III. Основные функции Департамента
I. Общие положения
1. Департамент является структурным подразделением центрального аппарата Министерства юстиции Российской Федерации (далее - Министерство).
2. В своей деятельности Департамент руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными и федеральными законами, указами, распоряжениями и поручениями Президента Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями и поручениями Правительства Российской Федерации, Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства, настоящим Положением.
Указом Президента РФ от 13 октября 2004 г. N 1313 утверждено Положение о Министерстве юстиции РФ
3. Структура и штатное расписание Департамента утверждаются приказом Министра юстиции Российской Федерации.
4. Руководитель Департамента подчиняется непосредственно Министру юстиции Российской Федерации либо одному из заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей.
5. Руководитель Департамента, его заместители назначаются на должность и освобождаются от должности Министром юстиции Российской Федерации.
6. Работники Департамента обязаны соблюдать законодательство Российской Федерации, требования служебных инструкций, правила внутреннего трудового распорядка и этические нормы поведения работников, хранить государственную и служебную тайну, повышать квалификацию, лично отвечать за состояние дел на порученном участке.
7. Ответственность работников Департамента, их права, обязанности и социальные гарантии определены законодательством Российской Федерации о труде, Федеральным законом "Об основах государственной службы Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами и должностными инструкциями.
8. В Департаменте хранятся и используются по назначению гербовая печать Министерства, факсимиле Министра юстиции Российской Федерации, иные печати и штампы, предусмотренные Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации.
II. Основные задачи Департамента
9. Основными задачами Департамента являются:
1) организация и обеспечение функционирования в соответствии с нормативными правовыми актами в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства единой централизованной системы делопроизводства;
2) контроль за исполнением требований нормативных правовых актов Министерства по вопросам организации делопроизводства в системе Министерства;
3) совершенствование форм и методов документирования и документооборота на основе современной вычислительной, копировально-множительной и организационной техники, методическое обеспечение делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства и его территориальных органах;
4) организация и обеспечение контроля исполнительской дисциплины в центральном аппарате Министерства;
5) организация приема граждан руководителями Министерства и работниками структурных подразделений центрального аппарата, обеспечение рассмотрения и централизованного учета и анализа письменных и устных обращений граждан;
6) обеспечение защиты сведений, составляющих государственную тайну, режима секретности при обращении с секретными документами;
7) организация работы архива Министерства в соответствии с законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами;
8) организация работы справочной службы Министерства;
9) контроль за организацией и состоянием делопроизводства в территориальных органах Министерства.
III. Основные функции Департамента
10. Для выполнения указанных задач Департамент осуществляет следующие функции:
Приказом Минюста РФ от 18 июня 2002 г. N 168 подпункт 1 пункта 10 положения, утвержденного настоящим приказом, изложен в новой редакции
См. текст подпункта в предыдущей редакции
1) обеспечивает первичную обработку входящих документов (прием, регистрацию, учет, хранение, доставку) в центральном аппарате Министерства, в том числе направление документов, связанных с международными обязательствами Российской Федерации, в структурные подразделения центрального аппарата, территориальные органы и учреждения Министерства в соответствии с их полномочиями, а также государственные органы, учреждения и иные организации, обладающие необходимой компетенцией; осуществляет учет, регистрацию и рассылку организационно-распорядительных документов Министерства;
2) подготавливает входящую корреспонденцию от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти, глав субъектов Федерации для докладов через аппарат Министра юстиции Российской Федерации Министру юстиции Российской Федерации, а также для рассмотрения его заместителями, направляет документы, поступившие из территориальных органов Министерства и иных организаций, по принадлежности в соответствующие подразделения Министерства;
3) осуществляет справочно-информационную работу по организационно-распорядительным, входящим и исходящим документам, взаимодействие с соответствующими структурными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, аппаратов палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных министерств и иных федеральных органов исполнительной власти по вопросам получения, прохождения и отправки документов и материалов, а также совершенствования делопроизводства;
4) организует отправление исходящей корреспонденции через Государственную фельдъегерскую службу Российской Федерации по почте и с нарочными;
5) обобщает данные структурных подразделений центрального аппарата Министерства об объемах документооборота, проводит систематический анализ служебной переписки, составляет единую сводку;
6) вносит предложения руководству Министерства по совершенствованию делопроизводства в центральном аппарате, в том числе по сокращению и оптимизации документооборота;
7) накапливает, систематически обновляет и использует справочно-информационную базу данных;
8) проводит комплексные проверки по вопросам организации делопроизводства и работы с архивными документами в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства и его территориальных органах;
