роботу.
19.11.2010 (підпис С.С.Бондар)
Зразок 3.
Заява про надання навчальної відпустки
| Директорові школи № 36 м. Запоріжжя Муляр С.В. вчителя історії Бондар Світлани Сергіївни |
Заява
Прошу надати мені навчальну відпустку на період з 01.11. по 02.12.2001 року для складання зимової екзаменаційної сесії в Запорізькому національному університеті.
До заяви додаю довідку-виклик.
29.10. 2010 (підпис С.С.Бондар)
НАКАЗ
Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції і стосується організаційних та кадрових питань.
За призначенням накази поділяються на два види: накази щодо особового складу (кадрові); накази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. Організаційні накази видаються при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.
Наказ видають на підставі й з метою виконання чинних законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.
Текст складається з констатуючої (постановчої) й розпорядчої частини. Констатуюча містить такі елементи: вступ (указано причину видання наказу); доведення (переказано основні факти); висновок (викладено мету видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то в конституційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу. Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз'яснень. У наказах із різнопланових питань конституційної частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів.
Розпорядчу частину позначають словом «НАКАЗУЮ», «ЗАТВЕРДЖУЮ», «ДОРУЧАЮ» тощо, вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.
Текст повинен мати наказову форму викладу розпорядчої частини. Зокрема, пропоновані до виконання дії називаються в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, покласти на…); якщо фактові надається більше значення, ніж особі, то вживається пасивна форма (Серйозні порушення виявлено…); активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (начальник фінансового відділу зобов’язаний…).
Як виконавці, зазвичай, вказуються організації (структурні підрозділи), службові особи із зазначенням прізвища, ініціалів, посади у давальному відмінку (Деканові економічного факультету підготувати…; Доцентові Петренку В.О. забезпечити…). Розпорядча частина поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами.
В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу: «Контроль за виконанням наказу доручити заступнику директора В.І.Ситник».
Наказ підписує лише керівник установи.
Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.
Рекомендується починати кожний пункт наказу словами: «Призначити», «Перевести», «Оголосити подяку», «Надати відпустку», - які позначають конкретну дію, спрямовану наказом. Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвищами та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд і т. ін.), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).
Якщо в одному пункті наказу перераховується кілька осіб, то їхні прізвища називаються в алфавітному порядку.
Реквізити:
1.Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.
2.Назва виду документа ( НАКАЗ).
3.Місце складання чи видання.
4.Номер.
5.Дата.
6.Заголовок до тексту.
7.Текст, що складається з двох частин:
· констатуються та аналізуються факти;
· подаються розпорядження, заохочення або стягнення (починається словом НАКАЗУЮ).
9.Підпис керівника установи.
10.Печатка.
11. Візи (оформляють у разі потреби).
12.Гриф погодження (оформляють у разі потреби).
Зразок:
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Запорізький національний університет
НАКАЗ № 67
від 19 червня 2007 р. м. Запоріжжя
про створення комісії з контролю
за економією електроенергії
Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України „Про енергозбереження” НАКАЗУЮ:
1.Створити комісію у складі:
голова комісії – проректор з адміністративно-господарської роботи ЗНУ Малик Д.І.
члени комісії – електрик ЗНУ Чорний Л.М., голова профспілки ЗНУ Войтенко А.Р.
2. Голові комісії:
- систематично вести облік витрат електроенергії, своєчасно подаючи дані в господарську частину ЗНУ;
- здійснювати постійний контроль за справністю електроосвітлювальних приладів, електроприладів.
3. Обслуговуючому персоналу:
- постійно слідкувати за справністю вхідних дверей з метою збереження тепла;
- переглянути освітлення приміщень, де відсутні студенти, зменшити там кількість ламп.
Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Ректор _______ С.М.Тимченко
Печатка
ЗАВОД ІНЖЕНЕРНИХ МАШИН
НАКАЗ
26.04.2004 м. Дніпропетровськ № 02-06/69
про посилення контролю
за якістю проектної
документації
У робочих кресленнях виготовлених відділом № 07 для механізованого цеху (об'єкт №58), було допущено помилку, що призвело до випуску бракованого експериментального зразка ротора РГ-24.
Це сталося внаслідок зниження вимог до якості проектів керівництвом відділу № 07 (начальник відділу - Громов І. Т., головний конструктор - Яремчик В. К.) та безвідповідальності керівника бригади складальників Загребельного В. К., який не перевірив креслення.
На підставі викладеного вище НАКАЗУЮ:
1. Начальникам відділів посилити контроль за якістю проектної документації;
2. Начальникові відділу № 07 Громову І. Т. організувати перевірку робочих креслень для механізованого цеху;
3. Головному конструкторові відділу № 07 Яремчуку В. А. надалі ретельно перевіряти конструкторську документацію;
4. Керівникові бригади складальників Загребельному В.К. не допускати надалі подібних випадків;
5. Контроль виконання наказу доручити начальникові технічного відділу Карпенку С. В.
Директор (підпис) В.О. Святенко
печатка
ОГОЛОШЕННЯ
Таку назву має довідково-інформаційний документ, в якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. В оголошеннях повідомляють про час і зміст нарад, засідань, необхідність виконання якоїсь роботи, потребу в заміщенні вакантної посади, про час проведення концерту, конкурсу тощо. За змістом оголошення поділяються на два види: оголошення про майбутню подію; оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.
Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Текст, який містить:
· дату;
· місце;
· організатора;
· зміст (порядок денний) подій;
· коло осіб, які запрошуються на подію;
· умови входу (платний чи вільний).
3.Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посади особи, яка дає оголошення) – при потребі.
Оголошення про потребу в послугах або можливість їх наданнямає такі реквізити:
1.Назва виду документа.
2.Заголовок.
3.Текст.
4.Адреса автора оголошення (обсяг адреси визначає автор оголошення – поштова, телефон тощо).
Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа („Оголошення”) розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: „Найму”, „Продам”, „Потрібні”, „Робота за кордоном” тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).
Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту. Дуже часто оголошення цього виду наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення тощо.
Зразок:
СПОРТИВНИЙ КОМПЛЕКС «МЕРІДІАН»
запрошує до співробітництва фірми, підприємства, навчальні заклади, страхові компанії для організації:
- змагань, турнірів, спартакіад;
- оздоровлення співробітників, учнів, студентів;
- оздоровлення за страховими полісами;
- оренди приміщень, спортивних залів.
м. Запоріжжя, вул. Чарівна, 8
Тел. для довідок: 061-720-44-72
ПОСТАНОВА
Цим терміном позначають два види документів:
1.Правовий акт (розпорядчий документ), що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.
2.Заключна частина протоколу засідання зборів, правління, президії тощо, яка включається до протоколу.
Постанови приймаються Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.
Текст складається із двох частин: постановчої і розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи. Визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).
Реквізити:
1. Герб України.
2. Назва установи, що підготувала постанову.
3. Назва виду документа.
4. Дата.
5. Індекс.
6. Місце видання.
7. Заголовок.
8. Текст, до складу якого входять:
· констатуюча частина, де вказуються мотиви дій, підстава видання постанови;
· розпорядча частина, що окреслює необхідні до виконання дії.
9. Підписи.
10. Візи.
11. Гриф узгодження.
12. Коди.
Зразок:
КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
ПОСТАНОВА № 721
від 09 червня 1997 р. м. Київ
про типове положення про притулок для неповнолітніх
служби у справах неповнолітніх
Відповідно до Закону України „Про органи і служби у справах неповнолітніх та спеціальні установи для неповнолітніх” Кабінет Міністрів України
ПОСТАНОВЛЯЄ:
1. Затвердити Типове положення про притулок для неповнолітніх служби у справах неповнолітніх.
2. Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям забезпечити створення відповідно до соціальних потреб кожного регіону притулків для неповнолітніх, служб у справах неповнолітніх та організацію їх діяльності.
3. Міністерству праці за погодженням з Міністерством фінансів та Міністерством у справах сім’ї та молоді в місячний термін затвердити умови оплати праці працівників притулків для неповнолітніх, служб у справах неповнолітніх, поширивши на них умови оплати праці працівників закладів освіти для дітей і підлітків, які потребують соціальної допомоги і реабілітації.
Міністр освіти у справах сім’ї,
молоді та спорту ________ В.А.Довженко
Секретар ________ В.І.Сич
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
Пояснювальна записка – це письмове пояснення на вимогу керівника з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання службових завдань). Інколи пояснювальна записка – вступна частина іншого документа (плану, звіту, проекту тощо), у якій обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна. Пояснювальна записка належить до довідково-інформаційних документів.
Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, у деяких випадках – з ініціативи підлеглого.
Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:
1. Місце укладання (повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх)).
2. Адресат (посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у давальному відмінку).
3. Адресант (посада, назва підрозділу (філії, дільниці, факультету тощо), звання, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка подає записку, у родовому відмінку).
4. Назва виду документа.
5. Заголовок (починається прийменником «про…»).
6. Текст.
7. Додаток (якщо є).
8. Дата укладання.
9. Підпис.
Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.
Зразок:
| Деканові біологічного факультету ЗНУ проф. Омельянчик Л.О. студента 1-го курсу біологічного факультету гр. 4129-1 Ситенка Івана Івановича | |
| Пояснювальна записка | |
| Доводжу до Вашого відома, що причиною моєї відсутності на заняттях 26 листопада 2006 р. стала участь у спортивних змаганнях з кросу, що проводився у цей день кафедрою фізичного виховання ЗНУ. | |
| 10 грудня 2006 р. (підпис І.І.Ситенка) |
ПРОТОКОЛ
Протокол – це довідково-інформаційний документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органах.
Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісій.
Текст такого протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:
v СЛУХАЛИ;
v ВИСТУПИЛИ;
v УХВАЛИЛИ.
Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.
Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.
У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолютативної частин.
За обсягом протоколи можна поділити на три групи:
1. Стислі (короткі), у тексті записано лише ували. Стислий протокол доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей.
2. Повні, у тексті яких, крім увал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, засідань, нарад.
3. Стенографічні, де всі виступи записуються дослівно.
Реквізити:
1.Назва виду документа.
2.Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).
3.Дата проведення засідання (а не дата його остаточного оформлення).
4.Номер.
5.Гриф затвердження (якщо потрібно).
6.Текст. Складається з двох частин: вступна і основна. У вступній частині зазначають прізвища й ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній – фіксують перебіг засідання колегіального органу.
7. Підписи голови й секретаря.
Зразок:
Протокол № 5
засідання трудового колективу
Запорізького національного університету
від 20 жовтня 2009 року
Голова – Петренко В.І.
Секретар – Сидорчук П.О.
Присутні: 87 співробітників (список додається).
Порядок денний
1. Про складання звіту з виробничо-фінансової діяльності університету (Доповідь головного бухгалтера Мороза З.А.).
2. Інформація заступника начальника відділу кадрів Пороха С.Д.
І. СЛУХАЛИ:
Мороз З.А. доповів про порядок та умови складання річного звіту (доповідь додається).
ВИСТУПИЛИ:
Заболотня Л.О – вказав на необхідність відповідальніше ставить до укладання звітів.
Петренко В.І. – запропонував скорочувати звіти за рахунок складання таблиць.
Гончар А.А. – запропонував закінчити складання звіту до 27 жовтня 2009р.
УХВАЛИЛИ:
1. Усім керівникам структурних підрозділів університету забезпечити своєчасну і якісну підготовку звіту з виробничо-фінансової діяльності університету.
2. Подати річний звіт не пізніше 27 жовтня 2009 р.