9) обеспечивает прием, регистрацию, централизованный учет и направление поступающих в Министерство обращений граждан на рассмотрение и разрешение в структурные подразделения центрального аппарата Министерства по принадлежности, осуществляет рассмотрение обращений граждан в порядке, установленном федеральными законами и нормативными документами;
10) осуществляет совместно со структурными подразделениями центрального аппарата Министерства анализ обращений граждан, связанных с работой органов и учреждений юстиции, и подготовку аналитических записок о характере этих обращений в Министерство;
11) организует прием граждан руководством Министерства, руководителями и работниками структурных подразделений центрального аппарата по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
12) осуществляет прием граждан в приемной Министерства;
13) осуществляет контроль за организацией работы с письмами и обращениями граждан в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства;
14) осуществляет особый контроль за сроками прохождения и рассмотрения жалоб и обращений граждан, направляемых в Министерство из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и иных органов государственной власти;
15) осуществляет контроль за соблюдением сроков и порядка исполнения структурными подразделениями центрального аппарата Министерства указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и заседаний комиссий, созданных при Правительстве Российской Федерации, парламентских запросов, обращений и запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
16) обеспечивает оперативное направление исполнителям документов, поставленных на контроль;
17) осуществляет своевременное информирование подразделений центрального аппарата и руководства Министерства о нарушениях сроков рассмотрения контрольных документов;
18) контролирует исполнение требований Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации при подготовке проектов документов, а также порядок представления согласованных проектов документов для доклада Министру юстиции Российской Федерации через аппарат Министра юстиции Российской Федерации;
19) осуществляет в соответствии с нормативными правовыми актами и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации редакторско-корректорскую проработку проектов документов за подписью Министра и его первых заместителей, а также при рассылке документов в территориальные органы Министерства, иные органы и учреждения юстиции;
20) представляет через аппарат Министра юстиции Российской Федерации информацию Министру юстиции Российской Федерации или его заместителям о случаях неисполнения или несвоевременного исполнения документов, в том числе по результатам предварительного контроля, направляет руководству Министерства представления о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном, ненадлежащем исполнении или неисполнении контрольных документов, а также документов, подготовленных с нарушениями требований Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством;
21) направляет запросы в территориальные органы Министерства с целью выяснения состояния организации в них делопроизводства;
22) обобщает данные территориальных органов Министерства об объемах документооборота и состоянии делопроизводства в них, осуществляет анализ этих данных, при необходимости готовит информацию для доклада руководству Министерства;
23) разрабатывает методические рекомендации по организации делопроизводства в центральном аппарате и территориальных органах Министерства;
24) разрабатывает и осуществляет мероприятия по обеспечению режима секретности, контролирует исполнение требований действующего законодательства в области защиты государственной тайны;
25) осуществляет совместно с Департаментом государственной службы и кадров в установленном порядке оформление и переоформление допусков работникам Министерства к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, контролирует сроки их действия;
26) осуществляет совместно с Управлением собственной безопасности и Главным управлением исполнения наказаний мероприятия по определению эффективности инженерно-технических средств охраны режимных помещений;
27) разрабатывает и организует исполнение сводной номенклатуры дел Министерства, отбор и принятие на временное хранение документов, образующихся в деятельности Министерства;
28) осуществляет подготовку и передачу документов постоянного хранения в Государственный архив Российской Федерации в соответствии с действующими нормативами и номенклатурой дел;
29) организует работу центральной экспертной комиссии Министерства по определению ценности и состояния документального фонда центрального аппарата, актирование и уничтожение документов с истекшими сроками ведомственного хранения;
30) осуществляет в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, прием на архивное хранение документов структурных подразделений центрального аппарата Министерства, законченных делопроизводством;
31) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Министерства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел;
32) разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам архивного дела и делопроизводства;
33) отвечает на запросы граждан и организаций о предоставлении архивных справок и копий документов ведомственного хранения;
34) организует и осуществляет выполнение машинописных и копировально-множительных работ;
35) осуществляет учет объемов централизованных копировальных и печатных работ в Министерстве;
36) организует рациональное использование персональных ЭВМ, множительной техники, факсимильных аппаратов и другой оргтехники, имеющейся в распоряжении Департамента;
37) ведет альбом унифицированных форм документов, осуществляет проверки соответствия используемых в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства бланков действующим стандартам;
38) организует при наличии финансирования регулярное переиздание телефонных справочников Министерства и его территориальных органов, изготовление или приобретение справочно-информационных и методических материалов, а также организационно-технических средств, необходимых для обеспечения делопроизводства.