ІІ. СЛУХАЛИ:
Порох С.Д. – проінформував про зміну початку та закінчення робочого дня у зв’язку з початком зимового періоду.
УХВАЛИЛИ:
Робочий день у Запорізькому національному університеті починати о 8.00 і закінчувати о 16.00. З 13.00 до 14.00 – обідня перерва.
Додаток: реєстраційний список на 1 сторінці в 1 примірнику.
Голова (підпис) В.І.Петренко
Секретар (підпис) П.О.Сидорчук
РЕЗЮМЕ
Резюме – документ щодо особового складу, адресований роботодавцеві, у якому коротко подаються особисті, освітні та професійні відомості про особу, що бажає зайняти певну вакансію. Сьогодні однаково поширеними стали паперові й електронні резюме. Останні розміщуються на спеціалізованих мережевих сайтах і відкриті для вільного доступу керівникам кадрових відділів підприємств, які набирають персонал. Як правило, резюме аналізують за відсутності кандидата, тому треба, аби цей документ давав уявлення про нього. Обсяг резюме має становити не більше ніж одну сторінку. Оформляти резюме слід друкованим способом (бажано на ПК із застосуванням шрифтових виділень) на чистому аркуші паперу.
Реквізити:
1.Назва виду документа (Резюме).
2.Текст, що складається з розділів:
· мета написання документа;
· особиста інформація: прізвище, ім'я та по батькові, стать, дата народження; сімейний стан; національність,громадянство;
· контактна інформація: поштова, електронна адреса, телефон, факс тощо;
· відомості про освіту: повне найменування навчальних закладів, де довелося вчитися, рік випуску; ступінь володіння іноземними мовами; вміння працювати з комп'ютером;
· відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади із зазначенням стажу роботи);
· додаткова інформація, яку може вимагати роботодавець (наводять додаткові дані, які не увійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити);
· фотокартка (у разі потреби).
3.Дата.
4.Підпис (крім електронних варіантів).
Слід зазначити, що резюме не належить до документів строгої стандартизації, й тому в ньому можуть міститися також інші відомості.
Зразок:
Резюме
Прізвище, ім’я, по батькові: Валентина Олександрівна Голуб
Дата і місце народження: 15 серпня 1965 р., м. Запоріжжя
Сімейний стан: заміжня, маю дочку.
Адреса: вул. Грязнова, 3, кв. 32, м. Запоріжжя, 33465.
Телефон: 34-45-23.
Мета: робота перекладачем.
Навчання: 1980-1984 рр. – Запорізьке педагогічне училище (вчитель початкових класів);
1986-1992 рр. – Запорізький державний університет (фах “історія”, присвоєно кваліфікацію “Викладач історії”).
Досвід роботи: серпень 1984 р. – серпень 1986 р. – вчитель початкових класів СШ № 12 м. Запоріжжя;
липень 1992 р. – жовтень 1999 р. – викладач історії в Запорізькому педагогічному училищі.
Із жовтня 1999 р. дотепер – викладач історії України Запорізького національного університету.
Додаткові відомості: загальний педагогічний стаж роботи 16 років. Працювала за сумісництвом у міському приватному ліцеї “Логос” викладачем історії. У 1994 р. закінчила курси перекладачів. 1998 р. видала довідник “Історичні постаті Запоріжжя”.
Маю досвід роботи на ПК, знаю Word, Excel, досконало володію англійською та іспанською мовами.
У разі потреби можу надати рекомендації.
26.11.2010 (підпис В.О.Голуб)
РОЗПИСКА
Розписка – це документ, у котрому підтверджуються дії, що вже відбулися (як правило, одержання грошей або матеріальних цінностей від підприємства чи приватної особи). Належить до обліково-фінансових документів.
Розписка може бути приватною (дія передачі й одержання відбулась між особами) і службовою (між особою й установою або між установами).
Реквізити:
1.Назва виду документа.
2.Текст, де вказується:
· прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, що видає розписку і підтверджує отримання цінностей;
· прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, що передала цінності;
· найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – цифрами і прописом (у дужках);
· відомості про документ (паспорт, посвідчення), що ідентифікує особу, яка отримує цінності;
· підстава передачі й отримання цінностей.
3.Дата.
4.Підпис особи, яка отримала цінності.
5.Завірення підпису (у приватній розписці).
Зразок:
Розписка
Я, Вітрюк Лідія Григорівна, взяла у борг у Спепанчука Володимира Ілліча 10 000 (десять тисяч) гривень. Зобов’язуюся повернути всю суму до 01 квітня 2007 року.
Домашня адреса: вул. Садова, 21, кв. 5, м. Запоріжжя. Паспорт СВ 349675, виданий Жовтневим РВУ МВС України в Запорізькій області 16 лютого 2002 р.
05 жовтня 2006 р. (підпис Л.Г.Вітрюк)
Підпис Вітрюк Л.Г. засвідчую:
Державний нотаріус (підпис) М.О.Федчук
05 жовтня 2006 р.
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видається в рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов’язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.
Розпорядження поділяються на дві групи: розпорядження загального характеру – тривалої дії (видаються Кабінетом Міністрів України, місцевими радами, представниками Президента України на місцях тощо); розпорядження окремого характеру – стосуються конкретного вузького питання (видаються, як правило, керівниками колегіальних органів державного управління, адміністрацією підприємства та закладу в межах наданих законом прав для розв’язання оперативних питань). Розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії й стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб.
У правовому відношенні розпорядження близьке до наказу, але замість слова НАКАЗУЮ використовують менш категоричні форми: ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ, ЗОБОВ’ЯЗУЮ, ДОЗВОЛЯЮ, ЗАБЕЗПЕЧИТИ.
Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4.
Реквізити:
Герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа (розпорядження); заголовок; дата або дата й номер; місце видання; текст розпорядження; підпис відповідальної особи.
Зразки:
Вільнянська районна державна адміністрація
РОЗПОРЯДЖЕННЯ № 137
23 травня 2007 р. м. Вільнянськ
про організацію в м. Вільнянськ Дня довкілля
Для поліпшення санітарного стану міста ПРОПОНУЮ:
1. Організувати у місті День довкілля.
2. Закріпити за підприємствами, установами, організаціями, зареєстрованими в м. Вільнянськ територію для проведення Дня довкілля.
3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови районної державної адміністрації В.П.Спепанчука.
Голова Вільнянської
районної державної адміністрації _______ В.Г.Стефаненко
________________________________________________
Шевченківська районна державна адміністрація м. Запоріжжя
Розпорядження
18.09.05 №123 м. Запоріжжя
Про надання шефської
допомоги установам освіти
Для поліпшення виховної роботи та матеріальної бази в установах освіти ПРОПОНУЮ:
1. Закріпити підприємства, установи, організації зареєстровані у Шевченківському районі, за установами освіти згідно з додатком 1.
2. Вважати рішення виконавчого комітету Шевченківської районної ради народних депутатів від 21.11.04 № 453 „Про надання шефської допомоги установам освіти” таким, що втратило чинність.
3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови районної держадміністрації Ромащенко Ю.А. та завідувача відділу освіти Назаренко М.Г.
Голова Шевченківської
держадміністрації __________ В.А.Петренко
СКАРГА
Скарга – документ щодо особового складу, що в ньому особа або установа вказує на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи чи установи і пропонує вжити належних заходів з метою усунення цього порушення. Скаргу оформляють у довільній формі – друкують чи пишуть від руки.
Реквізити:
1.Адресат (назва установи або прізвище, ім'я, по батькові, посада особи, уповноваженої розглядати скарги і приймати відповідні рішення).
2.Адресант (прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку, посада, інші дані скаржника).
3.Назва виду документа.
4.Текст.
5.Дата.
6.Підпис.
7.Засвідчення підпису (у разі потреби).
Зразок:
Голові міської ради м. Запоріжжя
Карташову Є.Г.
Проскури Валентини Михайлівни,
яка мешкає за адресою:
вул. Правди, 39, кв.15,
м. Запоріжжя, 69063
Скарга
Упродовж тривалого періоду, після відкриття у м. Запоріжжя «Алеї закоханих», у моїй квартирі неможливо спокійно вночі відпочивати, тому що молодь, котра відпочиває вечорами на алеї не дотримується правил поведінки в вечірній час. Я неодноразово зверталася з проханням навести порядок на алеї, але, крім обіцянок, нічого не зроблено. Прошу Вас вжити заходів щодо встановлення порядку після 23.00, згідно чинного законодавства, а також притягнути до суворої відповідальності винних у порушенні тиші в вечірній час.
06 грудня 2010 р. (підпис В.М. Проскури)
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
Службова записка – це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернення до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Терміном службова записка об'єднують пояснювальну й доповідну записки, а також спектр різних за тематикою документів подібного типу, що постійно використовуються у виробничому процесі. Реквізити службової записки типові (див. Пояснювальна записка).
Зразок:
| Ректорові Запорізького національного університету проф. Тимченку С.М. завідувача кафедри прикладної математики Гребенюка Сергія Лукича | |
| Службова записка | |
| 23 березня 2010 року студенти І курсу Степюк Іван Петрович, Коваль Інна Федорівна взяли участь у Всеукраїнській олімпіаді з прикладної математики, де зайняли друге й третє місце відповідно. Прошу відзначити названих студентів грамотами на загальних зборах університету. | |
| 25 березня 2010 р. (підпис С.Л.Гребенюка) |
СЛУЖБОВИЙ ЛИСТ
Службовий лист – це довідково-інформаційний документ, за допомогою якого відбувається спілкування між установами та особами.
Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами та закладами.
За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-звертання, лист-пропозиція, лист-запит, лист-вимога), й такі, що її не потребують (лист-попередження, лист-нагадування, лист-підтвердження, лист-відмова, супровідні листи, лист-розпорядження, гарантійні листи, інформаційні листи).
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективні листи – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.
Реквізити:
1. Назва установи-адресата.
2. Номер.
3. Текст, що складається з двох частин:
· опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;
· висновки та пропозиції.
4. Дата (здебільшого словесно-цифровим способом).
5. Підпис.
6. Печатка.
Листи, які надсилають установи, повинні друкуватися на бланках.
Зразок:
Лист-запрошення
| Запорізький технічний університет вул. Жуковського, 64, м. Запоріжжя, 336512; телефон 64-43-41, факс 64 14 56; розрахунковий рахунок № 000123454 у Запорізькому відділенні банку «Україна» м. Запоріжжя, МФО 231546 | Деканові електротехнічного факультету Бердянського державного університету п. Петренку О.С. вул. Вільна, 16, м. Бердянськ, 256711 |
23 січня 2000 року № _______
На №__________ від _______
29 травня 2000 року в Запорізькому технічному університеті (за адресою__________) відбудеться конференція «__________________».
Запрошуємо Вас взяти участь у роботі конференції
Відрядження сплачується за рахунок Запорізького технічного університету.
Ректор (підпис) В.І.Голуб
печатка
ХАРАКТЕРИСТИКА
Характеристика – документ щодо особового складу, у якому подається оцінка ділових і моральних якостей працівника. Цей документ видає адміністрація підприємства (організації, установи, закладу освіти) своєму працівникові (учневі, студентові, співробітнику). Характеристика подається при вступі до закладу освіти (на вимогу), оформленні відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди та інших випадках.
Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.
Характеристика належить до документів із низьким рівнем стандартизації, тобто складається у довільній формі. Текст викладається від третьої особи. Оформляють на загальних бланках або чистих аркушах паперу формату А4.
Реквізити:
1.Назва виду документа.
2.Заголовок (у родовому відмінку – прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження, посада, якщо треба — місце проживання).
3.Текст, який містить такі відомості:
· дані про трудову діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді, просування по службі);
· ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);
· моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);
· висновки;
· призначення характеристики (при потребі).
4.Дата складання.
5.Підпис керівника установи.
6.Печатка (гербова чи кругла, що прирівнюється до гербової).
Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник або за його відома надсилається на вимогу підприємства (установи, організації), а другий (копію) – підшивають до його особової справи.
Зразок:
Атестаційна характеристика
| Ковальової Ірини Олександрівни, головного бухгалтера заводу Дніпроспецсталь, 1959 р. н., освіта вища |
Ковальова Ірина Олександрівна працює на посаді головного бухгалтера заводу Дніпроспецсталь з 1993 року.
У червні 1987 року закінчила економічний факультет Запорізького державного університету, одержавши диплом бухгалтера за спеціальністю «Фінанси і кредит».
Працюючи на посаді головного бухгалтера, п. Ковальова І.О. зарекомендувала себе здібним, наполегливим, вимогливим працівником, завдяки чому досягла істотних успіхів у роботі.
Службові інструкції та доручення виконує сумлінно. Має високий професійний рівень із питань нарахування коштів, оплати праці і бухгалтерського обліку.
Ірина Олександрівна творчо застосовує в роботі свої знання та навички, вміє оперативно розв’язувати поставлені завдання. Постійно підвищує свій фаховий рівень. Володіє досконало англійською мовою, вивчає німецьку.
Неодноразово виїздила за кордон у складі робочих делегацій, де зарекомендувала себе фахівцем високого рівня.
Ввічлива, чуйна. Користується повагою й авторитетом у колективі.
Видано для подання до ______________________
10 січня 2010 р.
Директор заводу (підпис) В.А.Голуб
Печатка
G Орієнтовні питання для самоперевірки
Дайте відповіді на такі питання:
Які документи належать до обліково-фінансових?
Як називається документ, що містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів?
Назвіть документи, що належать до особових.
Які різновиди заяв ви знаєте?
Що таке скарга, основні реквізити скарги?
Назвіть документ, що оформляють при бажанні зайняти певну посаду.
Що таке характеристика, хто її видає?
У якому документі особа або установа вказує на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи чи установи і пропонує вжити належних заходів з метою усунення цього порушення?
Назвіть основні реквізити характеристики.
Назвіть документ, у якому подається оцінка моральних і ділових якостей працівника.
На які різновиди, відповідно до призначення, поділяються характеристики?
Що таке доручення, які є різновиди доручень?
Назвіть реквізити доручення.
За допомогою якого документа організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії (одержання грошей чи матеріальних цінностей тощо)?
Що таке розписка, які дії підтверджує розписка?
Назвіть основні реквізити розписки.
За допомогою якого довідково-інформаційного документа відбувається спілкування між установами і особами?
Що таке службовий лист, які є листи за функціональними ознаками?
Назвіть реквізити листа та правила їх оформлення.
Що таке довідка, які є різновиди довідок?
Назвіть основні реквізити довідки.
Що таке службова записка, назвіть її різновиди та реквізити.
Що таке оголошення, які вони бувають за формою?
У якому документі коротко повідомляють про певну подію і запрошують взяти у ній участь?
Що таке запрошення?
Назвіть основні відмінності між запрошенням і оголошенням.
Назвіть документ, у якому в хронологічній послідовності повідомляють основні факти своєї біографії?
Які ключові слова містить текст протоколу?
На які три групи (за обсягом) можна поділити протоколи?
Як називається документ, у якому записується хід обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях тощо?
Назвіть основні реквізити витягу з протоколу. Хто його підписує?
На які два види (за призначенням) можна поділити накази?
Назвіть реквізити розпорядження та правила його оформлення.
Правовий акт (розпорядчий документ), що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки називається …